電算化會(huì )計檔案治理的特點(diǎn)和應留意的題目

一、電算化檔案的特點(diǎn)　　廣義的電算化會(huì )計檔案，是指存貯會(huì )計數據（各種憑證賬簿、報表）和程序的軟盤(pán)及其他存貯介質(zhì)，系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會(huì )計資料，同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會(huì )計檔案只包括前者，即保存在磁盤(pán)、可讀寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì )計檔案。如不作特殊說(shuō)明，下文提到的電算化會(huì )計檔案均指其狹義概念。與傳統的會(huì )計檔案相比，電算化會(huì )汁檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：　　1.電算化會(huì )計檔案比傳統會(huì )計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表外、主要是指電算化會(huì )計系統中的所有系統軟件、會(huì )計軟件程序及其全套文檔資料�！　�2.電算化會(huì )計檔案較傳統會(huì )計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤(pán)的形式存在，包括存貯在機硬盤(pán)上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤(pán)、光盤(pán)等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的很大，保存不當輕易遭到破壞�！　�3.電算化會(huì )計檔案較傳統會(huì )計檔案易于修改，且不留痕跡�！　�4.電算化會(huì )計檔案的使用和會(huì )計軟件的版本密切相關(guān)�！　�5.電算化會(huì )計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現在使用者的眼前，且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀(guān)，輕易產(chǎn)生一些結果，可以對治理和決策提供較好的支持。　　二、電算化會(huì )計檔案治理應留意的　　鑒于電算化會(huì )計檔案具有上述區別于傳統會(huì )計檔案的特點(diǎn)，在電算化會(huì )計檔案的治理工作中，除了傳統會(huì )計檔案治理應留意的題目外，還應特別留意以下幾個(gè)題目：　　1.要特別留意對電算化會(huì )計檔案中軟件文檔的治理。這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì )計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統由于主客觀(guān)的原因不可避免地會(huì )產(chǎn)生一些題目，假如沒(méi)有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能�！　�2.針對電算化會(huì )計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在治理時(shí)應留意如下題目：　�、僭谶x用保存會(huì )計檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應特別留意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì )計檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會(huì )影響到使用效果；　�、趯Υ娣旁诖尜A介質(zhì)上的檔案應寫(xiě)好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所：　�、蹖Υ娣磐�年會(huì )計檔案的介質(zhì)應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點(diǎn)；　�、軐κ褂脮r(shí)間較長(cháng)的存貯介質(zhì)應定期進(jìn)行替換；　�、輰τ脖P(pán)上的會(huì )計檔案應定期備份到軟盤(pán)或光盤(pán)上�！　�3.針對電算化會(huì )計檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行治理時(shí)應留意如下：　�。�1）對硬盤(pán)上的會(huì )計檔案，應具有相應的安全保密措施，防止對會(huì )計檔案進(jìn)行修改。常用的安全保密措施有：　�、儆脩�(hù)識別控制，防止非法用戶(hù)接觸會(huì )計檔案�！　、诓倏v日志治理，應由系統自動(dòng)進(jìn)行操縱登記，建立加密的機內操縱日志，監視系統操縱，留下審計線(xiàn)索�！　、蹟祿�存取權限限制，對安全保密程度不等的數據，應給不同的使用職員賦予不同的操縱權限，防止越權使用�！　。�2）對存放在軟盤(pán)或光盤(pán)上的會(huì )計檔案應至少一式兩份分別在會(huì )計和機操縱部分的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數據丟失或單方面修改會(huì )計數據�！　�4.針對電算化會(huì )計檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點(diǎn)，在對電算化會(huì )計檔案進(jìn)行治理時(shí)應留意保存各種版本軟件系統的軟件檔案和相應的磁性介質(zhì)或光盤(pán)會(huì )計檔案。在具體進(jìn)行操縱時(shí)可在存貯介質(zhì)的標簽上注明軟件的版本號，保存會(huì )計檔案的介質(zhì)上標明與哪個(gè)版本的會(huì )計軟件相對應�！　�5.針對電算化會(huì )計檔案必須借助于特定的環(huán)境才能再現的特點(diǎn)，在進(jìn)行治理時(shí)必須留意組織氣力編寫(xiě)一套電算化會(huì )計檔案治理軟件，以便對往年資料進(jìn)行治理；同時(shí)利用電算化會(huì )計檔案處理方便、快捷、直觀(guān)，對治理和決策支持性好的特點(diǎn)，利用保存完好的各個(gè)時(shí)期的數據，進(jìn)行財務(wù)（趨勢分析、對比分析）和猜測，為的經(jīng)營(yíng)治理服務(wù)�！　�為了更好地治理電算化會(huì )計檔案，使其發(fā)揮更大的作用，除了留意上面提到的題目外，還必須形成一套電算化會(huì )計檔案的治理制度，包括存檔手續、分類(lèi)治理辦法、使用審批手續、保存期限及銷(xiāo)毀手續等，以便對電算化會(huì )計檔案的治理形成制度化。

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