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電算化下企業(yè)會(huì )計檔案治理題目、成因及對策研究
摘 要：隨著(zhù)電算化的實(shí)行，由此產(chǎn)生的很多機讀數據與文件賦予了會(huì )計檔案治理很多新的特點(diǎn)，同時(shí)也產(chǎn)生了新的。筆者經(jīng)過(guò)幾年的會(huì )計電算化實(shí)踐與，具體了電算化會(huì )計下企業(yè)檔案治理的新特點(diǎn)，剖析了會(huì )計電算化現實(shí)工作中會(huì )計檔案治理存在的題目，經(jīng)過(guò)成因，提出一系列基于電算化的企業(yè)檔案治理題目解決方案。 關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化；會(huì )計檔案治理 一、背景簡(jiǎn)述 機在會(huì )計領(lǐng)域的普及和，使得企事業(yè)單位的會(huì )計核算系統越來(lái)越多地被計算機所取代，會(huì )計電算化成為會(huì )計工作的方向，成為促進(jìn)會(huì )計基礎工作規范化和化的一種重要手段。為適應會(huì )計工作規范化、現代化的客觀(guān)要求，伴隨著(zhù)電算化會(huì )計產(chǎn)生的與傳統形式的會(huì )計檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會(huì )計檔案治理成為會(huì )計工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。 二、會(huì )計電算化下會(huì )計檔案治理新特點(diǎn) 要了解電算化下會(huì )計檔案治理的新特點(diǎn)，首先要明白會(huì )計電算化是什么。國內外對會(huì )計電算化定義可一般表述為：以計算機為主確當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會(huì )計實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替換人腦完成對會(huì )計信息的分析、猜測、決策的過(guò)程。通過(guò)對電算化會(huì )計的明確定義，筆者結合電算化應用的硬件基礎以及電算化規范，總結出以下幾點(diǎn)電算化會(huì )計檔案治理的新特點(diǎn)： �。�1）會(huì )計檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據1999年1月1日起施行的《會(huì )計檔案治理辦法》規定，采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位，不僅要電子會(huì )計數據，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案，這就使得電算化會(huì )計檔案擁有了雙重的會(huì )計檔案載體，即傳統意義上的會(huì )計檔案與包括存儲在計算機硬盤(pán)中的會(huì )計數據、以其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據等形式在內的電子會(huì )計檔案�！ 。�2）載體本身性質(zhì)帶來(lái)的新的特點(diǎn)。由于不具備傳統會(huì )計檔案的直觀(guān)可視性，電算化下的電子會(huì )計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的�！ 。�3）電算化操縱流程及電算化信息系統維護要求帶來(lái)的會(huì )計檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。在傳統的手工操縱條件下，從原始憑證的制作到會(huì )計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映業(yè)務(wù)的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì )計電算化以后，所有的會(huì )計核算業(yè)務(wù)都是通過(guò)計算機來(lái)完成的。由于計算機是一種特殊的操縱工具，財務(wù)職員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進(jìn)行會(huì )計核算。處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會(huì )計信息系統能夠運行的條件條件，又是保證電算化會(huì )計信息系統正常運轉的故障維護查詢(xún)資料，因而這些資料固然不是會(huì )計核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒(méi)有具體的數據和表格，但是由于沒(méi)有它們的支持，整個(gè)會(huì )計核算過(guò)程就無(wú)法進(jìn)行，所以必須作為電算化會(huì )計檔案的特殊部分予以保存�！ 。�4）電算化會(huì )計系統對職員的素質(zhì)與系統安全操縱提出了新需要。電算化會(huì )計檔案治理要求所從事職員不僅要熟悉會(huì )計核算工作的各項專(zhuān)門(mén)，還必須同時(shí)把握必要的計算機操縱和維護知識；而對系統安全性，則更由于與計算機本身的原因而進(jìn)步，同時(shí)也對個(gè)人安全操縱使用提出了新的需要。 三、會(huì )計電算化下檔案治理存在的題目及成因分析 結合電算化下檔案治理的新特點(diǎn)，作者回納實(shí)際電算化會(huì )計檔案治理存在的一些題目： �。�1）會(huì )計檔案載體：電算化會(huì )計雖已實(shí)施，但由于實(shí)施時(shí)間不長(cháng)，財會(huì )職員和單位領(lǐng)導對會(huì )計電算檔案的組成不甚了解，缺乏治理會(huì )計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲在計算機中的會(huì )計信息備份在磁性介質(zhì)上回檔保存，從而影響會(huì )計檔案的完整性�！ 。�2）會(huì )計載體本身性質(zhì)帶來(lái)的題目：電算化會(huì )計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前很多企業(yè)由于沒(méi)有將會(huì )計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會(huì )計數據不能被調用；《會(huì )計檔案治理辦法》第十二條規定：采用計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會(huì )計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì )計檔案達不到規定的保存期限；沒(méi)有按照國家檔案局規定的庫房治理制度標準，建立專(zhuān)門(mén)的電算化會(huì )計檔案保護制度；未選擇質(zhì)量?jì)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì )計檔案數據備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲盤(pán)分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失�！ 。�3）會(huì )計檔案治理制度不完善：由于電算化會(huì )計檔案更易在不知覺(jué)的情況下被修改，因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì )計檔案治理制度，沒(méi)有制定相應的會(huì )計電算檔案保管職員職責情況下，會(huì )計檔案的人為破壞和損壞現象在所難免�！ 。�4）缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò )安全人才：眾所周知，電算化下的檔案治理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專(zhuān)業(yè)的題目，但目前一般單位都僅僅對以前的會(huì )計職員進(jìn)行一定的培訓，然后就往操縱系統，在一定層面上而言，會(huì )計職員僅學(xué)會(huì )了操縱，而治理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可�！ ∮泄赜幸�，筆者根據自己企業(yè)的實(shí)際電算化會(huì )計操縱與規范要求，對以上題目發(fā)生的原因作出以下可能的判定； �。�1）對電算化本身理解的偏差：很多的會(huì )計職員，僅僅將電算化看成自動(dòng)運算做帳的工具，而忘記了它本身所應包含的治理會(huì )計、猜測、決策等功能，從而心理上缺乏對會(huì )計電算化檔案治理的重視�！ 。�2）尚未引起有關(guān)部分的重視：不論是檔案治理部分還是檔案形成部分，對回檔工作重視不夠，檔案部分缺乏必要的措施及相應的業(yè)務(wù)指導，造成檔案形成部分交什么、交多少都任其的狀況，嚴重妨礙了文件、數據的回檔�！ 。�3）缺乏明確的規章制度：由于沒(méi)有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會(huì )計檔案的回檔工作處于無(wú)序狀態(tài)�；貦n時(shí)仍然沿襲手工治理時(shí)的老做法，只回檔紙質(zhì)文件，而且是將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報表，改成了用機打印出來(lái)的賬簿、報表。 四、如何改善電算化下的會(huì )計檔案治理 �。�1）完善硬件設施建設 提供環(huán)境清潔與溫濕度穩定適宜的專(zhuān)用會(huì )計檔案存放倉庫；配備具有高清楚度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì )計檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì )計軟件，最好是具有檔案治理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，留意進(jìn)行定期的補丁維護，避免因電腦安全或安全，導致會(huì )計檔案泄密或被人為惡意修改�！ 。�2）完善電算化下會(huì )計檔案治理各項制度 a、建立電算化會(huì )計檔案的回檔制度：會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會(huì )計檔案保管；會(huì )計數據在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應妥善保管并保存副本，記賬憑證、總分類(lèi)賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等治理部分的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報表�！ 、建立電算化會(huì )計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會(huì )計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì )計檔案數據備份，備用盤(pán)與儲存盤(pán)分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類(lèi)和一定順序對數據磁盤(pán)、光盤(pán)的著(zhù)錄等電子會(huì )計檔案進(jìn)行編號，標明時(shí)間和文件，制作檔案治理文件卡片�！ 、建立嚴格的借用手續制度：查閱會(huì )計檔案，需經(jīng)財務(wù)部分負責人批準，按照檔案治理的有關(guān)規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部分會(huì )計檔案，要有單位先容信，并經(jīng)主管領(lǐng)導、財務(wù)部分負責人批準�！ 、建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì )計檔案應定期將會(huì )計數據備份到磁性介質(zhì)，并設立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數目、保管方式等備份細節信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，治理職員必須對這些會(huì )計電算檔案進(jìn)行定期檢查、復制，以防止會(huì )計信息損壞�！ 、建立電算化軟件內的會(huì )計檔案治理多用戶(hù)、分權限調用制度。對電算化會(huì )計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的職員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管職員或程序開(kāi)發(fā)職員才能使用。通過(guò)這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能�！ 。�3）進(jìn)步會(huì )計部分職員素質(zhì)，完善職員配置結構 由于電算化會(huì )計，不僅僅是要實(shí)現傳統會(huì )計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專(zhuān)業(yè)人才，加強對電子檔案的治理，為提供更有效的會(huì )計信息打好基礎；同時(shí)電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會(huì )計部分相應增加一定數目的電腦高級人才，維護日常運作，開(kāi)發(fā)更公道、高效的軟件�！ 。�4）進(jìn)步思想重視程度。實(shí)現會(huì )計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導應當高度熟悉對電算化會(huì )計檔案資料進(jìn)行化治理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立�，F今不少實(shí)現會(huì )計電算化的企業(yè)單位，對會(huì )計檔案資料的治理仍局限于手工治理階段的經(jīng)驗，因此，應當進(jìn)一步進(jìn)步電算化會(huì )計檔案治理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的治理落到實(shí)處。 五、電算化下會(huì )計檔案治理展看 電算化會(huì )計檔案作為會(huì )計檔案的一部分，它與傳統形式的會(huì )計檔案相互配合、密切聯(lián)系。假如說(shuō)傳統形式的會(huì )計檔案是電算化會(huì )計檔案的基礎，那么電算化會(huì )計檔案就是電算化獨特的個(gè)性，它代表著(zhù)未來(lái)會(huì )計規范化、化的方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì )計的強大功能，必須做好電算化會(huì )計檔案治理這一基礎會(huì )計工作。 �。� 1.張前，《電算化環(huán)境對會(huì )計檔案的及治理要求》，《財會(huì )》，2001年第10期 2.李新惠，《電算化會(huì )計檔案應留意的》，《檔案治理》，2002年5月 3.郭利萍，《電算化會(huì )計檔案制度的建立》，《檔案治理》，2002年5月 4.部莉君、趙偉，（會(huì )計電算化對會(huì )計的相關(guān)影響），《現代審計與會(huì )計》，2001年第12期 5.支華，《會(huì )計電算化下的會(huì )計檔案治理工作》，《財務(wù)與會(huì )計》， 2002年9月 6.馬玉昆，《淺談會(huì )計檔案的治理》，《技術(shù)》，2002年第l期 7.張晶，《實(shí)行會(huì )計電算化后的會(huì )計檔案治理之我見(jiàn)》，《工會(huì )財會(huì )》，2002年10月 8.周衛珍，《談會(huì )計電算化后會(huì )計檔案的變革》，《山東檔案》，2002年4月【電算化下企業(yè)會(huì )計檔案治理題目、成因及對策研究】相關(guān)文章：
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