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電算化會(huì )計信息系統內部控制措施與方法
摘 要：隨著(zhù)計算機在會(huì )計領(lǐng)域的應用與普及，會(huì )計信息系統由傳統手工會(huì )計信息系統發(fā)展到電算化會(huì )計信息系統。由此，加強會(huì )計信息系統的內部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內部控制措施與方法成了當前企業(yè)要解決的首要問(wèn)題。關(guān)鍵詞：會(huì )計信息系統；控制措施；方法
隨著(zhù)計算機在會(huì )計領(lǐng)域的應用與普及，會(huì )計信息系統由傳統手工會(huì )計信息系統發(fā)展到電算化會(huì )計信息系統，傳統的會(huì )計核算手段、操作技能、信息傳輸及應用環(huán)境、內部會(huì )計監督對象等都發(fā)生重大變化，這使在與之相應的會(huì )計理論基礎上形成的會(huì )計核算的內容、方法、程序和對象發(fā)生了重大變化，電算化會(huì )計信息系統的迅速發(fā)展給會(huì )計工作帶來(lái)了全新的變革。因此，加強會(huì )計信息系統的內部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內部控制措施與方法成了當前企業(yè)要解決的首要問(wèn)題。
一、電算化環(huán)境下內部控制系統風(fēng)險分析
�。ㄒ唬┸浖_(kāi)發(fā)和設計中存在的風(fēng)險
現有的通用財務(wù)軟件中，由于財務(wù)信息軟件開(kāi)發(fā)人員考慮問(wèn)題不夠全面，在財務(wù)軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中，難以與實(shí)際工作中的一些情況相吻合，開(kāi)發(fā)的軟件存在微小漏洞，給犯罪分子以可乘之機，正是這一空隙，犯罪分子運用技術(shù)化、智能化等高科技手段進(jìn)行犯罪活動(dòng)。
�。ǘ┤藶轱L(fēng)險
雖然企業(yè)應用現代化管理工具替代了陳舊落后、繁瑣的手工核算，減輕了會(huì )計人員的重復勞動(dòng)，但企業(yè)管理者在思想觀(guān)念上沒(méi)能及時(shí)轉變，嚴格而科學(xué)管理往往只停留在形式上。犯罪分子利用內部防范制度的薄弱環(huán)節，不惜以身試法，利用合法身份，濫用或盜用操作密碼進(jìn)行越權操作，從而達到侵吞企業(yè)財產(chǎn)的目的。例如密碼過(guò)于簡(jiǎn)單、電算主管授權沒(méi)有嚴格按照要求辦理、財務(wù)系統中的初始數據和記賬憑證的修改沒(méi)能按規定進(jìn)行等。
�。ㄈ┯嬎銠C安全風(fēng)險
在財務(wù)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，會(huì )計核算，貨幣資金，信息存儲與傳遞等都采用電子文件形式存于計算機內，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行傳輸。由于在電算化系統下會(huì )計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，是肉眼不可見(jiàn)的，很容易被刪除或篡改而不會(huì )留下痕跡，往往使應用人員和維護人員疏忽潛在危險的存在。另外，不正常的程序結束操作也會(huì )造成存儲數據的輔助介質(zhì)（如硬盤(pán)）部分或全部遭到破壞。蓄意的計算機病毒侵入并惡意攻擊，也會(huì )干擾和破壞系統的設置，破壞程度正常執行及數據的完整。
二、電算化會(huì )計信息系統的內部控制措施與方法
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1制度控制，即完備有效的內部控制制度是電算化內部控制的基本保證。俗話(huà)說(shuō)：“沒(méi)有規矩，不成方圓”。每一事物的產(chǎn)生，都有其內在的運行規則，會(huì )計電算化代替手工也同樣有自己獨特運行規則，需要一套完備的制度來(lái)約束。
2組織機構控制。隨著(zhù)會(huì )計電算化的快速發(fā)展，會(huì )計機構也應作相應的調整，如人員崗位責任制：人員崗位包括基本會(huì )計崗位和電算化崗位，其中基本會(huì )計崗位分為會(huì )計主管、出納、核算、稽核和檔案人員等。而電算化會(huì )計崗位則是操作員、電算維護員、電算主管。以上兩種工作崗位不得兼任，還要明確軟件開(kāi)發(fā)人員、維護人員不能兼任操作員。建立各崗位人員的崗位責任制度，分工合理，責任明確。各崗位都得到一定的授權，并用密碼控制，防止非法操作，越權操作。這樣各崗位人員互相制約和互相牽制，從而防止違法行為的發(fā)生和及時(shí)發(fā)現錯誤。
3程序的設計和操作控制。軟件的研制、開(kāi)發(fā)一定要規范，開(kāi)發(fā)、研制的軟件必須進(jìn)行全面、深入的調查，科學(xué)系統地分析和設計，必須符合財政部發(fā)布的《會(huì )計核算軟件基本功能規范》的要求。開(kāi)發(fā)、研制出的軟件在投入運行前必須經(jīng)上級有關(guān)部門(mén)的評審、鑒定，軟件的有關(guān)文檔資料必須齊全。會(huì )計電算化操作應嚴格遵循會(huì )計業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行，在會(huì )計軟件中設置防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。
4數據的輸入、輸出和安全控制。會(huì )計電算化系統主要是由數據整理、數據輸入、數據處理、數據通訊、數據保存，數據輸出幾個(gè)部分構成。在這些環(huán)節中分析出現風(fēng)險的可能性，分析系統設計過(guò)程中是否在實(shí)現各個(gè)功能時(shí)嵌入相應的內部控制措施，嵌入的內部控制措施是否發(fā)揮作用，對于一些潛在的可預見(jiàn)風(fēng)險是否在系統中采取預防措施，是否對不可預見(jiàn)風(fēng)險的處理留有系統空間等等。由此保證各個(gè)環(huán)節的數據準確、有效和全過(guò)程會(huì )計電算化的安全完整。在會(huì )計電算化工作中，電腦原始數據是由人工事先進(jìn)行審核和確認后輸入計算機內的，因而自動(dòng)處理數據的準確性完全依賴(lài)原始數據輸入時(shí)的準確性。會(huì )計資料是單位的絕對機密，一旦泄露將給單位帶來(lái)不應有的損失，而磁性介質(zhì)的可復制性又使會(huì )計資料極易泄露而不易發(fā)現。故會(huì )計電算化系統的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應立即受到嚴格管理，以防被人竊取和篡改。存載數據介質(zhì)本身可能存在安全性能以及蓄意的計算機病毒的侵害是危害數據安全的兩大重要隱患。
5會(huì )計處理控制。要健全企業(yè)內部定期檢查制度，對會(huì )計資料定期檢查，主要檢查全計電算化賬務(wù)處理正確與否，看是否遵照會(huì )計法規行事，審核費用簽字是不是符合本單位的內控制度要求，憑證附件是否完整等。審核計算機內部數據與書(shū)面資料的一致性，如輸出的工資單與職工花名冊進(jìn)行對照檢查，防止錯發(fā)工資等。
�。ǘ⿵碾娝慊到y的內部控制內容來(lái)看
1加強制度建設，增強制度意識。純粹的制度建設，如果沒(méi)有有效的執行，也就等于沒(méi)有了制度。我們一方面在加強制度建設的同時(shí)，應該進(jìn)一步增強財務(wù)人員的制度意識，保證執行力。當然，建立健全的會(huì )計電算化制度，是電算化正常運行的首要任務(wù)，包括建立會(huì )計電算化操作基本要求、會(huì )計電算化數據備份及軟盤(pán)管理制度、網(wǎng)絡(luò )維護和計算機病毒防治制度、電算化微機檔案管理制度等。加強領(lǐng)導、組織和規劃，加強財務(wù)人員有關(guān)制度意識的教育，不僅僅是企業(yè)會(huì )計信息化發(fā)展的要求，更是企業(yè)會(huì )計電算化安全、有效運行的保證。
2加強程序操作記錄。單位應建立日常操作記錄制度，記錄操作時(shí)間，操作人員姓名，操作內容等。另外，軟件的修改是難以避免的，對會(huì )計軟件進(jìn)行修改應經(jīng)過(guò)周密計劃和嚴格記錄，修改過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節都必須設置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應有書(shū)面形式的報告，經(jīng)批準后才能實(shí)施修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應該打印后存檔。
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