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中小型企業(yè)會(huì )計電算化系統實(shí)施研究
對于中小企業(yè)會(huì )計電算化存在問(wèn)題的歸納有以下的幾點(diǎn)：一是對會(huì )計電算化重要性的認識不到位;二是選擇不適合的計算機硬件和財務(wù)軟件;三是會(huì )計電算化信息存在較大的安全隱患;四是會(huì )計電算化相關(guān)制度不夠完善;五是中小企業(yè)會(huì )計人員素質(zhì)不高，難以滿(mǎn)足信息時(shí)代電算化處理的要求。
一是對會(huì )計電算化重要性的認識不到位(會(huì )計電算化和傳統會(huì )計的區別及重要作用)。隨著(zhù)計算機在會(huì )計的廣泛應用，這一切都將成為歷史，電算化會(huì )計檔案都存放在電腦硬盤(pán)等設備中，這些設備的存儲密度，是以往任何一種會(huì )計檔案所不能比擬的，查詢(xún)速度快、檢索能力強，可以快速傳遞會(huì )計信息。會(huì )計核算工作數據是非常大的，對準確性要求又非常很高，要求提供會(huì )計信息的時(shí)間性較強。而電子計算機具有高速度、高效率和高容量的特點(diǎn)，對于數據的記錄、 匯總排列、查詢(xún)和對和存貯分析等方面，比手工操作的速度能夠提高成千上萬(wàn)倍，并可隨時(shí)從計算機中獲取有關(guān)會(huì )計數據，能夠大大提高會(huì )計數據處理的實(shí)效性和準確 性、提高會(huì )計核算的水平和質(zhì)量、減輕會(huì )計人員的勞動(dòng)強度，提供會(huì )計信息的及時(shí)性也能夠得到充分保證。其次，數據處理程序具有新的特點(diǎn)。電算化會(huì )計數據處理程序與傳統會(huì )計不同。在傳統會(huì )計中，針對企業(yè)的生產(chǎn)規模、經(jīng)營(yíng)方式和管理方式形成的特征，必須采用與之適應的不同的賬簿組織形式、記賬程序和記賬方法。而在電算化會(huì )計中，由于數據處理的精度高和速度快，可以采用一種統一的核算形式。而且由于計算機處理數據差錯的概率小，沒(méi)必要像傳統會(huì )計那樣，在數據處理過(guò)程中，進(jìn)行各種核對，如賬賬核對、賬證核對、賬表核對�，F在的會(huì )計人員應該有過(guò)這種體驗：到了月底對賬時(shí)，為了幾分錢(qián)的差額而必須翻遍所有的憑證、賬冊。傳統手工會(huì )計由于各人、各企業(yè)習慣不同，形式多樣，有很大的人為因素，無(wú)法做到全行業(yè)的同一。而利用電子計算機對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，能夠為全行業(yè)提供一個(gè)統一的標準，是會(huì )計核算工作更加規范化，有助于進(jìn)行統一規范的經(jīng)營(yíng)管理，完善對經(jīng)營(yíng)管理的要求，提高會(huì )計核算工作的質(zhì)量和經(jīng)營(yíng)管理的水平。
二是選擇不適合的計算機硬件和財務(wù)軟件。目前，大多數企業(yè)用的是用友、安易的軟件，對各類(lèi)企業(yè)提供通用版本難免產(chǎn)生問(wèn)題，還有不少中小企業(yè)片面追求功能強大、界面華麗，結果導致了很高的購買(mǎi)成本，即花費高額的費用在這些根本用不上的功能上。再者這些通用軟件不僅帶來(lái)了安裝調試上的冗長(cháng)和復雜，更帶來(lái)了日常操作中不必要的煩瑣和延誤。另一方面，由于中小企業(yè)人力資源相對不足，也無(wú)法順利使用會(huì )計點(diǎn)算化軟件提供的一些復雜功能，這些都影響了軟件應有功能的有效發(fā)揮。
三是會(huì )計電算化信息存在較大的安全隱患。財務(wù)數據是企業(yè)的秘密，在很大程度上關(guān)系著(zhù)企業(yè)的生存與發(fā)展。在會(huì )計電算化環(huán)境下，電子符號代替了會(huì )計數據，磁介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，財務(wù)信息面臨安全風(fēng)險。目前，我國的財務(wù)軟件生產(chǎn)還處于模仿和加工階段，沒(méi)有形成一定的產(chǎn)業(yè)規模，多數財務(wù)軟件的開(kāi)發(fā)都是把重點(diǎn)放在理財和提供多功能管理和決策上，很少放在數據的安全保密上。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )經(jīng)濟時(shí)代的到來(lái)，在給企業(yè)帶來(lái)無(wú)限商機的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò )財務(wù)面臨的最突出問(wèn)題就是安全問(wèn)題。
四是會(huì )計電算化相關(guān)制度不夠完善。許多會(huì )計電算化單位沒(méi)有嚴密的基礎管理工作制度。首先，在人員分工上，企業(yè)對會(huì )計電算化操作人員與系統維護人員等崗位沒(méi)有嚴格權限限制措施，操作員密碼公開(kāi)或不設密碼，為越權使用和篡改數據留下隱患。特別是中小企業(yè)內部控制十分不完善，使得會(huì )計電算化不能正常健康運轉。
五是中小企業(yè)會(huì )計人員素質(zhì)不高，難以滿(mǎn)足信息時(shí)代電算化處理的要求。缺乏進(jìn)行會(huì )計電算化操作的專(zhuān)業(yè)人才成為中小企業(yè)快速實(shí)現會(huì )計電算化的障礙，作為一個(gè)綜合性的財會(huì )專(zhuān)業(yè)人才，需要具備計算機、會(huì )計、管理等多方面的專(zhuān)業(yè)知識，實(shí)現從滿(mǎn)足手工會(huì )計的需要到適應會(huì )計電算化普及的過(guò)渡。目前，中小企業(yè)會(huì )計人員素質(zhì)偏低，難以滿(mǎn)足信息時(shí)代電算化處理的要求。許多單位的電算化人員是由過(guò)去的手工會(huì )計、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓而來(lái)，他們在使用微機處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中大多數是除了開(kāi)機使用財務(wù)軟件之外，對微機的軟硬件知識了解不多，不能靈活運用軟件處理的會(huì )計數據進(jìn)行財務(wù)信息的加工處理。當計算機運行出現問(wèn)題時(shí)，計算機維護人員又大多是計算機專(zhuān)業(yè)出身，對財務(wù)知識又不甚了解，所以不能夠把計算機知識和會(huì )計等財務(wù)知識融合在一起。
中小企業(yè)規�？缍却�，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)千差萬(wàn)別，經(jīng)濟實(shí)力大相徑庭。中小企業(yè)在實(shí)施電算化的時(shí)候，要根據本企業(yè)自身的實(shí)際情況，選擇合適的電算化模式。目前有3種模式可供中小企業(yè)選擇：一是企業(yè)自己構建會(huì )計電算化系統模式，二是在線(xiàn)租用財務(wù)軟件模式，三是代理記賬模式。
(一)構建會(huì )計電算化系統模式
構建會(huì )計電算化系統，是指企業(yè)購買(mǎi)實(shí)施會(huì )計電算化所需的各種軟、硬件系統，建立健全會(huì )計電算化各項管理制度，組織實(shí)施人員培訓，自己負責會(huì )計電算化系統日常運行、系統維護等工作。該種模式要求企業(yè)有較充足的資金，對實(shí)施會(huì )計電算化有正確認識，能夠正確構建計算機軟硬件系統，有健全的會(huì )計電算化內部管理制度，更重要的是要求企業(yè)具備較高水平的會(huì )計電算化管理人才，能夠解決會(huì )計電算化系統日常運行中出現的各種問(wèn)題，能夠進(jìn)行電算化系統分析，充分利用會(huì )計電算化系統幫助企業(yè)預測、決策。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是能夠充分滿(mǎn)足企業(yè)需要、數據安全可靠。缺點(diǎn)是資金投入較高，要求具有較高水平的財會(huì )人員以及健全的企業(yè)管理制度。
(二)在線(xiàn)租用財務(wù)軟件模式
在線(xiàn)租用財務(wù)軟件模式，是指用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )租用財務(wù)軟件，直接在網(wǎng)絡(luò )上運行軟件來(lái)完成會(huì )計核算以及其他財務(wù)管理工作，這種應用軟件服務(wù)模式被稱(chēng)為在線(xiàn)租用財務(wù)軟件方式，也叫ASP(Application Service Provider，應用服務(wù)供應商)模式。在這種模式下用戶(hù)不購買(mǎi)安裝復雜的計算機軟、硬件系統，只需一臺能夠上網(wǎng)的計算機，調用租用的該站點(diǎn)上的財務(wù)軟件，就能進(jìn)行填制憑證、記賬等各項財務(wù)工作。
在線(xiàn)租用財務(wù)軟件模式的優(yōu)點(diǎn)：一是節約資金投入。如租用財務(wù)管理模塊，月租金一般在 100元左右，進(jìn)銷(xiāo)存模塊的租金一般在每月300元左右。二是降低了企業(yè)管理標準。在A(yíng)SP模式下，軟、硬件系統的日常運行和維護升級等工作都由ASP服務(wù)商負責，這樣用戶(hù)就避免了大量的會(huì )計電算化系統的管理工作。三是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )接入服務(wù)，突破地域限制，真正實(shí)現客戶(hù)的移動(dòng)辦公夢(mèng)想。
該模式的缺點(diǎn)：一是財務(wù)信息的安全性可能較差。企業(yè)財務(wù)信息是以電子數據的形式保存在A(yíng)SP服務(wù)平臺上，由ASP服務(wù)商統一負責安全保管，可能會(huì )產(chǎn)生信息泄密的情況。二是網(wǎng)絡(luò )響應速度可能較慢。在A(yíng)SP模式下，很多用戶(hù)通過(guò)撥號方式訪(fǎng)問(wèn)ASP服務(wù)平臺，過(guò)多的用戶(hù)同時(shí)登錄系統可能會(huì )使服務(wù)器響應速度較慢而造成網(wǎng)絡(luò )阻塞，導致信息處理速度較慢，影響企業(yè)的業(yè)務(wù)處理進(jìn)度。不過(guò)隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )的發(fā)展和寬帶接入成本的降低，這個(gè)缺點(diǎn)可能會(huì )很快克服。
(三)代理記賬模式
代理記賬模式，是指中小企業(yè)自己不進(jìn)行會(huì )計電算化業(yè)務(wù)處理，而將相關(guān)工作交給有代理記賬權限的代理機構完成，中小企業(yè)按期支付代理費用。經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，企業(yè)將原始憑證交給代理機構，由代理機構在會(huì )計電算化系統上進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，產(chǎn)生電子數據。代理機構負責系統的安全運行和維護升級等工作，由代理機構負責財務(wù)信息的備份、檔案管理等工作。中小企業(yè)可以根據自己的需要在代理機構的系統上查詢(xún)財務(wù)信息，甚至由代理機構負責進(jìn)行財務(wù)分析等。
該模式優(yōu)點(diǎn)：一是節約資金投入。在代理記賬模式下，中小企業(yè)和代理機構簽訂代理合同，中小企業(yè)只需根據合同規定支付代理費用，一般一個(gè)月 300～1000元。二是降低企業(yè)管理標準。在代理記賬模式下，會(huì )計電算化系統的運行、維護等工作由代理商負責，企業(yè)在此方面不需制定任何管理制度。企業(yè)的納稅申報等工作均由代理機構負責，如發(fā)生延遲納稅而罰款等事項，可由代理機構承擔，中小企業(yè)可以將精力完全放在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理上。三是業(yè)務(wù)處理規范。代理機構經(jīng)過(guò)財政部門(mén)審批，業(yè)務(wù)處理能夠按照會(huì )計制度規定規范進(jìn)行，能夠最大限度地避免中小企業(yè)由于財會(huì )人員素質(zhì)較低而產(chǎn)生的會(huì )計信息失真現象，有利于企業(yè)利用財務(wù)信息加強企業(yè)管理，進(jìn)行預測決策。
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