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淺談電算化環(huán)境下會(huì )計檔案的管理
會(huì )計檔案記錄和總結著(zhù)企業(yè)所有的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，是企業(yè)發(fā)展歷程的重要資料，下面是小編搜集整理的一篇探究會(huì )計電算化下檔案管理問(wèn)題的論文范文，供大家閱讀參考。
摘要：近幾年來(lái),隨著(zhù)會(huì )計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展,使得會(huì )計檔案的管理工作也發(fā)生了變化,手工會(huì )計所采用的檔案管理辦法已不適應電算化會(huì )計的需要。因此,必須加強會(huì )計電算化系統的檔案建設,提高會(huì )計檔案管理工作水平和財務(wù)管理工作效率,更好的服務(wù)于經(jīng)濟建設。
關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化;會(huì )計檔案;管理;措施
一、電算化會(huì )計檔案的概念及特點(diǎn)
1.電算化會(huì )計檔案的概念
電算化會(huì )計檔案，是指存儲在計算機中的會(huì )計數據、會(huì )計信息和計算機打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì )計數據，具體包含記賬憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表以及會(huì )計軟件系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會(huì )計資料。與傳統的手工記賬、登賬的紙質(zhì)會(huì )計檔案相比較，電算化條件下的會(huì )計檔案管理必須要借助于計算機硬件和軟件系統才能查看和取得，這是其特有的存在和存儲形式，在管理、保存的方式、方法上電算化會(huì )計檔案相對復雜，同時(shí)需要關(guān)注的問(wèn)題也更具有靈活性。
2.電算化會(huì )計檔案管理的新特點(diǎn)
電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。傳統的會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和會(huì )計報表等會(huì )計核算紙質(zhì)材料，實(shí)行會(huì )計電算化以后，產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數據與文件，包括電子化會(huì )計憑證、賬簿和報表等數據，相應電算化環(huán)境下的計算機系統軟件、財務(wù)軟件及其開(kāi)發(fā)文檔等內容。但同時(shí)，傳統的紙質(zhì)會(huì )計檔案還保留著(zhù)。這兩種介質(zhì)檔案，其保存手段、保管條件都不一樣，為管理工作帶來(lái)難度。
管理工作依賴(lài)于計算機系統環(huán)境。電算化會(huì )計檔案的載體不是傳統的紙張而是磁性介質(zhì)，因而具有體積小、質(zhì)量輕等特點(diǎn)。但與傳統的會(huì )計檔案相比，電算化會(huì )計檔案管理工作依賴(lài)于計算機系統。傳統的會(huì )計檔案直觀(guān)性強，人們可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看到會(huì )計信息，而電算化會(huì )計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件環(huán)境下才可重現。
電算化會(huì )計檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會(huì )計檔案因其信息的數字化，大大提高了會(huì )計檔案的利用效率，便于會(huì )計檔案信息的資源共享。但電算化會(huì )計檔案具有易破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，加大了會(huì )計檔案被篡改、破壞的風(fēng)險。
電子檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結果。如果電子檔案上網(wǎng),不僅滿(mǎn)足了日常條件查詢(xún)、統計分析、制作數據報表、開(kāi)展數據交換的需要,達到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的,節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
二、會(huì )計電算化下檔案管理存在的問(wèn)題
1.會(huì )計檔案載體：電算化會(huì )計雖已實(shí)施，但因為實(shí)施時(shí)間不長(cháng)，財會(huì )人員和單位領(lǐng)導對會(huì )計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會(huì )計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將?打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲在計算機中的會(huì )計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì )計檔案的完整性。
2.會(huì )計載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題：電算化會(huì )計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒(méi)有將會(huì )計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件?升級后，不同版本下的會(huì )計數據不能被調用;《會(huì )計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會(huì )計檔案，并對保存期限作了規定?，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì )計檔案達不到規定的保存期限;沒(méi)有按照國家?檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專(zhuān)門(mén)的電算化會(huì )計檔案保護制度;未選擇質(zhì)量?jì)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì )計檔案數據備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲盤(pán)分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
3.會(huì )計檔案管理制度不完善：由于電算化會(huì )計檔案更易在不知覺(jué)的情況下被修改，因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì )計檔案管理制度，沒(méi)有制定相應的會(huì )計電算檔案保管人員職責情況下，會(huì )計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。
4.缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò )安全人才。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對以前的會(huì )計人員進(jìn)行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會(huì )計人員僅學(xué)會(huì )了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
三、如何改善電算化下的會(huì )計檔案管理
1.完善硬件設施建設。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩定適宜的專(zhuān)用會(huì )計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì )計檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)?際業(yè)務(wù)的電算化會(huì )計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò )安全，導致會(huì )計檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會(huì )計檔案管理各項制度。
建立電算化會(huì )計檔案的歸檔制度：會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會(huì )計檔案保管;會(huì )計數據在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應妥善保?管并保留副本，記賬憑證、總分類(lèi)賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
建立電算化會(huì )計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會(huì )計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì )計檔案數據備份，備用盤(pán)與儲存盤(pán)分離存放;做?好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類(lèi)和一定順序對數據磁盤(pán)、光盤(pán)的著(zhù)錄等電子會(huì )計檔案進(jìn)行編號，標明時(shí)間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
建立嚴格的借用手續制度：查閱會(huì )計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門(mén)負責人批準，按照檔案管理的有關(guān)規定，辦理借閱手續;外單 位查閱本部門(mén)會(huì )計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導、財務(wù)部門(mén)負責人批準。
建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì )計檔案應定期將會(huì )計數據備份到磁性介質(zhì)，并設立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數量、保管方式等備份細節信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會(huì )計電算檔案進(jìn)行定期檢查、復制，以防止會(huì )計信息損壞。
建立電算化軟件內的會(huì )計檔案管理多用戶(hù)、分權限調用制度。對電算化會(huì )計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享;涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
3.提高會(huì )計部門(mén)人員素質(zhì)，完善人員配置結構。由于電算化會(huì )計，不僅僅是要實(shí)現傳統會(huì )計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專(zhuān)業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì )計信息打好基礎;同時(shí)電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會(huì )計部門(mén)相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。
4.提高思想重視程度。實(shí)現會(huì )計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導應當高度認識對電算化會(huì )計檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立�，F今不少實(shí)現會(huì )計電算化的企業(yè)單位，對會(huì )計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應當進(jìn)一步提高電算化會(huì )計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。
四、結束語(yǔ)
總之，會(huì )計檔案記錄和總結著(zhù)企業(yè)所有的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，是企業(yè)發(fā)展歷程的重要資料。近年來(lái)，電算化會(huì )計檔案已經(jīng)逐漸替代了傳統會(huì )計檔案，成為會(huì )計檔案管理工作的主流，因此，企業(yè)注重會(huì )計電算化條件下會(huì )計檔案的管理對企業(yè)的管理至關(guān)重要。隨著(zhù)經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)會(huì )計電算化管理工作也應當與時(shí)俱進(jìn)，以求形成合理的會(huì )計檔案管理制度，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)奠定基礎。
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