淺談如何做好電算化會(huì )計檔案管理工作

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　　隨著(zhù)我國會(huì )計電算化的推廣實(shí)施，會(huì )計電算化事業(yè)得到不斷發(fā)展。會(huì )計電算檔案的管理作為單位會(huì )計基礎工作之一，在實(shí)際工作中有一些環(huán)節需按新的變化做出調整。那么實(shí)施電算化后如何做好會(huì )計檔案的管理工作呢？除了按照《會(huì )計檔案管理辦法》、《會(huì )計電算化工作規范》等規定外，應該結合企、事業(yè)單位會(huì )計電算化工作的具體實(shí)踐，形成一套適應本單位的會(huì )計檔案管理辦法及制度。

 

　　會(huì )計電算化的出現，使傳統會(huì )計檔案的內涵和外沿均發(fā)生了變化，對管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)才能管理好會(huì )計檔案；同時(shí)管理好電算檔案，才能充分發(fā)揮電算化信息系統在單位經(jīng)營(yíng)管理中的作用。

 

　　一、會(huì )計電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)

 

　　眾所周知，傳統的會(huì )計檔案主要是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和會(huì )計報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據�，F在財務(wù)人員采用無(wú)紙化辦公形式，所有日常工作均在計算機上完成，會(huì )計信息的管理有以下一些顯著(zhù)特點(diǎn)：

 

　　第一，電算化會(huì )計檔案比傳統會(huì )計檔案具有更廣泛的內涵。表現突出的是存儲的范圍和領(lǐng)域擴大了。它不僅保留了傳統意義上的紙介質(zhì)會(huì )計檔案，而且還新增了存儲在磁性介質(zhì)或光存儲介質(zhì)上的會(huì )計數據。

 

　　第二，電算化會(huì )計檔案的存貯和調用具有很高的技術(shù)要求。傳統的會(huì )計檔案具有直觀(guān)可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會(huì )計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環(huán)境中才可以使用。

 

　　第三，會(huì )計電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過(guò)打印等輸出的傳統意義上的會(huì )計資料信息載體紙張，更主要的是磁盤(pán)、光盤(pán)、存儲芯片。

 

　　第四，會(huì )計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，因此對會(huì )計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

 

　　第五，電算化會(huì )計檔案的使用和會(huì )計軟件的版本密切相關(guān)。隨著(zhù)單位使用的會(huì )計軟件的升級，新軟件對原會(huì )計檔案的兼容應于考慮，即會(huì )計電算化檔案更需要科學(xué)地管理。

 

　　二、如何做好電算化會(huì )計檔案管理工作

 

　　為了更有效地做好電算化會(huì )計檔案工作，我們必須根據電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì )計檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。

 

　　第一，做好電算化會(huì )計檔案的輸出。所謂電算化會(huì )計檔案的輸出是指在一定的時(shí)間間隔內（如一個(gè)會(huì )計年度），把計算機系統中的所有會(huì )計數據打印拷貝存儲到存儲介質(zhì)上，從而形成脫離于原計算機系統的會(huì )計檔案。平時(shí)采用計算機打印輸出會(huì )計憑證、銀行日記賬和現金日記賬，并把打印的活頁(yè)賬裝訂成冊�？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應把完整的賬套數據備份出來(lái)，存入光盤(pán)或磁盤(pán)。另外還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類(lèi)型等；計算機操作系統；財務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數據庫系統類(lèi)型；財務(wù)軟件的系統名稱(chēng)、版本號；財務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人以及與會(huì )計電算化軟件系統相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊。

 

　　第二，做好電算化會(huì )計檔案的管理與保存。由于電算化會(huì )計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應采用雙備份法進(jìn)行數據的備份，并且在每份備份上注明形成檔案的時(shí)間與數據文件容量、版本型號，并貼上寫(xiě)保護字樣，存放在兩個(gè)不同的建筑物。并選擇遠離磁場(chǎng)、防火、防潮、防塵的場(chǎng)所等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復制，如每半年復制一次，且最好復制雙份存放在不同的地點(diǎn)，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì )計檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

 

　　此外，還應注意電算化會(huì )計檔案與對應的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會(huì )計檔案其會(huì )計數據的結構有可能不同，這就有可能產(chǎn)生用現在的高版本軟件不能查閱調閱原會(huì )計檔案或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此，建議在系統管理員配合下，會(huì )計電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應保存其升級后的會(huì )計賬套，二者的一致性是非常必要的。

 

　　第三，做好電算化會(huì )計檔案的利用。在長(cháng)期開(kāi)展會(huì )計電算化的過(guò)程中，隨著(zhù)軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會(huì )計檔案會(huì )有下述兩種情況：一是所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號一致，此時(shí)只需將所需調閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統中的賬套恢復功能進(jìn)行調閱即可；二是所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號不一致，此時(shí)可以在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進(jìn)行調閱。也可對原版本會(huì )計賬套進(jìn)行升級，但這會(huì )受軟件功能設計的限制，不能保證完全成功。

 

　　三、電算化會(huì )計檔案的整理與再利用

 

　　電算化會(huì )計檔案通過(guò)整理有著(zhù)與傳統意義上的會(huì )計檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢。通過(guò)整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門(mén)進(jìn)行歷史會(huì )計數據的比較與分析，并進(jìn)行科學(xué)預測，從而為企業(yè)或部門(mén)的決策者提供可靠的決策依據，另外還可以得出本單位、本部門(mén)、甚至某一地區過(guò)去、現在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟規律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規范，改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟效益。我們還可以利用會(huì )計電算化會(huì )計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實(shí)現會(huì )計電算化會(huì )計檔案的再利用。

 

　　電算化會(huì )計檔案管理是重要的會(huì )計基礎工作，需要單位內各分支、各相關(guān)人員相互協(xié)調共同完成。實(shí)行會(huì )計電算化之后，我們還應對檔案管理的安全性、穩定性做一定的工作，如通過(guò)用戶(hù)識別控制操作日志管理、存取、權限限制等方式加強安全保密措施，同時(shí)做好計算機病毒的防范、建立好檔案專(zhuān)人管理接觸制度等。

 

　　綜上所述，只要分別做好會(huì )計電算化檔案的輸出、管理與保存、利用等環(huán)節的工作，會(huì )計電算化檔案一定會(huì )在單位的經(jīng)營(yíng)管理中將發(fā)揮出更大作用，取得更明顯的效果。

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