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淺談電算化會(huì )計檔案內部控制
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摘要：新時(shí)期下，隨著(zhù)計算機在會(huì )計領(lǐng)域的普及和應用，會(huì )計電算化的工作越來(lái)越現代化，給企業(yè)帶來(lái)了巨大的利益，但會(huì )計電算化內部控制還存在著(zhù)許多問(wèn)題。本文就著(zhù)眼于會(huì )計電算化檔案的內部控制問(wèn)題，介紹了電算化會(huì )計檔案管理的新特點(diǎn)，深入分析會(huì )計電算化檔案管理存在的問(wèn)題及成因，探討會(huì )計電子檔案的保管措施。
關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化 內部控制 管理
隨著(zhù)計算機在企事業(yè)會(huì )計核算系統中應用的普及，會(huì )計電算化已成為會(huì )計工作的一種重要手段，是重要的會(huì )計基礎工作。會(huì )計電算化的發(fā)展雖然給企業(yè)帶來(lái)了巨大的效益，但給內部的控制和管理也帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰。會(huì )計電算化電子檔案管理已經(jīng)成為一個(gè)新的研究課題，本文就面對管理工作中的諸多挑戰，擬出完善電算化會(huì )計檔案內部控制的對策和建議。
一、電算化會(huì )計管理的特點(diǎn)及存在的問(wèn)題
1、電算化會(huì )計管理的特點(diǎn)
�。�1）會(huì )計電子檔案具有技術(shù)性。技術(shù)性文檔是解釋會(huì )計電子檔案的運行和設計情況，與會(huì )計電子檔案的設計和使用緊密相關(guān)。
�。�2）會(huì )計電子文檔缺乏直觀(guān)可視性。會(huì )計電子檔案主要存儲于磁性介質(zhì)上，與傳統的具有直觀(guān)可視性的會(huì )計檔案不一樣，會(huì )計電子檔案須在特定的計算機軟件和硬件環(huán)境中才能可視。
會(huì )計電子檔案對環(huán)境的依賴(lài)性強。會(huì )計電子檔案須依賴(lài)于計算機的軟件和硬件系統才能使用，而且它對儲存的周?chē)h(huán)境要求較苛刻。磁性介質(zhì)不僅要求環(huán)境防火、防水、防塵、防磁，而且對溫度也有一定的要求。磁性介質(zhì)對環(huán)境的高要求增加了數據的脆弱性。
會(huì )計電子檔案對會(huì )計信息使用者的安全操作提出新要求。會(huì )計電子檔案的管理要求會(huì )計信息從事人員除了需具備會(huì )計專(zhuān)業(yè)知識，同時(shí)還得掌握必要的計算機操作和維護知識。
會(huì )計電子檔案管理缺乏有效的安全和保密措施。在網(wǎng)絡(luò )時(shí)代，新型磁性介質(zhì)檔案管理是一種新型的管理方式，它取代了傳統的紙質(zhì)管理。電子數據因其具有數據高度集中的特點(diǎn)，非常容易被泄密。電子數據是以數字編碼的程序的形式儲存在各種磁性介質(zhì)上，但磁性介質(zhì)具有體積小，存儲容量大的特點(diǎn)，正因為此特點(diǎn)以致電子數據資料的泄密容易，而且范圍廣，涉及時(shí)間長(cháng)，危害性也較大。
2、會(huì )計電子檔案管理存在的問(wèn)題
會(huì )計電子檔案管理存在的問(wèn)題主要有：（1）會(huì )計檔案載體；（2）認識不夠，理解偏差；（3）會(huì )計檔案管理制度不完善；（4）缺乏計算機維護、網(wǎng)絡(luò )安全的相關(guān)人才。
二、會(huì )計電子檔案的保管措施
1、提高思想重視。單位領(lǐng)導和從事會(huì )計人員應提高對會(huì )計電算化的重視程度。特別是主管會(huì )計財務(wù)的領(lǐng)導應當充分認識到科學(xué)化管理電算化會(huì )計檔案資料的重要性，并督促建立健全的管理制度。應當進(jìn)一步提高電算化會(huì )計檔案管理者的素質(zhì)，切實(shí)落實(shí)會(huì )計磁性介質(zhì)檔案管理資料的管理。
2、建立嚴格的內部控制制度。一個(gè)企業(yè)或單位為保護資產(chǎn)的安全性、會(huì )計資料的可靠性和準確性、提高經(jīng)營(yíng)效率以及貫徹執行其規定的管理方針而在組織內部采取的一系列方法、制度和手續，即為內部控制制度。內部控制范圍的相應擴大是會(huì )計檔案信息化的要求，如對調用和修改程序的控制、數據編碼的控制以及系統開(kāi)發(fā)過(guò)程的控制等。這些控制內容都與傳統的內部控制不同，是一些手工會(huì )計系統中所沒(méi)有。程序化控制是內部控制的主要手段，信息化會(huì )計檔案的內部控制應多樣性。要想有效地保證會(huì )計電子檔案的安全和可靠，我們必須制定嚴格的內部控制制度。
3、實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)崗。對不同的崗位根據責、權、利、效相結合的原則，設立不同的崗位，如系統主管、管理員、操作員等，同時(shí)賦予不同的權限，承擔不同的責任。崗位的職責應明確，不能出現盲點(diǎn)、交叉和重復，相同崗位間可相互牽制和監督，嚴格崗位責任制。
4、降低會(huì )計電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險。磁性介質(zhì)（如光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等）中集中存儲著(zhù)大量數據，若發(fā)生水災、火災、盜竊等突發(fā)事件，這些數據就極有可能毀損會(huì )丟失。因此，電子檔案室可選擇干燥防水并遠離磁性的地方，室內還可安裝溫度感應設備，并保持通風(fēng)透光。同時(shí)，還要請工作人員定期清理電子檔案室，以防蛀蟲(chóng)。若采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算時(shí)，應當將打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案與會(huì )計電子檔案一起保存。
5、實(shí)現會(huì )計電子檔案多備份管理的規范化和制度化。會(huì )計電子檔案管理人員應養成數據備份的習慣。應用質(zhì)地優(yōu)良的關(guān)盤(pán)刻錄所有的會(huì )計電子檔案，以保證數據的安全。為防止磁性介質(zhì)的毀損導致信息丟失，管理人員應根據會(huì )計數據業(yè)務(wù)量的多少定期對檔案進(jìn)行檢查和拷貝，年終要將當年的檔案進(jìn)行歸類(lèi)，標明日期、內容目錄、操作員編號，用于存檔的光盤(pán)還需系統管理員和財務(wù)負責人簽字。最后應定期的采用等距抽樣或隨機抽樣的方式，對會(huì )計電子檔案進(jìn)行檢測，以便及時(shí)做好數據維護工作。
三、結論
電算化會(huì )計的獨特個(gè)性代表著(zhù)未來(lái)會(huì )計現代化和規范化的發(fā)展方向，它的存在是必然。會(huì )計電算化系統的產(chǎn)生和發(fā)展極大地提高了會(huì )計工作效率。加強電算化會(huì )計檔案安全管理是一項長(cháng)期的、艱難的、必須的工作。我們應建立和完善健全的會(huì )計電算化檔案管理內部控制制度，提高相關(guān)人員的素質(zhì)和技術(shù)水平，加強對電算化會(huì )計檔案的管理和控制，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
參考文獻：
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[3]王琳、韓娟，企業(yè)會(huì )計電算化系統與內部控制，金融經(jīng)濟，2007（07）
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