- 相關(guān)推薦
淺談電算化條件下的內部會(huì )計控制
【摘要】 本文圍繞電算化條件下的內部會(huì )計控制題目,在分析會(huì )計電算化對企業(yè)內部控制影響的基礎上,研究了當前會(huì )計電算化中存在的主要題目,并提出了電算化系統內部控制的若干舉措。【關(guān)鍵詞】 電算化;內部控制;會(huì )計
一、引言
會(huì )計電算化進(jìn)一步向深層次的發(fā)展,給企事業(yè)單位帶來(lái)巨大效益的同時(shí),也給企事業(yè)單位的內部控制帶來(lái)更嚴重的考驗。財政部頒布的《內部會(huì )計規范——基本規范(試行)》中指出:“電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內部會(huì )計控制系統,減少和消除人為操縱因素,確保內部會(huì )計控制的有效實(shí)施�！眴挝辉诮⒘穗娝慊瘯�(huì )計系統后,會(huì )計核算和會(huì )計治理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化:一方面,由于使用了計算機,會(huì )計數據處理的速度加快了,會(huì )計核算的正確性和可靠性也有了很大的進(jìn)步,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面,任何計算機系統都不是無(wú)懈可擊的,制度也不可能天衣無(wú)縫,應順應會(huì )計電算化的發(fā)展潮流,建立和完善內部控制制度,才能充分發(fā)揮會(huì )計電算化的高效性及正確性,確保財產(chǎn)的安全,為單位的經(jīng)營(yíng)決策提供完整的信息,創(chuàng )造更高的效益。因此,建立一整套適合電算化會(huì )計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。
二、會(huì )計電算化對企業(yè)內部控制的影響
內部控制是企業(yè)在會(huì )計工作中為維護會(huì )計數據的可靠性、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的有效性和財產(chǎn)完整性而制定的各種規章制度、治理方法、業(yè)務(wù)處理手續等控制措施的總稱(chēng)。會(huì )計電算化使傳統的會(huì )計系統組織機構、會(huì )計核算形式及內部控制制度等發(fā)生了很大變化,其中對企業(yè)內部控制制度的影響最為明顯。主要表現在以下幾個(gè)方面:
(一)控制方式發(fā)生變化,由單一制度控制轉為程序控制和制度控制
手工會(huì )計系統中,內部控制的方式主要是職員的內部牽制制度。會(huì )計電算化后,會(huì )計賬務(wù)的集中化處理,使會(huì )計部分傳統的內部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的是計算機內部控制措施,如憑證借貸平衡校驗,余額發(fā)生額平衡檢查。隨著(zhù)遠程通訊技術(shù)的發(fā)展,會(huì )計信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能,業(yè)務(wù)事項可以在闊別企業(yè)的某個(gè)終端機上瞬間完成數據處理工作。例如昔日應由會(huì )計職員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項,現在可能由其他業(yè)務(wù)職員在終端機上一次完成,昔日應由幾個(gè)部分按預定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項,現在集中在一個(gè)部分甚至一個(gè)人完成。會(huì )計電算化后企業(yè)的內部控制制度是由人通過(guò)會(huì )計軟件來(lái)實(shí)現的,由職員和計算機相結合來(lái)共同完成。
(二)控制對象發(fā)生變化,由對人的控制為主轉變?yōu)閷θ�、機控制為主
手工會(huì )計系統中,內部控制的對象主要是會(huì )計對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄在紙張之上,并按會(huì )計數據處理的不同過(guò)程分為原始憑證、記賬憑證。會(huì )計電算化后,會(huì )計憑證轉變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上,使會(huì )計核算無(wú)紙化,修改數據不留痕跡。隨著(zhù)電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無(wú)紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時(shí),該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)職員直接輸進(jìn)計算機,并由計算機自動(dòng)記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了,原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動(dòng)完成了。
(三)加大了控制舞弊、犯罪的難度
手工會(huì )計系統中,會(huì )出現由于會(huì )計職員的粗心大意、疲憊或處理環(huán)節過(guò)多等而產(chǎn)生的無(wú)意識錯誤。會(huì )計電算化系統后,輸進(jìn)數據正確、計算機程序正確和設備正常運轉三者具備才能保證財務(wù)信息的正確性,假如上述的任何一方出現差錯,就會(huì )使處理結果錯誤�，F實(shí)中,由于儲存在計算機磁性媒介上的數據輕易被篡改,有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改,加之數據高度集中,未經(jīng)授權的職員有可能通過(guò)計算機和網(wǎng)絡(luò )瀏覽全部數據文件,復制、偽造、銷(xiāo)毀企業(yè)重要的數據。因此,計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,會(huì )計電算化系統中發(fā)現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì )計系統更大。由于控制方法、對象等方面的變化,企業(yè)原有的內部控制制度已不能適應電算化會(huì )計系統的要求,因此進(jìn)一步完善企業(yè)內部控制制度已刻不容緩。完善會(huì )計電算化內部控制的基本思路為:堅持明確分工、相互獨立、互相牽制、相互制約的安全治理原則,建立系統的人工與機器相結合的控制機制,使會(huì )計電算化運行的每一個(gè)過(guò)程都處于嚴密控制之中。
三、當前會(huì )計電算化中存在的主要題目
會(huì )計電算化的發(fā)展給內部控制帶來(lái)了新的題目和挑戰,主要表現在如下幾個(gè)方面:
(一)對財會(huì )軟件的控制方面
對于軟件本身,由于當前的財會(huì )軟件都著(zhù)重開(kāi)發(fā)賬務(wù)處理與報表治理,對于其它如本錢(qián)核算、市場(chǎng)猜測等功能,開(kāi)發(fā)力度較小,使得在處理此類(lèi)題目時(shí),不能自動(dòng)轉換數據格式直接使用基礎數據,不能充分發(fā)揮它的治理功效和猜測功能�？梢哉f(shuō)當前的很多軟件只是減少了會(huì )計而已,并沒(méi)有產(chǎn)生真正的經(jīng)濟效益和治理效益。另外,會(huì )計軟件的修改必須經(jīng)過(guò)周密地計劃和嚴格地記錄,經(jīng)批準后才能實(shí)施修改,計算機會(huì )計系統的操縱職員不能參與軟件的修改,權限要控制。
(二)在會(huì )計資料存儲方式方面
由于存儲方式的變化,輕易影響會(huì )計資料的可靠性。手工會(huì )計系統中嚴格的憑證制度,在電算化會(huì )計系統中逐漸減少或消失,憑證所起到的較強的控制功能弱化。在手工方式下,會(huì )計資料以賬簿、憑證、報表等形式存儲于紙張上,增加、刪除、修改了的會(huì )計憑證或會(huì )計賬冊都可以從會(huì )計職員的字跡和印章上分清責任。而會(huì )計電算化將各種信息轉化為數字形式存儲在磁(光)介質(zhì)上,憑證、經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的說(shuō)明和賬簿等大多要依靠計算機方可錄進(jìn)、閱讀或查詢(xún),其直觀(guān)性較差,并且修改、刪除和拷貝均不會(huì )留下任何痕跡,有些業(yè)務(wù)可能不被打印出來(lái),因此極易被篡改而不留痕跡。另外,數據集中在磁(光)介質(zhì)中,一旦發(fā)生火災、被盜、感染病毒等,輕易造成數據丟失。
(三)在對操縱職員的職能控制方面
通過(guò)計算機舞弊的犯罪分子大多是單位的程序員兼計算機操縱員。會(huì )計電算化所要求的完善的職員職能控制制度就是適當分工,明確規定每個(gè)崗位的職責,以防止對處理過(guò)程的不適當干預,系統操縱職員、治理職員和維護職員這三種不相容職務(wù)相互分離,互不兼任,以減少利用計算機舞弊的可能性。
(四)在軟件的數據操縱控制方面
主要包括對經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數據輸進(jìn)控制、數據輸出控制、數據通訊控制、數據處理控制和數據儲存控制等。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),通過(guò)計算機的控制程序對業(yè)務(wù)發(fā)生的公道性、正當性和完整性進(jìn)行檢查和控制。由于計算機處理數據的能力很強,處理速度非�？�,一旦出錯,影響極大。因此,單位應該建立起一整套內部控制制度以便對輸進(jìn)的數據進(jìn)行嚴格的控制,保證數據輸進(jìn)的正確性。 四、電算化系統內部控制的舉措
(一)制訂單位內部電算化治理制度
操縱治理制度是針對每一個(gè)上機操縱會(huì )計軟件的職員而制訂的,主要用來(lái)規范每一個(gè)操縱職員的行為以及各自之間的權限限制。除了軟件在操縱方面作了一定的內部控制設計以外,制訂嚴格的操縱治理制度,將會(huì )有效地保證會(huì )計軟件的安全運行;同時(shí),也有利于內部控制制度的執行。操縱治理制度從內容上來(lái)看,一般包括以下幾項:(1)操縱職員的工作職責和工作權限。盡管軟件一般都已有用戶(hù)治理功能,但其用戶(hù)治理的設置是由人工進(jìn)行的,這就需要從制度上對操縱職員的工作職責和工作權限加以規定,在用戶(hù)治理的設置和具體的操縱中執行。(2)預防原始憑證和記賬憑證等會(huì )計數據未經(jīng)審核而輸進(jìn)計算機的措施。如規定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核職員審核并簽章后才能輸進(jìn)計算等。(3)預防已輸進(jìn)計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內賬簿的措施。如規定已輸進(jìn)計算機的憑證需由審核職員核對并簽章后方可登記機內賬簿等。(4)建立必要的上機操縱記錄制度。使用日志的形式記錄下每個(gè)會(huì )計操縱職員的機號、登錄日期及時(shí)間、所做的操縱等情況,并經(jīng)常性查看日志,檢查有無(wú)異常情況,監視系統操縱。(5)根據會(huì )計電算化系統的業(yè)務(wù)要求和不相容職務(wù)相分離的原則,設立各個(gè)電腦操縱崗位,如系統維護員、系統治理員、數據審核、數據復核、會(huì )計檔案治理員等,明確崗位職責和操縱權限,使每個(gè)操縱職員只能在自己的操縱權限范圍內進(jìn)行工作,保證會(huì )計電算化系統能夠正常順利的工作,確保會(huì )計數據的安全、正確、可靠。
(二)建立健全檔案治理制度
會(huì )計電算化下的檔案除了與傳統會(huì )計下相同的紙制會(huì )計資料,如打印輸出的各種賬簿、報表、憑證外,還包括存儲會(huì )計資料和程式的光盤(pán)及其他存儲介質(zhì),這些檔案的治理與紙制檔案的治理有很多特殊的要求,為防止發(fā)生損害,應通過(guò)制定與實(shí)施相應的檔案治理制度來(lái)實(shí)現,一般包括:(1)存檔的手續必須有會(huì )計主管和系統治理員的簽章才能存檔保管。(2)采取安全保證措施,如備份的磁盤(pán)介質(zhì)應貼上保護標簽,存放在安全、潔凈、防潮防磁的地方,最好進(jìn)行雙備份或三備份,并存儲于兩個(gè)空間位置不同的地方分別保管。(3)對保存的磁盤(pán)介質(zhì)要定期進(jìn)行檢查和復制,防止磁性介質(zhì)損壞而使會(huì )計資料丟失。(4)對于磁盤(pán)介質(zhì)原則上不予外借,如有必要,可采取復制的辦法借出。假如原件借出,必須嚴格進(jìn)行登記并告之其使用辦法,收回時(shí)應嚴格檢查存儲內容的完整性及安全性。
(三)加強計算機軟、硬件與網(wǎng)絡(luò )系統安全的控制
軟件方面,應留意及時(shí)對軟件進(jìn)行升級補漏或更改控制參數,將錯誤存在時(shí)間控制在最短。硬件方面,必須保證質(zhì)量,關(guān)鍵性的硬件設備應采用雙系統備份。網(wǎng)絡(luò )系統安全方面,應留意:對用戶(hù)進(jìn)行權限和密碼設置,只有被授權的用戶(hù)才能在系統中進(jìn)行相應操縱;對重要的操縱日志進(jìn)行記錄,包括操縱時(shí)間、方式、查詢(xún)和修改的數據等,以便在出現題目時(shí)及時(shí)對相關(guān)職員進(jìn)行核查;建立網(wǎng)絡(luò )安全“防火墻”,并安裝殺毒軟件,及時(shí)更新病毒庫;未經(jīng)授權,禁止用戶(hù)自行安裝或卸載軟件,尤其是數據庫系統軟件的安裝,以防止利用數據庫系統打開(kāi)賬套數據庫進(jìn)行非法篡改。
【參考文獻】
[1] 柯鴻橋. 企業(yè)財務(wù)內部控制中的會(huì )計電算化應用[J]. 湘潮(下半月)(理論),2008,(12).
[2] 楊耀偉. 企業(yè)會(huì )計電算化核算下內部控制的必要性[J]. 財會(huì )通訊(理財版),2008,(12).
[3] 楊燕軍. 會(huì )計電算化下如何填制記賬憑證[J]. 醫院治理論壇,2009,(1).
[4] 張昕,楊春旺. 淺議電算化環(huán)境下會(huì )計用印制度[J]. 貿易經(jīng)濟,2007,(3).
[5] 李淑連. 會(huì )計電算化條件下審計中存在的主要題目及對策[J]. 遼寧科技學(xué)院學(xué)報,2008,(4).
【淺談電算化條件下的內部會(huì )計控制】相關(guān)文章：
淺談企業(yè)會(huì )計電算化下的內部會(huì )計控制03-21
淺談企業(yè)會(huì )計電算化條件下的內部控制03-25
淺談加強會(huì )計電算化條件下的企業(yè)內部控制03-22
淺談電算化會(huì )計內部控制02-27