淺談企業(yè)會(huì )計電算化條件下的內部控制

[摘 要]企業(yè)為實(shí)現既定的經(jīng)營(yíng)管理目標, 必需建立起一整套內部控制制度,以確保企業(yè)有序、健康的發(fā)展。企業(yè)在實(shí)施了會(huì )計電算化后，會(huì )計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。因此，在會(huì )計電算化環(huán)境下，有必要建立起一整套適合電算化會(huì )計系統的內部控制制度。
　　[關(guān)鍵詞]會(huì )計電算化 內部控制
　　
　　隨著(zhù)電子計算機技術(shù)的普及，實(shí)行會(huì )計電算化管理的企業(yè)越來(lái)越多。企業(yè)在建立了電算化會(huì )計系統后，會(huì )計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會(huì )計數據處理的速度加快了，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，給企業(yè)的內部控制帶來(lái)了許多新的問(wèn)題和挑戰。因此,如何充分發(fā)揮會(huì )計電算化的便捷高效，使企業(yè)內部控制在新的環(huán)境下不落后于形勢，確保企業(yè)資產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供正確的信息，創(chuàng )造更高的效益，建立一整套適合電算化會(huì )計系統的內部控制制度就顯得很重要。
　　
　�。ㄒ唬�會(huì )計電算化系統內部控制的變化
　　
　　1.內部控制的形式發(fā)生了變化。內部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，計算機會(huì )計系統與手工會(huì )計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門(mén)經(jīng)手到底，必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門(mén)承擔。在電算化會(huì )計系統中，不相容的職務(wù)主要有系統開(kāi)發(fā)與系統操作職務(wù)；數據維護管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數據錄入職務(wù)與審核記帳職務(wù)；系統軟硬件管理職務(wù)與系統檔案管理職務(wù)等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時(shí)還應建立起職務(wù)輪換制度。因此，內部控制的形式已經(jīng)由原來(lái)的制度控制轉變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖�控制�?BR>　　2.內部控制的范圍發(fā)生了變化。傳統的內部控制主要針對交易處理。計算機技術(shù)的引入，給會(huì )計工作增加了新的工作內容，同時(shí)也增加了新的控制措施。由于電算化會(huì )計系統的建立和運行的復雜性，內部控制的范圍相應的擴大了，包含了傳統手工系統所沒(méi)有的控制，如網(wǎng)絡(luò )系統安全控制、系統權限的控制、修改程序的控制等以及磁盤(pán)內會(huì )計信息安全保護、計算機病毒防護、計算機操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。
　　3.內部控制的數據處理方式發(fā)生了變化。在傳統手工會(huì )計工作環(huán)境下，科目匯總表、會(huì )計報表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進(jìn)行人工匯總計算，使得財務(wù)人員的工作量很大，同時(shí)也容易造成數據上的計算錯誤。在電算化會(huì )計環(huán)境下，只需錄入原始數據或通過(guò)外部系統轉入機制憑證并在計算機財務(wù)軟件的指導下進(jìn)行會(huì )計分錄編制，通過(guò)憑證的審核、過(guò)帳、確認并由計算機自動(dòng)完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動(dòng)完成，同時(shí)可以根據需要生成會(huì )計報表，從而大大降低了財務(wù)人員的工作量，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。
　　
　�。ǘ�）建立適合會(huì )計電算化系統內部控制制度的必要性
　　
　　手工會(huì )計系統下，會(huì )計數據用可見(jiàn)的文字、符號記錄在紙上，這種方式有較好的直觀(guān)性，各種不同的筆跡和簽名也可作為控制手段。采用計算機處理后，會(huì )計數據以肉眼無(wú)法視別的形式存儲在磁盤(pán)上。從而失去了直觀(guān)性。另外，在手工會(huì )計方式下，會(huì )計核算的質(zhì)量取決于會(huì )計人員業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度及對會(huì )計有關(guān)的法規理解和執行效果。財務(wù)會(huì )計部門(mén)已經(jīng)積累了大量的經(jīng)驗，建立起了一整套管理制度。實(shí)行會(huì )計電算化后，許多傳統的管理控制方式消失了，而代之以新的方式。這就迫使企業(yè)電算化會(huì )計系統必須建立起嚴格的內部控制制度。
　　
　�。ㄈ�）會(huì )計電算化給企業(yè)內部控制提出的新要求
　　
　　1.確保原始數據操作的準確性。在電算化會(huì )計中，電子計算機輸出的數據是在程序控制之下，對輸入的原始數據自動(dòng)進(jìn)行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記帳、分析及編制會(huì )計報表等工作均在計算機程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。然而，電腦中的原始數據必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計算機的，一旦原始數據在輸入中發(fā)生錯誤，計算機無(wú)法識別，只會(huì )將錯就錯地進(jìn)行各種計算工作。因而計算機自動(dòng)加工處理輸出數據的準確性，完全依賴(lài)于原始數據輸入的準確性，這就要求一切數據的處理方法和過(guò)程都必須規范化，并保證準確性和相對的穩定性，這樣才能保證會(huì )計信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準確性。
　　2.控制操作人員的權限。授權、批準控制是一種常見(jiàn)的、基礎的內部控制。在手工會(huì )計系統中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節都要經(jīng)過(guò)某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會(huì )計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統為主，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事數據的輸入，又可負責數據的輸出和報送。因此，如果不加強內部控制，就會(huì )使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進(jìn)行操縱，從而加大了出現錯誤和舞弊的風(fēng)險。
　　3.避免會(huì )計檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險。在手工會(huì )計系統中，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會(huì )計憑證或會(huì )計帳冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。會(huì )計電算化后，會(huì )計憑證轉變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會(huì )計核算無(wú)紙化，修改數據不留痕跡。磁性介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會(huì )計電算化對會(huì )計檔案管理提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會(huì )計核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會(huì )計數據和計算機程序，以及系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會(huì )計資料。
　�。ㄋ模┙�立和完善會(huì )計電算化條件下的內控制度
　　
　　1.操作人員職能控制。由于會(huì )計電算化知識與功能的相對集中，企業(yè)必須制定相應的組織和管理制度，明確職責分工，加強組織控制。所謂職責分工是將電算化部門(mén)與用戶(hù)部門(mén)的職責相分離。用戶(hù)部門(mén)指產(chǎn)生原始數據的部門(mén)或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權、執行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門(mén)內部的職責分離。通過(guò)進(jìn)行內部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。而組織控制，就是將系統中不相容的職責進(jìn)行分離，即在系統中的各類(lèi)人員之間進(jìn)行分工，并以相應的管理規章與之配套。
　　2.系統安全與網(wǎng)絡(luò )安全的控制。加強系統安全控制主要應從防止未經(jīng)授權的人員擅自動(dòng)用系統各種資源、減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：①訂立內部操作制度，禁止非電算化會(huì )計人員操作財務(wù)專(zhuān)用電腦；②設置操作權限； ③操作人員身份的密碼控制；④數據存儲和處理相隔離；⑤機房的工作環(huán)境保護。網(wǎng)絡(luò )安全指標包括數據保密、訪(fǎng)問(wèn)控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數據加密技術(shù)，訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)，認證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò )傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應該引起注意的問(wèn)題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過(guò)上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內部網(wǎng)絡(luò )及外部網(wǎng)絡(luò )傳輸中的安全性。
　　3.內部審計控制。內部審計既是企業(yè)內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會(huì )計監督的制度。企業(yè)應設立獨立部門(mén)，在審計委員會(huì )或高層決策機構領(lǐng)導下工作。在會(huì )計電算化中，由于是“人機”對話(huà)的特殊形態(tài)，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為，內部審計必須包括以下幾個(gè)方面：①對會(huì )計資料定期進(jìn)行審計，電算化會(huì )計帳務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì )計法》及有關(guān)法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合企業(yè)內控制度，憑證附件是否規范完整；②審查機內數據與書(shū)面資料的一致性，如查看帳冊?xún)热�，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應及時(shí)調整；③監督數據保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象；④對系統運行各環(huán)節進(jìn)行審查，防止存在漏洞。
　　4.會(huì )計電算化系統檔案管理。會(huì )計電算化系統檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會(huì )計數據和程序的軟盤(pán)及其他存儲介質(zhì)。電算化會(huì )計檔案是電算化會(huì )計活動(dòng)的產(chǎn)物，又是電算化會(huì )計活動(dòng)的客觀(guān)表現，在經(jīng)濟活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強電算化會(huì )計檔案管理，是電算化會(huì )計工作連續進(jìn)行的保證；是電算化會(huì )計信息系統內數據安全完整的保證；是電算化會(huì )計信息系統正常運行的保證。因此，會(huì )計電算化系統在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應由專(zhuān)人管理，并制定相應的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時(shí)進(jìn)行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。所有財務(wù)檔案均應做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期進(jìn)行整理，磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。
　　5.操作人員的職業(yè)道德建設。會(huì )計電算化系統的實(shí)施主體是“人”，但無(wú)論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良，規章制度如何完善，作為電算化會(huì )計系統實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執行，甚至惡意的修改軟件程序，修改數據庫中的數據，非法取得口令，最終還是達不到內部控制的目的。因此，道德規范、行為準則、能力素質(zhì)的建設應直接納入內部控制制度的內容。企業(yè)管理者應當重視對財務(wù)人員的選用與培養，努力增強財務(wù)人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務(wù)水平，達到會(huì )計電算化系統的主體誠信。
　　會(huì )計電算化系統替代傳統的手工會(huì )計系統是社會(huì )發(fā)展的必然趨勢。隨著(zhù)電子計算機技術(shù)的不斷應用和發(fā)展，將使會(huì )計電算化系統不斷更新和完善。企業(yè)對由計算機產(chǎn)生的各種數據、報表等會(huì )計信息的依賴(lài)度也會(huì )越來(lái)越大，這些會(huì )計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時(shí)也只有在嚴格的控制下，才能預防和減少計算機犯罪的可能性。 因此加強和完善會(huì )計電算化系統的內部控制，將成為各個(gè)企業(yè)在財務(wù)工作中以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中必須考慮的一個(gè)問(wèn)題，并且內部控制的好壞將直接影響到企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益。
　　
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