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淺談完善會(huì )計電算化內部控制
論文關(guān)鍵詞：會(huì )計 電算化系統 內部控制 論文摘要：文章闡述了電算化會(huì )計信息系統對內部控制的影響，分析了會(huì )計電算化內部控制中存在的問(wèn)題，同時(shí)提出了完善會(huì )計電算化內部控制的相關(guān)建議。
會(huì )計電算化是以計算機為主的當代電子和信息技術(shù)應用于會(huì )計工作的簡(jiǎn)稱(chēng)，是用電子計算機代替人工實(shí)現記賬、算賬、查賬以及對會(huì )計信息的統計、分析、判斷乃至提供預測、決策等過(guò)程。發(fā)展會(huì )計電算化有利于促進(jìn)會(huì )計工作規范化，提高工作質(zhì)量與工作效率，更好地發(fā)揮會(huì )計職能作用。但是企業(yè)在建立了電算化會(huì )計系統后，企業(yè)會(huì )計核算和會(huì )計管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，一些非法操作可能不留痕跡，難以發(fā)現，稍不注意就會(huì )給單位和國家造成重大損失，如果會(huì )計電算化管理系統遭到破壞，將會(huì )嚴重影響單位的正常業(yè)務(wù)活動(dòng)。因此，對會(huì )計電算化的內部防范和控制制度的建設顯得尤為重要。
一、電算化會(huì )計信息系統對內部控制的影響
會(huì )計電算化使傳統的會(huì )計系統、組織機構、會(huì )計核算及內部控制制度發(fā)生了很大的變化，其中對內部控制制度的影響尤為明顯。
1.電算化會(huì )計信息系統的控制內容及形式與手工會(huì )計系統存在差異。在傳統的手工系統下，控制的內容主要針對經(jīng)濟事項本身的交易，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節都要經(jīng)過(guò)某些具有相應權限人員的審核和簽章，控制的方式主要是通過(guò)人員的職務(wù)相分離，職權不相容的內部牽制制度來(lái)實(shí)現的。而在電算化系統下，業(yè)務(wù)處理全部以電算化系統為主，出現了計算機的安全及維護、系統管理及操作員的制度職責、計算機病毒防治等新內容。另外，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權文件或口令，獲得某種權利或運行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成損失。
2.內部控制的對象發(fā)生了變化。在電算化系統下，由于會(huì )計信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化，控制的對象也發(fā)生了變化�？刂茖ο笤瓉�(lái)為會(huì )計處理程序及會(huì )計工作的相容性等，會(huì )計資料由不同的責任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗，是以對人的控制為主；而在電算化系統下，會(huì )計數據一般集中由計算機數據處理部門(mén)進(jìn)行處理，而財務(wù)人員往往只負責原始數據的收集、審核和編碼，并對計算機輸出的各種會(huì )計報表進(jìn)行分析。這樣，內控對象轉變?yōu)閷θ伺c計算機二者為主。
3.控制的實(shí)現方式發(fā)生了變化。手工會(huì )計系統的內部控制以人工控制實(shí)現。電算化會(huì )計系統的內部控制則具有人工控制與程序控制相結合的特點(diǎn)。電算化系統許多應用程序中包含了內部控制功能，這些程序化的內部控制的有效性取決于應用程序。如程序發(fā)生差錯，由于人們對程序的依賴(lài)性以及程序運行的重復性，增加了差錯反復發(fā)生的可能性，使得失效控制長(cháng)期不被發(fā)現，從而使系統在特定方面發(fā)生錯誤或違規行為的可能性加大。
4.電算化會(huì )計信息系統缺乏交易處理痕跡。手工會(huì )計系統中嚴格的憑證制度，在電算化會(huì )計系統中逐漸減少或消失，憑證所起到的控制功能弱化，使部分交易幾乎沒(méi)有“痕跡”，給控制帶來(lái)一定的難度。
5.電算化會(huì )計信息系統中會(huì )計信息存儲電磁化。電算化系統下，原先會(huì )計業(yè)務(wù)處理過(guò)程的憑證、匯總表、分類(lèi)表等書(shū)面檔案資料被計算機自動(dòng)生成的會(huì )計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中（如光盤(pán)、硬盤(pán)等），是肉眼不可見(jiàn)的，很容易被刪除或篡改而不會(huì )留下痕跡；另外，電磁介質(zhì)易受損壞，加大了會(huì )計信息丟失或毀壞的危險。
6.網(wǎng)絡(luò )的迅猛發(fā)展及其在財務(wù)中的進(jìn)一步應用帶來(lái)了許多新問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò )技術(shù)無(wú)疑是目前IT發(fā)展的方向，電算化會(huì )計信息系統也不可避免受到其深遠的影響，特別是Internet在財務(wù)軟件中的應用對電算化會(huì )計信息系統的影響將是革命性的。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò )功能主要包括：遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷(xiāo)售、網(wǎng)上銀行等，實(shí)現這些功能就必須有相應的控制，從而形成電算化會(huì )計信息系統內部控制的新問(wèn)題。
二、會(huì )計電算化內部控制中存在的問(wèn)題
在目前的許多企業(yè)中，雖然會(huì )計電算化系統已投入使用，但其相應的內部控制還存在著(zhù)一些不完善之處，主要表現在：
1.電算化系統下的會(huì )計及電算化崗位的職能權限問(wèn)題。操作權限控制是一種基本的內控手段，在電算化環(huán)境下，會(huì )計業(yè)務(wù)處理大部分由計算機操作，人為控制減少，削弱了會(huì )計審核功能。有些單位的各崗位操作權限制度沒(méi)有真正落實(shí)到位，有的操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統操作,使分工控制名存實(shí)亡。
2.會(huì )計人員因主觀(guān)原因或技術(shù)因素造成非法操作或操作失誤。這是會(huì )計電算化內部控制中的主要任務(wù)，因其系統的程序、數據、文件等很容易被仿造、復制和修改，而不會(huì )留任何痕跡，所以某些人員為了達到個(gè)人目的，利用職務(wù)之便或不按操作規程進(jìn)行非法操作，如通過(guò)冒名頂替、獲取密碼等手段來(lái)非法改動(dòng)、銷(xiāo)毀會(huì )計資料，給單位造成嚴重損失。同時(shí)，由于單位的業(yè)務(wù)人員素質(zhì)不高、操作制度不規范等原因，也會(huì )造成很大風(fēng)險，因會(huì )計電算化的核算是高效自動(dòng)的，只要一個(gè)環(huán)節出現錯誤，就會(huì )引發(fā)其他環(huán)節一系列的錯誤。 3.會(huì )計軟件的安全性及保密性問(wèn)題�，F有的軟件系統在設計、開(kāi)發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現象，以至軟件投入運行后存在著(zhù)安全隱患,如數據庫呈開(kāi)放狀態(tài)、易于打開(kāi)等。電腦的系統數據和會(huì )計信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風(fēng)險，而現在許多單位缺乏操作的記錄功能,出現問(wèn)題后不便于追究責任。
4.會(huì )計資料的備份和保管不及時(shí)、不規范，導致財務(wù)數據丟失。在會(huì )計電算化法規中明確規定，單位應堅持每天雙重備份，并分人分處保管。但在實(shí)際工作中，有的單位并沒(méi)有真正落實(shí)，也沒(méi)有及時(shí)打印并按規定保管憑證和賬簿，致使電腦一旦出現故障或磁性介質(zhì)損壞時(shí)，部分會(huì )計資料就會(huì )丟失，造成無(wú)法挽回的后果。
5.缺乏專(zhuān)業(yè)的系統維護人員。目前,許多會(huì )計人員對會(huì )計業(yè)務(wù)熟悉,但對計算機知識缺乏;而系統的維護人員對計算機知識熟悉,但對會(huì )計業(yè)務(wù)不夠了解,使得在系統運行中的故障不能及時(shí)分析、排除。
三、完善會(huì )計電算化內部控制的幾點(diǎn)建議
1.建立全面規范的會(huì )計基礎管理工作。管理基礎主要指有一套比較全面、規范的管理制度和方法，以及較完整的規范化的數據。會(huì )計基礎工作主要指會(huì )計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒(méi)有很好的基礎工作，電算化會(huì )計信息系統無(wú)法處理無(wú)規律、不規范的會(huì )計數據，電算化工作的開(kāi)展將遇到重重困難。
2.加強組織和人員職能控制。由于電算化會(huì )計功能的相對集中，必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。
所謂組織控制就是將系統中不相容的職責進(jìn)行分離，通過(guò)相互稽核、相互監督和相互制約的機制來(lái)減少錯誤和舞弊的可能，保證會(huì )計信息真實(shí)、可靠。企業(yè)實(shí)行電算化后，應對原有的組織機構進(jìn)行調整，以適應計算機系統要求。會(huì )計工作崗位可分為基本會(huì )計崗位和電算化會(huì )計崗位�；緯�(huì )計崗位與原手工系統基本保持不變。電算化崗位一般可分為系統管理、系統操作、憑證審核、系統維護等，這些崗位也可以由基本會(huì )計崗位的會(huì )計人員來(lái)兼任，但必須對職權不相容的崗位進(jìn)行明確分工，不得兼任，同時(shí)各崗位人員要保持相對穩定。如專(zhuān)職系統操作員不能接觸系統設計文件，不能兼任會(huì )計及審核工作；系統維護員不得擔任系統操作和會(huì )計工作等。
3.加強系統程序操作控制和系統文件安全管理控制。為了保證系統會(huì )計數據不被隨意操作，要加強系統操作和安全管理控制。從內容上來(lái)看，一般包括以下幾項：設置操作權限、制定上機守則，禁止非操作人員操作；制定內部操作規程，嚴禁違規操作，如預防原始憑證和記賬憑證等會(huì )計數據未經(jīng)審核而輸入計算機的措施，預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內賬簿的措施；數據存儲和處理相隔離；建立必要的上機操作記錄制度，形成上機日志；健全并嚴格執行防范病毒管理制度等。另外，系統文件由專(zhuān)人負責保管，使用和修改必須經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導審批，與系統無(wú)關(guān)人員不得接觸系統文件，從源頭上控制會(huì )計數據信息的被控制。在系統開(kāi)發(fā)階段，要設置對系統操作痕跡留有記錄的功能，特別是對已入賬的憑證，系統只能提供留有痕跡的更改功能，對已結賬的憑證與賬簿以及機內賬簿生成的報表數據，系統不能提供更改功能等。
4.做好電算化會(huì )計檔案的管理工作。企業(yè)應根據電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)，做好會(huì )計資料的收集、保存和調用等方面的工作。財務(wù)部門(mén)對于已輸出的磁性介質(zhì)上的會(huì )計資料應及時(shí)加貼外部標簽，指定專(zhuān)人妥善保管、存檔，并定期檢查、復制，對會(huì )計檔案的調用要有完善的資料借用和歸還手續。另外，企業(yè)使用的會(huì )計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統崩潰等及時(shí)恢復到最近狀態(tài)的功能。
5.加強培訓工作，不斷提高財務(wù)人員素質(zhì)。會(huì )計電算化對財務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求比較高，它涉及到財務(wù)會(huì )計知識、計算機運用、信息系統開(kāi)發(fā)技術(shù)等方面知識。因此，要經(jīng)常對財務(wù)人員開(kāi)展會(huì )計電算化內部控制風(fēng)險的防范教育和業(yè)務(wù)知識培訓，增強風(fēng)險防范意識，不斷提高財務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，更加有效地防范會(huì )計電算化內部質(zhì)量控制風(fēng)險。
6.加強內部審計制度。內部審計既是企業(yè)內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會(huì )計監督的制度安排。在電算化系統運行過(guò)程中，審計人員對會(huì )計業(yè)務(wù)處理等工作的評價(jià)和檢驗，有利于檢測財務(wù)軟件的可靠性，發(fā)現各種內控制度在執行中存在的問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的建議，有利于提高會(huì )計核算質(zhì)量和管理水平。同時(shí)企業(yè)也可以考慮定期聘請中介機構，進(jìn)行內部會(huì )計控制制度的專(zhuān)項審計，借助外部中介機構的力量以更好地查漏補缺。
會(huì )計電算化的實(shí)踐證明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成的出錯和舞弊現象有增無(wú)減，而且一旦出現舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度非常必要。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，電子商務(wù)的迅速興起，對會(huì )計電算化系統提出了更高的要求，我們應從實(shí)際工作出發(fā)，建立和完善更為科學(xué)的電算化內部控制制度，不斷提高會(huì )計工作水平和會(huì )計信息的質(zhì)量，更好地為提高企業(yè)現代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務(wù)。
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