淺談電算化會(huì )計內部控制會(huì )計畢業(yè)論文
1 引言
會(huì )計電算化是應用計算機技術(shù)來(lái)完成原來(lái)傳統手工完成的會(huì )計工作，與手工作業(yè)相比具有運算速度快、存儲容量大、檢索查詢(xún)快捷、數據計算正確等特點(diǎn)，可以減少重復性、機械性地勞動(dòng)，進(jìn)步工作效率。但是，實(shí)現會(huì )計電算化也為各單位的內部控制帶來(lái)了很多新題目，對原有內部控制制度造成極大沖擊，使其在新的環(huán)境下顯得落后于形勢。和建立電算化會(huì )計信息系統的內部控制題目就十分重要和緊迫。
2 關(guān)于手工會(huì )計的內部控制
在手工會(huì )計系統中，業(yè)務(wù)的發(fā)生，應取得和填制原始憑證，會(huì )計職員對原始憑證審核無(wú)誤后，根據原始憑證編制記賬憑證，再根據記賬憑證登記各種賬簿，期末根據賬簿和其他資料編制會(huì )計報表，每一步都有文字記錄，都有經(jīng)手人簽字，都有直接的責任人，因此，手工會(huì )計的內部控制一般都從以下三個(gè)方面實(shí)施：
�。�1）會(huì )計職員的崗位責任制。手工會(huì )計的財務(wù)部分按經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)和各種會(huì )計工作的崗位分工，分成若干不同的智能組，如出納組、資金組、本錢(qián)組、往來(lái)組等，這種分工使得各智能組成員只能負責一個(gè)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的治理與核算工作，并接受有關(guān)職員的稽核，在這種組織形式下，各崗位和不同的會(huì )計職員均有特定的工作范圍，職員之間不得越權，在會(huì )計主管的監視和指揮下，形成比較嚴密的會(huì )計內部控制網(wǎng)，因而不易出現錯誤和發(fā)生舞弊行為，即使是發(fā)生錯誤，也可以通過(guò)核對會(huì )計記錄，在明確責任后能夠及時(shí)得到糾正。
�。�2）經(jīng)濟業(yè)務(wù)的授權、審批及復核。手工會(huì )計的組織機構中，應分別確定治理者的授權范圍及執行人的權限與責任，任何經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生，都是經(jīng)過(guò)有關(guān)經(jīng)手人、證實(shí)人簽字，經(jīng)主管職員的審批，并由另外一個(gè)到多人進(jìn)行復核，以預防和及時(shí)發(fā)現業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)所產(chǎn)生的錯誤或舞弊行為。
�。�3）賬簿體系的相互牽制。在手工會(huì )計中，憑證、賬簿、報表按一定的程度分別由不同的職員記錄、登記和編制，且定期對實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和對銀行存款和往來(lái)賬項進(jìn)行核對，要求做到賬證核對、賬賬核對、賬表核對、賬實(shí)核對，并保證其相符。這樣，對各種資產(chǎn)治理與核算的相關(guān)職員無(wú)形中增加了控制功能，此外，會(huì )計主管和各職能組負責人隨時(shí)可以通過(guò)審查憑證、賬簿和報表，觀(guān)察經(jīng)濟業(yè)務(wù)的公道正當性。
3 關(guān)于電算會(huì )計的內部控制
在電算會(huì )計下，會(huì )計業(yè)務(wù)同一由計算機完成，一定程度上減少了數據的差錯，但會(huì )計工具、會(huì )計信息的載體發(fā)生了根本變化，通訊代替了憑證和數據的傳遞。因此，有些手工會(huì )計的內部控制已難以發(fā)揮作用，產(chǎn)生了新的電算會(huì )計內部控制，電算會(huì )計的內部控制包括兩方面：
�。�1）程序控制。這是指依靠計算機程序（軟件）對會(huì )計核算進(jìn)行內部控制，以實(shí)現系統地自我保護。這種自我保護的內部控制往往比通過(guò)各種治理制度實(shí)現的控制更為有效，主要包括：輸進(jìn)控制，保證輸進(jìn)到計算機中的會(huì )計數據都經(jīng)過(guò)了嚴格的審核，并且所有的會(huì )計信息都是正確的。它還包括原始憑證錯誤的拒盡輸進(jìn)、更正和再輸進(jìn)；輸出控制，輸出控制最重要的目標是保證各種輸出結果的正確性、真實(shí)性、完整性，保證輸出的接觸職員僅限于經(jīng)過(guò)授權的職員。
�。�2）制度控制。制度控制一般是以治理制度的形式實(shí)施的，即由主管部分制定一系列的規章制度，監視會(huì )計部分實(shí)行，以保證會(huì )計軟件的正常、安全運行，免遭外界干擾破壞。主要包括：組織和人事治理制度、操縱治理制度、文檔治理制度、機房治理制度、系統開(kāi)發(fā)和維護制度等。但這些制度都不是一成不變的，應根據實(shí)際情況及時(shí)加以修改、完善。
4 分析比較手工會(huì )計與電算會(huì )計內部控制，建立健全電算化系統治理的內部制度
電算會(huì )計的內部控制與手工會(huì )計的內部控制相比，由于電算會(huì )計仍用復式記賬法，其內部控制的目的沒(méi)有變，過(guò)往的一些行之有效、的治理制度和控制方法依然沒(méi)有變。但是，在手工會(huì )計中，會(huì )計職員的分工和崗位責任制，其憑證、賬簿、報表都是由不同的職員審核和登記的，不經(jīng)授權的人想要瀏覽全部信息是比較困難的；電算化后，由于功能和知識高度集中，導致職能集中，原來(lái)手工操縱中不宜合并的崗位，在電算會(huì )計中可以合并，某些會(huì )計職員既可以從事數據的輸進(jìn)處理，又可以負責數據的輸出報送，他們可能在數據的來(lái)源的相互關(guān)系、如何處理、分配及輸出的使用等方面具有具體的知識，也熟悉內部控制的缺陷，這就可能使他們在未批準的情況下直接對使用中的程序和數據庫進(jìn)行修改和操縱處理，加大了出現錯誤與弊真個(gè)風(fēng)險。
加強手工中職員的職責分工，不同的賬簿由不同的職員登記，互相牽制，幾個(gè)人同時(shí)出現同樣錯誤的可能性是很小的，在對賬過(guò)程中會(huì )發(fā)現記錄數據的錯誤；而電算會(huì )計的所有數據都來(lái)源于記賬憑證，只要一次輸進(jìn)或轉進(jìn)，系統就會(huì )一氣呵成，自動(dòng)進(jìn)行多項工作，固然不存在賬證、賬賬、賬表不相符的情況，可一旦出錯，將引發(fā)會(huì )計憑證、賬簿甚至報表的一系列錯誤。另外，手工會(huì )計存儲數據主要是用紙質(zhì)材料，電算會(huì )計中數據文件的存儲介質(zhì)大多是磁性材料，存儲在上面的數據文件只有經(jīng)過(guò)相應的設備方可閱讀，其直觀(guān)性較差，并且修改、擦除和復制均不會(huì )留下痕跡。
此外，磁性介質(zhì)在受熱、受潮或強電磁場(chǎng)等的下，都會(huì )造成會(huì )計信息的丟失。手工會(huì )計在紙質(zhì)材料上記錄數據，每一步都有文字記錄，包括經(jīng)手人、審核人、負責人都要簽字，出現差錯輕易追查，電算化后集中于電腦系統，追查責任困難。這些導致系統不安全的因素必須在系統設計和治理制度上加以控制，隨著(zhù)電算會(huì )計的越來(lái)越普及，為保證會(huì )計信息的質(zhì)量，應從以下幾方面加強控制：
�。�1）嚴格機構和職員的治理與控制。會(huì )計核算軟件投進(jìn)正式使用后,對原有會(huì )計機構必須做相應調整,對各類(lèi)職員制定崗位責任制度，會(huì )計電算化后的工作崗位可分為基本會(huì )計崗位和電算化會(huì )計崗位，基本會(huì )計崗位可包括會(huì )計主管、出納、會(huì )計核算各崗、稽核、會(huì )計檔案治理等工作崗位；電算化會(huì )計崗位包括直接治理、操縱、維修機及會(huì )計軟件系統等工作崗位，機構調整必須同組織控制相結合，以實(shí)現職權分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現錯誤或違法行為。
�。�2）嚴格系統操縱環(huán)境治理和控制系統。操縱環(huán)境包括系統操縱過(guò)程以及系統的維護，操縱過(guò)程控制主要通過(guò)制訂一套完整而嚴格的操縱規定來(lái)實(shí)現，操縱規程應明確職責，操縱程序和留意事項，并形成一套電算化系統文件。如規定交***手續和登記運行日志，規定數據備份及機器的使用規范，規定軟盤(pán)專(zhuān)用以防病毒感染。系統維護包括硬件維護和軟件維護，硬件維護主要包括:定期進(jìn)行檢查并做好記錄；在系統運行過(guò)程中出現硬件故障要及時(shí)進(jìn)行故障并做好記錄。而軟件維護包括正確性維護、適應性維護、完善性維護3種。
�。�3）建立計算機房治理制度。具體措施包括:對進(jìn)進(jìn)機房?jì)鹊穆殕T進(jìn)行嚴格審查；保證機房設備安全的措施，如機房防火規定等；保證計算機正常運行措施，如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規定等；會(huì )計數據和會(huì )計軟件安全保密的措施，如數據備份規定及不準在計算機上玩電腦游戲等規定；修改會(huì )計核算軟件的審批和監視制度，如規定會(huì )計核算軟件的修改需報經(jīng)單位總會(huì )計師批準等。
�。�4）建立健全的檔案治理制度。這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會(huì )計數據和程序的軟盤(pán)及其他存儲介質(zhì)。系統開(kāi)發(fā)運行中的各種文檔及其他會(huì )計資料的功能是負責系統內各類(lèi)文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案治理一般通過(guò)制定與實(shí)施檔案治理制度來(lái)實(shí)現，一般包括:存檔的手續必須有會(huì )計主管和系統治理員的簽章才能存檔保管；各種安全保證措施，如備份軟盤(pán)應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方；采用磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì )計檔案丟失。
隨著(zhù)技術(shù)的逐漸成熟與完善，會(huì )計信息系統的內部控制體系將發(fā)生深刻的變化。只有清楚地意識到這些變化，建立完善的內部控制制度，才能適應制度建設和全球化對會(huì )計核算的新要求，建立完備的、嶄新的會(huì )計體系。
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