淺談加強會(huì )計電算化條件下的企業(yè)內部控制
摘 要：隨著(zhù)電子信息技術(shù)的普及，實(shí)行會(huì )計電算化管理的企業(yè)越來(lái)越多。企業(yè)在建立了電算化會(huì )計系統后，會(huì )計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會(huì )計數據處理的速度加快了，會(huì )計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面，會(huì )計電算化的實(shí)施，也給企業(yè)的內部控制帶來(lái)了許多新的問(wèn)題和挑戰。因此,如何充分發(fā)揮會(huì )計電算化的便捷高效，使企業(yè)內部控制在新的環(huán)境下不落后于形勢，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供完整的信息，創(chuàng )造更高的效益，建立一整套適合電算化會(huì )計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。
關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化 內部控制
隨著(zhù)電子信息技術(shù)的普及，實(shí)行會(huì )計電算化管理的企業(yè)越來(lái)越多。企業(yè)在建立了電算化會(huì )計系統后，會(huì )計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會(huì )計數據處理的速度加快了，會(huì )計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面，會(huì )計電算化的實(shí)施，也給企業(yè)的內部控制帶來(lái)了許多新的問(wèn)題和挑戰。因此,如何充分發(fā)揮會(huì )計電算化的便捷高效，使企業(yè)內部控制在新的環(huán)境下不落后于形勢，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供完整的信息，創(chuàng )造更高的效益，建立一整套適合電算化會(huì )計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。
一、電算化會(huì )計特征
會(huì )計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會(huì )計實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng),它是一個(gè)用電子計算機代替人工，實(shí)現記賬、算賬、報賬、查賬并替代部分需由人腦完成的對會(huì )計信息(數據)的統計、分析、判斷乃至提供決策的過(guò)程。從某種意義上說(shuō)，電算化會(huì )計是為了滿(mǎn)足現代企業(yè)制度的需要，應用現代科技與方法對傳統會(huì )計進(jìn)行改造和整合后產(chǎn)生的能適應信息化社會(huì )要求的新型應用型學(xué)科。與原有手工記賬相比，具有運算速度快、存儲容量大、數據高度共享、檢索查詢(xún)速度快捷、制作報表容易、數據分析準確等特點(diǎn)。它的使用，可以節約大量大力、物力、時(shí)間。
二、會(huì )計電算化給內部控制提出了新的要求
內部控制是企業(yè)單位為保護其資產(chǎn)安全、保證信息的完整和正確、促進(jìn)經(jīng)營(yíng)管理政策得以有效實(shí)施、提高經(jīng)營(yíng)效率、控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險、防止舞弊行為發(fā)生進(jìn)而實(shí)現管理目標而制定的各項規章制度、組織措施管理方法、業(yè)務(wù)處理手續等控制措施的總稱(chēng)。會(huì )計電算化的發(fā)展在給企業(yè)會(huì )計工作帶來(lái)便捷高效的同時(shí)，也給企業(yè)內部控制提出了一些新的要求。
1、確保原始數據操作的準確性。在電算化會(huì )計中，電子計算機輸出的數據是在程序控制之下，對輸入的原始數據自動(dòng)進(jìn)行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記帳、分析及編制會(huì )計報表等工作均在計算機程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。然而，電腦中的原始數據必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計算機的，一旦原始數據在輸入中發(fā)生錯誤，計算機無(wú)法識別，只會(huì )將錯就錯地進(jìn)行各種計算工作。因而計算機自動(dòng)加工處理輸出數據的準確性，完全依賴(lài)于原始數據輸入的準確性，這就要求一切數據的處理方法和過(guò)程都必須規范化，并保持準確性和相對的穩定性，這樣才能保證會(huì )計信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準確性。
2、控制操作人員的職能。授權、批準控制是一種常見(jiàn)的、基礎的內部控制。在手工會(huì )計系統中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節都要經(jīng)過(guò)某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會(huì )計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統為主，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事數據的輸入，又可負責數據的輸出和報送。因此，如果不加強內部控制，就會(huì )使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進(jìn)行個(gè)性操縱處理結果，從而加大了出現錯誤和舞弊的風(fēng)險。
3、避免會(huì )計檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險。在手工會(huì )計系統中，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會(huì )計憑證或會(huì )計帳冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。會(huì )計電算化后，會(huì )計憑證轉變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會(huì )計核算無(wú)紙化，修改數據不留痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會(huì )計電算化對會(huì )計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會(huì )計核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會(huì )計數據和計算機程序，以及系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會(huì )計資料。
三、加強會(huì )計電算化條件下的內控制度
嚴格的內控制度是會(huì )計電算化信息真實(shí)可靠的保證。國內外會(huì )計電算化的實(shí)踐表明，計算機本身處理出錯概率較低,，但人為造成出錯和舞弊的現象有增無(wú)減，而且一旦出現舞弊，損失巨大。因此，強化內控管理,制訂有效的電算化環(huán)境下的內部控制制度,提高電算化的科學(xué)管理水平,是建立現代企業(yè)內部控制制度的內在要求,也是提高企業(yè)管理水平的重要途徑。
1、加強程序操作控制。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應制定上機守則與操作規程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現。上機守則主要是對電腦機房?jì)裙ぷ魉鞯囊话阈砸幎�。操作規程則是提出了計算機業(yè)務(wù)處理過(guò)程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說(shuō)明以及非常情況的處理等。其內容主要包括：(1)無(wú)關(guān)人員不能隨便進(jìn)入機房操作;(2)各種錄入的數據均需經(jīng)過(guò)嚴格的審批并具有完整、真實(shí)的原始憑證;(3)數據錄入員對輸入數據有疑問(wèn)，應及時(shí)核對，不能擅自修改;(4)機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數據;(5)不準把外來(lái)的軟盤(pán)帶進(jìn)機房;(6)發(fā)生輸入內容有誤的，需按系統提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正;(7)開(kāi)機后，操作人員不能擅自離開(kāi)工作現楊;(8)要做好日備份數據，同時(shí)還要有周備份、月備份。當然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的變化而不斷修改完善。只有通過(guò)完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會(huì )計信息的真實(shí)性和可靠性。
2、加強人員職能控制。由于會(huì )計電算化知識與功能的相對集中，企業(yè)必須制定相應的組織和管理控制，明確職責分工，加強組織控制。所謂職責分工是將電算化部門(mén)與用戶(hù)部門(mén)的職責相分離。用戶(hù)部門(mén)指產(chǎn)生原始數據的部門(mén)或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權、執行、保管和記錄)的分離，以及在電算化部門(mén)內部的職責分離。通過(guò)進(jìn)行內部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。而組織控制，就是將系統中不相容的職責進(jìn)行分離，即在系統中的各類(lèi)人員之間進(jìn)行分工，并以相應的管理規章與之配套。通過(guò)設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來(lái)保障會(huì )計信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
3、加強系統安全與網(wǎng)絡(luò )的安全控制。加強系統安全控制主要應從防止未經(jīng)授權的人員擅自動(dòng)用系統各種資源、減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：(1)訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專(zhuān)用電腦;(2)設置操作權限限制;(3)操作人員身份的密碼控制;(4)數據存儲和處理相隔離;(5)機房的工作環(huán)境保護。網(wǎng)絡(luò )安全指標包括數據保密、訪(fǎng)問(wèn)控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數據加密技術(shù)，訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)，認證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò )傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應該引起注意的問(wèn)題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過(guò)上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內部網(wǎng)絡(luò )及外部網(wǎng)絡(luò )傳輸中的安全性。
4、加強內部審計。內部審計既是企業(yè)內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會(huì )計監督的制度安排。在會(huì )計電算化中，由于是“人機”對話(huà)的特殊形態(tài)，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為，內部審計必須包括以下幾個(gè)方面：(1)對會(huì )計資料定期進(jìn)行審計，電算化會(huì )計帳務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì )計法》及有關(guān)法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合企業(yè)內控制度，憑證附件是否規范完整;(2)審查機內數據與書(shū)面資料的一致性，如查看帳冊?xún)热�，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應及時(shí)調整;(3)監督數據保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象;(4)對系統運行各環(huán)節進(jìn)行審查，防止存在漏洞。
5、加強會(huì )計檔案管理。在實(shí)行會(huì )計電算化之后,隨著(zhù)存儲介質(zhì)的改變,對會(huì )汁檔案管理的要求也比較嚴格，同時(shí),對會(huì )計檔案的概念也就有所發(fā)展。在會(huì )計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外,整個(gè)系統開(kāi)發(fā)形成的全套文檔資料都屬于會(huì )計檔案的范疇,另外,對存有會(huì )計數據的有關(guān)介質(zhì)也應妥善保管。
隨著(zhù)計算機在會(huì )計工作中的普遍應用，企業(yè)對由計算機產(chǎn)生的各種數據、報表等會(huì )計信息的依賴(lài)越來(lái)越大，這些會(huì )計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時(shí)也只有在嚴格的控制下，才能預防和減少計算機犯罪的可能性。因此，加強會(huì )計電算化內部控制不容忽視，要不斷地深入研究，促使電算化會(huì )計環(huán)境下的內部控制制度不斷地調整、改善，真正做到保證會(huì )計數據的可靠性和真實(shí)性，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
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