淺談電算化會(huì )計系統內部控制改革問(wèn)題

摘要：企業(yè)在建立了電算化會(huì )計系統后，會(huì )計管理環(huán)境和會(huì )計核算方式發(fā)生了很大的變化。由于計算機的使用，加快了會(huì )計數據處理的速度，擴大了會(huì )計數據領(lǐng)域，提高了會(huì )計信息的準確性和可靠性。但同時(shí)也讓企業(yè)內部控制制度部分失效，為企業(yè)的內部控制帶來(lái)許多新問(wèn)題，因此加強電算化會(huì )計系統的內部控制就顯得尤為重要。 
　　關(guān)鍵詞：電算化會(huì )計 信息系統 內部控制 
　　1 電算化會(huì )計系統對內部控制的特殊性
　　1.1 計算機在會(huì )計工作上的運用改變了企業(yè)會(huì )計核算環(huán)境。企業(yè)使用計算機處理會(huì )計和財勢數據后，企業(yè)的會(huì )計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。從表面上來(lái)看，會(huì )計電算化只不過(guò)是將電子計算機應用于會(huì )計核算工作中，減輕會(huì )計人員的勞動(dòng)強度，提高會(huì )計核算的速度和精度，以計算機替代人工記帳。而實(shí)際上，會(huì )計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn)，而是必然會(huì )引起會(huì )計工作組織和人員分工的改變，促進(jìn)會(huì )計人員素質(zhì)和知識結構，會(huì )計工作效率和質(zhì)量的全面提高，節省會(huì )計人員的時(shí)間和精力，轉變會(huì )計工作職能，推動(dòng)會(huì )計理論和會(huì )計技術(shù)的進(jìn)步，提高整個(gè)會(huì )計工作水平，大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，使會(huì )計理論和實(shí)務(wù)的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。因此內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì )計系統更加廣泛，更加復雜。 
　　1.2 電算化系統提高了對會(huì )計上崗人員的要求。會(huì )計電算化儼然在很大程度上減輕了會(huì )計人員的工作量，但同時(shí)也增加了操作人員、系統維護人員等崗位，帶來(lái)了許多新的要求，提出了新的問(wèn)題。在崗的會(huì )計人員雖經(jīng)過(guò)計算機等級培訓，但與實(shí)際要求水平還有較大差距。會(huì )計人員知識不全面，要使得計算機知識和會(huì )計工作經(jīng)驗有機結合，還有待時(shí)日。同時(shí)，計算機培訓教材老化，跟不上計算機技術(shù)發(fā)展的形勢，經(jīng)過(guò)這樣的培訓和考核的人員，實(shí)際操作能力難以適應電算化環(huán)境下對內控的要求。 
　　目前，我國建立在手工操作條件下的會(huì )計基礎工作的管理還存在著(zhù)很多不足；實(shí)施會(huì )計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束，才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。 
　　1.3 計算機的使用加大了控制人為作弊、計算機犯罪的難度。在手工方式下，主要通過(guò)職權分割和崗位責任制的落實(shí)來(lái)進(jìn)行財務(wù)分工和授權，并且通過(guò)采用復核、平行登記、對賬、結賬、試算平衡等技術(shù)方法來(lái)防范人為作弊以及賬務(wù)錯誤，一旦出現問(wèn)題可以通過(guò)相互核對查處問(wèn)題的責任者，從而起到了控制作用。 
　　目前，由于法規的不健全使電算化犯罪的控制很困難。儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改，數據庫技術(shù)的提高使數據高度集中，未經(jīng)授權的人員有可能通過(guò)計算機和網(wǎng)絡(luò )瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷(xiāo)毀企業(yè)重要的數據；因為會(huì )計電算化犯罪畢竟是高科技、新技術(shù)下的一種新型犯罪，為此制定專(zhuān)門(mén)的法規對此加以有效控制就很有必要。 
　　針對目前電算化會(huì )計系統的現狀，強化內控管理，制訂有效的電算化環(huán)境下的內部控制制度，提高電算化的科學(xué)管理水平，是建立現代企業(yè)內部控制制度的內在要求，也是提高企業(yè)管理水平的重要途徑。 
　　2 電算化會(huì )計系統內部控制制度的改革
　　會(huì )計電算化，給會(huì )計工作增添了新內容，從各方面要求會(huì )計人員提高自身素質(zhì)，更新知識結構，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學(xué)習經(jīng)營(yíng)管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機的有關(guān)知識，好的會(huì )計基礎工作和規范的業(yè)務(wù)處理程序，是實(shí)現會(huì )計電算化的前提條件。過(guò)去手工處理的大量數據，現在集中由計算機進(jìn)行處理，會(huì )計人員往往只負責原始數據的生成、審核與編碼、以及對輸出信息的分析處理。電算化后，手工條件下對賬簿記錄錯誤的劃線(xiàn)更正法已不再適用，取而代之的是修改標志、憑證沖銷(xiāo)等方法。這樣手工內部控制制度的一部分將保留與修改；另一部分則轉化為計算機程序控制。 
　　例如，賬，錢(qián)、物實(shí)現三分管的原則不變，處理每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)時(shí)必須要有明確的職責分工的原則不變，而賬簿平行登記的原則就要有所改變。會(huì )計電算化系統的內部控制既包括了原來(lái)的手工財務(wù)過(guò)程，又包括程序設計、電算化賬務(wù)處理過(guò)程。嚴格的內部控制制度是會(huì )計電算化信息真實(shí)可靠的保證。內部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系、又要相互制約。 在電算化會(huì )計信息系統中，應根據計算機硬、軟件的特點(diǎn)、建立新的控制制度，防止數據或者程序被篡改、系統被非法使用以及火災、偷竊等事故的發(fā)生。電算化會(huì )計信息系統的控制方式是手工控制與計算機控制相結合，以計算機控制為主，控制的要求更為嚴格，控制的內容也更為廣泛。 
　　3 加強電算化會(huì )計系統內部控制制度管理及改革的方法
　　3.1 制訂企業(yè)內部操作管理制度。操作管理制度是針對每一個(gè)上機操作會(huì )計軟件的人員而制訂的，主要用來(lái)規范每一個(gè)操作人員的行為以及各自之間的權限限制。除了軟件對操作方面作了一定的設計以外，制訂并嚴格操作管理制度，將會(huì )有效地保證會(huì )計軟件的安全運行；同時(shí)，也有利于內部牽制制度的執行。操作管理制度從內容上來(lái)看，一般包括以下幾項：
　　3.1.1 操作人員的工作職責和工作權限。盡管軟件一般都已有用戶(hù)管理功能，但其用戶(hù)管里的設置是由人工進(jìn)行的，這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權限加以規定，用來(lái)在用戶(hù)管理的設置和具體的操作中執行。 
　　3.1.2 預防原始憑證和記賬憑證等會(huì )計數據未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。如規定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計算等。 
　　3.1.3 預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內帳簿的措施。如規定已輸入計算機的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機內賬簿等。 
　　3.1.4 建立必要的上機操作記錄制度。如規定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內容等。 
　　3.2 建立計算機硬件和軟件管理制度。對于擁有計算機的單位，無(wú)論是用于會(huì )計核算，還是用來(lái)其他工作，一般都要求制定硬、軟件管理制度。通常，硬件和軟件管理制度包括以下一些內容：
　　3.2.1 保證機房設備安全的措施。如機房防火規定等。 
　　3.2.2 保證計算機正常運行措施。如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規定等。 
　　3.2.3 會(huì )計數據和會(huì )計軟件安全保密的措施。如數據備份等規定。 
　　3.2.4 修改會(huì )計核算軟件的審批和監督制度。如規定會(huì )計核算軟件的修改需報經(jīng)單位總會(huì )計師批準等。 
　　3.3 提高會(huì )計人員計算機業(yè)務(wù)及職業(yè)道德素質(zhì)。各基層單位應積極支持及組織會(huì )計人員學(xué)習和提高會(huì )計電算化知識，維護軟件正常運行，掌握計算機先進(jìn)技術(shù)，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì )計信息系統創(chuàng )造條件。同時(shí)要加強并制定實(shí)事求是的會(huì )計電算化人員培訓計劃，注重實(shí)效，其會(huì )計人員必須取得會(huì )計電算化合格證，財政部門(mén)在進(jìn)行賬務(wù)審批的同時(shí)審查其會(huì )計人員的資格，這樣可以做到學(xué)以致用，學(xué)習的目的性強。 
　　3.4 加強防止電算化犯罪的法制建設。會(huì )計電算化犯罪是高科技、新技術(shù)下的一種新型犯罪，為此制定專(zhuān)門(mén)的法規對此加以有效控制就很有必要。為企業(yè)營(yíng)造良好的大環(huán)境，防止電算化犯罪的法制建設，可從兩個(gè)方面入手：
　　3.4.1 建立懲治利用會(huì )計電算化犯罪活動(dòng)的法律，明確規定哪些行為屬于舞弊行為及懲處方法；
　　3.4.2 建立會(huì )計電算化系統的保護法律，明確電算化系統中哪些東西或哪些方面受法律保護（硬件、軟件、數據庫）及受何種保護。 
　　3.5 加強制訂會(huì )計檔案管理制度。在實(shí)行會(huì )計電算化之后，隨著(zhù)存儲介質(zhì)的改變，對會(huì )計檔案管理的要求也比較嚴格；同時(shí)，對會(huì )計檔案的概念也就有所發(fā)展。在會(huì )計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個(gè)系統開(kāi)發(fā)形成的全套文檔資料都屬于會(huì )計檔案的范疇。另外，對存有會(huì )計數據的有關(guān)介質(zhì)也應妥善保管。 
　　內部控制關(guān)系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、關(guān)系到會(huì )計系統對企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實(shí)現既定的管理目標，必需建立起一整套內部控制制度并加強管理，以保證企業(yè)有序、健康地發(fā)展。 

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