電算化會(huì )計系統的內部控制若干問(wèn)題探析

　　摘要：內部控制關(guān)系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整，關(guān)系到會(huì )計系統對企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)反映的正確性和可靠性，本文從計算機會(huì )計系統的系統開(kāi)發(fā)，發(fā)展控制為出發(fā)點(diǎn)，詳細論述了電算化會(huì )計的日�？刂�。

　　關(guān)鍵詞：內部控制 系統管理控制 會(huì )計電算化

　　一、強化電算化會(huì )計系統的內部控制勢在必行

　　1、計算機的使用改變了企業(yè)會(huì )計核算的環(huán)境 企業(yè)使用計算機處理會(huì )計和財務(wù)數據后，企業(yè)的會(huì )計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會(huì )計部門(mén)的組成人員從原來(lái)由財務(wù)、會(huì )計專(zhuān)業(yè)人員組成，轉變?yōu)橛韶攧?wù)、會(huì )計專(zhuān)業(yè)人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專(zhuān)家組成。會(huì )計部門(mén)不僅利用計算機完成基本的會(huì )計業(yè)務(wù)，還能利用計算機完成各種原先沒(méi)有的或由其他部門(mén)完成的更為復雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

　　2、電算化會(huì )計系統改變了會(huì )計憑證的形式 在電算化會(huì )計系統中，原先的書(shū)面形式的資料減少了，有些甚至消失了。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無(wú)紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機，并由計算機自動(dòng)記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了，原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動(dòng)完成了。原來(lái)書(shū)面形式的各類(lèi)文件、現在儲存在磁性介質(zhì)上，因此，電算化會(huì )計系統的內部控制與手工會(huì )計系統的內部控制制度有著(zhù)很大的不同，控制的重點(diǎn)由對人的控制為主轉變?yōu)閷θ�、機控制為主，控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。

　　3、計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度 隨著(zhù)計算機使用范圍的擴大，利用計算機進(jìn)行的舞弊、詐騙等犯罪活動(dòng)也有所增加，由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，未經(jīng)授權的人員有可能通過(guò)計算機和網(wǎng)絡(luò )瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷(xiāo)毀企業(yè)重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，因此，電算化會(huì )計系統的內部控制不僅難度大、復雜，而且還要有各種控制的計算機技術(shù)手段。

　　二、電算化會(huì )計系統的內部控制要體現在工作的全過(guò)程

　　1、系統開(kāi)發(fā)、發(fā)展控制 計算機會(huì )計系統的系統開(kāi)發(fā)、發(fā)展控制包括開(kāi)發(fā)前的可行性研究、資本預算、經(jīng)濟效益評估等工作，開(kāi)發(fā)過(guò)程中系統分析、系統設計、系統實(shí)施等工作，以及對現有系統的評估、企業(yè)發(fā)展需求、系統更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。系統開(kāi)發(fā)、發(fā)展控制的主要內容一般包括以下幾方面。

　�、偈跈嗪皖I(lǐng)導認可。認可和授權，計算機會(huì )計系統的開(kāi)發(fā)項目一般投資金額都比較大，對企業(yè)整體管理目標的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的改革，是牽一發(fā)動(dòng)全身的重大舉措，因此必需得到授權和領(lǐng)導認可。

　�、诜�合標準和規范。計算機會(huì )計系統的開(kāi)發(fā)和發(fā)展項目，不論是自行組織開(kāi)發(fā)還是購買(mǎi)商品化軟件，都必需遵循國家有關(guān)機關(guān)和部門(mén)制訂的標準和規范。其中包括符合標準和規范的開(kāi)發(fā)和審批過(guò)程、合格的開(kāi)發(fā)人員或軟件制造商、系統的文件資料和流程圖、系統各功能模塊的設計等等。

　�、廴藛T培訓。計算機會(huì )計系統應在開(kāi)發(fā)階段就要對使用該系統的有關(guān)人員進(jìn)行培訓，提高這些人員對系統的認識和理解，以減少系統運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會(huì )和時(shí)間，在系統運行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓，不僅應包括系統的操作培訓，還應包括對運行流程，內部控制等多方面的培訓。

　�、芟到y轉換。新的計算機會(huì )計系統在投入使用，替換原有的手工會(huì )計系統或舊的計算機會(huì )計系統，必需經(jīng)過(guò)一定的轉換程序。企業(yè)應在系統轉換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉換的準備工作，企業(yè)在系統轉換購買(mǎi)自行開(kāi)發(fā)相關(guān)系統后，應運行一段時(shí)間，以便檢驗新的計算機會(huì )計系統。運行的時(shí)間一般至少為三個(gè)月。

　�、莩绦蛐薷目刂�。企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)變化及經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化，可能導致使用中的軟件進(jìn)行修改，對會(huì )計軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過(guò)周密計劃和嚴格記錄，修改過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節都必須設置必要的控制，計算機會(huì )計系統的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應該打印后存檔。

　　2、管理控制 管理控制是指企業(yè)建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對計算機會(huì )計系統涉及的各個(gè)部門(mén)和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等等。

　�、俳M織機構設置。企業(yè)實(shí)現了會(huì )計電算化后，應對原有的組織機構進(jìn)行適當的調整，以適應計算機會(huì )計系統的要求。企業(yè)可以按會(huì )計數據的不同形態(tài)劃分，也可以按會(huì )計崗位和工作職責劃分崗位。組織機構的設置必須適合企業(yè)的實(shí)際規模和企業(yè)總體經(jīng)營(yíng)目標，并且應按精簡(jiǎn)、合理的原則對組織機構的設置進(jìn)行成本效益分配。

　�、诼氊焺澐�。內部控制的關(guān)鍵之點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，計算機會(huì )計系統與手工會(huì )計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門(mén)經(jīng)手到底，必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門(mén)承擔。企業(yè)為防止舞弊或欺詐。應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時(shí)，還應建立起職務(wù)輪換制度。

　�、凵蠙C管理。企業(yè)用于計算機會(huì )計系統的計算機應盡可能是專(zhuān)用的，企業(yè)應對計算機的使用建立一整套管理制度，以保證每一個(gè)工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。

　�、軝n案管理。計算機會(huì )計系統有關(guān)的資料應及時(shí)存檔，企業(yè)應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。

　�、菰O備管理。對于用于計算機會(huì )計系統的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好，保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環(huán)境進(jìn)行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入計算機工作區域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。

　　3、日�？刂� 日�？刂剖侵钙髽I(yè)計算機會(huì )計系統運行過(guò)程中的經(jīng)常性控制。日�？刂瓢�括經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數據輸入控制、數據通訊控制、數據處理控制、數據輸出控制和數據儲存控制等。

　�、贅I(yè)務(wù)發(fā)生控制。業(yè)務(wù)發(fā)生控制又稱(chēng)“程序檢查”，主要目的是采用相應的控制程序，甄別、拒納各種無(wú)效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。

　�、跀祿�輸入控制。由于計算機處理數據的能力很強，處理速度非�？�，如果輸入的數據不準確，處理結果就會(huì )出現差錯，在數據輸入時(shí)如果存在哪怕是很小的錯誤數據，一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化，影響整個(gè)計算機會(huì )計系統的正常運行。因此，企業(yè)應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進(jìn)行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。

　�、蹟祿�通訊控制。數據通訊控制是企業(yè)為了防止數據在傳輸過(guò)程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內部控制措施。企業(yè)應該采用各種技術(shù)手段以保證數據在傳輸過(guò)程中的準確、安全，可靠。

　�、軘祿�處理控制。數據處理控制是指對計算機會(huì )計系統進(jìn)行數據處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。數據處理控制分為有效性控制和文件控制。

　�、輸祿�輸出控制。數據輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數據控制一般應檢查輸出數據是否與輸入數據相一致，輸出數據是否完整，輸出數據是否能滿(mǎn)足使用部門(mén)的需要，數據的發(fā)送對象、份數應有明確的規定，要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。

　�、迶祿�存儲和檢索控制。為了確保計算機會(huì )計系統產(chǎn)生的數據和信息被適當地儲存，便于調用、更新和檢索，企業(yè)應當對儲存數據的各種磁盤(pán)或光盤(pán)作好必要的標號，文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書(shū)、更新通知書(shū)等書(shū)面授權證明，對整個(gè)修改更新過(guò)程都應作好登記，計算機會(huì )計系統應具有必要的自動(dòng)記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或審計人員查詢(xún)或跟蹤檢查。

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