會(huì )計電算化系統條件下的內部控制
摘 要：從計算機對于信息的分析處理模式出發(fā)，對現有會(huì )計內控制度具體情況進(jìn)行探討，并合理論證會(huì )計電算化系統條件下內控調整與方向，以此來(lái)突出會(huì )計電算化內控的重要性，形成有效關(guān)注。
關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化;系統條件;內部控制
一、引言
隨著(zhù)競爭壓力的增大，一個(gè)企業(yè)要想逐步完成最初設定的管理目標，內部控制制度的建立健全是非常必要的。而且此套制度與會(huì )計電算化系統必須相適應，這樣企業(yè)整體的發(fā)展才會(huì )更加健康、長(cháng)久。
二、內部控制在會(huì )計電算化系統條件下的發(fā)展
(一)計算機使得企業(yè)會(huì )計核算形勢發(fā)生變化
如今，遠程通訊技術(shù)日漸成熟，在網(wǎng)上對會(huì )計信息進(jìn)行實(shí)時(shí)處理已經(jīng)逐步普及，由此各類(lèi)業(yè)務(wù)即便在企業(yè)之外同樣能夠在其他計算機對數據進(jìn)行及時(shí)處理。故而企業(yè)財產(chǎn)物資是否能夠達到規定標準，會(huì )計系統所反映的經(jīng)濟活動(dòng)情況是否可靠，內部控制制度的完善是十分必要的。而內控制度需要覆蓋的控制面要比舊式會(huì )計系統更為廣泛與復雜。
(二)會(huì )計電算化的程序化操作有利有弊
無(wú)紙化數據與交易逐步展開(kāi)，讓關(guān)于數據方面的有效輸入與處理更加容易，不過(guò)由于會(huì )計電算化過(guò)于程序化，所以原先的人工核對及審核，轉為計算機的自動(dòng)完成。一旦有一個(gè)數據發(fā)生偏差，那么整個(gè)系統數據的準確性將受到挑戰。因此，系統自我控制增多，而控制稽核與審查日漸變少。
(三)使用計算機讓舞弊犯罪幾率增大
計算機應用讓會(huì )計電算化更加深入企業(yè)工作體系，但是由此所帶來(lái)的人為舞弊操作等漏洞也日漸明顯。一些在計算機存儲盤(pán)上的數據要想修改并不難，核查起來(lái)也較為困難。故而對此類(lèi)犯罪的防范尤為困難，而此類(lèi)結果所釀成的損害范圍也比較大。因此要想實(shí)現內部控制難度可想而知，尤其要重點(diǎn)做好對計算機的控制。
三、會(huì )計電算化系統條件下內部控制組成
(一)一般性控制
也就是普通控制，其分成部分主要是組織、授權、職責分工及業(yè)務(wù)處理標準化的控制等方面。
1.組織方面。也就是會(huì )計電算化條件下，使用對職能部門(mén)的劃分來(lái)實(shí)現其內控。比如，財務(wù)部門(mén)便可以分列為系統開(kāi)發(fā)及應用兩個(gè)部門(mén)。
2.授權方面。也就是借助對會(huì )計電算化信息人員業(yè)務(wù)的權限伸縮進(jìn)行規范，以達到內部控制。比如系統開(kāi)發(fā)部門(mén)對開(kāi)發(fā)系統軟件及維護其安全工作負責，不過(guò)并沒(méi)有權利使用軟件操作;系統應用部門(mén)則在日常業(yè)務(wù)辦理時(shí)有權使用該軟件，不過(guò)對該系統軟件沒(méi)有權利進(jìn)行刪改。二者之間是各自擁權，職責分離，從而使得錯誤產(chǎn)生及舞弊問(wèn)題得以減少。
3.分工職責方面。要求企業(yè)在內部明確崗位職責，對其所應有的范圍進(jìn)行明確界定，且一些不連貫的職位之間不能形成合作，必須對責任分屬進(jìn)行規定，并不允許一人兼職兩個(gè)職位。
4.處理業(yè)務(wù)方面。企業(yè)應該對其內部業(yè)務(wù)的制度及程序進(jìn)行明確劃定，以實(shí)現科學(xué)化內部控制。比如：能夠做到憑證錄入，并保證原始憑證能合理合法，真實(shí)有效;記賬憑證登帳前需要通過(guò)嚴格審核，且記賬人員無(wú)權獨自反審等。
除了以上4個(gè)控制外，內部控制的范圍還涉及安全保密控制、人員控制及檔案設備管理等方面。
(二)非常規應用控制
此種控制主要是指會(huì )計電算化環(huán)境下對數據進(jìn)行分析處理的監督與規范。其主要組成為輸入控制、處理數據控制及輸出控制三個(gè)部分。
1.輸入方面。計算機在處理數據時(shí)，其能力主要體現在速率上，既省時(shí)省力，又避免污染浪費。不過(guò)倘若數據輸入存在誤差，那么誤差擴大的范圍很可能波及到最終的分析結果。輸入數據時(shí)候，即便存在的過(guò)失較小，但是當數據進(jìn)入到系統便擴大了錯誤的發(fā)生范圍，對計算機會(huì )計系統整體都是不小的影響。故而，企業(yè)首先要做的就是內部控制制度的建立，通過(guò)嚴格審定數據輸入行為，來(lái)確保輸入數據不受人為因素更改。不過(guò)要想做到嚴格控制，須有兩步走，一是加強數據輸入者的授權鑒定工作，同時(shí)要求內控部門(mén)進(jìn)行對其進(jìn)行檢查監督;二是繼續加大技術(shù)手段研究，比如控制總數校驗、平衡校驗、數據類(lèi)型校驗及重復輸入特別校驗，以除弊端，增強企業(yè)競爭力。
2.處理數據方面。會(huì )計電算化系統對于分析處理數據的效率及正確性方面控制十分到位[3]。有效控制及文件控制是處理數據控制的兩個(gè)部分。其中有效控制又分為核對數據，檢查字段及記錄長(cháng)度、檢查代碼及數值范圍，檢查記錄頻率與總值。文件控制主要有對文件長(cháng)度、文件標識、文件健康指數等進(jìn)行輸出控制。而所謂數據輸出控制實(shí)則是企業(yè)為及時(shí)把握信息準確性及可靠度而采取的控制手段。該控制主要的檢查方面有：輸出、輸入數據的一致性;輸出數據有無(wú)存在殘損;輸出數據對使用部門(mén)的滿(mǎn)足程度;規定數據發(fā)送對象及具體信息;信息統計與保管工作等等。故而企業(yè)在完整管理制度的基礎上來(lái)規范使用計算機的行為，這樣可以讓 “一機一人一職位”真正落到實(shí)處。那么會(huì )計電算化控制制度還需要值班制、上機登記制、操作統一制及時(shí)間合理化等方面進(jìn)一步進(jìn)行健全。而會(huì )計軟件在日志文件制度上不斷發(fā)展、優(yōu)化。
(三)會(huì )計電算化系統一般控制
會(huì )計電算化系統的一般控制又叫做日�？刂�，它是企業(yè)經(jīng)常性地對會(huì )計電算化系統進(jìn)行運行監管。其主要有“經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生控制”、“數據通訊控制”及“數據儲存控制”等三個(gè)板塊構成。
1.業(yè)務(wù)發(fā)生方面。業(yè)務(wù)發(fā)生控制的主要目標是通過(guò)控制程序進(jìn)行對應鑒定，從而對經(jīng)濟業(yè)務(wù)中不合理、不完整及效率不高的部分進(jìn)行剔除。經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生控制主要借助計算機控制系統檢查并督查業(yè)務(wù)合理性、業(yè)務(wù)合法性及業(yè)務(wù)完整性等。
2.數據通訊方面。數據通訊的控制是一種內部控制措施，主要應用對象是企業(yè)自身對數據錯誤、丟失及泄密可能性的控制上。不論什么企業(yè)，針對數據傳輸過(guò)程中潛在的安全性、準確性問(wèn)題進(jìn)行保障。比如經(jīng)濟業(yè)務(wù)較大的時(shí)候則通過(guò)傳輸小批量，而傳輸數據必須依照順序而進(jìn)行編碼;傳輸中對發(fā)送接受的區別性標識進(jìn)行技術(shù)控制，并對相關(guān)傳輸及具體反饋信息及時(shí)確認與論斷。
3.數據存儲和檢索方面。在對會(huì )計電算化系統進(jìn)行數據信息儲存時(shí)，適當性原則與調整性原則是其指導思想。各大企業(yè)為了確保磁盤(pán)及光盤(pán)不出現分類(lèi)錯誤，必須提前做好標號工作。對于修改文件及更新文件的操作，企業(yè)要有相關(guān)通知書(shū)及修改通知書(shū)等，以便使得整個(gè)企業(yè)改革更為規范，更為有紀律可循，更為有技法可保障控制。
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