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淺談企業(yè)會(huì )計電算化管理中的內部控制論文
隨著(zhù)現代科技的發(fā)展,加上財務(wù)工作本身的特點(diǎn)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的迅猛發(fā)展,企業(yè)會(huì )計電算化管理中的內部控制也發(fā)生了變化，由以前的人工控制轉變?yōu)槿斯づc計算機共同控制，原有的內部控制已經(jīng)不能適應現在企業(yè)會(huì )計的發(fā)展。眾所周知，會(huì )計電算化給企業(yè)的會(huì )計工作帶來(lái)了很大的方便,讓以前的會(huì )計人員告別了繁瑣的紙上記賬等數據工作。因此我們需要正確的了解會(huì )計電算化和內部控制等之間的概念和關(guān)系,在此基礎上找出隨著(zhù)會(huì )計電算化發(fā)展而出現的一些新問(wèn)題,并提出相應的解決措施來(lái)加強企業(yè)會(huì )計電算化管理中的內部控制。
一、會(huì )計電算化與內部控制
企業(yè)會(huì )計電算化是通過(guò)電子計算機會(huì )計信息系統實(shí)現的。1會(huì )計電算化相對于傳統的會(huì )計對于信息數據的處理更加的準確和迅速,提供的信息更加及時(shí)和有效,減輕了會(huì )計人員的負擔，有利于企業(yè)加強自身的管理,幫助企業(yè)規避風(fēng)險,提高自己的競爭力和實(shí)現自身的效益。企業(yè)會(huì )計電算化的內部控制是不同于傳統會(huì )計的內部控制，面對會(huì )計電算化對企業(yè)內部控制的要求更高。首先是對于電算化操作人員職能的控制，由于會(huì )計的電算化,將會(huì )計人員從繁瑣復雜的工作中解放出來(lái)，很多的工作以前由兩個(gè)人做的現在由一個(gè)人來(lái)操作計算機進(jìn)行，工作的處理以電算化系統為主，對于電算化系統的高度依賴(lài),容易導致責任的集中，增加了出現問(wèn)題的風(fēng)險性。其次，企業(yè)內部控制的處理數據應該要規范化,保證信息數據的準確性,特別是原始的數據。最后,就是由于所有的數據都是借助電算化系統進(jìn)行操作,所有的數據也都存儲在計算機上,一般很少有紙質(zhì)的備份等，計算機容易出現失誤、誤刪或者病毒都對會(huì )計數據有很大的隱患,特別是有些不法分子未經(jīng)批準擅自更改數據,這些都需要企業(yè)加強內部控制來(lái)保證企業(yè)會(huì )計電算化安全管理。
二、會(huì )計電算化管理中內部控制的問(wèn)題
現在我國企業(yè)會(huì )計電算化的應用已經(jīng)日趨成熟,但是我們不可忽視的是在企業(yè)中的會(huì )計電算化管理中仍然存在很大的問(wèn)題，需要們重視。
(-)企業(yè)會(huì )計電算化基礎管理工作薄弱
1.會(huì )計電算化缺乏管理和控制我國企業(yè)的會(huì )計電算化缺乏控制制度和有效的管理。比如我國財政部門(mén)規定,用計算機代替人工、手工的記賬的單位必須要達到一定的條件,并要經(jīng)過(guò)同級的財政部門(mén)或者業(yè)務(wù)主管部門(mén)的審批。對于一些達不到要求的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批的,并且沒(méi)有相應的內部管理制度,還有一種情況就是一些外資企業(yè),他們直接采用的會(huì )計電算化的軟件與我國的《計核算軟件基本功能規范》存在一定的差距，并不一樣,執行起來(lái),監控起來(lái)有一定的難度。還有一些企業(yè)雖然制定了一些相關(guān)的規章制度,但沒(méi)有切實(shí)的執行下去,使企業(yè)的會(huì )計電算化存在一定的管理和控制缺陷。
2.職責分工不明確在企業(yè)實(shí)行會(huì )計電算化之后，企業(yè)增加了電算化系統的維護人員，但是并沒(méi)有新的崗位制度,會(huì )計電算化下的職責分工大部分是繼承原有的職責分工，有時(shí)候不能適應電算化下的模式,容易出現職責的分工不明確，而且是由于計算機操作,大部分是有密碼控制權限,很多時(shí)候可能因為密碼外泄出現財務(wù)風(fēng)險。另外由于對員工的管理不完善，很多會(huì )計人員在崗位上容易越權操作,或者無(wú)權操作,還存在一些頂替操作行為的出現,讓許多閑雜人等進(jìn)行操作,這都難以明確責任分工。
3.操作中存在風(fēng)險由于職責分工不明確，很多沒(méi)有指定相應的控制措施，缺乏一定的監督,容易出現越權操作的行為,也容易出現會(huì )計人員在職位上懈怠，當出現了問(wèn)題之后，不容易追究責任。這無(wú)疑會(huì )給企業(yè)造成損失。
4.維護中存在風(fēng)險由于計算機的應用，很多維護僅限于日常的計算機軟件和硬件的簡(jiǎn)單維護,不能保證重要數據和信息的安全，特別是在電算化系統出現問(wèn)題之后，一般都是直接由會(huì )計工作人員通知維修人員進(jìn)行維修，沒(méi)有經(jīng)過(guò)正常的正規的渠道來(lái)進(jìn)行申報和記錄,這都會(huì )增加會(huì )計數據的風(fēng)險,不利于企業(yè)的正規化和規范化。
5.檔案的保管存在問(wèn)題對于企業(yè)會(huì )計電算化來(lái)說(shuō),檔案的保管直接關(guān)系到企業(yè)信息安全性，然而,企業(yè)卻在檔案的保管上存在很多的問(wèn)題,首先,是對會(huì )計電算化檔案的重視度不夠，很多企業(yè)沒(méi)有風(fēng)險意識。其次,在保管上過(guò)于松散,沒(méi)有嚴格地按照一定的規格來(lái)進(jìn)行專(zhuān)人的保管,這樣出現差錯時(shí),容易責任不明確。再者,對于會(huì )計相關(guān)數據的備份不能做到正確無(wú)誤，有時(shí)候會(huì )出現延期備份或者遺漏備份,不能定期完備的備份，當計算機出現問(wèn)題時(shí),就容易導致數據的缺失。第四，對于安全性方面,企業(yè)沒(méi)有建立相關(guān)的防病毒軟件,容易使數據庫受到入侵，給不法分子以可乘之機，造成較大的損失。第五，由于現在網(wǎng)絡(luò )的發(fā)達，網(wǎng)絡(luò )信息在共享的基礎上,也容易加強企業(yè)自身的危險，因此，還要增強網(wǎng)絡(luò )安全防范能力。
(二）會(huì )計電算化軟件控制不安全
1.軟件安全性低很多企業(yè)的電算化財務(wù)軟件一般保密性較差，很多企業(yè)只是考慮到自身的經(jīng)濟利益，對于用戶(hù)會(huì )計數據的保密性安全性涉及較少，因此企業(yè)的數據庫缺乏較為安全的加密措施,外面的人可以簡(jiǎn)單的侵入到數據庫,竊取企業(yè)的相關(guān)信息,大大損失了企業(yè)的利益。會(huì )計軟件本身的程序控制缺乏效力,會(huì )計軟件本身的漏洞比較多，不足以確保會(huì )計系統的安全。1有一些會(huì )計電算化的軟件存在允許用戶(hù)多個(gè)月不結賬,然而還能繼續進(jìn)行接下來(lái)每個(gè)月的賬務(wù)處理。這都會(huì )導致企業(yè)存在大量的損失,并且計算機系統缺乏綜合的推理和判斷的能力。這樣會(huì )導致賬務(wù)系統錯誤的出現,讓企業(yè)的會(huì )計系統面臨風(fēng)險,給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。
2.核算環(huán)節之間缺乏交流總賬、固定資產(chǎn)、工資等模塊間數據不能順利地相互傳遞。3這樣可以幫助企業(yè)進(jìn)行查詢(xún)和自助轉賬等，但是核算環(huán)節之間可能會(huì )缺乏一定的交流“無(wú)縫連接”還不能實(shí)現。這就阻礙了計算機在信息數據處理上所表現出來(lái)的先進(jìn)性。另外還因為會(huì )計電算化的相關(guān)信息系統不能自己完全實(shí)現內部自動(dòng)的轉換相關(guān)的會(huì )計數據,很多的子系統仍然直接建立在使用基礎數據的基礎上。這樣都會(huì )加劇會(huì )計工作人員輸入數據的工作,加大其工作的負荷,還可能會(huì )因為人工的核算和輸入導致一些機器出錯，這都會(huì )讓企業(yè)會(huì )計電算化管理中的內部控制較為困難。
3.部分功能與內部控制不符合在企業(yè)中的會(huì )計電算化系統中，在計算機磁盤(pán)中的相關(guān)數據信息可能會(huì )被篡改卻不容易被發(fā)現，存在一定的風(fēng)險性,容易給企業(yè)造成損失,而且電算化系統中可能會(huì )有一些多余的功能,會(huì )導致系統失效,這無(wú)疑會(huì )給會(huì )計電算化操作人員造成一定的誤導,使會(huì )計人員對此有一定的依賴(lài),還容易給一些不法企圖的人提供了可乘之機。
很多財務(wù)軟件的企業(yè)只是單純的考慮自己的經(jīng)濟利益，為了防止盜版的出現，對于用戶(hù)會(huì )計的安全性和保密性并沒(méi)有進(jìn)行深入的研究，這就可能讓企業(yè)用戶(hù)因為這個(gè)原因產(chǎn)生損失。并且,還因為數據庫沒(méi)有基本的加密措施,或者加密措施較為簡(jiǎn)單,這很容易讓別人入侵,從外面打開(kāi)數據庫,修改企業(yè)的會(huì )計相關(guān)信息,讓企業(yè)存在風(fēng)險。
4.電算化軟件實(shí)用性欠缺很多企業(yè)在選購會(huì )計電算化系統軟件時(shí)缺乏一定的目光長(cháng)遠性,很多企業(yè)現有的會(huì )計電算化軟件已經(jīng)不能適應如今快速發(fā)展的經(jīng)濟,企業(yè)并沒(méi)有對原有的系統軟件進(jìn)行更新和改進(jìn),有些軟件會(huì )計人員并不能熟練運用，這樣就導致相關(guān)的內部控制不能正常的發(fā)揮作用。
(三）人員素質(zhì)有待提高
由于計算機更新?lián)Q代較快,會(huì )計電算化系統也隨之更新較快,現有企業(yè)的會(huì )計電算化人員不能跟上時(shí)代的發(fā)展，對于電算化系統很多功能不能很好的運用，開(kāi)發(fā)更加談不上了，導致企業(yè)內部控制不能貫徹實(shí)施。另外,很多員工抵制不了誘惑，出現一些違法的行為，需要企業(yè)加強內部控制，做好監督來(lái)規范員工的職業(yè)道德。
(四）會(huì )計電算化內部審計監督的缺乏
會(huì )計電算化的內部審計是企業(yè)內部控制的重要措施。內部審計人員起著(zhù)對會(huì )計電算化的監督、審核、指正的作用。內部的審計人員要及時(shí)的對會(huì )計電算化系統的相關(guān)管理和控制制度進(jìn)行相關(guān)的研究以及評價(jià)，內部的審計人員要指出會(huì )計電算化的薄弱的地方，在此基礎上并要提出相應的改善意見(jiàn)，讓企業(yè)加強會(huì )計電算化的控制和管理。但是在企業(yè)中這個(gè)環(huán)節做得不好，對企業(yè)會(huì )計電算化的審計和監督落實(shí)不到實(shí)處,會(huì )計電算化內部審計監督的缺乏都會(huì )影響到企業(yè)會(huì )計電算化中內部控制制度的完善。
三、加強會(huì )計電算化內部控制的措施
(-)加強企業(yè)會(huì )計電算化基礎管理工作
建立會(huì )計電算化操作的內部控制制度首先，需要會(huì )計電算化管理人員要嚴格遵守相關(guān)的電算化操作內容,不能越規操作,特別是對于系統軟件管理密碼一定要嚴格保管，并要定期更換,一定要用專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行修改。其次,在操作過(guò)程中，要注意機房的安全，不能違規操作和越權操作,特別是不能在計算機處于開(kāi)機狀態(tài)就擅離職守，以免造成不必要的損失。操作人員離開(kāi)機房，無(wú)論時(shí)間長(cháng)短也要鎖好機器和房門(mén)，不能貪圖省事,存在僥幸心理,給不法分子以可乘之機。再者在維修操作時(shí)，不能將計算機直接給維修人員，甚至讓其代替操作,這都會(huì )加大企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險,對于專(zhuān)業(yè)的維修人員一定要做好審核，維修人員要證件齊全，不能含糊而過(guò)，并要經(jīng)過(guò)主管部門(mén)簽字才可進(jìn)行維修。最后，要有專(zhuān)門(mén)的人員做好操作記錄，對于操作人員時(shí)間作好記錄，對于計算機故障和維修也應作好記錄。記錄要有專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行管理，不能隨意更改。記錄要保證一般要備份,雙份并要放在不同的地方，以免失竊；對于計算機的維修和軟件升級等，不能直接聯(lián)系維修人員，一定要經(jīng)過(guò)審批之后，并做好記錄，要有相關(guān)的人員對維修人員和操作人員做好監督;還要健全計算機軟件以及硬件出現一些故障時(shí),要先進(jìn)行排除的管理措施,這樣才能保證會(huì )計數據的完整性。
(二）正確選擇會(huì )計軟件在當今會(huì )計電算化的發(fā)展下，企業(yè)會(huì )計核算和工作的好壞直接是由會(huì )計軟件的好壞決定的。因此，會(huì )計軟件的選擇就非常的重要,必須重視會(huì )計軟件的選擇,這直接關(guān)系到建立健全電算化內部控制系統的應用，選擇要注重從會(huì )計軟件的安全性、實(shí)用性、便捷性等方面考慮。會(huì )計軟件的選擇要注重軟件的實(shí)用性和長(cháng)遠行，不能為貪圖一時(shí)的便宜，采用的軟件不符合國家的相關(guān)要求，對于外資企業(yè)更要做好與我國的會(huì )計電算化軟件的接軌，以免造成過(guò)多的麻煩。
(三）內部控制做好基礎工作的完善
1.崗位明確企業(yè)會(huì )計電算化內部控制的完善一定要保證會(huì )計電算化軟件的合理設計,建立有效的管理制度。這樣可以幫助企業(yè)的內部控制度得到很大程度的完善,企業(yè)做好崗位明確是前提。因此,企業(yè)在實(shí)行會(huì )計電算化之后一般要分為傳統的基本會(huì )計崗位和會(huì )計電算化的會(huì )計崗位。要做到兩者分工明確并且有效結合,傳統的基本會(huì )計崗位包括會(huì )計的主管,會(huì )計的核算，出納，以及會(huì )計數據檔案的管理等，會(huì )計電算化的崗位包括電算化的主管、系統的操作、系統的維護、審核、檔案的管理等。
2.權限管理會(huì )計電算化必須做到權限明確，員工不能做到越級越權操作，權限管理包括權限分配和用戶(hù)名/密碼管理兩個(gè)方面。4一般權限分配主要是決定哪些人對會(huì )計的數據具有操作權，用戶(hù)名與密碼管理則保證了用戶(hù)與權限的相對應關(guān)系。權限管理一定要做到分工明確，在權力上做到互相牽制，相互制約。這樣可以有效的控制違法錯誤的行為。而且在權限設置中，密碼一定要定期更換，管理人員的保密意識一定要強,事事要維護企業(yè)的利益。這樣可以有效的發(fā)揮作用，做到分工明確并且權責分明。
3.電算化的檔案管理會(huì )計電算化的檔案管理一定明確檔案的建立和保管、復制和使用，修改等由專(zhuān)門(mén)人員負責,檔案管理的明確能夠全面并且及時(shí)的反映企業(yè)的資產(chǎn)狀況、經(jīng)營(yíng)狀況等，都可以以這些數據直接的反饋給企業(yè),讓企業(yè)做好計劃。
(四）加強會(huì )計電算化的監督
首先，要做好會(huì )計電算化的審計監督，內部審計即是企業(yè)內部控制系統的重要組成部分,也是強化內部會(huì )計監督的制度安排。5因此，要經(jīng)常對會(huì )計資料進(jìn)行審計和審查,并要遵守相關(guān)的法律法規。其次，可以運用計算機外部審計法,計算機外部審計是將計算機作為一種記賬的工具，需要審計人員運用原始的數據,然后借用計算機進(jìn)行相關(guān)的運算,最后將計算機的處理結果與計算機的數據處理系統進(jìn)行輸出的比較,來(lái)檢驗其方法的正確與否。再者，可以運用編程驗證法，內部審計部門(mén)根據賬務(wù)處理的流程按照審計要求設計、編制適于本單位計算機賬務(wù)處理過(guò)程檢驗的樣本數據磁盤(pán)。要將樣本的數據磁盤(pán)放入財務(wù)部門(mén)的計算機檢測出來(lái)，并要將結果打印出來(lái)進(jìn)行對比分析，可以避免外面檢測機構所帶來(lái)的風(fēng)險,這樣可以推斷出計算機賬務(wù)處理的程序是否合法。最后,企業(yè)還可以運用網(wǎng)絡(luò )，進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)審計,這樣需要運作時(shí)在審計部門(mén)進(jìn)行檢測機的安裝，然后采用審計程序進(jìn)行專(zhuān)業(yè)檢測，審計人員可以通過(guò)相關(guān)的操作就可以對財務(wù)部門(mén)的計算機進(jìn)行檢測，并及時(shí)的進(jìn)行審計,這樣運用網(wǎng)絡(luò )傳輸來(lái)進(jìn)行檢測，可以不受時(shí)間以及空間的限制，可以提高審計部門(mén)的辦事效率,還可以保證檢測的質(zhì)量。
(五）提高企業(yè)會(huì )計電算化人員素質(zhì)
企業(yè)會(huì )計電算化人員的素質(zhì)很大程度上決定了企業(yè)會(huì )計電算化的發(fā)展，因此，企業(yè)要從兩個(gè)方面進(jìn)行：一是，要做好考核機制,企業(yè)要積極的引進(jìn)人才，對于會(huì )計電算化人員的素質(zhì)要積極的進(jìn)行考核,做好筆試和面試的把關(guān)，要做到嚴進(jìn)。第二就是企業(yè)要做好對自己?jiǎn)T工的定期培訓，要做好專(zhuān)業(yè)知識的培訓，要經(jīng)常與大型企業(yè)進(jìn)行交流合作,做好人才的洽談,做好職業(yè)道德和相關(guān)法律法規的宣傳,來(lái)避免違法、違規操作的出現,提高會(huì )計電算化人員的職業(yè)道德素質(zhì)。
四、結語(yǔ)
不可忽視的是，現在隨著(zhù)科技和經(jīng)濟的發(fā)展,企業(yè)的會(huì )計電算化管理中的內部控制存在很多的問(wèn)題，需要企業(yè)認真面對,并找出相應的解決措施以幫助企業(yè)規避風(fēng)險,保護企業(yè)的會(huì )計數據等，做好企業(yè)的管理，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
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