實(shí)行會(huì )計電算化打開(kāi)企業(yè)現代管理之門(mén)論文

　　20世紀中葉，隨著(zhù)社會(huì )生產(chǎn)集約化程度的不斷提高，世界工業(yè)革命的飛速發(fā)展，引發(fā)了全球性的信息革命，信息時(shí)代的到來(lái)為企業(yè)進(jìn)一步解放生產(chǎn)力，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率帶來(lái)了極大的便利。由此，傳統的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化，尤其在企業(yè)會(huì )計信息管理領(lǐng)域更是以嶄新的電腦帳務(wù)系統取代了舊式的手工“日清月結”，便捷的企業(yè)管理電算化漸為廣大的現代企業(yè)所普遍采用。

　　廣州市勝風(fēng)電子機械工業(yè)公司是一間專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)空調器、吸濕機的企業(yè)，下屬有四家子公司及兩個(gè)分廠(chǎng)八大部門(mén)，日常會(huì )計核算及統計匯總工作紛繁復雜，千頭萬(wàn)緒，而陳舊的手工記帳、統計與匯總工作根本無(wú)法滿(mǎn)足現代企業(yè)對動(dòng)態(tài)帳務(wù)數據采集與分析的要求，從而很難對財務(wù)數據進(jìn)行系統性地跟蹤分析，以獲取市場(chǎng)變化的一般規律。由于公司的會(huì )計數據和信息繁多，既有企業(yè)外部的，也有企業(yè)內部的；既有財務(wù)部管理的信息，也有非財務(wù)部管理的大量財務(wù)和非財務(wù)信息；既有大量的固定信息，也有許多中間的和流動(dòng)的信息，每天要處理大量的數據，輸出各種財務(wù)會(huì )計信息。因此，財務(wù)人員整日忙于事務(wù)，從事煩瑣的重復的計算，月終結帳顯得更忙，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)才能完成，財會(huì )人員迫切要求改變這種手工勞動(dòng)的局面。而電子計算機在會(huì )計上的應用正是從根本上解脫財會(huì )人員的繁重手工勞動(dòng)，騰出精力從事管理工作的有力工具。為了跟上時(shí)代的步伐，提高企業(yè)現代化管理水平，1991年公司引進(jìn)北京“用友”財務(wù)軟件（單機版），著(zhù)力提高會(huì )計核算的速度和準確性，減輕財務(wù)人員的負擔，進(jìn)一步將財務(wù)人員從繁瑣的薄計工作中解放出來(lái)，逐步轉移到財務(wù)預測、控制、分析等管理會(huì )計工作中。

　　一、會(huì )計電算化的組織及系統的建立

　　隨著(zhù)社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的日趨完善，企業(yè)的一切經(jīng)濟活動(dòng)都面向市場(chǎng)。企業(yè)向內部挖潛，走內涵發(fā)展的道路即企業(yè)經(jīng)營(yíng)重心逐步向管理方面轉移。作為管理手段的會(huì )計，其功能與核心也必須向管理方面轉移，會(huì )計工作的目標由“報帳型”向“控制管理型”轉變。會(huì )計目標的轉移，要求做到會(huì )計信息資料的準確、及時(shí)、完整和有效，而這只能是通過(guò)充分運用電子計算機和好的財務(wù)軟件，把“財務(wù)核算、微機核算、全面經(jīng)濟核算”融為一體才能得到完成與實(shí)現。

　　根據這一思路，公司1990年明確提出了在企業(yè)推廣會(huì )計電算化和開(kāi)發(fā)管理軟件的目標。1991年公司引進(jìn)了“用友”財務(wù)軟件，引進(jìn)的“用友”財務(wù)軟件具備建帳、日常帳務(wù)、帳務(wù)分析以及系統管理等帳務(wù)處理全部功能，具有靈活、通用、使用簡(jiǎn)便、功能豐富、嚴密可靠的特點(diǎn)。從運行結果來(lái)看，建帳后，只需進(jìn)行初始化工作，既可完成填制憑證、復核憑證、記帳、對帳（含銀行對帳）、往來(lái)帳管理。部門(mén)核算、專(zhuān)項核算、期末轉帳、打印帳頁(yè)、綜合查詢(xún)等工作，憑證和帳簿格式與手工方式一致，帳頁(yè)實(shí)現連續編號，便于裝訂，大大減輕了財務(wù)人員的勞動(dòng)強度，而且能對帳務(wù)處理后的數據進(jìn)行成本。利潤、資金等項目計劃執行、增減變動(dòng)、結構比重分析，往來(lái)帳款分析，并可將分析結果給制成各種圖形，達到了當時(shí)財務(wù)管理和企業(yè)管理的目的。

　　但是，隨著(zhù)經(jīng)濟的不斷發(fā)展，新的財務(wù)會(huì )計制度的執行和國家新稅制的實(shí)施在會(huì )計電算化的實(shí)際工作中，我們感到單用戶(hù)會(huì )計軟件已不適應處理日常帳務(wù)，進(jìn)行各項會(huì )計業(yè)務(wù)核算的要求，我們認為單用戶(hù)會(huì )計軟件存在以下弊端：

　　1、在會(huì )計的日常業(yè)務(wù)中，工作繁重、任務(wù)較多，但由于單用戶(hù)系統只允許一人上機操作，使大量的數據不能及時(shí)錄人，影響了會(huì )計人員數據的及時(shí)反映。

　　2、由于單用戶(hù)系統，各微機之間資源互不相關(guān)，更談不上什么資源共享，勢必造成資源的浪費和投資的增大。

　　3、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)之間信息資源相對獨立，使得不能及時(shí)相互查詢(xún)各自的信息，不便于企業(yè)內部的協(xié)作。

　　4、由于使用單用戶(hù)系統，公司主要領(lǐng)導要獲取各方面信息時(shí)，只有到各部門(mén)的微機工作臺前，不利于公司主管領(lǐng)導對相關(guān)數據信息的及時(shí)掌握。為此，實(shí)現會(huì )計電算化的網(wǎng)絡(luò )化就成為必然。會(huì )計電算網(wǎng)絡(luò )化工作的實(shí)施事關(guān)整個(gè)財務(wù)部門(mén)，同時(shí)涉及與其他部門(mén)合作的問(wèn)題。公司領(lǐng)導班子高度重視這一工作，特別是總經(jīng)理、財務(wù)部長(cháng)親自抓，微機資訊部全力協(xié)助，及時(shí)解決了各種困難，創(chuàng )造了較好的環(huán)境條件，使這一工作的順利進(jìn)行得到重要保證。1996年我公司再次引進(jìn)了具有網(wǎng)絡(luò )功能的新一代“用友”財務(wù)軟件實(shí)現了會(huì )計電算化的網(wǎng)絡(luò )化，網(wǎng)絡(luò )上的每一個(gè)工作站都可以共享硬件及軟件資源，同時(shí)，還可以使各個(gè)工作站實(shí)現點(diǎn)對點(diǎn)的信息交換，大大方便了公司各級用戶(hù)及各子公司的使用。

　　二、推行會(huì )計電算化，為企業(yè)管理服務(wù)

　　在計算機的網(wǎng)絡(luò )輔助管理下，監督和保證“目標成本”的準確執行。在財務(wù)電算化方面，發(fā)揮“用友”財務(wù)軟件的作用，采用雙套并行運行技術(shù)，在保證數據及時(shí)采集的基礎上，能做到隨時(shí)記帳，隨時(shí)利用帳表一體化產(chǎn)生業(yè)務(wù)執行數據，以便主管領(lǐng)導正確決策。利用“用友”財務(wù)軟件系統提供的預算管理功能，將分解后的指標錄入系統。這樣一方面在制單時(shí)及時(shí)發(fā)現費用是否超標，并給以提示；另一方面系統提供了計劃執行情況報告，反映計劃與實(shí)際發(fā)生的差額及計劃完成率等�？梢噪S時(shí)查看各種成本費用的實(shí)際發(fā)生情況，變事后反映為事前分析，事中控制。

　　1995年全公司開(kāi)展了學(xué)習邯鋼經(jīng)驗，加強成本管理，提高經(jīng)濟效益的活動(dòng)。公司根據實(shí)際情況[文秘站－您的專(zhuān)屬秘書(shū)，中國最強免費！]確定了突出財務(wù)管理，特別是資金管理在企業(yè)管理中的中心地位，將財務(wù)管理滲透到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程中的方向。首先，完善財務(wù)管理制度，加快推進(jìn)會(huì )計電算化的進(jìn)程，全面推行預算管理。從事后算帳轉到事前預測、決策上來(lái)，嚴格執行財務(wù)計劃，堅持成本否決。另外，強化過(guò)程控制，按照“先進(jìn)、合理”的原則，修訂半成品、產(chǎn)成品、原燃材料、備件、輔料等消耗定額和儲備定額，嚴格進(jìn)行考核，大力降低成本，強化預算管理，堅決杜絕亂開(kāi)支、亂花錢(qián)現象。本著(zhù)“誰(shuí)造成的欠款準收回”的原則，制訂嚴格的獎懲考核辦法，下大力搞好清欠，力爭把外欠款全部收回，努力盤(pán)活資金。

　　在學(xué)習邯鋼經(jīng)驗中，我們認識到內部資金核算是加強企業(yè)自身內部資金控制的一種管理方式，這種管理方式首先要在企業(yè)內部劃分獨立核算單位，我們把各分廠(chǎng)、部門(mén)—一劃分，費用分細核算，這種多部門(mén)、多項目，對時(shí)間要求、項目支出都有一定限制的管理方式，由人工處理很難達到預期的效果，而由計算機進(jìn)行輔助管理，可以及時(shí)掌握各部門(mén)資金的使用情況，也可以及時(shí)了解企業(yè)資金動(dòng)向，及時(shí)進(jìn)行各部門(mén)的資金平衡、計劃和控制。自從加入了計算機進(jìn)行輔助管理，公司的各項費用近三年每年都按7%的速度下降，達到了節流的有效作用。

　　公司推行會(huì )計電算化后，往來(lái)帳管理變得更清晰明了了，以前的三角債得到及時(shí)清理，應收帳款由1993年的450O萬(wàn)元下降到現在的1000多萬(wàn)元，盤(pán)活了企業(yè)的資金，減少了壞帳損失，為企業(yè)取得了一定的經(jīng)濟效益。公司各部門(mén)進(jìn)行的各種分析，其數據來(lái)源處理都來(lái)自于會(huì )計電算化，是現代的手段幫助我們抓管理促經(jīng)營(yíng)，提高了我們會(huì )計的分析決策能力和水平，使會(huì )計的管理職能得以充分發(fā)揮，同時(shí)積累了資料，總結了經(jīng)驗，建立和完善了企業(yè)管理制度。

　　推行會(huì )計電算化后，財務(wù)部的人員由16人減少到7人，但工作質(zhì)量并沒(méi)有下降，相反會(huì )計信息的記錄、匯總、分析更準確及時(shí)，同樣其他運用計算機進(jìn)行管理的部門(mén)，管理人員減少了，工作效率卻提高了，公司各部門(mén)的工作井井有條，各項工作都完成的較好，提高了工作效率和企業(yè)管理水平。

　　我們通過(guò)會(huì )計電算化，大大加強和改善了會(huì )計的職能。以前會(huì )計職能主要受到會(huì )計工作崗位的制約，在手工會(huì )計核算情況下，盡管會(huì )計人員擁有原始憑證，這些原始憑證包含了企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)大部分信息，但由于受到手工操作技術(shù)的制約，難以提高會(huì )計核算的速度，難以解決數據共享問(wèn)題，難以同時(shí)采用不同會(huì )計核算方法，難以采用非貨幣計量方法和現行成本計價(jià)方法，難以采用許多數學(xué)方法，原始憑證的許多信息沒(méi)有辦法開(kāi)發(fā)利用，使得會(huì )計人員只能在事后被動(dòng)地反映能夠用貨幣計價(jià)的資金運動(dòng)。實(shí)現電算化后，隨著(zhù)原始憑證數據庫的建立和管理型會(huì )計軟件的應用以及會(huì )計決策支持系統和會(huì )計專(zhuān)家系統的出現，完全能夠實(shí)現會(huì )計對過(guò)程控制和觀(guān)念總結的馬克思有關(guān)會(huì )計職能的預

　　三、外引內援，自我發(fā)展

　　由于市場(chǎng)上的財務(wù)軟件，大部分缺乏對工業(yè)。制造業(yè)生產(chǎn)成本進(jìn)行管理核算的功能，因此我們在引進(jìn)消化“用友”財務(wù)軟件的同時(shí)，以“用友”財務(wù)軟件為中心，根據公司的實(shí)際情況，利用公司財務(wù)部和微機資訊部的力量，及時(shí)開(kāi)發(fā)了材料核算管理。經(jīng)理查詢(xún)（存貨）、固定資產(chǎn)、工資、生產(chǎn)成本、銷(xiāo)售。產(chǎn)成品、售后服務(wù)管理、商品生產(chǎn)成本表、產(chǎn)品銷(xiāo)售利潤明細表等系統，并取得了成功，進(jìn)一步提高了公司的管理水平。我們清楚地認識到為了選擇更為精細而適用的計價(jià)方法和成本核算方法，原來(lái)在手工核算程序下，由于受到會(huì )計操作工具速度的制約，難以采用的存貨移動(dòng)平均計價(jià)法、固定資產(chǎn)個(gè)別折舊等許多精細的計價(jià)方法和成本核算方法，在實(shí)現了會(huì )計電算化后得以廣泛應用，從而使計價(jià)方法和成本核算方法更加貼近實(shí)際需要。

　　組織工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品成本核算的目標，主要是核算企業(yè)全部生產(chǎn)費用的支出，計算產(chǎn)品的單位成本和總成本，為加強成本管理提供科學(xué)依據。

　　由于不同行業(yè)，不同單位生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)組織特點(diǎn)不同，為了保證成本核算的正確性，必須選用與各單位生產(chǎn)特點(diǎn)相適應的成本計算方法。1996年由財務(wù)部和微機資訊部開(kāi)發(fā)編寫(xiě)了（生產(chǎn)成本）核算系統，為公司各部門(mén)提供了及時(shí)、正確的成本數據資料，為公司進(jìn)一步降低產(chǎn)品成本發(fā)揮了重要作用。

　　在《生產(chǎn)成本》核算系統的基礎上，根據管理需要，1997年由財務(wù)部和微機資訊部共同開(kāi)發(fā)編寫(xiě)了《材料核算管理系統》、《經(jīng)理查詢(xún)（存貨）系統》，并在公司全面試運行，取得了圓滿(mǎn)成功，達到了財務(wù)與倉庫間帳帳、帳物相符（一分不差）的目的。在總結了經(jīng)驗后，1998年5月新版的《材料核算管理系統》在公司全面正式運行，公司在材料核算管理方面取得了更好的效果。

　　1995年公司財務(wù)部和微機資訊部根據企業(yè)的實(shí)際核算情況，分別開(kāi)發(fā)了《產(chǎn)品銷(xiāo)售利潤明細表》和《商品生產(chǎn)成本表》，加快了產(chǎn)品銷(xiāo)售、產(chǎn)品生產(chǎn)成本數據的歸集，提高了數據的準確性和及時(shí)性，為公司領(lǐng)導提供了決策信息，為我們財務(wù)部做好公司領(lǐng)導的生產(chǎn)、銷(xiāo)售決策參謀，起到了舉足輕重的作用。

　　四、實(shí)行財務(wù)管理電算化的體會(huì )

　　我公司在電算化伊始，采用手工填制完記帳憑證后，再輸入電腦中。由于這樣的重復勞動(dòng)，極易造成：

　　1、加大會(huì )計人員負擔，產(chǎn)生抵觸心理。

　　2、只憑證錄人員接觸電腦，其他會(huì )計人員不接觸。

　　3、兩次重復制單，容易產(chǎn)生誤差。

　　因此，1996年公司會(huì )計電算網(wǎng)絡(luò )化伊始，就徹底拋掉了手工填制記帳憑證，改為會(huì )計人員拿原始單據直接在電腦上填制記帳憑證，打印出來(lái)，粘貼附件（原始單據），然后分別記電腦帳和手工帳。這樣，迫使大家普遍使用電腦，可以盡快提高電腦的操作能力，又減少了重復勞動(dòng)，大家都體會(huì )到電算化的優(yōu)越性，消除對電腦的“高科技恐懼癥”。

　　通過(guò)幾年來(lái)的電算化實(shí)踐，我們深深體會(huì )到：

　　1、計算機的應用，領(lǐng)導重視是關(guān)鍵，領(lǐng)導重視管理，舍得在管理上投資，若不是領(lǐng)導的重視支持，就沒(méi)有微機資訊部計算機網(wǎng)絡(luò )中心的成立；但財務(wù)人員不努力，不能見(jiàn)成效發(fā)揮作用，也不可能得到領(lǐng)導的重視，所以，工作成效和領(lǐng)導重視是密不可分的。

　　2、開(kāi)展電算化，好的管理軟件，特別是好的財務(wù)軟件是基礎。從1991年的選擇到現在，“用友”財務(wù)軟件以穩定運行、功能強大贏(yíng)得大家的好評，使我們少走了彎路。

　　3、開(kāi)展電算化，要有明確的目標和發(fā)展規劃，要循序漸進(jìn)，不能求快，如果只為了提高工作效率，而忽略財務(wù)基礎工作，電算化就會(huì )失去生命力。

　　4、會(huì )計電算化和會(huì )計基礎工作是相輔相成的，只有在會(huì )計基礎工作扎實(shí)的基礎上，才能推行電算化，否則會(huì )造成嚴重結果，電算化工作反過(guò)來(lái)又促進(jìn)會(huì )計基礎工作，可使企業(yè)管理上一個(gè)新臺階。

　　5、實(shí)現電算化，應根據工作流程的改變而相應地設立不同的崗位，建立新的規章制度來(lái)進(jìn)行內部控制。

　　6、推行電算化，要根據單位的發(fā)展狀況和管理要求合理配置軟、硬件設施。配置太低，無(wú)法適應軟件的要求和運行好的軟件，只有科學(xué)地配置，才能做到投資省收效高。我公司經(jīng)過(guò)不斷地更新，現在在一線(xiàn)部門(mén)（如財務(wù)部、經(jīng)理室）使用的微機已由原來(lái)的386、486機全部更新為586微機，使運算的速度大大提高。

　　7、推行電算化，必須挑選、培養知識面廣的人才，搞財會(huì )的要懂計算機，搞計算機的要橫財務(wù)業(yè)務(wù)，否則半邊把式是難以勝任此項工作的。另外，基層單位的操作人員必須懂得中文輸入及懂得計算機的使用，操作人員的文化水平制約著(zhù)電算化的開(kāi)展。

　　幾年來(lái)電算化的管理減輕了管理人員特別是會(huì )計人員的工作強度，大大提高了管理人員和會(huì )計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效率，為企業(yè)帶來(lái)了經(jīng)濟效益的提高。同時(shí)電算化的實(shí)施使企業(yè)管理和會(huì )計工作走向規范化，為公司今后參與國際合作、合資奠定了基礎。公司會(huì )計電算化的發(fā)展促使了會(huì )計職能的轉變，使會(huì )計人員從算帳中解放出來(lái)，騰出更多的時(shí)間和精力去參與經(jīng)營(yíng)和管理，使每一個(gè)會(huì )計人員都能從核算人員變?yōu)橐幻�企業(yè)真正的管理者。實(shí)行會(huì )計電算化，提高了企業(yè)管理水平，可以說(shuō)電算化是打開(kāi)企業(yè)現代管理之門(mén)的金鑰匙。

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