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淺談企業(yè)內部控制會(huì )計理論的研究
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一、什么是內部控制
內部控制是形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序,并予以規范化和系統化,使之成為一個(gè)嚴密的、較為完整的體系。內部控制按其控制的目的不同,可以分為會(huì )計控制和管理控制。會(huì )計控制是與保護財產(chǎn)物資的安全性、會(huì )計信息的真實(shí)性和完整性以及財務(wù)活動(dòng)的合法性有關(guān)的控制;管理控制是指與保證經(jīng)營(yíng)方針、決策的貫徹執行,促進(jìn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟性、效率性、效果性以及經(jīng)營(yíng)目標的實(shí)現有關(guān)的控制。會(huì )計控制與管理控制并不是相互排斥、互不相容的,有些控制措施既可以用于會(huì )計控制,也可用于管理控制。
內部控制的目標是確保單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)濟信息和財務(wù)報告的可靠性。其主要作用:一是有助于管理層實(shí)現經(jīng)營(yíng)方針和目標;二是保護單位各項資產(chǎn)的安全和完整,防止資產(chǎn)流失;三是保證業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)信息和財務(wù)會(huì )計資料的真實(shí)性和完整性。除此之外,保證單位內財務(wù)活動(dòng)的合法性也是內部控制的目標。
良好的內部控制雖然能夠達到上述目標,但無(wú)論內部控制的設計和運行多么完善,它都無(wú)法消除其本身所固有的局限。這種局限性也必須明了并加預防。主要表現為:(1)受成本效益原則的局限;(2)如果負有不同責任的職員忽視控制程序、錯誤判斷、甚至相互勾結、內外串通舞弊等,往往導致內部控制失靈;(3)管理人員濫用職權,逾越控制,對設置或實(shí)施的內部控制不予理睬,也會(huì )使建立的內部控制形同虛設。
二、內部控制的基本結構
內部控制的基本結構。主要包括控制環(huán)境、會(huì )計系統和控制程序三個(gè)方面:
。ㄒ唬┛刂骗h(huán)境?刂骗h(huán)境指對建立或實(shí)施某項政策發(fā)生影響的各種因素,主要反映單位管理者和其他人員對控制的態(tài)度、認識和行動(dòng)。具體包括:管理者思想和經(jīng)營(yíng)作風(fēng)、單位組織結構、管理者的職能和對這些職能的制約、確定職權和責任的方法、管理者監控和檢查工作時(shí)所采用的控制措施、人事工作方針及其實(shí)施、影響本單位業(yè)務(wù)的各種外部關(guān)系等。
。ǘ⿻(huì )計系統。會(huì )計系統指單位建立的會(huì )計核算和會(huì )計監督的業(yè)務(wù)活動(dòng)方法和程序。有效的會(huì )計系統應當做到:
1、確認并記錄所有真實(shí)的經(jīng)濟業(yè)務(wù),及時(shí)并充分詳細地描述經(jīng)濟業(yè)務(wù),以便在財務(wù)會(huì )計報告中對經(jīng)濟業(yè)務(wù)作出適當的分類(lèi)。
2、計量經(jīng)濟業(yè)務(wù)的價(jià)值,以便在財務(wù)會(huì )計報告中記錄其適當的貨幣價(jià)值。
3、確定經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間,以便將經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄在適當的會(huì )計期間。
4、在財務(wù)會(huì )計報告中適當地表達經(jīng)濟業(yè)務(wù)和披露相關(guān)事項。
。ㄈ┛刂瞥绦?刂瞥绦蛑腹芾碚咚贫ǖ姆结樅统绦,用以保證達到一定的目的。具體包括:經(jīng)濟業(yè)務(wù)和經(jīng)濟活動(dòng)批準權;明確有關(guān)人員的職責分工,并有效防止舞弊;憑證和賬單的設置和使用,應保證業(yè)務(wù)和活動(dòng)得到正確的記載;財產(chǎn)及其記錄的接觸使用要有保護措施;對已登記的業(yè)務(wù)及其計價(jià)要進(jìn)行復核等。
三、內部控制的基本方式
內部控制的基本方式主要有:組織規劃控制、授權批準控制、預算控制、實(shí)物控制、成本控制、風(fēng)險控制和審計控制。
。ㄒ唬┙M織規劃控制。根據內部控制的要求,單位在確定和完善組織結構的過(guò)程中,應當遵循不相容職務(wù)相分離的原則、所謂不相容職務(wù),是指那些如果由一個(gè)人或一個(gè)部門(mén)擔任,既可能弄虛作假,又能夠自己掩蓋其舞弊行為的職務(wù)。單位的經(jīng)濟活動(dòng)通?梢詣澐譃槲鍌(gè)步驟:即授權、簽發(fā)、核準、執行和記錄。一般情況下,如果上述每一步驟由相對獨立的人員(或部門(mén))實(shí)施,就能夠保證不相容職務(wù)的分離,便于內部控制作用的發(fā)揮。而組織規劃控制主要包括兩個(gè)方面:
1、不相容職務(wù)的分離。如會(huì )計工作中的會(huì )計和出納就屬不相容職務(wù),需要分離。應當加以分離的職務(wù)通常有:授權進(jìn)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)與審核該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)與記錄該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;保管某項財產(chǎn)的職務(wù)與記錄該項財產(chǎn)的職務(wù)要分離等等。不相容職務(wù)分離是基于這樣的假設,即兩個(gè)人無(wú)意識同犯一個(gè)錯誤的可能性很小,而一個(gè)人舞弊的可能性要大于兩個(gè)人。如果突破這個(gè)假設,不相容職務(wù)的分離就不能起到控制作用。
2、組織機構的相互控制。一個(gè)單位根據經(jīng)濟活動(dòng)的需要而分設不同的部門(mén)和機構,其組織機構的設置和職責分工應體現相互控制的要求。具體要求是:各組織機構的職責權限必須得到授權,并保證在授權范圍內的職權不受外界干預;每類(lèi)經(jīng)濟業(yè)務(wù)在運行中必須經(jīng)過(guò)不同的部門(mén)并保證在有關(guān)部門(mén)進(jìn)行相互檢查;在對每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的檢查中,檢查者不應從屬于被檢查者,以保證被檢查出的問(wèn)題得以迅速解決。
。ǘ┦跈嗯鷾士刂。授權批準控制指對單位內部部門(mén)或職員處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的權限控制。單位內部某個(gè)部門(mén)或某個(gè)職員在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時(shí),必須經(jīng)過(guò)授權批準才能進(jìn)行,否則就無(wú)權審批。授權批準控制可以保證單位既定方針的執行和限制濫用職權。授權批準有一般授權和特定授權兩種形式:一般授權是對辦理一般經(jīng)濟業(yè)務(wù)時(shí)權利等級和批準條件的規定,通常在單位的內部控制中予以明確;特別授權是對特別經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理的權利等級和批準條件的規定,如當某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的數額超過(guò)某部門(mén)的批準權限時(shí),只有經(jīng)過(guò)特定授權批準才能處理。授權批準控制的基本要求是:首先,要明確一般授權與特定授權的界限和責任;其次,要明確每類(lèi)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的授權批準程序;再次,要建立必要的檢查制度,以保證經(jīng)授權后所處理的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量。
當前一些單位實(shí)行領(lǐng)導“一支筆”審批的做法,這與內部控制的原則和要求不一致,應當改革。實(shí)踐證明,權利應受到制約,失去制約的權利極易導致腐敗的滋生。
。ㄈ╊A算控制。預算控制是內部控制的一個(gè)重要方面,包括籌資、融資、采購、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、投資、管理等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。對單位各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)編制詳細的預算和計劃,并通過(guò)授權,由有關(guān)部門(mén)對預算或計劃的執行情況進(jìn)行控制,其基本要求是:第一,所編制預算必須體現單位的經(jīng)營(yíng)管理目標,并明確責任。第二,預算在執行中,應當允許經(jīng)過(guò)授權批準對預算進(jìn)行調整,以便預算更加切合實(shí)際。第三,應當及時(shí)或定期反饋預算的執行情況。
。ㄋ模⿲(shí)物資產(chǎn)控制。實(shí)物資產(chǎn)控制主要包括限制接近控制和定期清查控制兩種,這是對單位實(shí)物資產(chǎn)安全采取的控制措施。主要有兩條:第一,限制接近,以嚴格控制對實(shí)物資產(chǎn)及與實(shí)物資產(chǎn)有關(guān)的文件的接觸,如現金、銀行存款、有價(jià)證券和存貨等,除出納人員和倉庫保管人員外,其他人員則限制接觸,以保證資產(chǎn)的安全。第二,定期進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)清查,保證實(shí)物資產(chǎn)實(shí)有數量與賬面記載相符,如賬實(shí)不符,應查明原因,及時(shí)處理。除上述外,實(shí)物資產(chǎn)控制從廣義上說(shuō),還包括對實(shí)物資產(chǎn)的采購、保管、發(fā)貨及銷(xiāo)售全過(guò)程進(jìn)行控制。
。ㄎ澹┏杀究刂啤,F代成本控制可分為“粗放型”和“集約型”兩種。粗放型成本控制,是指在生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝不變的情況下,單純依靠減少耗用材料,合理下料來(lái)降低成本的成本控制法;集約型成本控制,是指依靠提高技術(shù)水平來(lái)改善生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝,從而降低成本的控制法。這兩種方法結合起來(lái),就是現代成本控制。
1、粗放型成本控制、這種成本控制是從原材料的采購到產(chǎn)品的最終售出,貫穿始終,是一種最基本最主要的控制方法。第一,原材料采購的成本控制。對大宗常用材料一般采取公開(kāi)招標法或擇優(yōu)廠(chǎng)家直接采購。第二,材料使用的成本控制。一般有兩種方法:一是目標成本控制法,它通過(guò)“目標成本=目標售價(jià)—目標利潤”來(lái)求得,這是采用成本否決法來(lái)控制成本。二是作業(yè)成本控制法,它通過(guò)對各種不同作業(yè)及成本動(dòng)因的分析、成本及費用的歸集,不僅更加合理真實(shí)地計算成本,還有利于找出收入與成本不配比或僅有投入無(wú)收益的原因,這樣能在很大程度上降低成本。第三,產(chǎn)品銷(xiāo)售的成本控制。主要是宣傳成本控制,值得注意的是,廣告效應只能起到促銷(xiāo)作用,產(chǎn)品質(zhì)量才是用戶(hù)信賴(lài)的基礎。因此,應掌握投入與支出的配比原則。
2、集約型成本控制。又可分為兩類(lèi):一是通過(guò)改善生產(chǎn)技術(shù)來(lái)降低成本控制。改善生產(chǎn)技術(shù)的方法很多,如引進(jìn)新的生產(chǎn)線(xiàn),采用高科技產(chǎn)品等。二是通過(guò)產(chǎn)品工藝的改善來(lái)降低成本的成本控制。集約成本控制有賴(lài)于智力成果,它能使成果帶來(lái)超額利潤。
。╋L(fēng)險控制。風(fēng)險一般是指某一行動(dòng)的結果具有變動(dòng)性,與風(fēng)險相聯(lián)的另一個(gè)概念是不確定性。人們事先只知道采取某種行動(dòng)可能形成的結果,但不知道它們出現的概率,或兩者都不知道,而只能作粗略的估計。例如,企業(yè)試制一種新產(chǎn)品,事先只能肯定該種產(chǎn)品試制成功或失敗兩種可能。但不會(huì )知道這兩種后果出現可能性的大小。
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