研究辦公室行政管理的方法

　　一、強化辦公室的行政管理職能，提高辦公室工作的有效性。

　　從行政管理的角度來(lái)看，辦公室工作主要涉及上級部門(mén)以及本單位下達的各項行政工作，面對的人員主要是領(lǐng)導和各部門(mén)工作人員。因此，強化辦公室的行政管理職能，有利于提高辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。強化辦公室的助手功能，協(xié)助領(lǐng)導搞好管理工作。辦公室是單位的參謀部、智囊團，是信息中心，也是領(lǐng)導的左右手。在工作中，要搞好辦公室行政管理工作，就必須當好領(lǐng)導的參謀和助手，充公發(fā)揮好辦公室的助手作用。要想領(lǐng)導之所想，謀領(lǐng)導之所謀，要為領(lǐng)導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。同時(shí)要積極適應領(lǐng)導的工作思路和工作特點(diǎn)，熟悉領(lǐng)導的工作習慣和工作風(fēng)格。辦公室對上級部門(mén)的安排結合本單位領(lǐng)導的意見(jiàn)貫徹執行，并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執行結果，對加強行政管理、維護正常工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執行的重要作用。強化辦公室的參謀功能，提升領(lǐng)導的決策力。辦公室工作與領(lǐng)導層工作同步運行，領(lǐng)導層主抓的重點(diǎn)工作，大都由辦公室著(zhù)力操辦，辦公室與領(lǐng)導工作存在這種“思維共振”的關(guān)系，辦公室工作必須與領(lǐng)導工作的思路一致、行動(dòng)合拍、配合默契，充分發(fā)揮辦公室的參謀作用，輔助領(lǐng)導做出正確的決策。辦公室人員與領(lǐng)導朝夕相處，應熟悉領(lǐng)導的思想方法、工作方法、領(lǐng)導藝術(shù)等，能夠較準確地領(lǐng)會(huì )和把握領(lǐng)導意圖，可隨時(shí)向領(lǐng)導陳述見(jiàn)解和提供咨詢(xún)，最大限度地滿(mǎn)足領(lǐng)導決策需要。辦公室人員還應經(jīng)常深入工作一線(xiàn)，了解基層情況并聽(tīng)取意見(jiàn)、總結經(jīng)驗、提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導匯報并提出建設性參考意見(jiàn)，做領(lǐng)導的貼心參謀和得力助手。強化辦公室的協(xié)調功能，提高單位的工作效率。在日常工作中承擔著(zhù)溝通上下，協(xié)調左右的重要職責，以維持正常的工作秩序，及時(shí)轉達、傳送上級主管部門(mén)以及本單位領(lǐng)導的各項指示精神，主動(dòng)協(xié)調好各部門(mén)的關(guān)系，起著(zhù)承上啟下、聯(lián)系內外的樞紐作用。在落實(shí)具體工作時(shí)，辦公室要在職能交叉的部門(mén)之間，區分清主次責任，協(xié)調好各方關(guān)系，共同完成好各項工作。舉行大型會(huì )議時(shí)，也需要辦公室以文件或其它方式進(jìn)行溝通和協(xié)調，提前做好各項準備，以保證會(huì )議順利進(jìn)行。隨著(zhù)職能越分越細，職責越來(lái)越明確，需要全程系統性協(xié)調服務(wù)的層次、水平越來(lái)越高。強化辦公室的保障功能，確保單位的正常運行。辦公室行政管理工作，既要保證上級主管部門(mén)以及本單位分派和布置的各項具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成，保證領(lǐng)導集中精力思考和處理工作中的重大問(wèn)題，又要同單位內各部門(mén)建立良好的工作關(guān)系，傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)，及時(shí)反饋群眾最關(guān)心的問(wèn)題，確保溝通暢通，執行到位，形成完整的反饋和監督機制，樹(shù)立主人翁意識，凝聚全體員工的力量，充分調動(dòng)員工的積極性，齊心協(xié)力完成好各項任務(wù)，以保障本單位的發(fā)展戰略和總體目標順利實(shí)現。

　　二、運用有效的行政管理工作方式，提高辦公室的工作效率。

　　辦公室是單位的服務(wù)窗口，也是各業(yè)務(wù)部門(mén)的中心樞紐。辦公室面對的多數事務(wù)比較繁瑣、復雜，且矛盾和問(wèn)題也比較集中，因此，在增進(jìn)理解、化解矛盾、改進(jìn)工作方面應采取行之有效的辦法，來(lái)強化政務(wù)、搞好事務(wù)、規范服務(wù)，做到提高效率，事半功倍。提高服務(wù)意識，化解多方矛盾。辦公室作為一個(gè)綜合部門(mén)，其服務(wù)的特殊性要求辦公室要有“圍繞中心，服務(wù)大局”的意識，切實(shí)處理好“小局”與“大局”的矛盾，把大局意識作為辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，自覺(jué)地做到小局服從大局、局部服從整體。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動(dòng)性，切實(shí)處理好“被動(dòng)”與“主動(dòng)”的矛盾，要善于在被動(dòng)中求主動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，要主動(dòng)著(zhù)手、提前準備;對領(lǐng)導臨時(shí)交辦的任務(wù)、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要積極謀劃，靈活應對。為領(lǐng)導當好助手和參謀，切實(shí)處理好“主”與“從”的地位，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領(lǐng)導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。增強責任意識，提升業(yè)務(wù)水平。辦公室工作無(wú)小事，樹(shù)立“責任重于泰山”的意識，對待具體工作應有嚴謹認真的態(tài)度，自覺(jué)從嚴要求，從優(yōu)服務(wù)，高標準高質(zhì)量地做好辦公室工作。要不斷提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，培養良好的工作作風(fēng)，在行政管理崗位上做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng )新。在瑣碎的事務(wù)中保持頭腦清醒，甘于吃苦，樂(lè )于奉獻，講究原則性、規范性。嚴格按程序和規章制度辦事，堅持認真負責的態(tài)度，做到不漏辦、不誤辦、不錯辦。辦公室工作面廣、綜合性強，行政管理人員要注重對新知識、新問(wèn)題的學(xué)習和研究，圍繞實(shí)際工作，學(xué)習相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，拓寬知識領(lǐng)域，提升綜合素質(zhì)，培養復合型人才。在工作中做到有效溝通、及時(shí)協(xié)調、規范服務(wù)、高效合作，保質(zhì)保量地完成好辦公室的各項事務(wù)。強化團隊意識，建立良好的合作關(guān)系。辦公室工作雖然各有分工，各有職責，工作中少數業(yè)務(wù)依靠個(gè)人力量也可完成，但更多的工作要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，在相互團結、相互支持、相互信任、相互尊重的基礎上，凝心聚力、協(xié)調配合、開(kāi)拓創(chuàng )新、勇于奉獻，最大限度地發(fā)揮每個(gè)人的潛在能力。辦公室人員還需不斷汲取知識，豐富內涵，增進(jìn)理解，真正實(shí)現思想同心、目標同向、工作同步，營(yíng)造團結和諧的工作氛圍。辦公室工作“事無(wú)巨細皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長(cháng)補自己之短，與其他同事多溝通，多協(xié)作，做到愛(ài)崗敬業(yè)，恪盡職守，在完成自己本職工作的同時(shí)，做好與其他同志的協(xié)調銜接，集思廣益，共同進(jìn)步，不斷提高工作質(zhì)量和效率，進(jìn)而提升單位的聲譽(yù)和地位，增強單位的整體競爭力。

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