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辦公室行政管理精細化思路與對策畢業(yè)論文
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摘要：
企事業(yè)單位要實(shí)行科學(xué)高效率的管理方式，則必須發(fā)揮辦公室的樞紐作用，為適應當前社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟高速發(fā)展，這就要求企事業(yè)單位必須提升辦公室的行政管理水平，逐步實(shí)現辦公室行政管理精細化。精細化的核心內容是將工作具體化，促使各項工作更加嚴謹、有效地提升本單位的管理質(zhì)量，從而達到節約管理成本，提高工作效率的目的。本文通過(guò)探討辦公室管理的思路，為企事業(yè)單位推動(dòng)辦公室行政管理精細化提供參考對策。
關(guān)鍵詞：
行政管理；精細化；思路；對策；職業(yè)素養
一、辦公室行政管理的現實(shí)意義
行政管理部門(mén)是企業(yè)中的一個(gè)綜合性管理部門(mén)，在企業(yè)日常管理中的地位至關(guān)重要。做好科學(xué)高效的行政管理工作，是現代化企業(yè)更好迎接市場(chǎng)挑戰的必要條件，對促進(jìn)企業(yè)的穩定發(fā)展和提高企業(yè)經(jīng)濟效益起到積極作用。要適應新形勢下的需求，就必須打破常規，摒棄舊思想，不斷地改革和完善綜合行政工作，這樣才能不斷地給企業(yè)帶來(lái)發(fā)展新活力，增強企業(yè)的綜合競爭力。而辦公室作為一個(gè)承上啟下的綜合辦事機構，日常工作中，發(fā)揮著(zhù)辦文、辦會(huì )、辦事、協(xié)調溝通等職能，因此，對其進(jìn)行精細化管理，能使各部門(mén)工作銜接更加順暢，提高辦事效率，助推企事業(yè)單位更好發(fā)展。
二、辦公室行政管理存在的問(wèn)題
不同的組織、企業(yè)、事業(yè)單位都設有辦公室這一機構，所負責的工作內容也大同小異，但是目前來(lái)看，對其進(jìn)行行政管理方面仍表現出普遍的不足。
1.制度不健全，機構運作吃力
部分企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，規章制度不健全，使得辦公室工作開(kāi)展效率低下，經(jīng)營(yíng)中一旦缺少制度約束，則會(huì )使工作偏離企業(yè)實(shí)際，從而造成人力物力的浪費。辦公室的工作是否能順利進(jìn)行直接影響著(zhù)公司的正常運轉，綜合辦的工作開(kāi)展出現問(wèn)題或者遇到障礙，就會(huì )影響到企業(yè)管理水平。
2.缺少對強企業(yè)文化的貫徹
行政部門(mén)的工作繁雜，也因為這一點(diǎn)，辦公室的工作人員常常會(huì )著(zhù)重處理日常內業(yè)、后勤等工作，對于企業(yè)文化的宣傳和貫徹不夠，長(cháng)此以往，導致員工隊伍缺乏向心力和就凝聚力，不利于公司和員工個(gè)人的長(cháng)遠發(fā)展。
3.企業(yè)內部員工綜合業(yè)務(wù)水平有待提高
企業(yè)的員工個(gè)人綜合素質(zhì)和崗位業(yè)務(wù)能力不高，不能夠以積極的心態(tài)去面對崗位工作，缺少創(chuàng )新性，不能夠高效保質(zhì)的完成綜合管理工作，由于辦公室的行政工作是見(jiàn)諸于細節，所以企業(yè)在日常細節中就會(huì )漏洞百出，出現運轉不暢等問(wèn)題。
三、行政管理精細化的思路與對策
1.強化制度管理
正如古語(yǔ)所言：無(wú)規矩不成方圓，完善的規章制度是企業(yè)得以運轉的基本前提，強有力的激勵和約束機制可以在充分調動(dòng)員工積極性的同時(shí)，加強自我約束。以事業(yè)單位為例，事業(yè)單位人員編制相對固定，但也容易因此導致人員工作散漫，遇事推諉，形成慵懶的工作氛圍，這樣的企事業(yè)運轉起來(lái)就很吃力。事業(yè)單位管理層應該制定科學(xué)合理的流程化制度標準，建立規范化的行政管理，提高管理水平和工作效率，使單位各項行政工作有章可循、照章辦事，并隨時(shí)總結推廣好的經(jīng)驗做法，提出改進(jìn)的意見(jiàn)和建議，根據形勢和任務(wù)需要，不斷充實(shí)和完善。落實(shí)公司規章制度，重在執行與堅持，對于難以貫徹的制度必須堅持原則，加強各項工作的督促和檢查，保證上情下達和下情上報。
2.加強企業(yè)文化宣貫力度
很多企業(yè)對企業(yè)文化的重視程度不夠，往往制定的企業(yè)精神和經(jīng)營(yíng)理念與自身并不相符，至于后期的宣貫工作更是沒(méi)有執行。這種環(huán)境下的員工對企業(yè)而言是沒(méi)有靈魂、沒(méi)有凝聚力，必然不利于辦公室行政管理工作的開(kāi)展。企業(yè)文化是企業(yè)管理的精髓，企業(yè)的宣傳傳遞出企業(yè)的形象，所以企業(yè)文化的建設宣貫工作必須放在重要位置。企業(yè)的宣傳是一個(gè)由內而外的過(guò)程，首先應加強企業(yè)內部員工的認同感，定期舉辦企業(yè)文化考試，并且把成績(jì)納入到員工績(jì)效考核當中，開(kāi)展企業(yè)文化培訓會(huì )，實(shí)行員工文化考核常態(tài)化，對各部門(mén)自身的企業(yè)文化執行情況隨機抽查，目的就是加強員工紀律性和團隊凝聚力。
3.細化崗位設置，明確崗位職責
辦公室作為企業(yè)的樞紐，它起到承上啟下、溝通左右、聯(lián)系八方的作用，它是一個(gè)相對獨立又相互聯(lián)系的系統�；谒奶厥庑�，精細化就成為了辦公室工作必不可少的條件和手段。以綜合辦公室為例，辦公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企業(yè)文化、對外接待、媒體宣傳等內容，是公認的工作繁瑣的部門(mén)。但就目前來(lái)看，辦公室崗位設置普遍存在隨機性和任意性，造成各部門(mén)工作內容橫向的重疊和縱向銜接的不順暢，不但浪費了人力成本，如果出現問(wèn)題，因為各部門(mén)分工不明確，很難追究某個(gè)崗位的責任。因此，辦公室在設置崗位職責時(shí)一定要考慮橫向和縱向的需求，細化崗位職責，明確分工，指派專(zhuān)人負責和銜接工作，這樣不僅能夠提高工作效率，還能激發(fā)人員的積極性和協(xié)同配合的熱情。
4.提高人員職業(yè)素養，樹(shù)立服務(wù)意識
辦公室工作看似瑣碎、復雜，但是一旦實(shí)現精細化管理后，各部門(mén)的工作分工將非常明確，每個(gè)崗位都有著(zhù)明確的工作對象，而負責特定崗位工作的辦公室人員也要具有特定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和能力，這樣才能保證整個(gè)辦公室工作的順利銜接。因此，這就需要定期或不定期開(kāi)展思想素質(zhì)教育和專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓，真正提高辦公室人員的工作執行能力。另一方面，辦公室工作每天與各種人員接觸，其行政管理工作從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)是一種服務(wù)性工作，要提高工作人員的服務(wù)熱情，必要的還要設置激勵機制和晉升機制，在搞好各項辦公室工作的同時(shí)，也實(shí)現了辦公室人員的個(gè)人價(jià)值，是辦公室精細化管理的一種人性化體現。
四、結語(yǔ)
辦公室行政管理工作內容紛繁復雜，精細化管理是提升辦公室管理效率的重要方法，根據企業(yè)辦公室的工作特點(diǎn)，要求其必須走規范化、科學(xué)化以及精細化道路。同時(shí)在建立企業(yè)精細化管理文化的過(guò)程中，必須將這一觀(guān)念深入人心，培養員工的工作習慣，從而全面提高辦公室行政管理工作水平。
參考文獻
[1]祁剛.實(shí)現辦公室行政管理精細化[J].企業(yè)文化旬刊,2012,(3):65-66.
[2]王紅艷.實(shí)現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].價(jià)值工程,2013,(34):128-129.
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