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淺談檔案管理在行政工作的運用
在學(xué)習、工作中，大家都有寫(xiě)論文的經(jīng)歷，對論文很是熟悉吧，論文是我們對某個(gè)問(wèn)題進(jìn)行深入研究的文章。如何寫(xiě)一篇有思想、有文采的論文呢？以下是小編為大家收集的淺談檔案管理在行政工作的運用論文，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
摘要：
血站檔案是工作過(guò)程中形成的各種資料，具有重要的價(jià)值。本文闡述了血站檔案管理的重要性，在此基礎上，提出加強血站檔案管理的有效策略，以期為提高血站檔案管理質(zhì)量提供指導和借鑒。
關(guān)鍵詞：
血站;檔案管理;對策
一、檔案管理的重要性
1.加強檔案管理，能夠為數據保存與分析創(chuàng )造條件
通過(guò)建立完善的檔案管理程序，血站能夠將采供血中形成的數據與信息保存起來(lái)，使其可追溯，確保血液滿(mǎn)足標準要求。血站應當按照相關(guān)法律以及標準，逐漸改善制度、操作流程，進(jìn)一步對獻血檔案進(jìn)行細分，能夠充分反映獻血者健康狀況與用血狀況，這樣一方面可以充分確保受血者與獻血者身體健康，另一方面還可以提供大量原始資料。首先，能夠為維權提供參考資料。當前，輸血有關(guān)醫療糾紛時(shí)有發(fā)生，這種情況下，血站的檔案能夠作為自身認真工作的證據。因此詳細記錄、妥善保存檔案，能夠為血站維權提供強有力的證據。其次，能夠為制定采供血計劃提供依據。通過(guò)對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行整理，血站行政管理部門(mén)就能夠掌握相關(guān)數據，在此基礎上，制定科學(xué)的采血計劃，以便于滿(mǎn)足供血需求以及單位的科研工作。再次，有助于我國無(wú)償獻血事業(yè)的健康發(fā)展。經(jīng)由相關(guān)技術(shù)的篩選，為構建各種血庫提供了數據支持。檔案能夠為分析提供基礎數據，通過(guò)對這些數據的研究，可以為臨床供血提供強力支持。
2.加強檔案管理，對我國發(fā)展無(wú)償獻血事業(yè)非常有幫助
首先，確保無(wú)償獻血者的合法權益。采供血檔案中詳細記錄獻血者的信息，通過(guò)分析相關(guān)資料，使血站行政管理部門(mén)能夠全面掌握相關(guān)內容，不僅便于其開(kāi)展工作，而且還能夠為獻血者提供保障，使其享受免費用血的權益。其次，為樹(shù)立典型提供最詳實(shí)的資料。我國自推動(dòng)獻血法以來(lái)，經(jīng)常對無(wú)償獻血行為進(jìn)行表彰。完整的獻血者檔案信息，可以為行政管理部門(mén)統計分析獻血狀況提供原始資料，使其通過(guò)分析找出其中的先進(jìn)分子進(jìn)行表彰，從而為促進(jìn)該項事業(yè)的發(fā)展奠定基礎。再次，為患者用血贏(yíng)得了時(shí)間。當臨床中遇到稀有血型病人急需輸血的時(shí)候，行政部門(mén)就能夠先對檔案進(jìn)行查詢(xún)，利用這種方式，盡快找出最佳獻血者，從而能夠為病人脫離危險贏(yíng)得時(shí)間。
二、血站檔案管理工作的有效策略
1.充分認識到檔案管理工作的重要性
應當切實(shí)加強對檔案法律制度的宣傳和學(xué)習，提高所有員工的檔案意識，尤其是使領(lǐng)導認識到檔案管理的重要性。作為血站管理的有機內容之一，檔案管理工作能否做好，關(guān)鍵是領(lǐng)導的重視，應當將該項工作擺在重要位置，納入議事日程。應當切實(shí)加強對檔案工作的宣傳，使血站全體職工均能夠領(lǐng)會(huì )到該項工作的價(jià)值和意義，大力支持該項工作。長(cháng)期以來(lái)，由于血站的主要任務(wù)是提供醫療服務(wù)，而不注重對檔案進(jìn)行考核，所以往往存在檔案工作可有可無(wú)的認識誤區，同時(shí)，因受到資源的制約，該項工作非常易于被“打入冷宮”。提高各級領(lǐng)導對該項工作的認識，才能確保其有效開(kāi)展。
2.加強對檔案資料的利用
之所以要開(kāi)展檔案管理工作，就是要利用檔案資料。所以，行政管理工作者應當樹(shù)立良好的服務(wù)意識，確保血站檔案資料能夠服務(wù)于臨床治療、教研等工作。另一方面，還應當主動(dòng)進(jìn)行編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息，編寫(xiě)匯編，為使用者提供準確的信息。同時(shí)，應當切實(shí)強化檔案利用反饋信息管理，以滿(mǎn)足教研、醫療等方面的需求，使其利用率提高。
3.完善相關(guān)制度
構建科學(xué)合理系統全面的血站檔案管理網(wǎng)絡(luò )，制定檔案管理相關(guān)制度，建立檢查制度和質(zhì)量控制制度，同時(shí)還要建立科學(xué)合理的激勵機制，以激發(fā)員工的積極性。并且嚴格按照制定的制度開(kāi)展工作，確保制度的權威性。
4.加大對檔案管理工作人員的培訓力度
檔案管理工作者的素質(zhì)在很大程度上決定著(zhù)該項工作的質(zhì)量，因此，應當設置專(zhuān)職檔案員，由其負責開(kāi)展檔案從搜集到利用的一系列工作，確保檔案準確、完整。同時(shí)，應定期組織他們學(xué)習相關(guān)法律法規�；蛘吖膭钏麄冞M(jìn)行自主學(xué)習，例如繼續教育、上夜校等。此外，還可以邀請該領(lǐng)域的專(zhuān)家對檔案管理人員進(jìn)行培訓，使其技能與職業(yè)素養不斷提升。
5.實(shí)現檔案現代化管理
首先，應當不斷改善檔案保管設施水平，例如，可以設立檔案庫房，并且還需要安裝是一定的保管設施，以確保檔案的安全。
其次，提高檔案管理的信息化水平，通過(guò)電腦將血站所有的檔案存儲起來(lái)，便于使用者的查詢(xún)，不僅能夠提高工作效率，而且還能夠在很大程度上節省時(shí)間。同時(shí)還應當引入各種新的信息技術(shù)，以提高其信息化水平。
三、結束語(yǔ)
綜上所述，當今社會(huì )已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，社會(huì )節奏非常之快，唯有切實(shí)強化管理，才能使檔案管理工作健康持續發(fā)展。為做好檔案管理工作，應當使領(lǐng)導干部充分認識到檔案管理工作的重要性，加強對檔案資料的利用，加大對檔案管理工作人員的培訓力度，進(jìn)一步完善相關(guān)制度，同時(shí)還需要引入信息化技術(shù)手段。
拓展閱讀：檔案管理工作中計算機技術(shù)的運用論文
隨著(zhù)信息時(shí)代的到來(lái)， 檔案管理也在逐步走上信息化管理的軌道。 計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，促進(jìn)了計算機在檔案工作中的迅速應用和普及。 計算機技術(shù)在檔案工作中的應用，提高了檔案管理的信息化程度和工作效率，對檔案工作的開(kāi)展具有重要意義。 檔案工作中應用計算機技術(shù)，在起到相應作用的同時(shí)，也具有一定的不足，在應用過(guò)程中要趨利避害，促進(jìn)計算機技術(shù)在檔案工作中的應用。 檔案工作中的信息量大而且繁瑣，利用計算機技術(shù)對其進(jìn)行管理可以有效提高檔案管理的效率，但是在使用過(guò)程中也存在一定的不足。 本文將針對計算機技術(shù)在檔案工作中的優(yōu)勢、存在的問(wèn)題以及對計算機技術(shù)在檔案工作中的應用進(jìn)行探討。
1、在檔案工作中應用計算機技術(shù)的優(yōu)勢
索引檢索速度快。 計算機技術(shù)在檔案工作中的應用，最明顯和突出的優(yōu)勢是提高了索引檢索的速度，利用計算機技術(shù)，只要將檔案的編號、目錄等重要信息錄入電腦，在需要時(shí)輸入相關(guān)的信息就可以快速的查詢(xún)到所要找的檔案資料，方便快捷，為管理者和使用者都節省了時(shí)間。
存儲量大，節省空間。傳統的檔案信息多采用紙質(zhì)進(jìn)行管理，紙質(zhì)的檔案在存儲時(shí)會(huì )占用大量的空間，檢索速度也慢，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理工作的需要。 隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，檔案形式也不再只是單一的文字，圖片、聲音和視頻資料不斷涌現，需要新的載體對信息進(jìn)行存儲。
計數機技術(shù)的使用解決了這一難題，海量信息的存儲只需要通過(guò)一張或幾張光盤(pán)就可以完成，提高了存儲效率，同時(shí)也大大的節省了存儲的空間。
檔案收集時(shí)間減短。 在檔案管理工作開(kāi)展之前，一定要先對檔案信息進(jìn)行收集，這是必不可少的前期準備工作。 人工手動(dòng)收集的速度十分緩慢，極大的影響了檔案管理的工作效率，應用計算機技術(shù)可以將檔案收集的時(shí)間有效的縮短，提高檔案收集的工作效率。 在利用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行收集時(shí)，可以對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行掃描，將其轉化成電子形式的檔案，然后利用計算機網(wǎng)絡(luò )傳輸到檔案數據庫中進(jìn)行存儲和管理。
統計效率的提高。 對于檔案的統計包含兩個(gè)方面，一方面是檔案的基本狀況統計，另一方面是關(guān)于檔案利用情況的統計。 傳統的檔案統計方法主要是利用人工進(jìn)行操作，但是這樣做既浪費時(shí)間又浪費精力， 應用計算機技術(shù)可以對檔案的各種情況進(jìn)行快速準確的統計，迅速得出結果，大大提高了統計的效率。
2、在檔案工作中應用計算機技術(shù)的不足
檔案管理人員的技術(shù)水平有限。雖然計算機技術(shù)的應用已經(jīng)很普遍，但還是有一些檔案管理人員對于計算機技術(shù)的掌握不是很熟練和全面，在檔案工作中不能很好的利用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案收集、存儲和檢索，降低了工作效率。 由于檔案管理人員的計算機技術(shù)水平的不同，使得計算機技術(shù)并不能得到充分的利用，阻礙了檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)程。
前期工作量大。 在利用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行管理時(shí)，要將紙質(zhì)的檔案通過(guò)設備轉化成電子信息化的檔案，要么采取人工錄入的方式將檔案信息錄入電腦，要么對檔案進(jìn)行電子掃描再轉化成文本或者直接進(jìn)行圖片保存。
信息安全問(wèn)題。利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)存在著(zhù)一定的信息安全問(wèn)題，電子信息的存儲通常都是利用數據庫，一旦系統出現問(wèn)題，可能造成數據的丟失，而且有些是不可恢復的，將會(huì )造成巨大的損失。
檔案的保密性弱化。眾所周知，紙質(zhì)文件一旦被修改，痕跡十分明顯。 而電子文件和紙質(zhì)文件最大的區別在于，電子文件沒(méi)有了固定的形式，且易于修改，改動(dòng)后不留下痕跡。 這使得文件保密性變弱。 在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質(zhì)文件，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造，不允許在"原文"上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性還是比紙質(zhì)文件要大得多， 一些需要被高度保密的文件保密性變弱，這樣不利于文件信息的安全管理。同時(shí)電子文檔沒(méi)法從字跡上分辨其原始性，不能通過(guò)印章或署名進(jìn)行判斷，從而有效地鑒定其是否為原件等等。 這些問(wèn)題都從各個(gè)方面提出了對電子文件的保密性的嚴峻考驗，電子文件在保密性方面存在隱患。
3、完善計算機技術(shù)在檔案管理中的應用對策
針對前面提到的關(guān)于計算機技術(shù)在檔案管理中存在的一些問(wèn)題，要想充分實(shí)現計算機技術(shù)在檔案管理中的應用，必須做好以下幾個(gè)方面的工作。
一是，充分重視計算機在檔案管理中的作用。首先，檔案管理人員必須充分認識到計算機在檔案管理中的意義和價(jià)值，形成使用計算機進(jìn)行管理的意識；其次，重視計算機技術(shù)的投入和使用從財力、物力、人力以及配置等各方面實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化管理，加大計算機硬件設備和軟件設備的投入，營(yíng)造現代化檔案管理的環(huán)境和氛圍。
二是，注重人才的培養，重視對相關(guān)人員的培訓。 一方面，重視這方面的專(zhuān)業(yè)人才的培養，招聘一些在計算機操作和應用方面具有專(zhuān)業(yè)水平的人員，提高應用計算機的使用效率；另一方面，重視對員工的培訓，加大培訓力度，首先，通過(guò)培訓努力轉變檔案管理人員的觀(guān)念，塑造全新的觀(guān)念，形成新型的服務(wù)價(jià)值觀(guān)，以便更好的指導自身的工作；其次，重視對相關(guān)人員操作能力的培訓，讓他們充分的掌握計算機的操作能力， 能夠熟練的運用計算機來(lái)解決日常管理中的管理問(wèn)題，并能夠熟練掌握處理日常問(wèn)題的辦法。
三是，檔案管理人員在現代化的檔案管理工作中，不僅要具備基本的業(yè)務(wù)知識，還要具備創(chuàng )新的思維，實(shí)現創(chuàng )造性的工作，使計算機技術(shù)在檔案管理中得到更有效的發(fā)揮；另一方面，運用計算機技術(shù)管理檔案，必須制定一套有效的、規范的工作制度，采用現代化的、科學(xué)的標準建立一個(gè)完整的管理系統，保證整個(gè)檔案管理的有序進(jìn)行，這也要求檔案管理人員必須不斷的努力學(xué)習新知識、掌握新技術(shù)，綜合提高自身的工作能力。
檔案管理工作是一項巨大繁雜的工程，計算機技術(shù)的應用為檔案管理工作提供了很多便利，提高了信息收集和管理的效率，但同時(shí)我們也應該重視計算機技術(shù)在檔案工作中應用存在的問(wèn)題。 加強對計算機技術(shù)的開(kāi)發(fā)與利用，強化檔案管理的計算機應用水平，提高檔案管理的信息化程度，促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。 將計算機技術(shù)應用到檔案管理中，它是根據國家有關(guān)標準，對檔案內容進(jìn)行分析、加工和組織以及處理，并最終轉入到計算機存儲的形式和過(guò)程。 計算機技術(shù)是實(shí)現檔案管理標準化、現代、網(wǎng)絡(luò )化得重要工具。 加快檔案管理的現代化建設，努力實(shí)現計算機技術(shù)在各個(gè)檔案管理環(huán)節中的應用，是當前檔案管理最主要的任務(wù)和目標。同時(shí)，檔案管理人員也必須加快學(xué)習，加快提升自己的步伐，以及時(shí)適應快速發(fā)展的現代化檔案管理。
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