高職院校電子檔案管理工作思考
導語(yǔ)：隨著(zhù)數字化時(shí)代的來(lái)臨，高職院校的檔案管理工作，也面臨著(zhù)一定的挑戰。院校運用電子模式來(lái)對檔案進(jìn)行管理，提高了工作效率，但在其管理的過(guò)程中，也出現了一些問(wèn)題。
一、引言
隨著(zhù)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的院校，利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行一定的管理工作。檔案，不僅是學(xué)生學(xué)習的見(jiàn)證，以后工作的憑借，也是學(xué)校本身發(fā)展的見(jiàn)證。檔案的有效管理，有利于學(xué)生的發(fā)展，也有利于整個(gè)院校的高效運行，因此，高職院校也應該結合時(shí)代的需求，不斷提升檔案管理力度，使其發(fā)展更加有序。
二、檔案管理遇到的問(wèn)題
高職院校運用電子化的形式，對檔案進(jìn)行管理，改變以往的紙質(zhì)管理，加強管理的信息化，促進(jìn)工作效率的提升，而且也有利于數據的保存。但是，電子管理模式，也存在著(zhù)以下問(wèn)題：文件不可讀，由于電子化的管理模式，運用的是電腦技術(shù)，這些技術(shù)會(huì )受到環(huán)境的影響，導致出現文件不可讀現象，而且會(huì )導致部分數據的丟失，影響檔案整體管理。[1]再有，重視力度的問(wèn)題，管理人員對電子化的模式，重視力度不大，只是將其認為是數據、文件的副本，他們還是較為重視紙質(zhì)文件。
管理人員在這樣的意識指導下，沒(méi)有對電子檔案進(jìn)行打印、復印工作的處理，導致部分重要文件的丟失，影響整體的管理工作。[2]最后，安全問(wèn)題，隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，有些人會(huì )利用計算機技術(shù)竊取一些重要的文件，為其謀取利益，這樣的行為，中國也采取強有力的手段加以遏制，但是此種現象依然存在，因此，就會(huì )給院校的電子化檔案管理帶來(lái)很大的安全問(wèn)題。[3]
三、提升管理的對策分析
第一，對電子模式進(jìn)行科學(xué)化的管理。由上面的論述可知，電子模式在系統升級或者環(huán)境變化等情況下，會(huì )導致文件的不可讀。針對這一問(wèn)題，要對電子管理模式，進(jìn)行科學(xué)化的管理。具體而言，在電子模式化下，推行著(zhù)錄文件儲存的方式，以確保文件的可讀性。另外，管理人員需要注意的是，如果電腦系統升級，要對文件、數據等進(jìn)行打印、復印等相關(guān)處理，以保證一些重要的信息，不會(huì )丟失，避免影響后期工作的狀況出現。院校也要與軟件公司進(jìn)行一定的合作，引進(jìn)較為先進(jìn)的軟件系統，做好防火墻的工作，確保高職院校的信息安全。
相關(guān)的管理人員，也應該履行好自身的工作，將電子的信息進(jìn)行統一的管理，避免信息的雜亂。院校應當注意檔案安全問(wèn)題，從技術(shù)上，提升系統的安全性能，避免信息的丟失，或者被利用現象的出現，從管理上，加大管理，保護信息安全。高職院校還應該完善相關(guān)的制度體系，首先，從檔案管理員工來(lái)說(shuō)，要不斷提升其技術(shù)水平;各個(gè)部門(mén)之間也應該相互協(xié)調，相互監督;并且，院校還應該實(shí)施相對應的獎懲制度，通過(guò)獎勵或者懲罰的措施，提高員工對檔案的重視力度，保護檔案信息的安全。最后，日常管理規范上，員工要對檔案戶(hù)頭進(jìn)行管理，對檔案進(jìn)行整理工作，使之更加有序，利于后期查找。
第二，對光盤(pán)等的保存、保護工作。在電子模式下，檔案信息一般會(huì )在光盤(pán)中進(jìn)行儲存，因此，院校要對光盤(pán)進(jìn)行保護工作，避免由于存放等導致信息的流失。具體而言：?jiǎn)T工在放置這些光盤(pán)的時(shí)候，要輕拿輕放，而且要求直立放置。光盤(pán)本身所受到的影響要素較多，如果其表面上出現一定的劃痕，就有可能導致光盤(pán)，存在文件損害等狀況。因此，員工要重視光盤(pán)的保護工作，減少光盤(pán)的損害。另外，員工還需要注意，光盤(pán)在保存時(shí)，對溫度和濕度也有著(zhù)一定的要求，一般要放置在低溫的地區，避免熱量等對光盤(pán)中的文件內容的損害。高職院校運用電子模式對檔案進(jìn)行管理，還應該注意分類(lèi)管理，這些類(lèi)別主要有教職工、學(xué)生類(lèi)、設備類(lèi)等，將文檔依據一定的分類(lèi)標準，進(jìn)行一定的歸檔，不僅有利于信息的有序保存，也為后期查詢(xún)提供了方便。
第三，完善員工的隊伍建設問(wèn)題。員工的素質(zhì)能力直接影響到管理工作的發(fā)展以及質(zhì)量問(wèn)題。因此，高職院校要采取相對應的措施，完善管理員工的隊伍建設，使得檔案的管理能夠更加科學(xué)化、技術(shù)化。具體而言，首先，院校要加大對員工的培訓力度，通過(guò)相關(guān)的理論培訓、實(shí)踐培訓等，提升員工自身素質(zhì)的增長(cháng)。
員工的培訓，不僅要對他們的職業(yè)素質(zhì)，進(jìn)行一定的培訓工作，還要對其技術(shù)能力的掌握進(jìn)行一定的培訓工作，提升員工的技術(shù)水平。同時(shí)，讓員工明白工作中，應當注意的關(guān)鍵點(diǎn)，尤其是對電子檔案來(lái)說(shuō)，不僅需要對計算機系統進(jìn)行管理、更新工作，還要對信息的存儲加以重視。另外，這些關(guān)鍵點(diǎn)主要包括，系統的軟件、信息的打印、光盤(pán)存儲的正確方式等。員工上崗之前，要對其進(jìn)行相關(guān)的培訓，讓其明白管理工作中需要注意的點(diǎn)，避免由于工作上的失誤，導致相關(guān)問(wèn)題的出現。
四、結束語(yǔ)
綜上所述，隨著(zhù)數字化時(shí)代的來(lái)臨，高職院校的檔案管理工作，也面臨著(zhù)一定的挑戰。院校運用電子模式來(lái)對檔案進(jìn)行管理，提高了工作效率，但在其管理的過(guò)程中，也出現了一些問(wèn)題。例如，系統的升級、環(huán)境的改變導致文件的不可讀;檔案管理的員工的重視力度普遍不高;信息安全存在著(zhù)隱患等問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現，影響著(zhù)電子檔案的可持續性發(fā)展，因此，高職院校要采取相應的對策，對這些問(wèn)題加以解決，促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。本文主要提出了三條對策：對電子檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，例如，與軟件公司合作，采用較為先進(jìn)的系統，避免信息的流失;員工要注意光盤(pán)的放置工作，避免光盤(pán)出現劃痕的現象;高職院校也要提升員工的技術(shù)水平，減少工作上的失誤。最后，也希望本文能夠為相對應的理論建設貢獻力量。
參考文獻：
[1]錢(qián)坤.高職院校檔案管理工作中電子檔案的應用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016(16):182.
[2]錢(qián)坤.高職院校電子檔案的管理與保護探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016(23):322.
[3]王建.試論高職院校電子檔案管理工作發(fā)展[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2013(02):316.
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