高校輔導員管理學(xué)生檔案之我見(jiàn)
學(xué)生檔案管理工作非一朝一夕之事，它是一個(gè)連續不斷的過(guò)程。那么，高校輔導員如何管理學(xué)生檔案呢?
摘要：高校學(xué)生檔案是記錄學(xué)生成長(cháng)過(guò)程的重要信息，體現了學(xué)生每個(gè)階段的能力和不同的素質(zhì)。高校的不斷擴招帶來(lái)學(xué)生人數的增加和學(xué)生檔案工作的繁重，這使得高校中一部分輔導員就充當了兼職檔案員。因此，正確分析輔導員管理學(xué)生檔案的利弊所在，對于改進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作有著(zhù)重要的意義。
論文關(guān)鍵詞：高校輔導員,兼職檔案員,學(xué)生檔案管理
高校學(xué)生檔案是學(xué)生走向社會(huì )的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證，有著(zhù)難以替代的作用。近年來(lái)，由于高校的不斷擴招，使得學(xué)生人數急劇增加，隨著(zhù)而來(lái)的學(xué)生檔案工作日益繁重，這使得高校中一部分輔導員就充當了學(xué)校兼職檔案員。作為輔導員來(lái)從事學(xué)生檔案管理工作，可謂利弊參半。
一、輔導員管理學(xué)生檔案的有利之處
1.緩解專(zhuān)職檔案員的工作壓力。當前高校檔案信息量劇增，僅依靠有限編制的專(zhuān)職檔案員已是力不從心。專(zhuān)職檔案人員需要集中更多精力在貫徹執行檔案政策法規，規劃全校檔案工作、利用檔案促進(jìn)高校部門(mén)工作，大力收集和開(kāi)發(fā)檔案信息資源。檔案材料的收集、整理、入館之前鑒定就要更多依靠兼職檔案員的力量來(lái)完成。建立由輔導員任職的兼職檔案員隊伍，可以最大限度地緩解專(zhuān)職檔案員的工作壓力，促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的完善。
2.提升學(xué)生檔案的質(zhì)量。大學(xué)四年里，與學(xué)生接觸最多的是輔導員，了解學(xué)生最多的是輔導員，與家長(cháng)接觸最多的是輔導員，輔導員對學(xué)生的各項資料文件的來(lái)源去處掌握的較清楚。他們最先接觸第一手資料，能夠保證文件材料的齊全、完整、分類(lèi)科學(xué)合理，能更準確判斷文件材料的保存價(jià)值。因此，由輔導員來(lái)進(jìn)行學(xué)生檔案管理，可以迅速快捷的收集各類(lèi)材料，補充完善學(xué)生的各類(lèi)檔案資料，從而提升學(xué)生檔案的質(zhì)量。
3.有效促進(jìn)學(xué)生管理工作。學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習、生活、各種社會(huì )實(shí)踐、家庭社會(huì )關(guān)系和經(jīng)濟狀況。輔導員可以充分借用這些信息來(lái)進(jìn)行學(xué)生管理工作。例如每學(xué)年結束，輔導員可以利用學(xué)籍表上的相關(guān)信息對學(xué)生進(jìn)行分析比較，表?yè)P先進(jìn)鼓勵落后，以促進(jìn)良好班風(fēng)學(xué)風(fēng)的建設。
二、輔導員管理學(xué)生檔案的不足所在
1.學(xué)生檔案管理意識不強。樹(shù)立和強化檔案意識是做好檔案工作的前提和基礎。但是由于輔導員平時(shí)承擔著(zhù)大學(xué)生思想政治教育、心理輔導、學(xué)生生活指導、就業(yè)指導等工作，平時(shí)幾乎沒(méi)時(shí)間進(jìn)行學(xué)生檔案管理。再加上輔導員的檔案管理工作只是作為兼職工作來(lái)進(jìn)行，在提升職務(wù)和職稱(chēng)方面相對滯后于專(zhuān)業(yè)人士，使得作為兼職檔案員的輔導員工作積極性不高，不重視該項工作，一般從新生入校到畢業(yè)，只有在畢業(yè)生離校時(shí)才集中整理一次[1]。學(xué)生檔案長(cháng)期無(wú)人查閱，很多應該及時(shí)歸檔的材料都沒(méi)有被裝入，學(xué)生檔案里只是收集了一些最基本的資料，很多能反映學(xué)生個(gè)性與特長(cháng)的材料都未被歸檔，從而使得學(xué)生檔案“千篇一律”，不能全面反映出學(xué)生的狀態(tài)和全貌。
2.規章制度不健全導致責任不清。受傳統“重教學(xué)、輕管理”的教學(xué)理念的影響，部分高校忽視管理隊伍的建設，尤其是作為兼職檔案員的這些輔導員的管理。高校輔導員的本職工作是進(jìn)行大學(xué)生思想政治教育，在監督考評上也主要是以輔導員的考核標準進(jìn)行考核，與檔案管理牽涉不大，這就使得許多作為兼職檔案員的輔導員游離于檔案管理行列之外，究其原因，是沒(méi)有制定明確的規章制度，沒(méi)有給這些兼職檔案員一個(gè)明確的責任與分工，說(shuō)明哪些事該干，哪些事不該干[2]。
3.輔導員檔案管理業(yè)務(wù)技能不過(guò)硬。作為一名合格的檔案管理者，需要具備相關(guān)的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)及與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng )新素質(zhì)。但是由于輔導員最初不是作為檔案員進(jìn)行培訓與管理的，使得他們檔案管理素質(zhì)在不同程上存在欠缺。再加上學(xué)校在監督與培訓這些兼職檔案員時(shí)力度不夠，一些輔導員沒(méi)接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理方面的教育，連基本的檔案知識都不具備就“上崗”，管理理念陳舊落后，管理方法比較傳統，一切按經(jīng)驗辦事，缺少創(chuàng )新意識和創(chuàng )新欲望。
上述原因直接造成了學(xué)生檔案質(zhì)量的下降，也間接造了成學(xué)生尤其是畢業(yè)生對自己的人事檔案不重視。學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題直接帶來(lái)了畢業(yè)生檔案的不齊全，不規范，等到用人單位審查時(shí)發(fā)現問(wèn)題多多，從而耽誤畢業(yè)生的一系列事情，影響畢業(yè)生就業(yè)。
三、輔導員做好學(xué)生檔案管理工作對策研究
通過(guò)上述分析，我們應看到，高校輔導員作為兼職檔案員進(jìn)行學(xué)生檔案管理可謂是各有利弊。但是，現如今學(xué)生數量的不斷增加和學(xué)生檔案的日益重要又讓我們不得不利用輔導員這一群體來(lái)進(jìn)行學(xué)生檔案管理。因此，如何充分有效地利用輔導員進(jìn)行學(xué)生檔案管理應是每一所高校都應考慮的現實(shí)問(wèn)題。
1.制定詳細規章制度明確責任分工
學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題之一就是責任不清，而責任不清的一個(gè)重要原因就是缺少明確的規章制度來(lái)給兼職檔案員一個(gè)明確的責任分工。輔導員作為兼職檔案員往往太忙，時(shí)間不夠用，為了完成相應任務(wù)，找一些人幫忙，敷衍了事，造成了學(xué)生檔案收集、整理的不全面、不規范。因此，制定詳細的規章制度來(lái)明確輔導員作為兼職檔案員的責任分工，那樣輔導員就不是“身兼數職”，在規定時(shí)間完成規定的任務(wù)，從而使得歸檔更加快捷與通暢，也減輕了輔導員的負擔。
2.增大學(xué)生檔案管理監督和培訓力度
學(xué)校相關(guān)部門(mén)監督和培訓不到位也是導致輔導員忽視學(xué)生檔案管理的一個(gè)方面。定期開(kāi)展檔案講座，宣傳檔案的重要性，這有利于提高輔導員對檔案的認識。定期對學(xué)生檔案進(jìn)行檢查，有利于督促輔導員及時(shí)進(jìn)行歸檔，查漏補缺，提高學(xué)生檔案的利用率，把“死”的檔案變“活”[3]，從而更好地為廣大師生服務(wù)。定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，組織檔案員尤其是兼職檔案員進(jìn)行學(xué)習交流，相互取長(cháng)補短，增強檔案員尤其是作為兼職檔案員的輔導員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
3.輔導員不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)
從輔導員自身角度來(lái)說(shuō)，除了通過(guò)參加學(xué)校的各類(lèi)培訓學(xué)習來(lái)提升自身素質(zhì)外，也需要自己主動(dòng)學(xué)習和改進(jìn)管理方法。“工欲善其事，必先利其器”[4]，輔導員應主動(dòng)加強自身學(xué)習，具備基本的職業(yè)道德和檔案管理知識。同時(shí)，輔導員也應不斷增強創(chuàng )新意識，更新傳統的檔案管理方式，結合本校實(shí)際注意收集那些能體現學(xué)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，增加學(xué)生心理、信用、個(gè)性、和特長(cháng)等檔案資料，使學(xué)生檔案準確、客觀(guān)地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)與現實(shí)表現，真正反映出大學(xué)四年學(xué)生的成長(cháng)過(guò)程。
4.加強學(xué)生對自身檔案的認識與重視
學(xué)生檔案管理存在的一些問(wèn)題中，也有一些是因為畢業(yè)生自身對檔案的重視程度不夠引起的。因此，加強對學(xué)生的檔案教育非常有必要。在新生入學(xué)之初，輔導員可以利用新生建檔的時(shí)機向學(xué)生宣傳相關(guān)的檔案知識，讓學(xué)生在一進(jìn)入大學(xué)就意識到檔案的重要性。通過(guò)相關(guān)教育讓學(xué)生在思想上、行動(dòng)上對檔案重視起來(lái)，并協(xié)助輔導員班主任進(jìn)行檔案材料的收集與整理，等到畢業(yè)時(shí)輔導員整理起來(lái)就能得心應手。學(xué)生參與相關(guān)檔案的收集與整理，一方面有利于減輕相關(guān)工作人員的負擔，另一方面也能讓學(xué)生意識到檔案的重要性，不斷完善自身檔案材料，在畢業(yè)時(shí)得到一個(gè)真實(shí)、全面、個(gè)性的自我。
學(xué)生檔案管理工作非一朝一夕之事，它是一個(gè)連續不斷的過(guò)程。作為兼職檔案員的輔導員，如何充分合理地利用時(shí)間與資源進(jìn)行學(xué)生檔案管理，并依托學(xué)生檔案管理來(lái)促進(jìn)學(xué)生管理工作，也是體現自身工作能力與素養的一個(gè)重要憑借與依托。因此，輔導員需要不斷提升自身素質(zhì)，在圓滿(mǎn)完成專(zhuān)職工作的同時(shí)，做好兼職檔案員這一時(shí)代賦予我們的任務(wù)。
參考文獻：
[1]江歆楠.學(xué)生檔案管理的問(wèn)題和對策[J].中國科技博覽，2010，(17)：251.
[2]陳燕.淺談高校檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高[J].科技創(chuàng )新導報，2008，(3)：183.
[3]張韻.對高校兼職檔案員隊伍建設的思考[J].職業(yè)時(shí)空，2010，06(6):68-69.
[4]官莉萍.對輔導員做好高校兼職檔案員的若干思考[J].安徽文學(xué)(評論研究)，2008，(5)：270.
【高校輔導員管理學(xué)生檔案之我見(jiàn)】相關(guān)文章：
論培養旅游管理專(zhuān)業(yè)人才高校教學(xué)之我見(jiàn)11-30
論述高校輔導員就業(yè)指導工作角色定位之我見(jiàn)03-06
企業(yè)文化管理之我見(jiàn)11-20
探討普通高校藝術(shù)教育之我見(jiàn)的教育理論論文03-25
試論高校輔導員的心理保健02-24
論述當前高校學(xué)生檔案管理工作者應具備的能力素質(zhì)12-06
談高校輔導員如何對“90后”大學(xué)生進(jìn)行教育管理11-21
如何加強中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理02-22
- 相關(guān)推薦