試論企業(yè)合同管理制度

　　合同管理是企業(yè)管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極的意義。

　　摘要:在創(chuàng )新驅動(dòng)發(fā)展戰略的背景下，作為國民經(jīng)濟主導力量以及企業(yè)創(chuàng )新關(guān)鍵主體的國有企業(yè)，理應成為實(shí)現創(chuàng )新驅動(dòng)發(fā)展戰略的主要依靠力量。合同是公司從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)取得經(jīng)濟利益的重要紐帶，與此同時(shí)合同也可能產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛。所以作為現代企業(yè)的合同管管理的內容就十分重要。做好企業(yè)合同的簽訂履行以及管理尤為重要。公司簽訂合同，必須遵守國家法律法規、相關(guān)政策，貫徹平等自愿、互惠互利、協(xié)商一致的原則。

　　關(guān)鍵詞:企業(yè);合同管理;合同簽訂流程

　　一、合同管理的職責

　　1、公司合同管理由風(fēng)控管理部門(mén)、合同主辦部門(mén)、其它協(xié)作部門(mén)分別行使職權，各部門(mén)之間行使職權應遵循職責明確、相互配合、嚴禁推諉等原則。

　　2、公司風(fēng)控部為合同審核部門(mén)，根據國家合同法律法規對本制度進(jìn)行修改、補充。并且負責根據《合同法》解釋本合同管理規章制度;負責審核公司的對外合同、協(xié)議;負責監督、跟蹤的合同履行情況;負責對合同的原件或復印件等的存檔、備案監督工作;指導各部門(mén)合同管理人員的工作;其他相關(guān)合同管理工作。

　　3、公司業(yè)務(wù)部門(mén)和各職能部門(mén)為合同主辦部門(mén)，負責草擬本部門(mén)合同;負責調查合同的對方當事人資信;負責進(jìn)行合同的談判;負責辦理合同簽訂的內部審批手續;負責執行合同條款;負責協(xié)調合同糾紛;根據風(fēng)控部對合同修改的建議和意見(jiàn)，進(jìn)行修改和完整合同;負責保管、存檔合同及附件的復印件;其他相關(guān)合同管理工作。

　　二、合同簽訂流程

　　若是合同簽訂的流程不規范，合同中約定不夠清晰，以及文字表達不準確，會(huì )使企業(yè)遭受合同詐騙陷入圈套，引發(fā)經(jīng)濟糾紛，給企業(yè)造成巨大損失。若是合同簽訂的流程不規范并合同中約定不夠清晰，以及文字表達準確，會(huì )使企業(yè)遭受合同詐騙陷入圈套引發(fā)經(jīng)濟糾紛給企業(yè)造成巨大損失。將企業(yè)的合同作成格式化固定版本的合同，對雙方的權利義務(wù)約定比較平衡和均勻，因此建議盡可能選用規范的格式合同來(lái)處理雙方的經(jīng)濟往來(lái)。當然，簽訂合同時(shí)對雙方合意的目標指向物也應當有一個(gè)明確的約定，而不應當是含糊不清的。如果沒(méi)有認真細致的調查說(shuō)明合同條款事項，僅憑簽訂的不明確和不利于我方的合同，合同當事人的合法權益，只能受既判法律文書(shū)的約束，承受合法的“不法”侵害。

　　1、合同訂立時(shí)由風(fēng)控部門(mén)提供草擬的合同范本，由合同主辦部門(mén)根據實(shí)際情況在合同中填寫(xiě)數量、單價(jià)、金額、費率等基本情況，若合同范本不能滿(mǎn)足此筆業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，需提出增加/刪除/變更條款的，由合同主管部門(mén)提出，經(jīng)風(fēng)控部審核后方可調整合同條款。風(fēng)控部門(mén)未提供某一類(lèi)具體的合同范本的，合同主辦部門(mén)就上述合同草擬后進(jìn)行會(huì )審。經(jīng)會(huì )審通過(guò)后，由合同主辦部門(mén)進(jìn)行合同草擬。

　　2、合同內容確認，由合同談判由合同主辦部門(mén)負責。重大合同需有風(fēng)控部相關(guān)人員參與合同談判。合同談判涉及其他部門(mén)的，其他部門(mén)應當予以積極配合;合同談判時(shí)應當爭取合同文本的起草權。取得合同文本起草權的，由合同主辦部門(mén)負責準備草擬合同，草擬合同經(jīng)風(fēng)控部進(jìn)行審核無(wú)誤后與對方簽訂合同。已有模板的合同并且合同條款及內容與現實(shí)業(yè)務(wù)相符的，由合同主辦部門(mén)負責填寫(xiě)合同。合同必須采用書(shū)面形式確認。(1)部首部分：當事人的基本狀況：載明當事人各方的全稱(chēng)、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)。訂立合同的我方主體必須是公司，不得以部門(mén)名義簽訂合同。合同當事人的名稱(chēng)、法定代表人、公章應當與對方當事人的有效證件等資信材料載明的情況保持一致。(2)正文部分：合同標的應具有唯一性、準確性，產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)合同應詳細約定規格、型號、等級等內容;流程服務(wù)合同應約定詳細的服務(wù)內容及要求。

　　三、合同履行的監督管理

　　簽訂合同的主要目的是有效的保障合同正常執行，在有效范圍內控制違約的發(fā)生，所以對合同的履行監督尤為重要。通過(guò)對合同的履行監督可以第一時(shí)間掌握合同執行的情況，以及合同中發(fā)生的問(wèn)題，對于發(fā)生的問(wèn)題在第一時(shí)間掌握，爭取到了損失控制的時(shí)間，排除障礙減少了違約的發(fā)生。

　　1、合同簽訂完畢以后，合同主管部門(mén)應當立即聯(lián)系有關(guān)部門(mén)準備并完成履行合同工作。

　　2、合同經(jīng)簽字、蓋章，且約定的生效條件成就前，不得實(shí)際履行。合同生效后，一切與合同有關(guān)的部門(mén)人員應全面、及時(shí)履行合同。合同主辦部門(mén)應實(shí)施履約跟蹤統計，如有履行不及時(shí)或其他問(wèn)題時(shí)，應當及時(shí)向有關(guān)部門(mén)反映，并要求按合同要求完成履行，必要時(shí)可直接上報總經(jīng)理。

　　3、公司任何部門(mén)或者人員發(fā)現對方當事人不按照合同約定履行的，應當立即通報合同主辦部門(mén)，合同主辦部門(mén)應當在法定或者合同約定期限內向對方當事人書(shū)面催促履行或者按照合同當中的違約條款提出索賠。催促履行合同和索賠函件送交對方當事人之前，應經(jīng)風(fēng)控部審核。

　　4、任何部門(mén)或者人員收到對方當事人提出的催促履行合同和索賠函件的，應當立即送交合同主辦部門(mén)，由公司風(fēng)控部協(xié)助合同主辦部門(mén)處理。

　　四、合同檔案管理

　　(一)建立合同檔案范圍

　　主要有合同正本及附件原件和復印件;資信調查材料原件和復印件;合同審核、批示材料;談判、簽訂、變更和履行過(guò)程中的往來(lái)函件，包括信函(含信封)、電報、傳真、電子郵件等;合同談判、變更和履行過(guò)程中簽訂的意向協(xié)議、補充協(xié)議等;爭議處理過(guò)程中形成的和解協(xié)議書(shū)、仲裁調解書(shū)、仲裁裁決書(shū)、決定書(shū)、民事裁定書(shū)、民事判決書(shū)等;其它應當存檔的相關(guān)資料。

　　(二)已履行完成的合同檔案保管要求：

　　1、正式合同保管。合同履行完畢或合同的權利義務(wù)終止后，合同主辦部門(mén)應當及時(shí)整理合同檔案，依照合同編號，確定合同檔案資料齊全，向行政部提交一份材料清單，經(jīng)行政部確認后，由合同主辦部門(mén)向行政部移交原件，由行政部裝訂立卷并予以保管。

　　2、空白合同保管。根據公司相關(guān)規定，任何部門(mén)和個(gè)人攜帶未標明內容的合同模板和內容不完整的空白合同外出簽訂需到行政部，按照合同/協(xié)議編號進(jìn)行登記備案。若所領(lǐng)用的合同與對方已經(jīng)簽訂，則由經(jīng)辦人到行政部核銷(xiāo)合同編號標注合同已簽。若所領(lǐng)用空白合同沒(méi)有簽訂，行政部每月最后一天對尚未簽訂空白的合同進(jìn)行收回，若有特殊原因空白合同需要留在經(jīng)辦人處的，行政部門(mén)在合同領(lǐng)用登記表上加以注明原因。若已經(jīng)領(lǐng)用空白合同的經(jīng)辦人員辦理離職，行政人員應將領(lǐng)用的空白合同收回，否則不予辦理離職手續。

　　五、對于合同管理的建議與對策

　　1、現代企業(yè)管理中必須提高合同管理理念，各個(gè)企業(yè)必須從思想上真正認識合同管理的重要性，將企業(yè)各項工作真正納入合同管理范疇。企業(yè)各個(gè)職能部門(mén)對合同的管理要堅持不懈，可以通過(guò)培訓等形式提高全員對合同管理的理念。讓員工按照合同的要求執行，形成全體員工自覺(jué)執行額行為。對于合同管理機構的設立，使得合同的管理要覆蓋到企業(yè)每個(gè)層次上去。對于合同管理的部門(mén)應當明確其工作內容職責范圍，建立一套科學(xué)有效的工作體系。最終能形成從合同談判、合同擬定、風(fēng)控審核、合同簽訂、合同執行以及合同監督的有效運行體系。明確合同的管理流程。對合同要明確職責，杜絕扯皮推諉。

　　2、建立健全規章制度。要使得合同管理中具有規范化、科學(xué)化、專(zhuān)業(yè)化等。第一要完善合同的制度和章程，對合同的管理方面有章可循。對于合同的管理的內容包含合同的檔案歸口管理問(wèn)題，合同的資信調查問(wèn)題，合同的簽訂，合同的風(fēng)控審核，合同的簽訂審核，合同的領(lǐng)用備查及登記，合同的范本管理以及合同專(zhuān)用章的管理、合同的履行糾紛的解決方式等等。

　　3、重視合同審查管理。對于合同的項目背景調查、合同的談判、合同的草擬、合同的變更及修改、合同的簽訂以及合同的履約等全過(guò)程的嚴格風(fēng)控及管理。注重合同內容的分析，對于合同的分析主要有合同的合法合規性分析，另一個(gè)合同的完備性分析主要審查合同條款是否齊全，對各項問(wèn)題的規定是否有遺漏，合同的用詞是否嚴謹。4、對于合同的變更予以重視。合同變更意味著(zhù)增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險或者經(jīng)濟風(fēng)險，在合同變更中對于變更條款應當嚴格審核，對于隱藏條款應當予以在合同中明確表明。對于變更后可能發(fā)生的損害，公司的風(fēng)險控制部應當對可能發(fā)生的情況充分估計，已評估合同變更后帶來(lái)的風(fēng)險是否可控�，F代企業(yè)的合同管理制度不再是簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽訂等內容，而是全方位的科學(xué)的企業(yè)管理制度中的重要組成部分，將為企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益提高帶來(lái)巨大推動(dòng)。

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