審計員的畢業(yè)論文
摘要：內部控制審計是現代審計的基礎，采購與付款循環(huán)內部控制在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中占有重要地位。針對采購與付款循環(huán)可能存在的財務(wù)風(fēng)險，審計人員應在了解被審計單位情況、對采購與付款循環(huán)業(yè)務(wù)控制測試的基礎上，采用科學(xué)適當的方法對其內部控制進(jìn)行實(shí)質(zhì)性程序。結合當前采購與付款循環(huán)審計中存在的問(wèn)題，審計人員應進(jìn)一步改進(jìn)審計程序和方法，發(fā)表客觀(guān)、公允的審計意見(jiàn)。
關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù);內部控制;審計
一、內部控制的目標和基本要素
內部控制屬于管理范疇，是企業(yè)管理現代化的產(chǎn)物。只要存在經(jīng)濟活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理，就需要有相應的內部控制，它貫穿于企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)的各個(gè)方面，對于促進(jìn)國家各項政策、法規的貫徹落實(shí)、實(shí)現企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標具有重要作用。內部控制既是被審計單位對其經(jīng)濟活動(dòng)進(jìn)行組織、制約、考核調節的工具，也是審計人員用以確定審計程序的重要依據。隨著(zhù)內部控制的產(chǎn)生和發(fā)展，審計工作從詳細審計發(fā)展成為以測評內部控制為基礎的抽樣審計。在現代審計的發(fā)展過(guò)程中，對內部控制制度的重視與信賴(lài)，完善了審計職能，提高了審計效率。
二、企業(yè)采購與付款循環(huán)內部控制審計的意義
采購與付款循環(huán)業(yè)務(wù)是外部商品和勞務(wù)的購置和付款過(guò)程，是存貨流動(dòng)的起點(diǎn)，是影響資產(chǎn)增加和現金支付的重要環(huán)節，該業(yè)務(wù)環(huán)節在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中占有重要地位，它主要涉及采購、驗收、儲存、會(huì )計等部門(mén)，具有與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)聯(lián)系密切、業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁和容易產(chǎn)生管理漏洞等特點(diǎn)。根據內部控制的基本原理，應該將各項職能活動(dòng)指派給不同的部門(mén)或者職員來(lái)完成，以確保業(yè)務(wù)處理的正確可靠。因此，企業(yè)必須建立健全采購與付款循環(huán)的內部控制制度，防范和化解可能存在的財務(wù)風(fēng)險，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利健康發(fā)展。采購與付款循環(huán)審計是財務(wù)報表審計的重要組成部分。加強采購與付款循環(huán)內部控制的審計，能夠了解被審計單位情況，找出內部控制的薄弱環(huán)節，并能夠確定實(shí)質(zhì)性測試的性質(zhì)、時(shí)間和范圍，因此企業(yè)采購與付款循環(huán)內部控制的審計是實(shí)質(zhì)性程序的基礎。
三、采購與付款循環(huán)主要內部控制和可能存在的風(fēng)險
采購與付款循環(huán)的主要內部環(huán)節應該包括：
(1)倉庫或者資產(chǎn)使用部門(mén)根據需求，經(jīng)過(guò)授權批準后提出請購。
(2)采購部門(mén)在收到請購單后，對經(jīng)過(guò)批準的請購單發(fā)出訂購單。對于大額的、重要的采購項目，應采用招標競價(jià)的方式來(lái)確定供應商，以保證供貨的質(zhì)量和及時(shí)性。
(3)驗收部門(mén)檢驗所接受貨物的數量和質(zhì)量與訂貨單上的要求是否相符，編制一式多聯(lián)的驗收單。
(4)倉庫對于驗收合格的商品組織入庫，填寫(xiě)入庫單，倉儲區應相對獨立，限制無(wú)關(guān)人員接近。
(5)倉庫驗收貨物后，應該核對購貨單、驗收單和供貨發(fā)票的一致性，確認負債，編制付款憑單，送交會(huì )計部門(mén)，以編制有關(guān)記賬憑證、登記有關(guān)明細賬和總賬賬簿。
(6)會(huì )計部門(mén)在收到付款憑單后對有關(guān)單據的內容逐項進(jìn)行核對后編制記賬憑證，記賬憑證經(jīng)過(guò)編制憑證以外的其他人員審核后，由記賬人員據以登記應付賬款明細賬、預付賬款明細賬和存貨明細賬以及貨幣資金明細賬等。
(7)付款部門(mén)收到付款憑單后，認真核對付款憑單和附件，按照付款憑證上標明的付款日期支付貨款。
(8)月末時(shí)，應由供貨方向購貨方寄送賣(mài)方對賬單，雙方應及時(shí)對賬，發(fā)現不符要及時(shí)查找原因、及時(shí)處理。采購與付款循環(huán)業(yè)務(wù)可能存在的風(fēng)險有：一是計劃外盲目采購或構建固定資產(chǎn)，造成資金的擠壓和低效使用;二是混淆收益性支出和資本性支出，擠占生產(chǎn)成本行為;三是通過(guò)多提少提折舊，調節費用，從而達到調節利潤的目的;四是利用固定資產(chǎn)清理截留轉移企業(yè)資金;五是為降低資產(chǎn)負債率可能隱瞞應付賬款賬面余額;六是應付賬款清理工作不及時(shí)，長(cháng)期掛賬。
四、采購與付款循環(huán)內部控制制度的測試
(一)了解和記錄采購與付款循環(huán)業(yè)務(wù)內部控制。審計人員采用查閱被審計單位管理制度和相關(guān)文件、口頭詢(xún)問(wèn)或現場(chǎng)調查等程序，了解被審計單位采購與付款循環(huán)業(yè)務(wù)的內部控制，運用編寫(xiě)內部控制說(shuō)明、設計調查表法和繪制流程圖等方式，確定內部控制的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制目標。審計人員以?xún)炔靠刂频慕∪院陀行詾槟繕�，確定每一個(gè)具體目標的有效控制和薄弱環(huán)節，并對每一個(gè)控制目標的控制風(fēng)險做出初步評估，同時(shí)制定對哪些控制實(shí)施符合性測試的計劃，以進(jìn)一步開(kāi)展交易和余額的實(shí)質(zhì)性測試程序。
(二)采購與付款循環(huán)業(yè)務(wù)內部控制的符合性測試。
(1)檢查企業(yè)有關(guān)崗位責任制度等文件，檢查購貨與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)分工是否合理，并實(shí)地查看業(yè)務(wù)分工的執行情況;
(2)從采購部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案中抽取購貨合同或訂貨單，查明是否附有請購單或其他授權批準的文件;
(3)檢查大宗商品是否通過(guò)招標方式選擇供貨商，并檢查執行情況;
(4)核對采購合同上確定的價(jià)格、付款日期與財會(huì )部門(mén)核準的支付條件是否一致;
(5)檢查合同是否經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)審查，核對賣(mài)方發(fā)票上所購物品的數量、規格、品種與合同是否一致;
(6)抽驗部分付款憑單，檢查其是否附有請購單、訂購單、驗收單，付款憑單和驗收單是否連續編號;
(7)核對采購合同、賣(mài)方發(fā)票、驗收單和入庫單是否一致;
(8)檢查企業(yè)月末對賬制度的執行情況，以及對不符情況的處理程序;
(9)檢查企業(yè)內部審計制度的執行情況，是否定期進(jìn)行采購與付款業(yè)務(wù)的審計并出具審計報告。根據上述測試所取得的證據，審計人員重新評估控制風(fēng)險水平，根據重新評估的結果，確定哪些業(yè)務(wù)環(huán)節存在重大錯報風(fēng)險，需要實(shí)施詳細的審計程序;哪些屬于健全的部分，可以減少審計程序。通過(guò)對購貨業(yè)務(wù)內部控制的測試和評價(jià)，就可以確定實(shí)質(zhì)性測試擬信賴(lài)的程度。
五、采購與付款循環(huán)業(yè)務(wù)內部控制的審計內容
采購與付款循環(huán)業(yè)務(wù)內部控制的審計內容主要包括：
(1)物資采購計劃是否為單位所需要購買(mǎi)的物資、設備，采購計劃是否具有合理性，采購資金的來(lái)源及到位情況。
(2)物資采購方式和程序是否合理、規范。審查物資采購項目招投標范圍、方式、程序和文件，投標的條件和招標紀律等，評標、定標的合理性、合法性和真實(shí)性;審查供貨方的資格、條件是否符合要求。
(3)物資采購合同的合法性和有效性。采購項目是否符合立項審批，物資采購合同的要件是否齊全，采購物品是否符合國家或者行業(yè)的產(chǎn)品技術(shù)標準，產(chǎn)品的交貨單位、交貨方式、運輸方式、到貨地點(diǎn)、交貨期限、驗收方法以及結算及付款方式等條款，在合同中是否予以明確規定。是否明確了當事人雙方或一方有違約行為時(shí)，責任承擔的方式和標準。
(4)物資采購驗收入庫環(huán)節完好性和正確性。查驗交貨產(chǎn)品是否和合同規定或樣品的規格、型號、質(zhì)量、技術(shù)參數、價(jià)格相同、入庫數量和質(zhì)量與合同訂購數量和質(zhì)量相吻合。
(5)物資采購的貨款結算是否合規、正確。檢查物資驗收、入庫手續是否齊全，產(chǎn)品單價(jià)、結算方式是否與合同相符，發(fā)票構成要素是否齊全，金額計算是否正確。
(6)物資設備采購的使用效率是否充分，是否達到預期目標。設備使用是否有詳細具體的運行記錄;物資設備的使用效能、效果是否符合采購立項的要求，使用效益如何，是否達到預期的目標;使用部門(mén)是否健全和完善相關(guān)管理制度，實(shí)施規范管理。
六、當前采購與付款循環(huán)業(yè)務(wù)審計中存在的問(wèn)題
(一)管理當局內部控制意識不強。單位沒(méi)有高度重視內部控制制度建設，未能及時(shí)開(kāi)展內部控制業(yè)務(wù)培訓，未能及時(shí)全面掌握國家有關(guān)財經(jīng)法規、資產(chǎn)和債務(wù)、基本建設、經(jīng)濟合同管理、會(huì )計核算等各項規定以及單位相關(guān)的內部制度，對經(jīng)濟活動(dòng)的重要環(huán)節未開(kāi)展定期和不定期檢查，缺乏內部監督機制，雖然在外部和內部審計中發(fā)現了本單位存在的財務(wù)風(fēng)險，但未按要求進(jìn)行整改;或者制度不健全或執行不力;有的單位缺乏崗位責任制和議事決策機制，經(jīng)濟活動(dòng)的決策、執行、監督有效分離機制不健全，內部控制關(guān)鍵崗位人員輪崗制度沒(méi)有得到有效實(shí)施。
(二)采購的組織管理機構不健全。采購機構組成不穩定，職責界定不清晰，因此不能很好地協(xié)調處理采購需求、預算、計劃與運行等方面的關(guān)系，難以承擔采購管理的責任。部分單位分散對外采購，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢，造成采購資金的浪費和流失。
(三)物資采購價(jià)格管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。大多數物資管理部門(mén)雖然設立了采購物資價(jià)格管理崗位，配備了專(zhuān)兼職物資采購價(jià)格管理人員，但所配備人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和數量不能達到管理的要求，對供應商提供的一些技術(shù)含量較高、金額較大的設備物資的定價(jià)是否合理無(wú)法作出判斷。(四)采購合同或協(xié)議不規范。采購合同或協(xié)議條款權責不清，審批程序不當，或不符合國家相關(guān)規定及貿易政策，導致經(jīng)濟糾紛和經(jīng)濟損失。
(五)部分業(yè)務(wù)供貨在先，采購價(jià)格備案在后。物資采購的實(shí)際操作程序為：通知供貨→驗收→議價(jià)→簽訂合同→付款，而且物資驗收這項工作在工程竣工階段時(shí)才能得到簽認，這種做法使得采購制度未能發(fā)揮事前控制作用。
(六)定價(jià)方法簡(jiǎn)單。物資采購價(jià)格管理人員不論價(jià)格是否合理均要與供貨商“砍價(jià)”，這種定價(jià)方法認定價(jià)格依據不充分，供應商摸準砍價(jià)規律后，會(huì )采取高定價(jià)策略，這些會(huì )直接帶來(lái)物資采購價(jià)格偏高的問(wèn)題。
七、改進(jìn)采購與付款循環(huán)業(yè)務(wù)內部控制審計的策略
(一)提高物資采購審計人員隊伍素質(zhì)。這是提高審計工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。采購業(yè)務(wù)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中舉足輕重,要求采購審計人員必須具有較高的政治覺(jué)悟、良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作技能，能夠掌握需求分析、采購計劃制定、采購洽商、采購合同履行、供應商管理、采購信息管理等工作內容。
(二)推行物資采購集中管理體制。分散采購是大量滋生舞弊的體制性原因。集中管理是由企業(yè)物資供應部門(mén)實(shí)行業(yè)務(wù)歸口，統一管理采購業(yè)務(wù)的制度。大量企業(yè)采購管理實(shí)踐證明，企業(yè)實(shí)施集中采購，可以有效發(fā)揮規模優(yōu)勢,不僅可以形成經(jīng)濟采購批量、增強議價(jià)能力，還能夠獲得價(jià)格折扣，從而降低采購成本,減少儲備資金占用，提高性?xún)r(jià)比。因此集中采購是堵塞采購過(guò)程中各種漏洞的體制性保證。
(三)重視物資采購預算管理控制的審計。采購計劃應納入采購預算管理，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)指令嚴格執行。一是審查采購預算部門(mén)和權責劃分，按照對稱(chēng)信息的原則，即誰(shuí)需要誰(shuí)申請，制定采購預算方案;明確采購預算的審批權，確保采購預算的合理性;二是審查采購資金管理的控制，主要審計資金使用計劃表、資金來(lái)源預算，監控采購資金使用過(guò)程;三是審查采購預算人員計劃，包括預算信息調查人員、資金管理人員、預算編制人員、活動(dòng)實(shí)施人員計劃等。
(四)加強對采購方式的審查。物資采購方式可根據具體情況采取公開(kāi)招標、商業(yè)談判、詢(xún)價(jià)等，以獲得合理的采購價(jià)格。審計人員應運用經(jīng)驗、知識來(lái)具體分析判斷被審計單位采購方式選擇是否得當，是否節約資金，減少了人力和物力消耗。
(五)審查供應商管理情況。首先，審查供應商評估和準入制度，是否是在對供應商信譽(yù)度評價(jià)的基礎上，合理確定的供應商清單，并按規定的權限和程序審核批準后，確定供應商網(wǎng)絡(luò )。其次，審查采購部門(mén)是否按照公開(kāi)、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險的基礎上，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第三，審查供應商管理信息系統和供應商確認制度，被審計單位是否對供應商的資信和經(jīng)營(yíng)狀況考核評價(jià)后，對供應商進(jìn)行合理選擇和調整，并在供應商管理系統中作出相應記錄。
(六)評價(jià)物資采購績(jì)效。建立涵蓋物資采購數量、質(zhì)量、時(shí)間、價(jià)格和采購效率績(jì)效指標體系，對于儲存費用指標、實(shí)際價(jià)格與標準成本的差額、采購計劃完成率等指標計算分析;以采購業(yè)務(wù)的歷史績(jì)效標準、預算或標準績(jì)效標準、行業(yè)平均績(jì)效標準以及目標績(jì)效標準為參考，對于采購部門(mén)和采購人員個(gè)人的采購業(yè)績(jì)進(jìn)行評估，通過(guò)分析評價(jià)，找出采購業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題和差距，提出改進(jìn)的意見(jiàn)和建議。
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