醫院電子檔案的分類(lèi)、整理與保護

【摘要】隨著(zhù)醫院醫療技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件已成為醫院檔案管理的重要組成部分，如何有效地對醫院電子檔案進(jìn)行管理是檔案管理人員面臨的新課題，通過(guò)對醫院電子檔案的分類(lèi)、整理和保護進(jìn)行探討，推進(jìn)醫院電子檔案的管理工作。
【關(guān)鍵詞】　電子檔案　分類(lèi)　整理　保護
        隨著(zhù)醫療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫院電子檔案的分類(lèi)、整理及保管工作已成為醫院檔案管理人員需要學(xué)習的新課題。
        1  電子文件及電子檔案的定義
        電子文件指能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò )上傳送的數字代碼序列。
        電子檔案指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明［1］。
        2  醫院電子檔案的分類(lèi)
        根據醫院的工作特點(diǎn)，醫院電子檔案主要劃分有以下幾類(lèi)：
        2.1電子文書(shū)　主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫療活動(dòng)中形成的公文、報表等。主要包括醫院的內部電子文件、外來(lái)電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書(shū)材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
        2.2電子影像/圖像
        指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件。主要包括檢驗檢查科室在醫療活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的醫學(xué)影像材料、醫學(xué)圖像資料及重要的監視、視頻材料等。
        2.3電子圖紙
        指由計算機輔助設計形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設計、施工和維修方案等。
        2.4配套紙質(zhì)文件
        包括上述所有電子檔案形成過(guò)程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開(kāi)發(fā)任務(wù)書(shū)、系統分析報告、鑒定證書(shū)或驗收說(shuō)明、軟件測試報告、修改記錄、說(shuō)明等。
        3  醫院電子檔案的整理
        3.1電子文件的整理
        3.1.1醫院的內部和外部電子文件應由文件形成部門(mén)負責收集積累、整理、編輯，并按要求進(jìn)行組盤(pán)，由檔案部門(mén)在接收文件時(shí)按照不同年度、來(lái)文形式、組織機構、保管期限進(jìn)行歸檔。把同一部門(mén)的文件集中在組盤(pán)可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類(lèi)可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應建立統一的數據庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
        3.1.2醫院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對簡(jiǎn)單，只需要按照年度、部門(mén)及保管期限進(jìn)行歸檔即可。
        3.1.3科技電子文件可按照醫學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設備購置等分類(lèi)整理，再按相應的不同年度、組織機構、保管期限進(jìn)行歸檔。
        3.1.4產(chǎn)品研制或工程設計過(guò)程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號、研究課題或建設項目為單元按類(lèi)別進(jìn)行歸檔。
        3.1.5會(huì )計電子文件整理時(shí)應附有會(huì )計交接表，列明歸檔材料的詳細項目，如帳薄名稱(chēng)、編號、頁(yè)數、啟用日期等、相關(guān)人員進(jìn)行簽名確認，同時(shí)附存紙質(zhì)文件。
        3.2電子影像/圖像文件的整理
        由于網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)的發(fā)展，醫院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據衛生部《醫療機構病歷管理規定》，在醫務(wù)人員在醫療活動(dòng)過(guò)程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。


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由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺上產(chǎn)生，日常的保管工作應由信息中心（科）進(jìn)行管理，但應每年對產(chǎn)生的上述電子文件資料進(jìn)行存盤(pán)保管，在歸檔時(shí)應按不同年度（時(shí)間）、產(chǎn)生部門(mén)、保管期限等進(jìn)行整理，并注明系統環(huán)境、工作平臺等內容。
        3.3電子圖紙屬于建設項目的按設計、施工、結構、維護管理等順序進(jìn)行排列，在整理時(shí)應注明系統環(huán)境、工作平臺、文件格式、等內容。方便跟蹤及使用。
        3.4全部歸檔的電子文件應使用不可擦除型光盤(pán)。鑒于磁盤(pán)及移動(dòng)硬盤(pán)的保存時(shí)限、抗干擾能力及結構穩定性不及光盤(pán)，應盡量避免使用磁盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)存檔。在歸檔時(shí)應附有標簽、注明編號、套別、名稱(chēng)、密級、保管期限和軟硬件條件等。       3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對重要的電子文檔資料可復制第三套進(jìn)行異地保存。
        4  電子檔案的保護
        電子檔案的保護是當前檔案管理的一項重要內容，作為檔案管理部門(mén)應具備相應的電子檔案管理知識，配備相應的電子檔案管理設施及設備，如應配備相應的計算機設備、光盤(pán)刻錄儀及安全防護軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴格、規范、合理的電子檔案保護與利用制度。
        4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門(mén)應在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準確、規范的映射關(guān)系，以便于對應和查找。
        4.2光盤(pán)的保護
        光盤(pán)在歸檔時(shí)應規范排放，不宜受壓，應直立旋轉。在日常的使用及保管過(guò)程中注意對光盤(pán)不得擦洗、劃刻、觸摸光盤(pán)裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤(pán)，以免造成損壞。高溫會(huì )使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì )使光盤(pán)片基霉變。光盤(pán)應避免接觸外來(lái)磁場(chǎng)，外來(lái)磁場(chǎng)可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標準溫度為14～24℃,相對溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃,相對溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤(pán)材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射會(huì )使光盤(pán)過(guò)早老化。防止光盤(pán)沾染灰塵和污垢，灰塵對電子檔案也會(huì )造成危害，有可能會(huì )污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數據信息的丟失，因此應注意落實(shí)嚴格防塵措施。
        4.3電子檔案使用條件的保護
        由于電子文件是通過(guò)將信息與載體結合在一起而形成的，需要通過(guò)計算機及相應的工作軟件或平臺才能識讀，一旦出現技術(shù)過(guò)時(shí)或電子文件運行的條件和平臺出現了變化，都會(huì )影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護電子檔案的完整性與安全性方面應注意做好以下工作：
        4.3.1電子檔案運行系統及檔案管理的應用軟件需進(jìn)行及時(shí)升級，滿(mǎn)足軟、硬件環(huán)境及文件運行的需求。
        4.3.2對電子檔案在使用及利用過(guò)程中的權限進(jìn)行嚴格的分配與確認。不斷更新安全防護軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
        4.3.3鑒于電子載體壽命相對較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復制是當前延長(cháng)電子文件壽命的有效措施，磁盤(pán)每2年，光盤(pán)每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存［3］。
        4.3.4對于出現破損的電子檔案，及時(shí)采取有效的修復技術(shù)進(jìn)行修復。
        隨著(zhù)醫療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對醫院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理基礎理論知識外，還應具備計算機理論知識及應用技術(shù)，學(xué)習和了解醫學(xué)活動(dòng)的規律、工作流程等多學(xué)科的知識，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗。努力成為掌握現代科學(xué)技術(shù)知識的新型檔案管理人員隊伍中的一員，為醫院的檔案管理工作做出自己應有的貢獻。
參 考 文 獻
[1]CAD電子文件光盤(pán)存儲、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國國家標準,GB/T17678.1-1999.
[2]張國強.淺談電子文件與紙質(zhì)檔案在保護技術(shù)上的差異[J].檔案天地,2010(10):49-50.
[3]劉清枝,嚴宏蓮,馬嵐.等.檔案在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的創(chuàng )新服務(wù)[J].中國醫學(xué)創(chuàng )新,2009.6(2):67.

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