淺談高等學(xué)校財務(wù)電子檔案的管理
論文關(guān)鍵詞: 高等學(xué)�！∝攧�(wù) 電子檔案
論文摘要: 對于這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案，進(jìn)行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務(wù),是高等學(xué)校會(huì )計電算化應用中的重要環(huán)節，也是當前高等學(xué)校財務(wù)檔案管理中不可或缺的主要內容。
在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識前沿的高等學(xué)校的會(huì )計電算化已廣泛普及。由會(huì )計電算化產(chǎn)生的，蘊含著(zhù)高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務(wù)電子檔案的管理工作，進(jìn)行有效地保管、維護與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現代檔案管理中不可或缺的一部分。
一、財務(wù)電子檔案特點(diǎn)：
財務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤(pán)、光盤(pán)等現代電子介質(zhì)中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數據資料和系統開(kāi)發(fā)運行中使用的各種基礎語(yǔ)言程序及應用程序。這里主要指用于貯存財務(wù)數據和程序的各種電子介質(zhì)。作為現代高新科技的產(chǎn)物—財務(wù)電子檔案，較之傳統的財務(wù)檔案，有了許多新的特點(diǎn)：
1、財務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式�？纱尜A于可讀寫(xiě)的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫(xiě)的光盤(pán)，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。
2、財務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。
3、財務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。
4、財務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設備予以復現；但易于計算、分析，快捷獲得所需結果。
5、財務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。
6、財務(wù)電子檔案內涵廣泛。不僅包括票據、記賬憑證、賬簿、報表等傳統會(huì )計檔案，還包括會(huì )計電算化中的各種系統軟件和應用程序。
二、高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理的狀況
高等學(xué)校會(huì )計電算化生成了財務(wù)電子檔案。對于新介質(zhì)的檔案，既沒(méi)有前人的管理模式可參照，又沒(méi)有當前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現在：
1、儲存環(huán)境欠妥。早期電算化會(huì )計生成的是電子輸出檔案，即通過(guò)打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。
2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數據資料的虛設。如在早期DOS系統環(huán)境下，生成的磁性數據資料，雖保存完好，但原有運行環(huán)境已不復存在，現今程序又不能兼容，多數數據已不能再現，形同虛設。
3、老化機器的淘汰以及機器設備的快速更新，造成了新、舊運行環(huán)境脫節。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現今機器上順暢運行。
隨著(zhù)會(huì )計電算化的不斷發(fā)展，財務(wù)電子檔案的形式和數目日漸增多，更多替代了原有傳統財務(wù)檔案的功能和效用，財務(wù)電子檔案的管理也得到了應有重視。許多高等學(xué)校投入了大量資金，用于必要的保護、查詢(xún)、復現設施的購置和管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)的再培訓，其財務(wù)電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設施得到了全面改善。
三、高等學(xué)校財務(wù)電子檔案的現代管理
財務(wù)電子檔案的現代管理是指運用現代技術(shù)手段對財務(wù)電子檔案實(shí)施有效管理，包括四個(gè)環(huán)節即財務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。
（一）財務(wù)電子檔案的收集
1、設定固定的收集區間。一般可視業(yè)務(wù)量大小，按月、季或年度來(lái)設定；也可以視具體項目周期長(cháng)短，實(shí)行分段、分項或全程設定。但必須注意保證收集區間連續、無(wú)間斷。
2、制定固定的數據收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財務(wù)數據，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤(pán)，確保備份的一致有效，必要時(shí)還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時(shí)應在磁性介質(zhì)上，附加其運行的語(yǔ)言程序版本及操作環(huán)境標識，作為以后復現時(shí)的參照。
3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時(shí)，應首先備份原有的操作系統及語(yǔ)言運行程序，以備舊資料的往復查詢(xún)。對轉換前的初始數據備份，確保無(wú)誤后，再做謹慎轉換。
4、制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號，內存的大小、硬盤(pán)的容量以及外部設備的配套類(lèi)型等，有時(shí)還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設備，預防意外。
5、有關(guān)登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統管理員、程序員的操作資料，區分業(yè)務(wù)具體操作人，以便于后續追詢(xún)。并認真填制電子檔案移交清冊，區分責任。
（二）財務(wù)電子檔案的整理與保存
財務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵，關(guān)系到整個(gè)管理工作的有效性。不僅需要兼具財務(wù)、檔案和現代電子技術(shù)知識的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)管理，而且還需根據各種介質(zhì)的特性，實(shí)施不同的整理與保存措施。
1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應遠離磁場(chǎng)或者專(zhuān)設磁場(chǎng)屏蔽柜，以防消磁，丟失數據。收集的雙備份，應載明操作員姓名、運行環(huán)境和形成時(shí)間，連續順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。
2、貯存的光盤(pán)介質(zhì)。光盤(pán)介質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專(zhuān)用的防塵儲柜；光盤(pán)的保護膜應完好無(wú)損，防止的盤(pán)面磨損、刮擦；每張光盤(pán)應附有硬質(zhì)護殼，避免擠壓損毀，不可讀取。
3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見(jiàn)光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。
財務(wù)電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的，保持清潔，定期通風(fēng)，控濕溫，創(chuàng )造良好的儲存環(huán)境，使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài)，以期最佳利用效果。
（三）財務(wù)電子檔案的利用
財務(wù)電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現，也是檔案管理有效性的最終體現。財務(wù)電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復現媒體，方能充分發(fā)揮其效能。
1、財務(wù)電子檔案的查閱。
查詢(xún)帳目，可直接利用微機檢索，參照版本記錄標識，打開(kāi)相應程序和運行環(huán)境進(jìn)行讀取，省時(shí)、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專(zhuān)設查閱微機，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個(gè)盤(pán)面，保證另一盤(pán)面的無(wú)介入、封存性。
2、財務(wù)電子檔案的計算與分析。財務(wù)電子檔案的數據匯集，通過(guò)微機計算，集成產(chǎn)生多項分析結果。但因其涉及的盤(pán)面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應指定專(zhuān)業(yè)人員，在內控專(zhuān)用機器上調閱、操作，避免實(shí)在危險。同時(shí)還要注意各介質(zhì)的運行環(huán)境，以免不同軟件帶來(lái)的誤差，生成錯誤的分析。分析結果一經(jīng)得出，可以直接打印、復制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數據信息。
隨著(zhù)數字化、信息化時(shí)代的到來(lái)，財務(wù)電子檔案會(huì )有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時(shí)代步伐，不斷更新知識結構，使財務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。
參考文獻：
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