淺談高校財務(wù)檔案管理信息化完善
摘要：高校財務(wù)檔案管理信息化是指利用信息技術(shù)對高校財務(wù)檔案資料進(jìn)行搜集、歸檔、共享、傳遞、保存等，形成標準統一、分級建設的檔案數據庫，建立起檔案信息的數字化，檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化，檔案信息的網(wǎng)絡(luò )化的檔案管理體系。
一、高校財務(wù)檔案管理信息化建設的必要性
(一)高校財務(wù)檔案管理信息化是內外部環(huán)境的客觀(guān)要求
近年來(lái)，我國高校取得了飛速發(fā)展，高校規模不斷擴大，辦學(xué)質(zhì)量不斷提升，業(yè)務(wù)量增加使得財務(wù)檔案數量迅速增多，財務(wù)檔案的查詢(xún)、利用更加頻繁，給高校財務(wù)檔案管理工作提出了更高的要求，同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展和成熟使得信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得以廣泛應用，電子檔案成為經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來(lái)的重要信息載體，高校在 E1常T作中經(jīng)常要接收、保存、傳遞和使用各種電子檔案資料，如何做好電子檔案的保存是高校財務(wù)檔案管理面臨的新課題。因此，財務(wù)檔案信息化建設成為一種發(fā)展趨勢。正是在這一背景下，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規劃》才明確要求高校檔案部門(mén)應積極推進(jìn)檔案工作信息化建設。
(二)高校財務(wù)檔案管理信息化是提升財務(wù)檔案管理效率的必然選擇
主要表現在：(1)財務(wù)檔案信息化有利于高校財務(wù)檔案的保存。在信息化環(huán)境下，高校財務(wù)檔案管理部門(mén)要做好有形的紙質(zhì)檔案和無(wú)形的電子檔案的保存工作，相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案占用空間少，通過(guò)備份還可以防止丟失和損毀造成的數據丟失，整理和歸檔需要的人力、物力少，具有明顯的優(yōu)勢，越來(lái)越多的高校開(kāi)始將紙質(zhì)文檔轉為電子檔案，建立起檔案數據庫。當然，紙質(zhì)文檔具有不可替代的作用，例如可辨認性強，有效防止篡改，因此，在建立起檔案數據庫后，仍然要做好紙質(zhì)檔案的保管。(2)財務(wù)檔案信息化有利于高校財務(wù)檔案的查詢(xún)利用。高校財務(wù)檔案的查詢(xún)利用需要經(jīng)過(guò)申請、批準、領(lǐng)取、歸檔等環(huán)節，以往紙質(zhì)檔案的查詢(xún)耗費時(shí)間長(cháng)，經(jīng)過(guò)環(huán)節多，查閱效率非常低。同時(shí)，由于檢索非常不便，高校職能部門(mén)對于財務(wù)檔案包含哪些信息并不非常清晰，這也使得在高校建設、教育、科研等環(huán)節對于財務(wù)檔案的利用效率非常低，財務(wù)檔案信息化通過(guò)分級建檔，對檔案按照保密級別、檔案專(zhuān)題來(lái)建檔，建立起便于查詢(xún)的檔案編目、檢索方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )化為高校各職能部門(mén)獲取財務(wù)檔案資料提供了便利。
二、高校財務(wù)檔案信息化建設存在的問(wèn)題
(一)認識不到位導致基礎投入不足
高校財務(wù)檔案管理信息化建設是一個(gè)關(guān)乎高校發(fā)展全局的工作，要做好這項工作必然也離不開(kāi)高校各部門(mén)的配合和協(xié)作。目前，高校對于財務(wù)檔案信息化認識還不全面，財務(wù)檔案信息化建設的速度和廣度都不理想，這與高校在檔案管理工作上的觀(guān)念和意識有著(zhù)很大關(guān)系。有些學(xué)校將財務(wù)檔案信息化看做財務(wù)部門(mén)的事情，檔案管理部門(mén)仍然按照以往的思路辦事，財務(wù)部門(mén)提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒(méi)有進(jìn)行必要的歸檔和整理。高校財務(wù)檔案信息化的認識不到位也導致高校在信息化建設方面投入的人力、物力明顯不足，導致財務(wù)檔案信息化的硬件設施不達標，軟件配套不合適，高校財務(wù)檔案信息化仍處于起步階段。
(二)制度不完善導致工作不規范
有關(guān)高校財務(wù)檔案信息化的規章制度零散的見(jiàn)于相關(guān)部門(mén)發(fā)布的文件，尚沒(méi)有形成一套完整的規章制度體系，這使得高校在進(jìn)行財務(wù)檔案信息化建設的過(guò)程中，缺少了必要的指導，財務(wù)檔案管理信息化得目標不明確，標準不統一，高校財務(wù)檔案管理缺乏可以參考的經(jīng)驗和范例，只能摸著(zhù)石頭過(guò)河，非常容易碰壁，在一定程度上影響了財務(wù)檔案信息化進(jìn)程。由于沒(méi)有統一的標準，高校在財務(wù)檔案信息化建設過(guò)程中指定的制度、措施等多種多樣，財務(wù)檔案信息化建設的各個(gè)環(huán)節存在不同問(wèn)題，如何規范高校財務(wù)檔案管理信息化建設成為當前的首要問(wèn)題。
(三)檔案管理人員素質(zhì)有待提高
高校財務(wù)檔案管理信息化對于檔案管理人員提出了更高的要求，它要求檔案管理人員必須熟練掌握財務(wù)、檔案管理、信息網(wǎng)絡(luò )等方面的知識，這些知識缺一不可。當然，這些要求是針對檔案管理團隊而言，并不是指某一個(gè)人。但是，高校檔案管理團隊的現狀又是如何呢?我國高校檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專(zhuān)業(yè)能力不強的人員，缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識和財務(wù)知識，要求他們進(jìn)行檔案的信息化建設更是天方夜譚，加上高校對于檔案管理人員的培訓和指導不到位，既懂財務(wù)又懂檔案，既能進(jìn)行數字化處理又能進(jìn)行信息化處理的復合型檔案管理人才極度匱乏，這種人才的匱乏導致財務(wù)檔案信息化建設只能原地踏步，這也是我國高校財務(wù)檔案信息化提出幾十年，而實(shí)際效果并不理想的重要原因。
三、高校財務(wù)檔案信息化構建策略
(一)提高認識完善財務(wù)檔案信息化建設制度
高校財務(wù)檔案信息化建設是一個(gè)全局性的工作，需要高校站在全校發(fā)展的角度來(lái)進(jìn)行統籌規劃，重視高校財務(wù)檔案信息化工作，建立健全高校財務(wù)檔案信息化工作制度，穩步推進(jìn)高校財務(wù)檔案信息化建設。針對高校財務(wù)檔案管理信息化建設目標不明確，操作不規范的問(wèn)題，需要檔案管理部門(mén)制定高校檔案管理信息化管理規范，為高校財務(wù)檔案管理信息化建設提供指導和幫助。高校應明確財務(wù)檔案信息管理的管理職責，以財務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)為中心，由財務(wù)部門(mén)負責財務(wù)檔案的電子化、數據化，由檔案管理部門(mén)負責檔案資料的網(wǎng)絡(luò )化應用。相關(guān)部門(mén)要積極參與，密切配合，配合財務(wù)部門(mén)做好初始財務(wù)資料的收集、整理。高校應在統一檔案管理制度下積極探索，密切聯(lián)系實(shí)際，制定本院校的財務(wù)檔案信息化管理制度，包括數據庫系統的監控制度、重要數據備份制度、內網(wǎng)與外網(wǎng)要實(shí)現物理隔離制度等。
(二)落實(shí)財務(wù)檔案信息化的基礎配套設施
財務(wù)檔案信息化的基礎是各種基礎設施，包括服務(wù)器、存儲器、操作系統、路由器、交換機、數據庫管理系統、安全系統等。高校財務(wù)檔案管理必須配置一批信息處理能力強、存儲功能強大的服務(wù)器和存儲器，配置安全的操作系統，并購置必要的交換機和路由器，搭建覆蓋全校的信息網(wǎng)絡(luò )體系，這是財務(wù)檔案信息化建設的硬件平臺。數據庫系統和安全管理系統是財務(wù)檔案信息化的軟件平臺，包括計算機監控程序、語(yǔ)言編程系統、數據庫管理程序、數據存儲程序、安全管理系統、電子檔案管理軟件、檔案信息處理軟件等。財務(wù)檔案信息化建設的硬件設施和配套軟件必須想匹配，硬件配套要符合標準，軟件開(kāi)發(fā)要符合管理實(shí)際，只有兩者平衡發(fā)展才能保證財務(wù)檔案信息化的穩步發(fā)展。
(三)財務(wù)檔案的數字化網(wǎng)絡(luò )化
具體為：(1)財務(wù)檔案數字化建設。財務(wù)檔案數字化處理要求數據信息源準確完整，采集與錄入要規范及時(shí)，按照規定的操作流程將檔案信息進(jìn)行數字化處理。一是做好電子檔案的歸類(lèi)整理，二是對部分重要的紙質(zhì)檔案分批進(jìn)行數字化轉換。保證數字轉換的質(zhì)量，通過(guò)數字化處理，提高檔案資料的標準化、規范化，做好檔案信息的編研工作，為財務(wù)檔案信息信息化打好基礎。
(2)財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò )化建設。推進(jìn)財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò )化是實(shí)現檔案信息化的重要環(huán)節，是實(shí)現財務(wù)檔案信息共享的重要渠道。檔案數據庫的建設是推進(jìn)網(wǎng)絡(luò )化建設的第一步，建立檔案數據庫就是將電子化的各種檔案資料錄入數據庫，使其成為能被檔案管理系統識別的數據。建設和完善學(xué)校檔案管理網(wǎng)站，將網(wǎng)站作為高校檔案信息的傳遞平臺，使高校財務(wù)檔案與高校網(wǎng)站密切結合起來(lái)，提高資料的利用效率。為此，財務(wù)檔案管理系統開(kāi)發(fā)時(shí)，必須充分了解高校各部門(mén)的信息需求情況，各職能部門(mén)與財務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)密切協(xié)作，積極探索一條“收集渠道暢通、運轉協(xié)調、結構合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效”的檔案管理模式。在了解需求的基礎上，設計遠程登錄訪(fǎng)問(wèn)系統，提供信息檢索、資料下載等服務(wù)。利用電子郵件、QQ、MSN等途徑提供財務(wù)檔案信息的咨詢(xún)服務(wù)，為廣大師生提供多種形式的信息服務(wù)。
(3)財務(wù)檔案信息化系統。財務(wù)檔案信息化建設是一個(gè)由淺及深、穩步拓展的T作，需要根據高校經(jīng)濟管理活動(dòng)的需要進(jìn)行變化調整，需要逐步完善各個(gè)功能模塊和環(huán)節。這就決定了財務(wù)檔案信息化工作只能循序漸進(jìn)，先要使其融入到現有檔案管理工作中去，然后再促進(jìn)財務(wù)檔案管理工作的提高。財務(wù)檔案信息系統需要包括檔案鑒定、檔案歸集、檔案保管、檔案編研、檔案借閱等方面，將其按照上述步驟逐步進(jìn)行信息化處理后，就初步形成了信息化檔案系統。
(四)提高財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)
無(wú)論是硬件設施還是軟件系統，離開(kāi)高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理人員，財務(wù)檔案信息化也無(wú)法實(shí)現。高校財務(wù)檔案人員素質(zhì)的提高必須根據業(yè)務(wù)需要，按照外部引進(jìn)，內部培養的原則，有計劃、分階段的有序進(jìn)行。要加強財務(wù)檔案管理人員信息技術(shù)的學(xué)習，培養檔案管理人員的信息處理手段。要配備熟悉信息分析、網(wǎng)絡(luò )建設和維護、數據庫維護、數字化處理等方面的專(zhuān)業(yè)人才，鼓勵他們學(xué)習新技術(shù)、新知識，完善知識體系。要對從事系統和軟件開(kāi)發(fā)的人員進(jìn)行檔案管理、財務(wù)工作方面的知識培訓，使其了解和掌握財務(wù)檔案管理工作流程，掌握基本常識和規律，為財務(wù)檔案管理工作提供更有效的技術(shù)支持。對現有財務(wù)檔案管理人員進(jìn)行電腦知識、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)方面的知識培訓，使其能夠正確進(jìn)行相關(guān)信息的錄入、信息的數據化處理等工作，提高整個(gè)財務(wù)檔案管理團隊的信息化管理水平。
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