淺析電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應用及問(wèn)題論文
在現今企業(yè)的管理中，電子檔案管理系統的引用，以及大型、高效電子儀器的使用，使企業(yè)檔案管理由紙質(zhì)化存儲管理向電子化存儲管理轉變，企業(yè)檔案實(shí)現電子化變成了現實(shí)。只有明確電子檔案的形成過(guò)程和在企業(yè)中的利用途徑，剖析電子檔案在企業(yè)發(fā)展中存在的問(wèn)題，并試著(zhù)解決這些問(wèn)題，才能促進(jìn)應用電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)社會(huì )經(jīng)濟建設的不斷進(jìn)步。
一、企業(yè)電子檔案的形成與利用
(一)檔案信息數字化
數字化的檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )等現代技術(shù)實(shí)現異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實(shí)記錄歷史的重要體現，因而歷史的延續需要必須最大限度的保護檔案，檔案數字化之后，檔案利用方式主要是使用數字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。檔案信息數字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉化與再現，它為實(shí)現檔案信息資源共享奠定基礎。
(二)電子檔案管理系統
電子檔案管理系統具有簡(jiǎn)單、快捷和可以保持檔案原始性的特點(diǎn)。為檔案電子化提供了極大的便捷服務(wù)。電子檔案管理系統一般都采用樹(shù)形分類(lèi)結構，使得它的權限控制靈活、簡(jiǎn)單;電子檔案管理系統入庫簡(jiǎn)單，并提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡(jiǎn)單，一看就會(huì )，無(wú)需復雜的學(xué)習過(guò)程;最主要的是它具有查詢(xún)簡(jiǎn)單的功能，為檔案提供利用，實(shí)現檔案服務(wù)功能提供了舉大的支持作用;對于沒(méi)有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。
(三)實(shí)現檔案紙質(zhì)化向電子化的轉變
在企業(yè)檔案管理過(guò)程中引進(jìn)電子檔案管理系統以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質(zhì)的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器中的圖像文件進(jìn)行整理修正，并在網(wǎng)絡(luò )數據庫中建立相應的索引信息，從而達到電子檔案的快速自動(dòng)檢索，并最終為查詢(xún)客戶(hù)端提供檔案服務(wù)。
(四)電子檔案的存儲與利用
電子檔案通過(guò)計算機磁盤(pán)等設備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。
對檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。
二、電子檔案在企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)檔案隊伍的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展還不相適應
歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業(yè)檔案隊伍整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網(wǎng)絡(luò )化建設的發(fā)展需要。而檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應用。
(二)企業(yè)的檔案管理得不到高層領(lǐng)導應有的重視
很多企業(yè)的高層領(lǐng)導對檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類(lèi)的工作，和公司安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設比較來(lái)說(shuō)是微不足道的。正是由于領(lǐng)導的不重視和部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持。
(三)企業(yè)的檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員的負責
很多企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類(lèi)、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當一部分的企業(yè)根本沒(méi)有設立獨立檔案管理部門(mén)，往往合并在其他部門(mén)之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。
(四)企業(yè)的檔案管理的信息化建設滯后
首先，個(gè)別企業(yè)的領(lǐng)導還沒(méi)有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒(méi)有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規劃當中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。其次，在多數企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。還有的企業(yè)雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。最后，電力企業(yè)的檔案管理部門(mén)缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。
三、推進(jìn)電子檔案在企業(yè)中加快發(fā)展的辦法
(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩定檔案管理隊伍的結構
各企業(yè)應加強企業(yè)檔案管理隊伍的知識水平，通過(guò)不間斷的培訓和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)來(lái)加強檔案隊伍整體技術(shù)水平和管理水平，并在企業(yè)內部建立健全檔案管理培訓制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩定性，促進(jìn)檔案管理隊伍的建設。其中崗位培訓是提高其素質(zhì)的最主要途徑，培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。
(二)加快檔案信息化的建設，促進(jìn)電子檔案的發(fā)展
電子檔案的發(fā)展離不開(kāi)檔案信息化的支持，只有不斷開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng )新檔案服務(wù)機制，積極主動(dòng)通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )為用戶(hù)提供服務(wù)，并促進(jìn)電子檔案在企業(yè)中的利用和發(fā)展，才能充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)中的重要作用。
(三)提高對檔案工作的重視，推進(jìn)電子檔案的應用
企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實(shí)際工作的開(kāi)展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個(gè)很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說(shuō)服企業(yè)領(lǐng)導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業(yè)領(lǐng)導對檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業(yè)發(fā)展中得以快速、健康的發(fā)展。
(四)加大電子檔案優(yōu)點(diǎn)的宣傳力度，普及電子檔案的知識
只有在實(shí)際檔案工作中，充分體會(huì )到電子檔案的便利和快捷，才能促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認識到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，才會(huì )有更多地人選擇使用電子檔案。
綜上所述，電子檔案在企業(yè)發(fā)展中將發(fā)揮出巨大的作用，只有不斷加強電子檔案的建設，提高電子檔案在企業(yè)中的應用和普及程度，才能促進(jìn)電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)社會(huì )經(jīng)濟建設的不斷進(jìn)步。
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