藥品實(shí)庫存管理模式的設計與應用
【摘要】本文介紹基于HIS系統的藥品實(shí)庫存管理模式，引進(jìn)條形碼技術(shù)，實(shí)現藥品實(shí)物流與信息電子流的一直，從而達到藥品實(shí)庫存管理的目的。
【關(guān)鍵詞】 HIS系統 藥品實(shí)庫存模式 條形碼 實(shí)物流 電子流
1 前言
藥品作為一種特殊的商品，越來(lái)越成為今天各級醫院管理者倍加關(guān)注的焦點(diǎn)。從藥庫入庫開(kāi)始，到藥品分發(fā)到病人手中，藥物流貫穿醫院錢(qián)、物以及醫療質(zhì)量，也就是涉及財務(wù)、物管、醫生、患者等環(huán)節。如何能將藥品的管理既做到能?chē)栏癜凑諊业乃幤蜂N(xiāo)售管理執行還能減少與病人的矛盾糾紛，達到質(zhì)量追溯的目的是筆者多年一直想解決的大難題。
2 現狀分析
醫院信息系統（His）作為最早走入醫院的信息技術(shù)管理手段，幾經(jīng)升級換代，在建設數字化醫院的今天，His作為低層基本支撐系統，成為數字化醫院建設成功的關(guān)鍵。 而His中的藥品管理子系統又是His系統建設的重中之重。近十年來(lái)，各級醫院的His系統紛紛建成，其優(yōu)勢是藥品的信息管理手段、藥品管理流程出具模型，但經(jīng)過(guò)筆者多年的實(shí)踐經(jīng)驗和調研分析，藥品的管理在信息流和實(shí)物藥品流之間存在很多難以逾越的問(wèn)題，分析如下圖1：
圖1 藥庫藥品流
2.1 藥物基本流程
在藥庫藥品流中藥庫保管員根據His系統提示的藥庫的庫存數量及藥房每月的請領(lǐng)數量，做出合理的采購計劃。經(jīng)藥劑科主任核準和分管院長(cháng)審批后由采購員采購。購入的藥品由倉庫保管員驗收入庫，輸入電腦填制藥品商、生產(chǎn)批號等信息與電腦上藥品入庫單核對，核對無(wú)誤后進(jìn)行財務(wù)驗收并打印入庫單，入庫單由采購員和庫房保管員共同簽字后連同發(fā)票正本交于藥劑科主任核準后，由藥品會(huì )計將核對無(wú)誤、手續齊備的發(fā)票、入庫單交財務(wù)科。財務(wù)科核對采購合同、發(fā)票、人庫單，等信息對符合付款條件的辦理付款手續。
藥房領(lǐng)用的藥品由各藥房負責人填制藥品請領(lǐng)單提交給藥庫，藥庫保管員根據藥庫存量對各藥房清領(lǐng)的藥品數量進(jìn)行調整后打印出庫單。
門(mén)診藥房根據門(mén)診劃價(jià)收費系統錄入的病人處方，按處方內容發(fā)藥并據以登記藥房藥品出庫數量金額明細賬。住院藥房根據各病區及手術(shù)室提交的醫囑匯總表擺藥并據以登記藥房藥品出庫數量金額明細賬及住院病人藥品費用。
從上述藥品管理流程看，His系統設置了較合理的藥品內部會(huì )計控制制度，它抓住了藥品的驗收入庫、領(lǐng)用、發(fā)出等關(guān)鍵內部控制點(diǎn)，確保入庫單為依據且由保管員、財會(huì )人員共同完成，實(shí)現了內控中每筆會(huì )計記錄都有據可依及管物、管賬等相分離原則；辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)需由財務(wù)科、院領(lǐng)導審批后才能辦理付款手續，形成了領(lǐng)導和財務(wù)雙向監督、聯(lián)合把關(guān)的內部會(huì )計控制制度。這是醫院實(shí)現信息系統His管理的優(yōu)勢。
2.2 藥品流中存在的問(wèn)題
剖析我國大多數醫院實(shí)行的藥品信息化管理，究其根本藥品的實(shí)物還停留在人工管理的基礎上，例如藥品入、出庫、藥房發(fā)藥給患者靠人工核對，運營(yíng)的信息系統僅作為輔助人工處理帳物的工具存在，尚未達到從經(jīng)營(yíng)決策角度對在院流通藥品管理進(jìn)行挖掘的層次。這就造成人工發(fā)藥物流、電子流之間不協(xié)同，導致藥品信息化實(shí)施的難度，也是醫院進(jìn)行HIS建設的大難點(diǎn)。那么，到底難在何處呢？
（1）藥品規范不統一
眾所周知，我國制藥企業(yè)之間產(chǎn)品同質(zhì)化現象非常嚴重，往往是一個(gè)品種同時(shí)有多家制藥企業(yè)生產(chǎn)；而作為醫院的供應商也不在少數，許多相同藥品有可能來(lái)自不同的供應商，產(chǎn)地、規格、批號、效期、進(jìn)貨價(jià)等信息的混亂，帶來(lái)的直接問(wèn)題是數據庫軟件實(shí)施缺乏標準，不能支持對大量的業(yè)務(wù)數據進(jìn)行挖掘。例如同一規格的藥品，批號、產(chǎn)地、效期、進(jìn)價(jià)不一樣比較多見(jiàn),既要保證財務(wù)賬冊收支平衡，還要有藥品質(zhì)量追溯，處理起來(lái)非常棘手。批次、產(chǎn)地、價(jià)格不同，藥品調價(jià)時(shí)，要考慮多戶(hù)頭（多條記錄）藥品價(jià)格處理的問(wèn)題，還有由于同類(lèi)藥品多條記錄帶來(lái)的信息傳遞給各臨床醫生、收款等帶來(lái)獲取信息的煩惱，比如說(shuō)藥房中有一個(gè)批號的藥品只剩下1支，而臨床醫生一次要開(kāi)6支，是開(kāi)1支前一批號＋5支后一批號，還是全部6支后一批號呢？如果兩個(gè)醫生同時(shí)開(kāi)前一個(gè)批號的一支，最后一個(gè)藥房要發(fā)的藥品就會(huì )出現庫存不足無(wú)法發(fā)藥或者負庫存。
（2）藥品實(shí)物流與信息處理電子流脫節
醫院藥品管理財務(wù)關(guān)注焦點(diǎn)與藥品流質(zhì)量控制脫節。目前大多數醫院在財務(wù)管理上采用的是成本核算法，即核算存貨發(fā)出成本和結存成本的方法。與之相適應的是財務(wù)、保管人員往往只關(guān)心三種狀態(tài)：購進(jìn)、出庫、在庫的價(jià)格，雖然有數量的管理，信息系統也只是參考對賬的依據。發(fā)藥崗位人員僅關(guān)注所發(fā)藥藥品的金額否與出庫、收款一直，那么醫療質(zhì)量所關(guān)注的批次、批號、效期、生產(chǎn)廠(chǎng)家等屬性往往就被忽略了。粗放的進(jìn)銷(xiāo)存管理造成電子流復雜多樣的信息處理與實(shí)際藥品流轉之間的脫節，導致信息庫存窗口記錄雜亂無(wú)章，與庫存記錄相關(guān)的出庫操作效率就會(huì )降低 ，盤(pán)點(diǎn)、計劃采購、計劃申領(lǐng)等都帶來(lái)一系列的問(wèn)題
3 設計思路
筆者多年的調查實(shí)踐，在與藥劑庫管、會(huì )計多年的交流中，深刻體會(huì )到崗位不同，關(guān)注的焦點(diǎn)很大的差異，造成His系統軟件設計與應用之間的矛盾。如何能將藥品物的管理從粗放型中解放出來(lái)，做到信息電子流與實(shí)物流一直，最大限度地處理藥品庫存窗口，既能實(shí)現真正意義上的賬、實(shí)相符，達到實(shí)庫存管理模式目的，同時(shí)又兼顧醫療質(zhì)量，實(shí)現患者用藥可追溯的信息化管理。
為此，引入藥品條形碼技術(shù)，在入、出庫，藥房發(fā)藥窗口等藥品實(shí)物流轉節點(diǎn)，通過(guò)條形碼掃描技術(shù)驗證發(fā)藥藥品信息。
4 設計與實(shí)現
4.1 規范藥品信息維護 藥品字典（YK_YPZD）藥品基本信息維護除了包括名稱(chēng)、規格、單位、藥庫、藥房包裝等基本信息外，我們在輸入碼（拼音碼、簡(jiǎn)碼）的基礎上增加了條形碼的字段。根據我國現有的藥品包裝條形碼，批號不同的生產(chǎn)廠(chǎng)家相同的同一藥品，其條形碼是一樣的。因此藥品條形碼維護時(shí)，生產(chǎn)廠(chǎng)家不同的藥品維護兩個(gè)記錄，就計算機而言，生產(chǎn)廠(chǎng)家不同的藥品ID是不同的。見(jiàn)表1
表1 同種產(chǎn)地不同藥品維護記錄
4.2 條形碼的設計規則
本系統考慮成本、醫院內部應用的實(shí)際以及兼容現有藥品包裝條碼技術(shù)，我們采用一維條形碼技術(shù)。
藥品條形碼的設計原則，YK_YPZD.藥品ID+其他，形成一維條形碼。西、成藥條形碼形成考慮未來(lái)與外部環(huán)境的接軌，全部采用現有包裝的條形碼，維護藥品基本屬性時(shí)，在藥品字典（YK_YPZD）掃描維護條形碼屬性。見(jiàn)表2：
表2 藥品條形碼示例
4.3 藥庫藥品實(shí)庫存模式設計
總體思路
庫藥品實(shí)庫存模式的總體設想是實(shí)現藥品的批次管理，這里實(shí)現藥品批次管理的核心思路是將對藥品的管理細化到每一個(gè)批次而非僅僅是批號，對不同批次藥品采取單獨計價(jià)和核算成本，打破傳統的成本核算法籠統計算利潤的模式，真實(shí)提取不同批次藥品的利潤率，計算出藥品購銷(xiāo)的真實(shí)利潤水平。圖2 批次條碼生成流程
設計方法
在藥庫藥品入庫數據表，增加入庫批次字段，系統對每次進(jìn)貨都以單獨的記錄保存藥品基本信息、進(jìn)貨批次信息 。在打印入庫單時(shí)，同時(shí)打印藥品條形碼（信息字典條形碼字段+本次入庫批次）作為本批次藥品條形碼，由庫管人員進(jìn)行粘貼。見(jiàn)流程(圖2)。
圖3 出庫流程
4.4 藥房藥品實(shí)庫存模式設計
總體思路
藥房藥品實(shí)庫存設計思想是藥房發(fā)藥流對應批次明細表，明細表分別根據藥品的不同產(chǎn)地 、不同批次保存藥品的不同進(jìn)貨價(jià)格 、零售價(jià)格 、藥品的批號 、效期等。而對于醫院臨床醫生、護士站或者收款等提供批次鎖定功能，從而保證批次的唯一性。這就是藥品實(shí)庫存管理模式的一大創(chuàng )新，從而解決了藥品實(shí)現批次管理，對于同一藥品多條記錄造成藥品處方、醫囑造成的由于選擇該條記錄缺藥導致臨床信息處理的煩惱，大大解決了醫院當前藥品信息管理帶來(lái)的煩惱。
設計方法：
藥品在藥房的庫存設計兩個(gè)表，其中藥房藥品庫存明細表（YF_YPKCMX）字段：藥品ID、名稱(chēng)、規格、單位、產(chǎn)地、批號、進(jìn)
貨價(jià)、零售價(jià)、效期、條形碼
藥房庫存表（YF_YPKC）：藥品ID、名稱(chēng)、規格、單位、零售價(jià)。 各工作站發(fā)出的領(lǐng)藥申請取自YF_YPKC表，寫(xiě)入患者用藥信息明細表，藥房發(fā)藥時(shí)根據傳遞來(lái)的藥品ID關(guān)鍵字，掃描條碼讀出YF_YPKCMX內的藥品ID，兩關(guān)鍵字段藥品ID只要相等，分別減兩庫存，同時(shí)將該條碼對應的批次條形識別碼字段寫(xiě)入患者用藥明細。
圖4 藥房藥品流程
5 總結
5.1 本文創(chuàng )新點(diǎn)
本文在技術(shù)實(shí)現上兩個(gè)創(chuàng )新點(diǎn)：
一個(gè)是引入批次識別條形碼技術(shù)。藥品實(shí)庫存管理是一個(gè)新鮮的概念，沒(méi)有成形的道路可供參考。根據筆者多年的經(jīng)驗和查閱大量的藥品管理的文章以及與同行的交流中，藥品要實(shí)現批次管理，僅靠信息系統軟件模型是不可能實(shí)現的，必須做到藥品物的流轉的電子化，識別物的流轉靠的就是條碼識別手段，架起物流、電子流之間的橋梁，達到實(shí)庫存管理模式的目的。本課題就是在藥品驗收入庫時(shí)，根據事先設定的藥品條碼屬性生成新的藥品批次識別條形碼，引入該批次識別條形碼字段，藥品在全院的流轉既能賬實(shí)相符、又能達到質(zhì)量可追溯。
另一個(gè)創(chuàng )新點(diǎn)就是藥房庫存設立兩個(gè)表，一個(gè)批次明細表，另一個(gè)是鎖定批次表。鎖定批次表面向各工作站（處方、醫囑），根據藥品ID關(guān)鍵字，將批次識別條形碼寫(xiě)入患者對應的明細表。
管理模式創(chuàng )新：打破傳統的成本核算的籠統算法，創(chuàng )新實(shí)庫存管理模式
5.2 應用效果分析
通過(guò)實(shí)庫存管理，可以增強藥房的自我監督功能。（1）采用實(shí)庫存管理后，醫院再也不用三月一次盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)每天都可以進(jìn)行，可以很方便地查詢(xún)每一個(gè)藥的理論庫存是多少，少一粒、多一�；蝈e發(fā)一粒藥馬上在日報表中體現，而且能定位到是在哪一貨柜哪一種藥在哪些環(huán)節上出了問(wèn)題。（2）實(shí)現藥品實(shí)庫存管理后，為藥劑科與財務(wù)科的藥品收支數據核對提供了方便，數據更加準確明細。（3 ）實(shí)庫存管理的實(shí)施，使工作流程更加簡(jiǎn)捷，有利于各部門(mén)日常工作的順利開(kāi)展和管理，藥房的發(fā)藥差錯率也會(huì )大幅度的降低，更重要的是大家增強了工作責任心。
參考文獻
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