淺談ERP在財務(wù)會(huì )計管理中的應用
摘要：隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和應用的普及，越來(lái)越多的事物被冠以“e”這個(gè)字母�？梢哉f(shuō)，網(wǎng)絡(luò )革命把許多事物都e化了。在這種背景下，人類(lèi)最古老的行業(yè)之一———“會(huì )計”正經(jīng)歷著(zhù)一場(chǎng)新的變革。而ERP(EnterpriseResourcesPlanning)在會(huì )計領(lǐng)域的應用則是這場(chǎng)變革的一個(gè)突出趨勢。ERP在會(huì )計領(lǐng)域的應用導致了傳統會(huì )計作業(yè)模式向新模式的轉移，文章對此進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：ERP 財務(wù)會(huì )計 新模式
一、ERP發(fā)展及內涵
ERP是指整合企業(yè)內部資源的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統，使企業(yè)業(yè)務(wù)數據統一化，全部在線(xiàn)處理。從技術(shù)層面看，它是利用信息技術(shù)成果，對企業(yè)內部的各類(lèi)資源包括人、物、財、信息等進(jìn)行規劃、統籌與整合，從而減少環(huán)節，提高生產(chǎn)率，增強企業(yè)競爭力。從管理層面看，它又是一個(gè)較完整的集成化管理信息系統，包括分銷(xiāo)、制造、會(huì )計、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、材料等管理系統。從電子商務(wù)運作系統看，ERP是基礎工程，沒(méi)有ERP，企業(yè)信息管理就失去了支持，整個(gè)電子商務(wù)的品質(zhì)就要打折扣。因此，ERP作為嶄新的現代管理手段，它的核心管理思想就是實(shí)現對企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理各方面的信息資源進(jìn)行有效的整合與管理。
二、ERP在財務(wù)會(huì )計管理中的應用
總體上講，ERP在會(huì )計與財務(wù)管理中的應用有兩個(gè)特點(diǎn)：一是宏觀(guān)層面的ERP的架構在擴張;二是微觀(guān)層面，即ERP物理模塊在不斷細化。這兩者的互動(dòng)中，推進(jìn)了會(huì )計作業(yè)模式的變化。
從宏觀(guān)層面講，財務(wù)會(huì )計的作業(yè)方式，長(cháng)期以來(lái)主要體現在事后收集和反映會(huì )計數據上，在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱，不論是及時(shí)性上，還是有效性上，都難以展現它的作用。當企業(yè)發(fā)生危機時(shí)，它又總是首先反映在財務(wù)危機上，不是缺少現金，就是缺乏持續經(jīng)營(yíng)所需的資本。在引入ERP以前，隨著(zhù)電腦的普及，會(huì )計系統的信息處理一般都是應用電腦作業(yè)，或是引入其他硬件來(lái)提高其自動(dòng)化水平，這對滿(mǎn)足會(huì )計核算的一般要求來(lái)說(shuō)已是一大進(jìn)步。但這只是將手工會(huì )計向計算機系統進(jìn)行的簡(jiǎn)單復制與移植，減輕了會(huì )計人員的工作強度與難度，對提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策水平作用有限。在業(yè)務(wù)流程的臨近和與其他系統的集成上，則受到技術(shù)與功能不足的限制。因此，ERP在會(huì )計與財務(wù)管理中的應用，不僅相當程度上反映了上述缺陷，而且，依托這一平臺，可以進(jìn)行更廣泛的，包括客戶(hù)、供應商、分銷(xiāo)商和代理網(wǎng)絡(luò )、各地制造工廠(chǎng)等的各種經(jīng)營(yíng)資源、各種信息的集成，從而為企業(yè)科學(xué)決策提供更好的服務(wù)。
從微觀(guān)層面講，即ERP物理模塊走向細分化�，F階段在財務(wù)會(huì )計領(lǐng)域，主要涉及以下方面：
1.ERP系統在會(huì )計中的應用。會(huì )計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)中的變動(dòng)過(guò)程及其結果。它由總賬、應收賬、應付賬、現金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構成。因此，從物理層面看，ERP的會(huì )計核算模塊，涉及總賬模塊、應收賬模塊、應付賬模塊、現金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、多幣制模塊和工資核算模塊，等等。
以現金管理模塊為例，它主要是對現金流入流出的控制以及零用現金及銀行存款的核算。它包括對硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟件中，一般都具有票據維護、票據打印、付款維護、銀行清單打印、付款查詢(xún)、銀行查詢(xún)和支票查詢(xún)等和現金有關(guān)的功能。此外，它還和應收賬、應付賬、總賬等模塊集成，自動(dòng)產(chǎn)生憑證，過(guò)入總賬。
2.ERP系統在財務(wù)管理中的應用。財務(wù)管理的功能主要是基于會(huì )計核算的數據，再加以分析，從而進(jìn)行相應的預測、管理和控制活動(dòng)。它側重于財務(wù)會(huì )計、控制、分析和預測，強調事前計劃、事中控制和事后反饋。然后，ERP系統中的財務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財會(huì )信息的反映，到財務(wù)管理信息處理，再到多層次、一體化的財務(wù)管理支持。這種轉變體現在，它吸收并內嵌了先進(jìn)企業(yè)的財務(wù)管理實(shí)踐，改善了企業(yè)會(huì )計核算和財務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。它在支持企業(yè)的一體化經(jīng)營(yíng)上，為分布在各地的分支機構提供一個(gè)統一的會(huì )計核算和財務(wù)管理平臺。由于支持基于Web的財務(wù)信息處理，為企業(yè)發(fā)展電子商務(wù)和基于Inter net的應用系統(如銷(xiāo)售訂單處理等)提供了平臺，財務(wù)信息還可以通過(guò)Web方式收集和發(fā)布，使企業(yè)實(shí)現實(shí)時(shí)的、跨地區的財務(wù)管理成為可能�？傊�，這一切，倘若在非 ERP的環(huán)境下，即使靠“人海戰術(shù)”來(lái)完成，其效益也是有限的。
3.ERP系統在成本管理中的應用�，F代成本管理需要一個(gè)能協(xié)調計劃、監控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統，從而協(xié)助企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動(dòng)都面向市場(chǎng)來(lái)進(jìn)行運作。在典型的ERP系統中，所有的成本管理應用程序都共用同樣的數據源并且使用一個(gè)標準化的報告系統，用戶(hù)界面的同一結構使這個(gè)系統具有容易操作的特點(diǎn)，成本與收入的監控可貫穿所有職能部門(mén)。差異或有問(wèn)題的項目一旦出現就能被分離出來(lái)，并可采取措施去糾正。具體來(lái)說(shuō)，典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個(gè)方面：成本中心會(huì )計、定單和項目會(huì )計、分析與決策等系統。
以定單和項目會(huì )計為例，它是一個(gè)全面網(wǎng)絡(luò )化的管理會(huì )計系統，帶有定單成本結算的詳細操作規程。該系統收集成本，并用計劃與實(shí)際結果之間的對比來(lái)協(xié)助對定單與項目的監控。系統提供了備選的成本核算及成本分析方案，從而有助于優(yōu)化一個(gè)企業(yè)對其業(yè)務(wù)活動(dòng)的計劃與執行。
再以獲利能力分析為例，哪一類(lèi)產(chǎn)品或市場(chǎng)會(huì )產(chǎn)生最好的效益?一個(gè)特定的定單利潤是怎樣構成的?這些都是獲利能力分析必須涉及的問(wèn)題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。同時(shí)，銷(xiāo)售、市場(chǎng)、產(chǎn)品管理、戰略經(jīng)營(yíng)計劃等模塊也將根據從獲利能力分析所提供的第一手來(lái)自市場(chǎng)的信息來(lái)作進(jìn)一步的分析處理，公司因而能判斷它目前在現存市場(chǎng)中的位置，并對新市場(chǎng)的潛力進(jìn)行評估。
三、ERP導入對會(huì )計人員角色的影響
由于上述特點(diǎn)取代了傳統會(huì )計功能的一大部分，因此導入ERP，實(shí)施ERP系統管理，對會(huì )計人員角色的影響是顯而易見(jiàn)的。其中，最突出的是，當企業(yè)導入ERP系統，許多資料直接由資料產(chǎn)生處的人員來(lái)鍵入，會(huì )計信息會(huì )在交易完成后自動(dòng)入賬，同時(shí)進(jìn)入相關(guān)分類(lèi)賬，并自動(dòng)產(chǎn)出報表，且許多資料直接從系統中即時(shí)存取。這樣，許多原本由會(huì )計人員來(lái)完成的基礎工作已被取代，而且，從作業(yè)的質(zhì)量到速度，都比人工作業(yè)好得多。那么，對這一現象應該怎么看呢?
從表面上看，ERP的導入對會(huì )計人員來(lái)說(shuō)，確實(shí)是一大沖擊，或者說(shuō)是一種“會(huì )計人員無(wú)事可做”的危機。但從深層次看，筆者認為，ERP的導入，本質(zhì)上是會(huì )計工作內涵的新發(fā)展，是會(huì )計工作重心的轉移，即從以往對數學(xué)的計量與紀錄，轉向對信息的加工、再加工、深加工。未來(lái)會(huì )計人員將不再扮演賬房先生，而是企業(yè)咨詢(xún)者的角色。同時(shí)，會(huì )計人員提供企業(yè)咨詢(xún)、分析的價(jià)值將愈來(lái)愈受到重視。會(huì )計人員在組織中所占地位及扮演的角色也日益重要。
從對信息的加工層面講，由于導入ERP，不僅是一個(gè)硬軟件的引進(jìn)與安裝的問(wèn)題，而且是實(shí)施ERP系統所取得的效益。而這效益的取得及其增值，相當程度上取決于會(huì )計人員對信息進(jìn)行加工的層次性，所以“再加工———深加工”是會(huì )計新模式的基本特點(diǎn)。
以前，管理人員需要從財務(wù)報表中獲取信息來(lái)做經(jīng)營(yíng)及績(jì)效上的管理，如今的信息科技已轉為可隨時(shí)提供管理人員有用的信息，如此的轉變強調了管理會(huì )計的貢獻及重要角色�？傊�，隨著(zhù)ERP在會(huì )計領(lǐng)域應用的發(fā)展，將賦予新的會(huì )計作業(yè)模式以更豐富的特色。
四、ERP在財務(wù)會(huì )計領(lǐng)域的應用前景
早在20世紀80年代初，我國企業(yè)就開(kāi)始引進(jìn)國外的MRPII軟件，推行MRPII管理系統。90年代中期以來(lái)，中石油、中石化與浪潮公司合作，實(shí)現了會(huì )計核算的信息化管理。中石化更是在2001年，通過(guò)中石化會(huì )計信息3.0集中核算系統，實(shí)現了會(huì )計信息系統的統一管理。從外部的信息系統開(kāi)發(fā)商的發(fā)展來(lái)看，我國自己的軟件中心或公司，包括金蝶、用友等軟件公司專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)并推出商品化的ERP軟件。再一方面，諸如世界著(zhù)名的咨詢(xún)公司安達信等在我國推銷(xiāo)ERP 系統。影響這些趨勢發(fā)展的原因，在于我國擁有龐大的ERP市場(chǎng)。據有關(guān)統計資料，我國企業(yè)對管理軟件的年需求量應在200億元以上，其中對ERP軟件、集團財務(wù)管理軟件、商務(wù)管理軟件的需求較為強烈，占90%.因此對企業(yè)信息系統進(jìn)行統一整合，實(shí)施ERP管理是我國企業(yè)信息化管理發(fā)展的方向。
從應用層面看，我國企業(yè)應用ERP的態(tài)勢，主要向兩個(gè)方向發(fā)展， 一是量的擴張，二是質(zhì)的提升。從前者來(lái)看，企業(yè)應用ERP的領(lǐng)域，不僅只是制造業(yè)，還包括服務(wù)業(yè)和其他領(lǐng)域。其中，近年來(lái)特別是流通領(lǐng)域的企業(yè)應用ERP的比例明顯上升，這與我國加入WTO的大趨勢息息相關(guān)。也就是說(shuō)，為了適應全球經(jīng)濟一體化，并能在激烈的國際競爭中求得生存與發(fā)展，實(shí)施ERP有利于縮小我國和發(fā)達國家管理水平的差距。
從20世紀90年代開(kāi)始我們已經(jīng)應用了多套財務(wù)管理軟件。從實(shí)踐來(lái)看，由于石油企業(yè)單位數目龐雜，各單位的技術(shù)水平、管理模式、市場(chǎng)結構存在著(zhù)很大的差異，因此，在ERP應用上，要多走“量身定制”這一模式。如何調整現有管理模式，將以往好的管理思想植入ERP系統中，對ERP系統進(jìn)行后期改造以適應企業(yè)的管理現狀與管理要求，將是ERP系統實(shí)施成功與否和發(fā)揮ERP管理效益的關(guān)鍵。
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