高職院校教務(wù)檔案信息化管理探索
教務(wù)信息檔案是學(xué)校教育教學(xué)中一種特殊的工作資源。它不單提供數據資料的查證，還可以為學(xué)校在管理決策上提供重要的數據分析與數據支撐。因此它是學(xué)校發(fā)展的一項重要的數據資源。以下是小編為大家推薦的相關(guān)論文范文，希望能幫到大家，更多精彩內容可瀏覽(www.oh100.com/bylw)。
摘要：高職院校教務(wù)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的基礎，也是評價(jià)一所學(xué)校教學(xué)管理水平的重要標準。在科學(xué)信息化的今天，傳統的手工檔案已逐漸被高效的信息化檔案所取代。文章結合高職院校教務(wù)檔案管理工作實(shí)際，對高職院校在教務(wù)信息檔案上面的一些相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了分析與研究，并提出了相關(guān)改進(jìn)措施。
關(guān)鍵詞：教務(wù)管理;信息化檔案;規范化
隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統的手工檔案已逐漸被信息化檔案所替代，其管理的方式方法也同樣出現了信息化趨勢，在檔案的收集與整理，包括使用方面都越來(lái)越表現出自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化與實(shí)時(shí)性等特征。這不僅減輕了相關(guān)管理人員日常的工作負擔，同時(shí)使得檔案在查詢(xún)與共享發(fā)布上也變得十分簡(jiǎn)單與便捷。教務(wù)管理工作是保證學(xué)校教育教學(xué)機制正常合理運行的樞紐，教務(wù)檔案則為學(xué)校的教育教學(xué)在資料查證參考、數據統計分析及管理控制決策方面提供了重要且真實(shí)的數據資料，同時(shí)也為教學(xué)評估分析提供真實(shí)的數據支撐與評價(jià)依據。隨著(zhù)近年來(lái)高職教育的不斷開(kāi)展，其辦學(xué)規模不斷擴大，教學(xué)模式也得以不斷豐富與更新，其教務(wù)信息檔案也變得越來(lái)越重要。它從客觀(guān)層面上反映了一個(gè)學(xué)校的整體教學(xué)管理水平，規范化的教務(wù)信息檔案管理將為學(xué)校更好地開(kāi)展教學(xué)提供基本保障。
一、教務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
教務(wù)信息檔案是學(xué)校教育教學(xué)中一種特殊的工作資源。它不單提供數據資料的查證，還可以為學(xué)校在管理決策上提供重要的數據分析與數據支撐。因此它是學(xué)校發(fā)展的一項重要的數據資源。但目前在教務(wù)信息檔案管理工作中仍然存在一些檔案管理的共性問(wèn)題以及信息化管理所帶來(lái)的特殊問(wèn)題，主要體現在以下幾個(gè)方面。
(一)部分教務(wù)管理人員檔案管理意識不強
目前，部分學(xué)校的教務(wù)管理部門(mén)，尤其是學(xué)校內部的各個(gè)教學(xué)部門(mén)在教務(wù)管理工作中并沒(méi)有安排或設立專(zhuān)門(mén)的教務(wù)檔案管理人員。一般由教務(wù)管理人員來(lái)對相應的教學(xué)教務(wù)檔案進(jìn)行管理，而這些管理人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理相關(guān)知識培訓，或因教務(wù)教學(xué)管理工作所累，檔案管理意識不強，沒(méi)有更多的精力去面對繁雜的檔案管理工作，從而造成了檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理不規范、檔案遺失等問(wèn)題。
(二)檔案管理規范及分類(lèi)標準不統一
教務(wù)檔案應根據學(xué)校在教育教學(xué)內容和形式對其所產(chǎn)生的歸檔件進(jìn)行相應的分類(lèi)，并對歸檔的形式進(jìn)行統一。但目前仍然存在檔案整理沒(méi)有統一的分類(lèi)標準和存檔形式，大多是按照各個(gè)教務(wù)管理人員平時(shí)的工作習慣對檔案進(jìn)行存檔歸類(lèi)，從而造成了在檔案收集和數據調用的時(shí)候出現資料數據查詢(xún)困難或有重復數據產(chǎn)生，使得檔案的整體利用價(jià)值下降，同時(shí)降低了工作效率。
(三)信息化檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不高
隨著(zhù)時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息化被越來(lái)越多地運用到教務(wù)檔案管理工作中。但在教務(wù)檔案信息化管理方面，由于大部分教務(wù)教學(xué)部門(mén)很難找到信息化管理能力和教務(wù)管理能力同時(shí)都能夠達到要求的工作人員，而又沒(méi)有足夠的人手和精力去對工作進(jìn)行分解，從而在信息化檔案管理操作能力、信息化系統使用及維護能力、信息化檔案安全保障等方面產(chǎn)生諸多問(wèn)題。
(四)檔案信息化管理工作還需進(jìn)一步規范
檔案管理工作在部分學(xué)校已經(jīng)有一套基本的管理規范，但隨著(zhù)信息化檔案運用越來(lái)越普及，對其信息化的管理從工作流程到具體工作內容仍然需要進(jìn)一步完善，如信息化檔案的存檔與提交，通過(guò)什么載體對信息化檔案進(jìn)行共享與發(fā)布，信息化檔案如何與紙質(zhì)檔案進(jìn)行相對統一管理等方面都需要設立相應的管理流程及規范。
二、規范教務(wù)信息化檔案的構成與分類(lèi)
高職教務(wù)管理信息化檔案是學(xué)校在各級教學(xué)及管理實(shí)踐活動(dòng)中所形成并具有一定價(jià)值的文字、表格、圖表、圖像、影音視頻等相關(guān)電子檔案;隨著(zhù)電子信息化的飛速發(fā)展，其文件類(lèi)型也在逐漸增多，但無(wú)論其如何增加，教務(wù)信息檔案仍然應該按照教務(wù)檔案管理的規范進(jìn)行相應的分類(lèi)，以方便將來(lái)對這些檔案進(jìn)行查找與分析。
(一)教務(wù)檔案的分類(lèi)
關(guān)于教務(wù)檔案如何分類(lèi)，不同的院�？赡軙�(huì )根據不同院校的教學(xué)特點(diǎn)以及教務(wù)管理人員平時(shí)的工作習慣進(jìn)行不同的劃分。筆者認為，從教務(wù)教學(xué)管理的日常工作內容和工作性質(zhì)上來(lái)看，教務(wù)管理檔案主要分成教務(wù)行政職能管理檔案、教學(xué)管理檔案及學(xué)生學(xué)籍檔案三大部分，確定這三大類(lèi)檔案后再根據各院校不同特點(diǎn)進(jìn)行相對細化。
1.教務(wù)行政職能管理檔案
此類(lèi)檔案主要應包含國家相關(guān)的法律法規、管理條例、政策及實(shí)施細則等相關(guān)規定，學(xué)校及各院系有關(guān)教務(wù)教學(xué)管理的各項規章制度及實(shí)施細則，學(xué)校及各院系教務(wù)及教學(xué)管理相關(guān)工作人員的相關(guān)檔案等。
2.教學(xué)管理相關(guān)檔案
此類(lèi)檔案主要應包含各專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)業(yè)建設、課程建設相關(guān)文件資料，各類(lèi)課程開(kāi)課及課程安排相關(guān)信息，教學(xué)實(shí)施與教學(xué)過(guò)程控制相關(guān)內容與信息，教學(xué)研討、專(zhuān)業(yè)人才培養方案制定規劃相關(guān)記錄，各類(lèi)考試安排與考務(wù)管理相關(guān)表格文檔，各類(lèi)學(xué)生競賽文件、照片、視頻等相關(guān)資料，教學(xué)質(zhì)量情況調查統計及教學(xué)設施設備的采購與管理等相關(guān)材料檔案。專(zhuān)業(yè)建設方面，相關(guān)檔案資料可細分為重點(diǎn)專(zhuān)業(yè)建設與普通專(zhuān)業(yè)建設相關(guān)材料、專(zhuān)業(yè)建設調查報告與專(zhuān)業(yè)建設相關(guān)規劃以及各專(zhuān)業(yè)的人才培養模式及計劃進(jìn)程等�？荚嚬芾矸矫�，相關(guān)檔案資料可細分為各類(lèi)課程考試安排及考務(wù)管理相關(guān)表格、考試試卷及各類(lèi)考核成績(jì)檔案，學(xué)生參與各類(lèi)職業(yè)資格證書(shū)考試、英語(yǔ)、計算機等國家級考試相關(guān)信息表格等相關(guān)檔案。課程建設方面，相關(guān)檔案資料則可細分為精品課程、公共課程、專(zhuān)業(yè)課程建設相關(guān)文檔表格資料等。課程建設方面檔案包含的種類(lèi)較多，其存檔形式應以課程為單位分別包含了課程教材建設材料，課程師資(包含教師的個(gè)人相關(guān)資料)及教學(xué)團隊相關(guān)材料，課程相關(guān)教學(xué)文件、課程標準、授課計劃、教案、課程演示文稿總結等相關(guān)材料，學(xué)生的實(shí)習實(shí)訓作業(yè)及相關(guān)照片、視頻，同時(shí)還應包含實(shí)踐課程等相關(guān)信息資料檔案。
3.學(xué)生學(xué)籍信息檔案
此類(lèi)檔案主要應包含學(xué)校及各專(zhuān)業(yè)每學(xué)年的新生錄取情況報表，學(xué)生相關(guān)電子照片、身份證復印件或掃描件，各專(zhuān)業(yè)班級情況表，每學(xué)期學(xué)生注冊登記及學(xué)籍異動(dòng)情況表，每學(xué)年畢業(yè)生情況信息表等相關(guān)信息檔案。
(二)高職院校教務(wù)檔案分類(lèi)
隨著(zhù)高職院校的不斷發(fā)展，在原有的理論教學(xué)基礎上，高職教育越來(lái)越注重學(xué)生的動(dòng)手操作能力與實(shí)驗實(shí)訓及創(chuàng )新能力，實(shí)踐教學(xué)、頂崗實(shí)習越來(lái)越多地融入到高職教學(xué)范疇中來(lái)。教務(wù)檔案管理本身就涉及學(xué)校在教育教學(xué)中的方方面面，是一個(gè)復雜的管理過(guò)程。若在原有的教務(wù)檔案管理分類(lèi)的基礎上對這類(lèi)檔案進(jìn)行規整的話(huà)，不但增加了檔案規整的復雜性，容易產(chǎn)生錯誤，同時(shí)在檔案整理與查詢(xún)方面也增加了不小的難度。筆者認為，在高職教務(wù)檔案管理分類(lèi)上，應在原有的教務(wù)檔案分類(lèi)基礎上再增加一項“校企合作與實(shí)踐實(shí)習”信息檔案類(lèi)別，從而能夠更好的對高職教育在校企合作及實(shí)踐實(shí)習方面的教學(xué)檔案進(jìn)行整體的分類(lèi)管理。這其中可包含校企合作相關(guān)規章及協(xié)議、校企合作“訂單班”人才培養方案模式與計劃、企業(yè)專(zhuān)家講座教學(xué)、企業(yè)實(shí)踐教學(xué)、學(xué)生頂崗實(shí)踐實(shí)習及企業(yè)專(zhuān)家信息資料等相關(guān)信息檔案。
三、教務(wù)信息化檔案管理的規范性
高職教務(wù)信息檔案不但涉及到學(xué)校日常教學(xué)中方方面面的信息，同時(shí)在校企合作、學(xué)生實(shí)習實(shí)踐等方面也會(huì )產(chǎn)生大量的信息檔案，因此在管理方面一定要采取必要的規范化措施以保障檔案管理工作能夠有條不紊的進(jìn)行。
(一)規范信息化檔案的類(lèi)型
教務(wù)檔案管理是一項嚴肅的工作，必須保證真實(shí)性，然而隨著(zhù)信息化水平不斷提升，其文件載體與文件類(lèi)型也多種多樣，這在一定程度上影響了教務(wù)信息檔案的統一性，對檔案的收集與整理也造成了很大的困擾，同時(shí)也增加了檔案的數據分析難度。因此，在教務(wù)信息檔案管理過(guò)程中，必須要嚴格規范其文件存儲類(lèi)型和操作載體，以保證信息檔案文件的統一性。
(二)規范信息化檔案的文件命名格式
規范信息檔案的文件命名格式，主要是為了方便檔案有效的歸類(lèi)與查找，同時(shí)可以有效地避免檔案的重復存儲造成的數據冗余。
(三)規范信息化檔案管理的操作流程
任何的管理模式都必須要有一套規范性的操作流程，在當前信息化的條件下，檔案的收集整理與檢索統計等工作，都可以利用自動(dòng)化的信息技術(shù)來(lái)高效完成。這大大提高了檔案管理人員的工作效率，從而能夠最大限度地發(fā)揮信息技術(shù)的效能。
四、教務(wù)信息化檔案管理的安全策略
當前，是信息爆炸的年代，信息載體隨處可見(jiàn)，這也給教務(wù)檔案管理工作帶來(lái)了變革，使得其信息的查詢(xún)與共享沒(méi)有了時(shí)間與空間的概念。由于當前網(wǎng)絡(luò )環(huán)境復雜，部分教務(wù)檔案管理人員的安全意識不足，且教務(wù)檔案有其一定的隱私性，因此，加強教務(wù)信息檔案管理的安全意識變得尤為重要。
(一)加強教務(wù)檔案管理人員的安全意識培訓
通過(guò)多種渠道和方法對檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)及能力培訓，提高其計算機應用及軟件操作能力，同時(shí)也要增強其安全防范意識。如不要將各種管理檔案存放在公共的網(wǎng)絡(luò )平臺上，每一臺服務(wù)器、計算機要確定其安全保障范圍，服務(wù)器和計算機要有專(zhuān)人進(jìn)行管理并設置相應的安全口令。
(二)從技術(shù)上完善安全防范措施
在教務(wù)信息檔案系統中，設定專(zhuān)屬的用戶(hù)賬戶(hù)、權限及口令，規定和限制訪(fǎng)問(wèn)用戶(hù)的合法性及操作權限。由專(zhuān)人通過(guò)定時(shí)備份和及時(shí)備份等相關(guān)手段，保存好教務(wù)信息檔案相關(guān)數據，確保檔案信息在遺失或系統癱瘓后能夠以最快的速度恢復。教務(wù)檔案管理的最終目的是更好地為學(xué)校的教育教學(xué)提供服務(wù)。在完善教務(wù)信息化檔案管理工作的同時(shí)，我們還應該強化教務(wù)檔案管理人員的管理意識，加強其檔案管理的業(yè)務(wù)能力，強化管理流程和管理規范，從而使得教務(wù)檔案管理工作能夠更加規范、有效且順利地開(kāi)展�？傊�，教務(wù)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的基礎，而教務(wù)信息化檔案只是教務(wù)檔案中的一部分。檔案的信息化管理只是為檔案管理工作所提供的一種工具，并不是檔案管理的全部，因為紙質(zhì)檔案具有明顯的原始性、真實(shí)性和權威性，這是信息化檔案所無(wú)法替代的，如“學(xué)生相關(guān)信息”、“校企合作協(xié)議”和“相關(guān)的審批材料”等。因此，我們在對教務(wù)信息化檔案進(jìn)行規范管理的同時(shí)，一定要堅持重視紙質(zhì)材料檔案的存檔與管理，并要做好兩者之間的相對統一，以免在檔案查找、利用、檢查與評估的過(guò)程中出現材料缺失等相關(guān)問(wèn)題。高職院校的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高必然會(huì )對高職院校的教務(wù)檔案管理工作提出更高的要求。我們一定要充分利用現代化的資源和方法，科學(xué)有效地管理好教務(wù)檔案，使其能夠在學(xué)校今后的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
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