談學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題
論文關(guān)鍵詞: 問(wèn)題 改進(jìn)措施
論文摘要:隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，大量的信息處理已經(jīng)脫離了手工操作，在圖書(shū)檔案管理方面，傳統的手工檔案存檔、歸類(lèi)、整理及查詢(xún)遠遠不能滿(mǎn)足現在學(xué)校發(fā)展的需要。本文針對目前中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出一些改進(jìn)措施，便于更好地為圖書(shū)館的日常管理、學(xué)校的教學(xué)與科研提供服務(wù)。
一、中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題
(一)重視不夠
長(cháng)期以來(lái)，相當一部分人員對檔案管理的認識都存在一些誤區，認為檔案管理就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng )造效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無(wú)法適應現在的管理需求。
(二)設備太落后
學(xué)校圖書(shū)館大多沒(méi)有實(shí)現設施、設備的現代化，圖書(shū)檔案的分類(lèi)、編目、存檔、歸類(lèi)、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還是原始的傳統的手工操作，不論是圖書(shū)檔案管理員、還是讀者，要完成一項任務(wù)都需要花費很長(cháng)的時(shí)間，耗費很大的精力。
(三)制度不健全
中職學(xué)校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的、教學(xué)等方面的管理制度和各級各類(lèi)人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒(méi)有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒(méi)有統一祿準，缺乏統一管理，很多文件沒(méi)有進(jìn)行系統整理歸檔，管理棍亂。中職學(xué)校的檔案形成于學(xué)校日常管理、教研活動(dòng)和教研成果的開(kāi)發(fā)推廣中，檔案材料涉及面廣、內容繁雜，如果沒(méi)有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。
(四)管理不到位
在中職學(xué)校，圖書(shū)館檔案管理工作并沒(méi)有受到應有的重視，主要表現在幾個(gè)方面:一是缺乏專(zhuān)職檔案員負責圖書(shū)館檔案的收集、整理工作。中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒(méi)有安排專(zhuān)人負責此項工作，而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案管理精力投人不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項復雜的工作，是長(cháng)期日積月累形成的，沒(méi)有專(zhuān)人管理會(huì )使多數應歸檔的文件散落于各個(gè)部門(mén)或個(gè)人手中，導致檔案材料不完整和不系統;二是檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄;三是少數中職學(xué)校沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，檔案無(wú)法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。有的學(xué)校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀(guān)整潔及完整。
(五)結構不合理
中職學(xué)校圖書(shū)館的文書(shū)檔案材料較多，紙質(zhì)檔案最多，其它檔案如檔案的種類(lèi)和數量很少，甚至沒(méi)有。
(六)利用不充分
圖書(shū)館是中職學(xué)校的窗口部門(mén)，圖書(shū)館的工作會(huì )產(chǎn)生的大量具有保存價(jià)值的檔案材料，為領(lǐng)導決策、業(yè)務(wù)工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對圖書(shū)館的發(fā)展有著(zhù)十分重要的作用。但由于檔案管理意識落后，許多學(xué)校的圖書(shū)館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書(shū)館檔案資源的浪費。
二、改進(jìn)中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作的措施
圖書(shū)館檔案是中職學(xué)校圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分，它真實(shí)地記載著(zhù)一個(gè)學(xué)校圖書(shū)館在每一個(gè)時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應著(zhù)眼于今后的發(fā)展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代化和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現檔案管理現代化。
(一)領(lǐng)導重視
領(lǐng)導重視是搞好中職學(xué)校圖書(shū)檔案管理工作的重要條件。一個(gè)學(xué)校檔案工作管理得怎么樣，與學(xué)校領(lǐng)導的重視程度有很大的關(guān)系。要做好圖書(shū)館檔案工作，首先要積極爭取領(lǐng)導對檔案工作的支持。
(二)指定專(zhuān)職人員并提高其素質(zhì)
學(xué)校一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專(zhuān)職負責檔案管理工作;另一方面也要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的培養，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng )造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。
(三)配備先進(jìn)的軟硬件設施設備
硬件是提高中職學(xué)校檔案水平的基礎，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設施建設列入學(xué)�；窘ㄔO的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房?jì)瓤蛇m當配備空調、去濕機以及防蟲(chóng)、防火、防盜等基本設備;按需配置、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備。以提高工作效率。
在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，把檔案錄人計算機，建立檔案，極大地提高檔案管理中存儲、處理、開(kāi)發(fā)利用檔案信息的能力，以實(shí)現圖書(shū)館檔案管理的現代化。
(四)建立健全檔案管理制度
建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書(shū)館應根據國家有關(guān)檔案文件規定，結合學(xué)校圖書(shū)館的實(shí)際情況，制定出科學(xué)的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，建立健全各項規章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規操作、妥善保管。
建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規章制度要體現合理性、科學(xué)性;第二，簡(jiǎn)明實(shí)用;第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導又約束職工;第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規章制度的主管部門(mén)，又是規章制度的執行部門(mén)。在規章制度的執行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現制度的權威性。
(五)科學(xué)分類(lèi)
科學(xué)分類(lèi)就是按照檔案部門(mén)的要求，根據圖書(shū)館的實(shí)際情況，按部門(mén)、內容等，分成不同類(lèi)別。一是黨群類(lèi)。包括上級文件、校內文件、計劃、、規章制度等。二是業(yè)務(wù)類(lèi)。包括各業(yè)務(wù)部門(mén)的報表、工作日志、各類(lèi)活動(dòng)等。三是人事類(lèi)。包括職稱(chēng)晉升、考勤、考核、職工培訓及進(jìn)修情況等。圖書(shū)館的檔案收集通過(guò)科學(xué)分類(lèi)，便于系統地查找利用。
(六)電子歸檔
檔案信息化建設是當今發(fā)展的一大趨勢，也是現代檔案管理的基礎，是檔案管理現代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校圖書(shū)檔案管理中，要逐步實(shí)現技術(shù)現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現檔案信息化管理
(七)提高服務(wù)水平
檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀(guān)念。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng )新意識，提高服務(wù)質(zhì)量，服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)標準的重要尺度。
中職學(xué)校圖書(shū)館是學(xué)校的重要組成部分，也是學(xué)校檔案的重要組成部分檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個(gè)漫長(cháng)的從觀(guān)念到技術(shù)再到實(shí)際應用的過(guò)程，是中職學(xué)�；A建設的一部分。在中職學(xué)校的橫向比較過(guò)程中，除了辦學(xué)的師資力量，現代化的校園管理方式也是學(xué)校綜合能力的集中體現，因此圖書(shū)檔案管理工作對學(xué)校的整體實(shí)力是非常重要的做好中職學(xué)校圖書(shū)館檔案工作，對于提高圖書(shū)館的管理水平、學(xué)校的教學(xué)和科研都起著(zhù)十分重要的作用。
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