醫院計算機檔案管理工作存在的問(wèn)題

　　論文關(guān)鍵詞：醫院　化　分析與對策

　　論文摘要：檔案管理作為醫院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著(zhù)，檔案信息資源的創(chuàng )新與利用也愈加受到人們的重視。本文主要就醫院檔案計算機化的現狀及存在問(wèn)題及解決的辦法作一嘗試性的論述。
　　
　　1 醫院應用計算機進(jìn)行檔案管理的現狀及存在的問(wèn)題
　　在國家檔案局、衛生部、國家管理局、市（縣）檔案局，市（縣）衛生局的要求與下，全國醫療衛生行業(yè)實(shí)行了檔案目標管理，成立了綜合檔案室，對檔案實(shí)行了集中統一管理。同時(shí)以檔案升級達標為契機，對歷年的檔案作了大量的基礎性工作，檔案由原來(lái)零散的、殘缺不全的、單一的、部門(mén)自然管理的狀態(tài)，逐步納入了醫院的發(fā)展規劃，并形成由副院長(cháng)直接分管，院辦公室主任責、各部門(mén)負責人和專(zhuān)兼職檔案人員共同組成的醫院檔案三級網(wǎng)絡(luò )管理模式，實(shí)行了統一領(lǐng)導、統一機構、統一集中的管理模式。檔案管理工作有了根本性發(fā)展。但是，目前醫院檔案管理工作還是跟不上醫、教、研等科技信息的快速步伐，影響了醫療工作的發(fā)展節奏，我國醫院檔案管理在方面還不能適應形勢的發(fā)展，主要表現在以下幾方面。
　　1.1 重視不夠
　　近年來(lái)，衛生系統信息化建設發(fā)展迅速，醫院信息管理系統建設如火如茶，并建立了計算機局域網(wǎng)、HIS系統、影像傳輸系統。但醫院信息化建設主要涉及醫療、、設備、核算、等管理方面，對檔案信息現代化管理還沒(méi)有引起足夠的認識，投入還不積極，各醫院發(fā)展也不平衡。
　　1.2 應用受限
　　我院在2007年購置今易醫院檔案信息管理系統（2005版），在手工管理的基礎上進(jìn)行簡(jiǎn)單的目錄輸入、檢索管理，即便是運用了管理軟件大大提高了檔案管理的工作效率，但由于網(wǎng)絡(luò )系統的應用需要較大的、物力、財力的投入以及習慣、觀(guān)念及軟件操作可行性等諸多原因，致使網(wǎng)絡(luò )系統在醫院檔案管理中受到一定限制，還未實(shí)現真正意義上的檔案計算機管理。
　　1.3 管理欠佳
　　在新形勢下，醫院檔案管理從管理的硬件(如設備、)到軟件(管理思維、理念方式)都存在著(zhù)較大的差距。醫院有些珍貴的文字、影像或證書(shū)證件等資料只有l份，一旦對原件造成毀損或遺失，便會(huì )造成難以估量的損失，甚至無(wú)法補救和挽回。但在這些檔案資料的管理方式上卻沒(méi)有很大的變化，有些可以及時(shí)輸入計算機的檔案數據，也因擔心輸入工作量大，預處理工作繁雜，怕增加工作負荷和負擔而未能及時(shí)輸入。
　　1.4 軟件缺乏
　　目前，我國檔案信息管理軟件研發(fā)非常多，其中不泛優(yōu)秀軟件，但在實(shí)用性、通用性方面還未形成系統性，尤其是適合醫院檔案信息管理特點(diǎn)的軟件尚缺乏專(zhuān)業(yè)性開(kāi)發(fā)，致使在醫院檔案管理中使用軟件系統不能及時(shí)、有效地處理醫院檔案管理中出現的新問(wèn)題，進(jìn)而影響到部分操作人員使用計算機的積極性。
　　2 檔案管理計算機化的優(yōu)點(diǎn)
　　2.1 檢索快捷
　　進(jìn)行計算機檢索主題詞時(shí)檔案人員或利用者不需要把查找的文件轉換為按類(lèi)目系統編制的代碼，只要將查找的文件的有關(guān)主題詞進(jìn)行組配輸入計算機，就很快能得出結果。由于我們大多數室藏檔案是按問(wèn)題立卷的，所以在主題檢索時(shí)，再設職能部門(mén)名稱(chēng)加以限制，這樣，檢索速度將大大提高。
　　2.2 管理方便
　　利用計算機管理檔案不但能幫助檔案人員檢索、統計，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無(wú)法相比的，并且可以在避免差錯的同時(shí)又可減少工作量。
　　2.3 借閱靈活
　　檔案借閱實(shí)行計算機管理，查找方便靈活，直觀(guān)性強。系統采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號輸入計算機，靈活組配輸入，可以即刻得到結果。當借閱的檔案到期沒(méi)有歸還，也無(wú)需檔案人員逐頁(yè)核對和填寫(xiě)催還單，只要通過(guò)計算機便可打印出催還單，節省了利用者和管理人員的時(shí)間，方便了管理，提高了檢準率。利用計算機可以實(shí)現聯(lián)網(wǎng)管理，進(jìn)一步提高檔案文獻的利用率。
　　2.4 便于保存
　　利用，工作人員和利用者不需進(jìn)入庫區。查閱利用不需直接接觸檔案原件，可避免檔案損傷，延長(cháng)檔案壽命。甚至利用者也可以通過(guò)終端在檔案室以外的地方查閱利用檔案信息，打破了科室限制。
　　3 醫院計算機檔案工作的對策
　　3.1 強化意識
　　檔案作為“記錄、傳承文明、服務(wù)現實(shí)”的一種不可或缺的資源，發(fā)揮著(zhù)不可替代的重要作用。因此，必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，增強全體醫務(wù)人員的檔案意識，特別是醫院領(lǐng)導的檔案意識。使大家充分認識到檔案工作連著(zhù)你我他，與自己的日常工作和生活息息相關(guān)，要更好地支持檔案管理工作。同時(shí)，醫院要從實(shí)際出發(fā)，創(chuàng )造條件，結合醫院病歷的使用和醫院信息管理系統以及電子文檔的普及，充分利用計算機管理的優(yōu)勢，對醫院檔案實(shí)行計算機網(wǎng)絡(luò )化管理，實(shí)現檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化和現代化。
　　3.2 更新知識
　　由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與計算機檔案管理處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現有的立卷人員尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習和技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識和技能，擔負起計算機檔案管理工作的重任。電子文檔來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)科室、科室、承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。應將電子文檔歸檔工作納入醫院的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，嚴格檢查考核。與紙質(zhì)文檔相比，醫院電子文檔歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案科室獨家很難完成，應采取電子文檔形成科室、檔案科室、HIS管理科室三結合的方法解決歸檔問(wèn)題。
　　3.3 加強管理
　　嚴格各項管理制度完整系統的檔案資料對研究借鑒醫院管理和發(fā)展的歷史經(jīng)驗有很大參考價(jià)值，同時(shí)對醫院的學(xué)術(shù)進(jìn)步，對涉及醫療問(wèn)題的結論和處理也有重要意義。在檔案服務(wù)于醫院整體工作的同時(shí)，嚴格按照各項管理制度把好關(guān)，有法可依，用去調整。這樣才能更大限度地滿(mǎn)足醫院各方面的需要，才能更好地服務(wù)于醫院。
　　3.4 開(kāi)發(fā)軟件
　　醫院檔案管理信息系統是醫院信息系統的組成部分，軟件的開(kāi)發(fā)和應用不應該局限于單機，而應該面向支持整個(gè)醫院乃至大管理信息系統。軟件的設計要求具有通用性，與醫院信息系統中的子系統之間的信息充分共享，能夠支持多種通用的數據庫環(huán)境，推行文檔一體化管理。此外，網(wǎng)絡(luò )化對工作效率的提高有重要意義，計算機管理的網(wǎng)絡(luò )化是當今信息化社會(huì )發(fā)展的必然趨勢，醫院檔案管理網(wǎng)絡(luò )操作系統應該根據醫院信息系統的整體規劃來(lái)選擇。
　　綜上所述，建立醫院檔案信息管理系統是實(shí)現醫院檔案規劃化、科學(xué)化管理的必然途徑，已成為醫院現代化進(jìn)程不可缺少的重要環(huán)節。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識，健全檔案管理制度，建立醫院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，以滿(mǎn)足醫療、教學(xué)、科研工作的需要，就能使縣醫院檔案網(wǎng)絡(luò )化，達成檔案信息資源的共享，屆時(shí)醫生坐在科室就能觀(guān)看學(xué)術(shù)講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務(wù)于醫院，為醫院現代化建設添磚加瓦。
　　參考文獻
　　[1]胡代英.醫院檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對策[Ｊ].中國導報，2007，4（32）：122～123.
　　[2]中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法[S].99版修訂.
　　[3]韓冰，李琳，劉光鑫.充分利用計算機手段創(chuàng )新醫院檔案工作服務(wù)機制[Ｊ].理論與實(shí)踐，2003，16（6）：743～744.

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