醫院人事檔案管理工作問(wèn)題與解決策略論文

　　無(wú)論在學(xué)習或是工作中，大家都不可避免地會(huì )接觸到論文吧，借助論文可以達到探討問(wèn)題進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的目的。寫(xiě)起論文來(lái)就毫無(wú)頭緒？下面是小編幫大家整理的醫院人事檔案管理工作問(wèn)題與解決策略論文，希望對大家有所幫助。

　　摘要：在醫院改革不斷向縱深推進(jìn)的過(guò)程中，對人事檔案管理也提出了更高的要求。通過(guò)整合人事檔案資源、挖掘檔案利用價(jià)值，能夠為醫院領(lǐng)導的人事決策、醫院人力資源優(yōu)化配置，以及醫院職工技能培訓等提供必要的參考。近年來(lái)醫院檔案管理的整體水平有了較大幅度的提升，配套的基礎設施、管理制度等也在逐步完善。但是在個(gè)別方面仍然存在一些短板，如服務(wù)意識不強、開(kāi)發(fā)利用水平不高、管理方法創(chuàng )新力度不夠等。這些問(wèn)題的存在嚴重制約了人事檔案價(jià)值的發(fā)揮。為此，需要把加強人事檔案管理作為醫院改革的一項重要內容，并針對現階段的問(wèn)題，重點(diǎn)從提升人事檔案的服務(wù)意識與利用水平、建立健全人事檔案管理體制、開(kāi)發(fā)人事檔案信息管理系統等方面，構建現代化的人事檔案管理工作體系，推進(jìn)醫院人事檔案管理工作實(shí)現可持續發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：人事檔案；服務(wù)意識；信息數據庫；資源共享；

　　人事檔案中記錄了職工個(gè)人的基本信息，包括工齡、籍貫、政治面貌等，也包含了許多重要信息，如獎懲情況、工作履歷等。通過(guò)人事檔案除了可以掌握一名職工的大體情況外，也可以為職務(wù)調動(dòng)、業(yè)務(wù)培訓、人事任免等工作開(kāi)展提供必要的參考。因此，做好人事檔案管理無(wú)論是對于職工個(gè)人的成長(cháng)，還是對于醫院各項工作開(kāi)展以及長(cháng)遠發(fā)展，都是大有裨益的。一方面，醫院領(lǐng)導要加強對檔案工作的重視，為這一工作的創(chuàng )新發(fā)展創(chuàng )設良好的環(huán)境氛圍；另一方面，也要求每一位檔案工作者，能夠強化職責意識、提升專(zhuān)業(yè)技能，才能在本職崗位上實(shí)現人事檔案的價(jià)值最大化。

　　一、醫院人事檔案管理的價(jià)值分析

　　首先，檔案管理工作是醫院人事管理工作重要內容。通過(guò)進(jìn)行檔案管理能夠在人事管理工作中及時(shí)將人員進(jìn)行調配，尤其是對調出離職或者是退休等人員的檔案進(jìn)行更新，保證醫院的人事工作得到有效的開(kāi)展。其次，能夠為人事管理工作提供強有力的信息依據。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程當中，通過(guò)將相關(guān)數據及時(shí)的錄入人事檔案管理數據庫，能夠全面了解醫院職工的理論學(xué)習、職稱(chēng)評定以及所有方面的綜合信息，這有利于對人力資源進(jìn)行充分的挖掘，保證人盡其才。最后，根據各個(gè)部門(mén)、科室對于人才的需求信息，對比人事檔案內容，可以為下一步的人才引進(jìn)提供方向性的參考。盡快補充緊缺的、高素質(zhì)的人才，支持各部門(mén)、各科室相關(guān)工作的高質(zhì)量開(kāi)展，讓醫院的服務(wù)水平、服務(wù)能力可以得到持續性的提升。

　　二、醫院人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

　　1、人事檔案的開(kāi)發(fā)利用和信息服務(wù)意識不強

　　醫院人事檔案的接收、保存與管理，必須要為開(kāi)發(fā)、利用而服務(wù)，這既是發(fā)揮檔案信息服務(wù)價(jià)值的有效手段，同時(shí)也是人事檔案管理的目標所在。近年來(lái)，醫院人事檔案的數量不斷增加，檔案工作人員將大量的時(shí)間和精力，放于資料歸檔、內容維護等基礎性工作上，而對于檔案資源的整合、內容價(jià)值的挖掘，沒(méi)有給予過(guò)多的重視和大力的支持。在這種情況下，人事檔案的價(jià)值只能停留于表層，而沒(méi)有為人力資源配置、崗位職務(wù)調動(dòng)提供必要的參考和借鑒，檔案的信息服務(wù)作用沒(méi)有得到很好的體現。醫院人事檔案工作中，存在的“重管理而輕開(kāi)發(fā)”的現象，從短期來(lái)看，制約了人事檔案的價(jià)值體現；從長(cháng)遠來(lái)看，對醫院人才隊伍建設也造成了不可忽視的負面影響。

　　2、人事檔案管理體制的創(chuàng )新力度不足

　　醫院人事檔案由于包含了職工、干部的基本信息、獎懲情況、政治面貌等重要內容，對檔案管理的規范性、嚴謹性、細致性都提出了極其嚴格的要求。從檔案工作人員角度來(lái)說(shuō)，完善的人事檔案管理制度規范，可以作為一種行為準則，除了顯著(zhù)提升工作效率外，對減少工作失誤、保證檔案內容真實(shí)、完整也有積極作用。近年來(lái)，醫院改革的步伐加快且不斷深入，但是人事檔案管理制度的內容卻沒(méi)有緊跟醫院整體改革而做出同步的調整。例如，醫院緊跟信息化趨勢，積極推行無(wú)紙化辦公，電子檔案的比例不斷上升。電子檔案的管理方式、管理標準與紙質(zhì)檔案均有很大區別，但是在現有的醫院人事檔案管理制度中，并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)適用于電子檔案的制度規范。由于人事檔案管理制度的創(chuàng )新力度不足，其約束價(jià)值和參考價(jià)值也會(huì )大打折扣。

　　3、人事檔案管理的方式方法相對落后

　　無(wú)論是從提升檔案管理效率角度，還是從深入挖掘檔案利用價(jià)值角度，醫院的人事檔案管理方法、模式，都需要堅持與時(shí)俱進(jìn)。橫向對比來(lái)看，醫院近幾年對于信息技術(shù)的應用重視程度和支持力度不斷提升，各個(gè)部門(mén)、各個(gè)科室，信息基礎設施已經(jīng)較為完善；縱向對比來(lái)看，在人事檔案管理的方式方法上，醫院與社會(huì )上一些先進(jìn)企業(yè)還是有一定的差距。例如，許多大型集團公司已經(jīng)實(shí)現了人事檔案從資料歸檔、內容更新，再到整合利用、信息服務(wù)的全流程、自動(dòng)化辦理，不僅極大減輕了一線(xiàn)檔案工作人員的負擔，縮減了人工成本，而且也可以依托大數據等技術(shù)手段，讓海量的人事檔案得以開(kāi)發(fā)、利用，為人力資源管理工作開(kāi)展提供支持。對比來(lái)看，醫院在人事檔案管理技術(shù)創(chuàng )新上還有較大的提升空間。

　　4、復合型檔案管理人員匱乏

　　新時(shí)期醫院對于人事檔案工作要求的提升，以及檔案事業(yè)自身的不斷發(fā)展，讓檔案從業(yè)者受到了首當其沖的影響。醫院的每一名檔案工作者，都必須樹(shù)立學(xué)習意識、秉持進(jìn)取精神，讓自己的專(zhuān)業(yè)技能得到提升，才能讓自己始終具備崗位勝任力，通過(guò)高質(zhì)量、高標準完成人事檔案管理任務(wù)，彰顯自我的價(jià)值。結合調查情況來(lái)看，醫院人事檔案工作者在業(yè)務(wù)技能和專(zhuān)業(yè)水平上較為扎實(shí)，但是還存在一些“短板”.例如，在檔案管理信息化背景下，保障網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下數字檔案的安全與隱私是一項重要工作內容，但是許多檔案工作者并沒(méi)有熟練掌握這一方面的技能。此外，在職業(yè)素養方面，也發(fā)現個(gè)別檔案工作者存在思想懈怠的情況，不能?chē)栏褡裱�本部門(mén)規章制度，在工作上疏忽較多，檔案管理質(zhì)量不高。

　　5、人事檔案管理的資金投入有限

　　醫院在大力推進(jìn)檔案管理改革，特別是檔案管理信息化發(fā)展的過(guò)程中，許多工作都需要給予必要的、充足的資金支持，如采購信息基礎設施，以及開(kāi)展信息技能培訓等。雖然從整體上來(lái)看，醫院每年的資金投入均有一定幅度的增加，但是仍然存在供不應求的情況。隨著(zhù)醫院改革逐步深入，產(chǎn)生的人事檔案數量也有明顯的增加趨勢。在具體開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，也迫切需要更多的資金，支持醫院檔案管理信息系統在硬件采購與維護、軟件更新與升級等方面工作的開(kāi)展。對比來(lái)看，一方面是醫院在檔案管理方面資金投入有限，另一方面則是檔案管理部門(mén)對資金需求量增加，兩者之間的矛盾并未得到有效解決。

　　三、醫院人事檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題的解決措施

　　1、提升人事檔案的服務(wù)意識與利用水平

　　在醫院內部要營(yíng)造一種自上而下高度重視人事檔案管理的氛圍，醫院高層領(lǐng)導、人力資源管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)等，要重視并支持人事檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。在這一基礎上，作為檔案工作人員應從專(zhuān)業(yè)角度、利用專(zhuān)業(yè)知識，樹(shù)立起強烈的檔案服務(wù)意識，以人事檔案為基礎，為醫院人事工作開(kāi)展和人力資源配置提供必要的參考。每一名檔案工作者，要形成“管理與服務(wù)并重，保存與開(kāi)發(fā)同步”的意識，從職工個(gè)人成長(cháng)角度，從醫院長(cháng)遠發(fā)展角度，深刻認識到做好人事檔案信息服務(wù)的意義所在。要熟練運用現代化的設備、工具，輔助完成人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作，逐漸實(shí)現檔案管理從“低效”向“高效”,檔案服務(wù)從“被動(dòng)”向“主動(dòng)”的轉變。

　　2、建立健全管理體制，推進(jìn)人事檔案管理規范化

　　完善的人事檔案管理制度能夠對檔案工作者產(chǎn)生一種約束、提供一種指導，進(jìn)一步保障了人事檔案管理的規范化、標準化程度。檔案管理人員應當緊跟醫院改革步伐，以及新時(shí)期對于人事檔案管理工作提出的具體要求，在現有管理制度的基礎上，主動(dòng)做出調整和轉變。人事檔案管理部門(mén)必須按照國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》，結合自身工作的需求和特點(diǎn)制定人事檔案工作發(fā)展規劃，建立完善人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案管理工作有健全的制度保障，以達到相關(guān)工作的科學(xué)化和規范化。除了制定完善的人事檔案的部門(mén)設置和人員制度外，還要有人事檔案的檢索使用制度、轉遞制度、保存制度、安全保密制度等。此外，還應建立人事檔案信息的交流制度，使各部門(mén)分別管理的人事檔案之間的信息互聯(lián)互通。這些規章制度的建立和嚴格執行，是促進(jìn)醫院人事檔案管理模式優(yōu)化的重要保證。

　　3、開(kāi)發(fā)人事檔案信息管理系統

　�。�1）構建人事基本信息數據庫

　　應用人事檔案管理信息系統，要先建立起人事基本信息數據庫，這些數據可以作為構建人事檔案管理信息系統的基礎。信息數據庫的建立過(guò)程中，檔案管理人員首先要確保人事檔案信息的真實(shí)性，包括出生年月、參加工作時(shí)間、加入黨團的時(shí)間以及學(xué)歷學(xué)位等項目。通過(guò)數據庫建立人事檔案部門(mén)便于查找、比較、分析、統計的檢索工具，該系統既要有良好的人機交互界面，又能方便用戶(hù)將信息導入、導出。具有修改、檢索、統計等功能，并隨著(zhù)當事人職稱(chēng)、職務(wù)等的變化做出相應的調整，不僅能為醫院的調資、任免職等提供幫助，也能對所有管理人員的情況進(jìn)行研究總結，為領(lǐng)導決策提供信息統計分析和情況預測。

　�。�2）實(shí)現人事檔案資源共享共用

　　把醫院所有人事檔案整合并建立起人事信息數據庫后，還需要運用特定的應用軟件、大數據技術(shù)等，對數據庫中的信息數據進(jìn)行整合利用，進(jìn)而為醫院人事工作開(kāi)展提供強力的支持。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數據資源的共享共用讓信息數據的價(jià)值得到了進(jìn)一步的提升，人事檔案管理也應當基于“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來(lái)的技術(shù)優(yōu)勢，為醫院人力資源管理，以及高層領(lǐng)導的決策提供幫助。例如，醫院的人力資源部門(mén)，每隔一段時(shí)間會(huì )組織開(kāi)展職工培訓。如果能夠與人事檔案管理部門(mén)實(shí)現資源共享，就可以掌握每一名員工的工作能力與崗位要求之間存在的差距。然后就可以根據這些“差距”,制定個(gè)性化的培訓方案，幫助醫院職工補齊短板，提高了培訓的針對性。還有，在人才選拔、任免等方面，也可以參考人事檔案，從而讓人事工作具有更強的科學(xué)性，爭取讓每一名職工都能夠在合適的崗位上發(fā)光發(fā)熱。

　�。�3）做好人事檔案內容的安全與保密工作

　　近幾年醫院數字檔案的比例不斷升高，雖然為檔案管理工作開(kāi)展提供了諸多便利，但是也面臨著(zhù)安全問(wèn)題，特別是一些涉及個(gè)人隱私的信息，是人事檔案管理的重中之重。為此，醫院人事檔案管理在全面推行數字化、信息化的過(guò)程中，也要形成強烈的安全意識、保密意識。每一名檔案工作者，要養成良好的職業(yè)習慣，如禁止將個(gè)人移動(dòng)設備與辦公計算機連接，禁止將辦公計算機的登錄密碼透露給他人等。除了要嚴格遵循本部門(mén)的規章制度，杜絕因為個(gè)人不規范操作行為而增加安全風(fēng)險外，也要采取必要的技術(shù)手段。常規的安全技術(shù)手段有啟用防火墻、安裝殺毒軟件，高級的安全技術(shù)手段有數字簽名認證、動(dòng)態(tài)登錄口令以及加密解密技術(shù)等。只有構建完善的安全防護體系，才能切實(shí)保障人事檔案內容的完整與安全。

　　4、注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

　　新時(shí)期的人事檔案管理工作，不僅在工作方法、模式上發(fā)生了較為明顯的改變，而且對檔案工作者的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。醫院方面需要針對其開(kāi)展在職培訓、鼓勵他們進(jìn)行繼續教育，讓自己具備更強的勝任力。重點(diǎn)包括兩個(gè)層面：第一，專(zhuān)業(yè)技能的培訓。以集中講座、外出學(xué)習等方式，讓檔案工作者學(xué)習新技能、新知識，不斷提升自我。既可以滿(mǎn)足職工自我發(fā)展的訴求，又可以在崗位上以更高效率完成人事檔案工作；第二，職業(yè)素養的提升。結合人事檔案管理的特點(diǎn)，要求每一名檔案工作者要具備一絲不茍、精益求精的職業(yè)精神，以及遵守制度規范、嚴格按章辦事的敬業(yè)意識等。只有檔案工作隊伍的綜合素質(zhì)得以提升，才能為醫院人事檔案管理的不斷創(chuàng )新發(fā)展提供必要的支持。

　　5、建立長(cháng)效投入機制，不斷優(yōu)化軟硬件設施

　　人事檔案管理的創(chuàng )新，離不開(kāi)軟件和硬件設施的支持。當前醫院雖然在檔案管理配套設施的建設上提供了一定的支持，但是從檔案事業(yè)的長(cháng)遠發(fā)展來(lái)看，還是存在一定的差距。為此，醫院應當建立長(cháng)效投入機制，為人事檔案管理的高效開(kāi)展、創(chuàng )新發(fā)展，提供扎實(shí)的物質(zhì)保障。每年財務(wù)人員在編制預算時(shí)，應結合檔案部門(mén)的工作計劃，提供專(zhuān)項預算，為當年檔案部門(mén)采購新的硬件設備（如掃描儀等），以及更新和升級軟件系統，提供資金支持。除此之外，也要加強對資金使用的監管，確保每一筆資金都能夠真正應用于人事檔案管理相關(guān)工作。在資金支出項目上，除了軟、硬件設施外，也可以設立獎金，對那些在人事檔案工作中表現優(yōu)異的給予獎勵，這也是推動(dòng)該工作不斷創(chuàng )新發(fā)展的重要措施。

　　四、結語(yǔ)

　　人事檔案管理既是醫院管理工作體系中的重要組成，同時(shí)也直接關(guān)系到醫院人事工作開(kāi)展和人力資源利用。做好人事檔案管理工作，實(shí)現檔案資源整合利用與信息服務(wù)，對員工個(gè)人的自我發(fā)展，以及醫院各項工作的開(kāi)展均有重要作用。醫院方面需要把人事檔案工作擺在戰略位置，并從資金方面、技術(shù)方面、人員方面、制度方面，提供全方位、立體化的支持，推動(dòng)這一工作實(shí)現創(chuàng )新發(fā)展。

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