企業(yè)會(huì )計應用管理軟件步驟研討論文

　　摘要：在會(huì )計理論學(xué)習和日常會(huì )計工作中，大多數會(huì )計人員一般重視在原始數據的基礎上進(jìn)行加工，使之盡量符合《企業(yè)會(huì )計準則》規定，而較少關(guān)注或沒(méi)有能力組織深度挖掘這些原始數據的價(jià)值，這是企業(yè)會(huì )計高管和經(jīng)營(yíng)決策者在今后的經(jīng)營(yíng)管理中應高度重視和利用的管理軟件信息化工作。

　　關(guān)鍵詞：管理會(huì )計；信息化管理軟件

　　會(huì )計工作一般以財務(wù)會(huì )計為核心，圍繞《企業(yè)會(huì )計準則》這個(gè)綱展開(kāi)，最終以財務(wù)報表或合并財務(wù)報表為會(huì )計工作的結論。然而，會(huì )計內容遠不止這些，還涉及企業(yè)戰略、內控、風(fēng)險、績(jì)效等諸多管理實(shí)踐。筆者根據自己多年的工作經(jīng)驗，闡述運用企業(yè)管理軟件過(guò)程及其要考慮的企業(yè)管理內容，以期為做好財務(wù)會(huì )計核算打好基礎。

　　一、應用管理軟件的必要性

　　首先是滿(mǎn)足財務(wù)會(huì )計核算的要求。財務(wù)會(huì )計需要組織數據，加工成符合《企業(yè)會(huì )計準則》的財務(wù)報表，而利用原始紙質(zhì)單據加載信息進(jìn)行人工加工等傳統方式，很難滿(mǎn)足現代企業(yè)的管理需求，故可利用管理軟件的強大計算功能。其次是共享信息的需求。各個(gè)部門(mén)可能都需要相同的數據信息，如倉庫的庫存數，采購部和財務(wù)部都需要，可通過(guò)軟件實(shí)現數據共享，提高工效。再次是內部控制的需要。如不同部門(mén)進(jìn)行審批的業(yè)務(wù)，紙質(zhì)審批流程極不方便也低效，特別是對跨國和跨地區公司更不現實(shí)。而利用軟件可以實(shí)現網(wǎng)上系統審批流轉。從次是績(jì)效管理的需要。傳統手工會(huì )計核算模式或利用電子表格模式，只能做到一般性的會(huì )計核算，很難滿(mǎn)足譬如象平衡記分卡這樣從財務(wù)、客戶(hù)、運營(yíng)、學(xué)習等多維度的績(jì)效考核的所需數據信息。最后是產(chǎn)品品質(zhì)管理的需要，比如食品行業(yè)，要追查產(chǎn)成品的生產(chǎn)質(zhì)量，有必要追查某批產(chǎn)成品是使用了哪個(gè)供應商的某批次的原材料，必須追溯到該產(chǎn)品的生產(chǎn)訂單、生產(chǎn)領(lǐng)單、原材料采購訂單等�？傊�，應用信息化管理軟件，提高了工效、節省了勞動(dòng)力，好處多多。

　　二、公司應用管理軟件的步驟

　　第一步，要做到知己，了解自身的基本情況。

　　一是要了解公司的戰略，主持信息化建設的人員，應當與公司董事會(huì )進(jìn)行充分的溝通，了解公司的戰略，信息化管理軟件首先要服從公司的戰略需要，如董事會(huì )決定考慮下一年度進(jìn)行行業(yè)縱項并購，并且將來(lái)會(huì )有集團內部銷(xiāo)售等業(yè)務(wù)，那信息化必須要考慮到集團是多組織核算及內部購銷(xiāo)業(yè)務(wù)合并這種要求；二是要充分了解公司組織架構和部門(mén)權限，不同公司組織架構及其部門(mén)權限都各有特點(diǎn)，比如，有的企業(yè)對賒銷(xiāo)及客戶(hù)信用有詳細的要求和控制，并且有獨立的信用部門(mén)和相應的審批規則，這就要求管理軟件要具備獨立的客戶(hù)信用賒銷(xiāo)功能模塊。三是要充分了解公司的經(jīng)營(yíng)特性，如，企業(yè)的物料采購需求是按銷(xiāo)售定單的需求進(jìn)行采購，還是按照安全庫存量或計劃庫存量進(jìn)行生產(chǎn)和采購，這就決定了軟件生成的采購需求訂單要不要考慮產(chǎn)成品庫的庫存產(chǎn)成品數量；再如，企業(yè)是按訂單進(jìn)行裝配，還是按定單進(jìn)行挑庫，即ATO模式還是PTO模式。四是要了解公司的財務(wù)核算情況，如傳統的財務(wù)核算，其主體是公司，即站在整個(gè)公司的角度出具相關(guān)報表，但有的企業(yè)還要核算到各職能部門(mén)的部門(mén)貢獻和部門(mén)利潤，這些都會(huì )影響到管理軟件的選定。五是要了解公司的繳效考核，公司的績(jì)效考核如果涉及多維度的考核，可能僅僅某一種軟件就不能完全實(shí)現這些原始數據的收集，如對客戶(hù)出差天數、拜訪(fǎng)次數、新客戶(hù)創(chuàng )建數量、新客戶(hù)成交率等進(jìn)行考核和管理、搜集市場(chǎng)上有多少用到本公司的產(chǎn)品的客戶(hù)或潛在客戶(hù)，這不僅僅是ERP能解決了的，還需要CRM客戶(hù)關(guān)系管理軟件進(jìn)行支持。當然，還有很多有關(guān)企業(yè)的其他方面的了解，包括人事、研發(fā)等等。正如不全面了解自己的尺碼，就不知購多大碼衣服。

　　第二步，要做到知彼，充分了解和調查市場(chǎng)上的管理軟件現狀。

　　首先，要了解市場(chǎng)上已成熟的管理軟件及其分類(lèi)，以及這些軟件的共性和特性。否則，可能會(huì )“選錯醫院，看錯醫生”。企業(yè)應用的管理軟件功能種類(lèi)有很多，有獨立專(zhuān)門(mén)的OA流程管理軟件、企業(yè)的資源管理ERP軟件、客戶(hù)關(guān)系CRM管理軟件等等，還有獨立部門(mén)化、模塊化的軟件，如倉庫管理軟件、會(huì )計總賬軟件、銷(xiāo)售管理軟件、采購管理軟件、人事軟件等。不僅如此，還要了解市場(chǎng)上這些軟件的功能定位，比如，大型集團的ERP軟件，一般用SAP、ORCALE等，這些軟件功能強大，要求企業(yè)的運用水平很高，購買(mǎi)和實(shí)施成本也很高，動(dòng)輒幾千萬(wàn)，甚至上億，年維護成本動(dòng)輒上千萬(wàn)。中型以上企業(yè)，國內有用友、金蝶等軟件，比較適合一般性控制要求和一般性核算要求。針對小型企業(yè)，滿(mǎn)足傳統財務(wù)會(huì )計核算及管理需要的，有諸如管家婆等小型通用的管理軟件，甚至有針對行業(yè)的細分通用型軟件。目前較好的客戶(hù)關(guān)系管理軟件有SALEFORCE的CRM，國內雨后春筍般的CRM軟件，諸如泛微等，目前不下上百種，國內市場(chǎng)尚處戰國時(shí)代，功能有限，但各有特色。所以各個(gè)企業(yè)在運用管理軟件前，首先要了解各自需求特性，然后去尋找市場(chǎng)上成熟的軟件，對于特殊的需求，能不能在此基礎上作稍許開(kāi)發(fā)，但要謹慎全部委托開(kāi)發(fā)，以降低使用風(fēng)險。除此之外，還要了解目前管理軟件的前沿發(fā)展，云技術(shù)的運用已大大提高管理軟件的性能，對跨地區和跨國的更方便，也節省本地部署服務(wù)器的成本。同時(shí)，手機端APP的移動(dòng)運用，提高了管理和辦公的方便性、高效性。云計算發(fā)展的速度很快，為企業(yè)管理軟件的升級提供了強大動(dòng)力。

　　第三步，選定軟件前，同各軟件商進(jìn)行多輪溝通，征詢(xún)可行性。

　　各部門(mén)應指定業(yè)務(wù)骨干，成立軟件項目小組，并指定項目總負責人。筆者曾多次主導公司的管理軟件的應用上馬，深切感受到與各軟件公司的互動(dòng)溝通的重要性。溝通中，要預前設立專(zhuān)門(mén)格式的溝通備案表，特別是要設立需求明細項對應各軟件功能實(shí)現程度一覽表，按能實(shí)現、不能實(shí)現、部分實(shí)現、變通實(shí)現等實(shí)現程度進(jìn)行登記，以相同格式多欄次，分部門(mén)和功能模塊進(jìn)行登記。有道是磨刀不誤砍柴功，將各款軟件滿(mǎn)足本公司各項需求的程度，進(jìn)行橫縱對比，篩選決策，對于共同滿(mǎn)足交集以外的部分，即可能滿(mǎn)足這個(gè)部門(mén)的需求，卻不能滿(mǎn)足那個(gè)部門(mén)的需求，此時(shí)，就要考慮軟件的二次開(kāi)發(fā)的擴展性能，能否做適當開(kāi)發(fā)。一般B/S結構的，是新理念下的架構，二次開(kāi)發(fā)的性能遠高于C/S架構，這點(diǎn)可以咨詢(xún)專(zhuān)業(yè)人士。不能一味相信某個(gè)軟件公司所說(shuō)。舉例說(shuō)明，在中國的傳統軟件的銷(xiāo)售數據管理模式是根據銷(xiāo)售定單生成發(fā)貨通知單，再根據發(fā)貨通知單生成銷(xiāo)售出庫單，開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票核銷(xiāo)銷(xiāo)售出庫單，依據銷(xiāo)售發(fā)票生成應收單，根據銷(xiāo)售回籠款核銷(xiāo)應收單，根據應收單生成應收賬款。這種邏輯，會(huì )產(chǎn)生一種情況，就是暫時(shí)沒(méi)有開(kāi)發(fā)票的售貨，暫時(shí)不生成應收單，但現實(shí)中，因暫時(shí)未開(kāi)票的貨，很多是先收款，后開(kāi)票的情況。這樣實(shí)際上就產(chǎn)生了應收款，也有銷(xiāo)售收入了，且也已收款，現在僅僅是沒(méi)有開(kāi)發(fā)票，卻無(wú)法核銷(xiāo)，銷(xiāo)售回籠款仍只能掛在預收款狀態(tài)，如果這種情況量很大，這種模式則無(wú)法控制應收款。所以，目前市場(chǎng)上又出現了根據出庫單直接生成應收款，回款直接核銷(xiāo)出庫單，而跳開(kāi)發(fā)票，將發(fā)票的開(kāi)具和管理作為單獨的模塊處理。所以，必須了解自己的特點(diǎn)，同時(shí)又要了解軟件的實(shí)現功能，才能處理好信息化工作，做到與時(shí)俱進(jìn)，因為軟件在升級更代。再如，有的企業(yè)人數眾多，分工細密，各崗位工作量大，就需要系統將工作單據通過(guò)流程模塊的功能推送到相關(guān)崗位的任務(wù)工作欄，否則，在系統內部查找自己的工作單據狀態(tài)將浪廢時(shí)間，不易操作。因此，要同軟件公司進(jìn)行反復、多輪次的溝通，最終選定合適的軟件。

　　第四步，簽訂合同，監督配合實(shí)施。

　　選定軟件后，雙方訂立詳細的購買(mǎi)和實(shí)施合同，將模塊的功能、各模塊需要哪些系統內置以外的報表、時(shí)間進(jìn)度安排、售后服務(wù)等都要在合同中寫(xiě)明，這樣做可以防止以后軟件公司以合同沒(méi)有該項目而拒絕開(kāi)發(fā)相關(guān)功能和報表或再加價(jià)等不利事項。在軟件實(shí)施階段，軟件公司在實(shí)施各個(gè)功能模塊的設置和搭建時(shí)，公司各部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)骨干要隨時(shí)配合，主動(dòng)溝通和監督在實(shí)施中發(fā)現的不符合公司實(shí)際的情況，因為在實(shí)施過(guò)程中，一定會(huì )存在之前沒(méi)有溝通到位的許多情況，而軟件實(shí)施公司人員是不了解這些情況，以免當成一般性的事項處理。軟件設置搭建過(guò)程，包括了流程的設置、控制點(diǎn)的設置、相關(guān)單據的定義、部門(mén)的設置、權責的分配等。雙方都要認真對待，否則，會(huì )影響整個(gè)項目的進(jìn)度，甚至失敗，公司最高層須給予大力支持和協(xié)調。軟件搭建成功后就要執行測試，可做相關(guān)單據進(jìn)行穿行測試，公司各業(yè)務(wù)部門(mén)人員，都要觀(guān)察測試結果，重要的是看系統組織架構、表單設計樣式、流程控制和報表結果等是否正確。測試成功后，在系統上錄入公司的基礎資料、物料檔案、物料屬性、客戶(hù)供應商檔案等規劃工作�，F實(shí)工作中，很多公司的基礎檔案不全，比如很多物料企業(yè)，如果本身的物料清單都沒(méi)有整清楚，產(chǎn)品BOM表沒(méi)有正確的文檔或不能完整提供的話(huà)，都會(huì )直接導致項目失敗。實(shí)施過(guò)程同時(shí)也是一次全面體檢的過(guò)程。另外，由于管理軟件的崗位功能，與線(xiàn)下人員工作崗位可能會(huì )有不同，線(xiàn)下有的崗位就不需要，線(xiàn)上也可能需新增崗位，不同人員和不同部門(mén)的權限和職責可能會(huì )重新分配。所以利用管理軟件，也是公司內部管理重新再造的過(guò)程。

　　第五步，上線(xiàn)前培訓。

　　軟件公司制定崗位操作手冊，所有涉及軟件運用的人員，都要進(jìn)行全面的軟件操作培訓。第六步，執行初始化。初始的應收付期初余款、存貨結余等錄入系統，然后平衡正確后，開(kāi)始運用。剛開(kāi)始幾個(gè)月，最好是線(xiàn)下線(xiàn)上同時(shí)運行，通過(guò)線(xiàn)下來(lái)檢查線(xiàn)上運行的正確性。第七步，驗收和改進(jìn)，初始幾個(gè)月如運行成功，數據正確，則可確認驗收。另外，要備案相關(guān)的弱點(diǎn)和需要改進(jìn)的地方，要求軟件公司進(jìn)行后續的服務(wù)。

　　三、結語(yǔ)

　　企業(yè)的財務(wù)核算與業(yè)務(wù)管理緊密相聯(lián)，是一個(gè)有機整體，只有公司的業(yè)務(wù)流、數據流、信息流、資金流等都清晰明確，最終公司的財務(wù)結果才能更加準確，財務(wù)結果向前追溯的軌跡才能更清楚，管理分析會(huì )更透徹，同時(shí)又進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)管理持續改進(jìn)。財務(wù)會(huì )計必須掌握和了解企業(yè)全部的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，同時(shí)也要了解管理軟件，不僅要善于加工數據，精于利用管理軟件來(lái)提高生產(chǎn)高質(zhì)量原始數據，還要持續學(xué)習，在實(shí)際工作中成長(cháng)為一位理論與實(shí)踐兼并的綜合型人才。

　　參考文獻

　　[1]郭新平.中國財務(wù)及企業(yè)管理軟件發(fā)展回顧與展望[J].商業(yè)會(huì )計，2001，（1）：14-16.

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