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人事檔案管理制度全文
【人事檔案管理制度全文】
1.目的：
為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便于檔案材料的使用和管理。
2.制定依據：
檔案管理標準化程序。
3.試用范圍：
公司各部門(mén)。
4.制度內容：
4.1人事檔案的定義：
是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓、社會(huì )關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎懲等個(gè)人情況的文件材料;
4.2人事檔案的類(lèi)別：
4.2.1員工人事檔案類(lèi)型：基本信息檔案、薪酬檔案、績(jì)效檔案、培訓檔案、技術(shù)檔案、履職檔案、健康檔案等七類(lèi)。
基本信息檔案：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學(xué)歷、住址、戶(hù)籍所在地、年齡、政治面貌等。
薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉正工資、調薪記錄等。
績(jì)效檔案：包括轉正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。
培訓檔案：包括年度參加內訓、外訓、職業(yè)資格、技術(shù)培訓等記錄等。
技術(shù)檔案：包括所持資格證書(shū)、技術(shù)職務(wù)評定等記錄等。
履職檔案：包括員工入職之前的履職經(jīng)歷、本公司內部崗位變動(dòng)情況、競職申請、聘任決定、獎勵、處罰等。
健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。
4.3 人事檔案的建立：
4.3.1電子檔案建立：
4.3.1.1根據檔案類(lèi)別核定員工編碼及檔案編號。
4.3.1.2按檔案編號在“人事管理信息” 中錄入員工個(gè)人基本信息：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶(hù)籍所在地、年齡、政治面貌、行業(yè)年限、健康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競職、獎勵(獲得獎金和榮譽(yù)證書(shū))、處罰(書(shū)面嚴重警告、無(wú)薪停職檢查、開(kāi)除)，由勞動(dòng)關(guān)系管理員根據相應文件錄入“人事管理信息”，并存入員工個(gè)人檔案袋中。
4.3.1.3電子檔案的動(dòng)態(tài)管理：
4.3.1.3.1員工電子檔案是關(guān)于員工全面信息存儲、跟蹤的重要工具。
4.3.1.3.2員工入司時(shí)，在錄入員工電子檔案的同時(shí)，必須對員工照片進(jìn)行掃描記入個(gè)人電子檔案。
4.3.1.3.3員工入職時(shí)，必須詳細錄入員工入司前經(jīng)核實(shí)的從業(yè)經(jīng)歷和有關(guān)個(gè)人職業(yè)發(fā)展的重要信息，如取得的主要工作經(jīng)驗、成果和業(yè)績(jì)等;
4.3.1.3.4員工的培訓經(jīng)歷是關(guān)系員工職業(yè)發(fā)展的主要依據，員工入司時(shí)，必須詳細記錄員工的職業(yè)培訓經(jīng)歷和獲得的培訓證書(shū)和取得的培訓成果。員工在公司工作期間的培訓經(jīng)歷必須及時(shí)記入電子檔案，以便查詢(xún)。
4.3.1.3.5有關(guān)員工信息的變更，必須當月在員工個(gè)人電子檔案中進(jìn)行登記更新。每月末，對檔案進(jìn)行備份。以確保電子檔案的安全管理。
4.3.1.4員工合同信息由勞動(dòng)關(guān)系組按批次提供合同簽訂匯總表和合同原件，勞動(dòng)關(guān)系管理員根據合同簽訂匯總表核對合同，確認無(wú)誤后在合同簽訂匯總表上簽字，勞動(dòng)關(guān)系管理員根據合同在“人事管理系統”中更改員工合同信息，更改完畢后將合同放入員工檔案中存檔。
4.3.2 紙介質(zhì)檔案建立：
錄入系統后的員工檔案按七類(lèi)檔案分類(lèi)統一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫(xiě)檔案資料名細，檔案袋上寫(xiě)明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類(lèi)別順序存放在相應的檔案柜中。(當月入職的員工資料應在當月完成檔案錄入及存放工作)。
4.4人事檔案的管理：
4.4.1人力資源部對收集的人事檔案材料按規定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離職人員檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號、排架。
4.4.2對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類(lèi)檔案名冊。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無(wú)誤。
4.4.3根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學(xué)地保管。庫房?jì)葢３智鍧�，整齊和適宜的溫濕度。
4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按借閱程序辦理。
4.4.5人事檔案調動(dòng)：
4.4.5.1調動(dòng)：?jiǎn)T工因工作需要調動(dòng)時(shí)應按規定填寫(xiě)“調動(dòng)申請表”(跨部門(mén)調動(dòng)和部門(mén)內部調動(dòng))。勞動(dòng)關(guān)系管理員接到已審批完畢的調動(dòng)申請表后，在“人事信息管理”中錄入調動(dòng)信息并將其信息調入相應的部門(mén)或分公司，打印新崗位工作牌，調動(dòng)申請表于每月中旬或月底統一存入員工個(gè)人檔案袋中。
4.4.5.2任免：?jiǎn)T工因工作需要被任免后，根據公司的任免文件，在“人事信息管理”中錄入任免信息，并將任免文件復印件存入員工個(gè)人檔案袋中。
4.4.5.3離職：?jiǎn)T工辦理完畢離職手續后，將其相關(guān)證件的原件退還離職員工本人，并將其檔案歸入離職人員檔案。
4.4.5.4信息變更：?jiǎn)T工個(gè)人相關(guān)信息發(fā)生變更時(shí)(如：個(gè)人基本信息、身份證更換、資格證的補充等)，該員工應在變更之日起一個(gè)月內將信息或相關(guān)證件的復印件提交至人力資源部勞動(dòng)關(guān)系管理員處備案。勞動(dòng)關(guān)系管理員應根據員工提交的資料在“人事信息”中及時(shí)更新，并將相關(guān)證件復印件于每月15日、30日進(jìn)行存檔整理。
4.5人事檔案的使用：
4.5.1檔案的查詢(xún)、借閱：
4.5.1.1副經(jīng)理級以下員工原則上只能查詢(xún)/借閱個(gè)人檔案;
4.5.1.2副經(jīng)理(含)以上人員可直接查詢(xún)/借閱所管部門(mén)員工檔案，跨部門(mén)查詢(xún)/借閱員工檔案需附有分管總監審批的簽呈經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準后方可查詢(xún)/借閱。(附件一)。
4.5.1.3檔案中的個(gè)人資料只用于公司辦理相關(guān)事務(wù)，原則上人力資源部人事勞動(dòng)關(guān)系管理員不對個(gè)人提供檔案辦理其它事務(wù)(如照片、身份證復印件、學(xué)歷證復印件等)。
4.5.1.4以上查詢(xún)/借閱需在“檔案查詢(xún)/借閱登記本”上做登記，查詢(xún)/借閱檔案者不得私自復印員工檔案，工作原因需復印的須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準后由勞動(dòng)關(guān)系管理員操作復印。借閱檔案者應在規定借閱期按時(shí)歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進(jìn)行處罰;如將借出的檔案丟失者，視情況將給予XXX處罰。
4.5.1.5檔案管理人員、借閱人應嚴守檔案機密，不得擅自泄漏或傳播員工個(gè)人資料信息，經(jīng)發(fā)現，對檔案管理人員、借閱人給予XX處罰，并對其部門(mén)負責人給予XX處罰。
4.6本制度由公司職工代表大會(huì )審議通過(guò)后以公司名義發(fā)布執行
4.7本制度由公司人力資源部負責解釋。
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