會(huì )計檔案管理辦法
【會(huì )計檔案管理辦法】
第一條 為了加強會(huì )計檔案管理，統一會(huì )計檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟服務(wù)，根據《中華人民共和國會(huì )計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本辦法。
第二條 國家機關(guān)、社會(huì )團體、企業(yè)、事業(yè)單位，按規定應當建賬的個(gè)體工商戶(hù)和其他組織(以下簡(jiǎn)稱(chēng)各單位)，應當依照本辦法管理會(huì )計檔案。
第三條 各級人民政府財政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)共同負責會(huì )計檔案工作的指導、監督和檢查。
第四條 各單位必須加強對會(huì )計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會(huì )計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì )計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
第五條 會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。具體包括：
(一)會(huì )計憑證類(lèi)：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì )計憑證。
(二)會(huì )計賬簿類(lèi)：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì )計賬簿。
(三)財務(wù)報告類(lèi)：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財務(wù)報告。
(四)其他類(lèi)：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì )計檔案移交清冊，會(huì )計檔案保管清冊，會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊。
第六條 各單位每年形成的會(huì )計檔案，應當由會(huì )計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì )計檔案保管清冊。
當年形成的會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后，可暫由會(huì )計機構保管一年，期滿(mǎn)之后，應當由會(huì )計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會(huì )計機構內部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì )計檔案。
移交本單位檔案機構保管的會(huì )計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會(huì )同會(huì )計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
第七條 各單位保存的會(huì )計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，查閱或者復制會(huì )計檔案的人員，嚴禁在會(huì )計檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。
各單位應當建立健全會(huì )計檔案查閱、復制登記制度。
第八條 會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。
會(huì )計檔案的保管期限，從會(huì )計年度終了后的第一天算起。
第九條 本辦法規定的會(huì )計檔案保管期限為最低保管期限，各類(lèi)會(huì )計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。各單位會(huì )計檔案的具體名稱(chēng)如有同本辦法附表所列檔案名稱(chēng)不相符的，可以比照類(lèi)似檔案的保管期限辦理。
第十條 保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案，除本辦法第十一條規定的情形外，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：
(一)由本單位檔案機構會(huì )同會(huì )計機構提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，列明銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。
(二)單位負責人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)。
(三)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由檔案機構和會(huì )計機構共同派員監銷(xiāo)。國家機關(guān)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由同級財政部門(mén)、審計部門(mén)派員參加監銷(xiāo)。財政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由同級審計部門(mén)派員參加監銷(xiāo)。
(四)監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案;銷(xiāo)毀后，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告本單位負責人。
第十一條 保管期滿(mǎn)但未結清的債權債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案不得銷(xiāo)毀。
第十二條 采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案。
具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。
第十三條 單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續之前形成的會(huì )計檔案，應當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。
第十四條 單位分立后原單位存續的;其會(huì )計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案;單位分立后原單位解散的，其會(huì )計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案。單位分立中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規定辦理交接手續。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì )計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案，對其中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規定辦理交接手續。
第十五條 單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會(huì )計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的，其會(huì )計檔案仍應由原各單位保管。
第十六條 建設單位在項目建設期間形成的會(huì )計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。
第十七條 單位之間交接會(huì )計檔案的，交接雙方應當辦理會(huì )計檔案交接手續。移交會(huì )計檔案的單位，應當編制會(huì )計檔案移交清冊，列明應當移交的會(huì )計檔案名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接會(huì )計檔案時(shí)，交接雙方應當按照會(huì )計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在會(huì )計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
第十八條 我國境內所有單位的會(huì )計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(yè)(簡(jiǎn)稱(chēng)境外單位)的會(huì )計檔案，應當按照本辦法和國家有關(guān)規定進(jìn)行管理。
第十九條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書(shū)檔案管理規定，不適用本辦法。
第二十條 各省、自治區、直轄市人民政府財政部門(mén)、檔案管理部門(mén)，國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門(mén)，中國人民解放軍總后勤部，可以根據本辦法的規定，結合本地區。本部門(mén)的具體情況，制定實(shí)施辦法，報財政部和國家檔案局備案。
第二十一條 本辦法由財政部負責解釋?zhuān)?999年1月1日起執行。1984年6月1日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì )計檔案管理辦法》自本辦法執行之日起廢止。
附表一：企業(yè)和其他組織會(huì )計檔案保管期限表
附表二：財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì )計檔案保管期限表
附一：企業(yè)和其他組織會(huì )計檔案保管期限表
序號 檔案名稱(chēng) 保管期限 備 注
一 會(huì )計憑證類(lèi)
1 原始憑證 15年
2 記賬憑證 15年
3 匯總憑證 15年
二 會(huì )計賬簿類(lèi)
4 總賬 15年 包括日記總賬。
5 明細賬 15年
6 日記賬 現金和銀行存款日記賬保管25年。
7 固定資產(chǎn)卡片 15年 固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。
8 輔助賬簿 15年
三 財務(wù)報告類(lèi) 包括各級主管部門(mén)匯總財務(wù)報告。
9 月、季度財務(wù)報告 3年 包括文字分析
10 年度財務(wù)報告(決算) 永久 包括文字分析
四 其他類(lèi)
11 會(huì )計移交清冊 15年
12 會(huì )計檔案保管清冊 永久
13 會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊 永久
14 銀行余額調節表 15年
15 銀行對賬單 15年
附二：財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì )計檔案保管期限表
序號 檔案名稱(chēng) 保管期限 備 注
一 會(huì )計憑證類(lèi)
1 國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證 10年 10年
2 各收入機關(guān)編送的報表 10年
3 行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì )計憑證 15年 包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表。
4 各種完稅憑證和繳、退庫憑證 15年 繳款書(shū)存根聯(lián)在銷(xiāo)號后保管2年。
5 財政總預算撥款憑證及其他會(huì )計憑證 15年 包括：撥款憑證和其他會(huì )計憑證。
6 農牧業(yè)稅結算憑證 15年
二 會(huì )計賬簿類(lèi)
7 日記賬 15年 15年
8 總賬 15年 15年
9 稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類(lèi)出納賬 25年
10 明細分類(lèi)、分戶(hù)賬或登記簿 15年 15年
11 現金出納賬、銀行存款賬 25年 25年
12 行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細賬(卡片) 15年 行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。
三 財務(wù)報告類(lèi)
13 財政總決算 永久
14 行政單位和事業(yè)單位決算 10年 永久
15 稅收年報(決算) 10年 永久
16 國家金庫年報(決算) 10年
17 基本建設撥、貸款年報(決算) 10年
18 財政總預算會(huì )計旬報 3年 所屬單位報送的保管2年。
19 財政總預算會(huì )計月、季度報表 5年 所屬單位報送的保管2年。
20 行政單位和事業(yè)單位會(huì )計月、季度報表 5年 所屬單位報送的保管2年。
21 稅收會(huì )計報表(包括票證報表) 10年 電報保管1年，所屬稅務(wù)機關(guān)報送的保管3年。
四 其他類(lèi)
22 會(huì )計移交清冊 15年
23 會(huì )計檔案保管清冊 永久
24 會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊 永久
注：稅務(wù)機關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費會(huì )計檔案保管期限，按行政單位會(huì )計檔案保管期限規定辦理。
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