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北京市會(huì )計檔案管理辦法實(shí)施細則
北京市會(huì )計檔案管理辦法實(shí)施細則
第一章 管理原則
第二章 歸檔范圍
第三章 整理立卷
第四章 鑒定銷(xiāo)毀
第五章 保管利用
第六章 附 則
為了加強會(huì )計檔案的管理，根據《中華人民共和國會(huì )計法》和財政部、國家檔案局制發(fā)的《會(huì )計檔案管理辦法》，結合我市實(shí)際情況，特制定本細則。
第一章 管理原則
第一條 會(huì )計檔案是各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和建設單位(以下簡(jiǎn)稱(chēng)各單位)在經(jīng)濟活動(dòng)中形成的、記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分，原則上應由本單位的檔案部門(mén)實(shí)行集中統一管理。
第二條 各單位必須加強對會(huì )計檔案工作的領(lǐng)導，要把會(huì )計檔案管理工作作為一項長(cháng)期的工作任務(wù)。各單位會(huì )計檔案工作的日常領(lǐng)導應由辦公室主任或會(huì )計部門(mén)負責人負責。各單位要根據本細則建立會(huì )計檔案管理制度。
第三條 各單位所形成的會(huì )計檔案，由各單位的財務(wù)會(huì )計部門(mén)負責整理立卷，一般不交主管部門(mén)集中管理。按規定將應歸檔的會(huì )計檔案向本單位檔案部門(mén)歸檔。檔案部門(mén)必須按期接收，對整理不合乎要求的會(huì )計檔案，不予接收。
各單位的會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后，可在本單位財務(wù)會(huì )計部門(mén)保管1至5年，(但每年先向檔案部門(mén)移交案卷目錄一份)期滿(mǎn)后，半年內移交檔案部門(mén)。
沒(méi)有設立檔案部門(mén)的單位，會(huì )計檔案暫由財務(wù)會(huì )計部門(mén)統一保管。
各單位的財務(wù)會(huì )計部門(mén)要設專(zhuān)人負責會(huì )計檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，人員要保持相對穩定，如有變動(dòng)，必須辦好交接手續。
第四條 各區、縣，市屬各局(總公司)的會(huì )計檔案工作，由同級財政部門(mén)和檔案管理部門(mén)共同進(jìn)行業(yè)務(wù)指導、檢查和監督。各級主管部門(mén)負責對各直屬單位會(huì )計檔案工作的指導、檢查和監督。
第二章 歸檔范圍
第五條 會(huì )計檔案包括會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿和會(huì )計報表以及其它會(huì )計核算資料。
第六條 會(huì )計檔案歸檔范圍的具體內容，按照財政部、國家檔案局《會(huì )計檔案管理辦法》附件中的“檔案名稱(chēng)”執行。各單位會(huì )計檔案的具體名稱(chēng)，如果同附件中的“檔案名稱(chēng)”不相符，可比照類(lèi)似名稱(chēng)辦理。
第七條 各單位財務(wù)會(huì )計部門(mén)經(jīng)辦的有關(guān)財務(wù)會(huì )計工作的方針、政策、制度、預算、計劃、工作總結、報告及建設銀行對建設單位決算的批復等文件材料，不屬于會(huì )計檔案范圍，應按照文書(shū)檔案管理辦法辦理。
第八條 1986年以前的年度決算已存入文書(shū)檔案的，不再變動(dòng)。1986年以后的年度決算一律存入會(huì )計檔案。
第三章 整理立卷
第九條 會(huì )計檔案的分類(lèi)：會(huì )計檔案的分類(lèi)要從本單位會(huì )計檔案的實(shí)際出發(fā)，按照會(huì )計檔案的形成規律和特點(diǎn)，選用以下方法：
1、會(huì )計年度——名稱(chēng)分類(lèi)法。即：把一個(gè)會(huì )計年度內形成的會(huì )計檔案，分為憑證、帳簿、報表等類(lèi)，然后分別組成若干保管單位(卷)。
2、會(huì )計年度——機構分類(lèi)法。即：把一個(gè)會(huì )計年度內形成的會(huì )計檔案先按機構分開(kāi)，然后在每個(gè)機構內再按不同的名稱(chēng)分別組成保管單位。此分類(lèi)，一般適用于各級財政、稅務(wù)、建設銀行等單位。
分類(lèi)方法選定后，要固定使用一種方法，以保持其一貫性，以便保管和利用。
第十條 會(huì )計檔案的立卷方法：
1、會(huì )計憑證。會(huì )計憑證一般按月立卷。會(huì )計人員根據憑證登記帳簿后，應將各種記帳憑證按時(shí)間和原始憑證號順序組卷。每本為一卷。裝訂前要剔除金屬物，編寫(xiě)頁(yè)號。記帳憑證附件，做到整齊、結實(shí)、美觀(guān)。要填寫(xiě)好憑證封面和脊背(注明單位名稱(chēng)、年度、月份和起止日期，憑證種類(lèi)、起止號碼)，并在封面與脊背的接封處，加蓋財務(wù)專(zhuān)用章和裝訂人的印章。
2、會(huì )計帳簿。會(huì )計帳簿按年度立卷。在會(huì )計年度終了，進(jìn)行整理立卷。帳簿一般都有固定格式和明確分類(lèi)，立卷時(shí)要按帳簿的種類(lèi)進(jìn)行，一本帳簿為一卷。訂本帳簿應保持原來(lái)面目;活頁(yè)帳簿應撤出空白帳頁(yè)，編寫(xiě)頁(yè)號，裝訂成冊。每本帳簿要加貼封面。
3、會(huì )計報表。會(huì )計報表按年度立卷。立卷時(shí)，要區分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分別組卷。本單位的報表與下屬單位上報的表，可根據保管期限的異同，分別裝訂或合訂成卷。每卷均需編有頁(yè)號和加裝封面。
其它單獨核算的各種會(huì )計檔案(如工會(huì )會(huì )計，食堂會(huì )計，基建會(huì )計等)可參照上述方法進(jìn)行整理。
第十一條 會(huì )計檔案的排列編號：
會(huì )計檔案案卷的排列可采取年度——類(lèi)別，或類(lèi)別——年度，然后按保管期限長(cháng)短排列。期限長(cháng)的排在前頭，期限短的排在后頭。(如1985年度——報表類(lèi)：永久，25年，15年……。報表類(lèi)——1985年度：永久，25年，15年……)。
會(huì )計檔案的編號要合理，便于管理和查找�？筛鶕帕械姆椒ㄟx用一個(gè)年度編一個(gè)流水號或按類(lèi)別各編一個(gè)流水號的方法。
第十二條 會(huì )計檔案要填寫(xiě)案卷目錄(附件1)，作為基本的檢索工具和統計工具。
第十三條 檔案部門(mén)接收的會(huì )計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應會(huì )同財務(wù)會(huì )計部門(mén)和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
第四章 鑒定銷(xiāo)毀
第十四條 會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)，原則上按《會(huì )計檔案管理辦法》三個(gè)附件的規定執行。如有特殊需要，可適當延長(cháng)保管期限。
各種會(huì )計檔案的保管期限，從會(huì )計年度終了后的第一天算起。
第十五條 會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì )同財務(wù)會(huì )計部門(mén)共同鑒定后，編造會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊(附件2-1)。機關(guān)、團體、事業(yè)單位的報本單位領(lǐng)導批準后銷(xiāo)毀。企業(yè)單位的經(jīng)本單位領(lǐng)導審查，報請上級主管部門(mén)批準后銷(xiāo)毀。各級主管部門(mén)(企業(yè))的要經(jīng)同級財政部門(mén)審查批準后銷(xiāo)毀。確有保管價(jià)值的，需再延長(cháng)保管期限的可以延長(cháng)。
第十六條 在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，對于其中未了結的債權債務(wù)的原始憑證以及認為有重要參考價(jià)值的原始憑證，均應單獨抽出，另行立卷，直至保管到確無(wú)保存價(jià)值時(shí)再銷(xiāo)毀。
第十七條 各單位在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應由檔案部門(mén)和財務(wù)部門(mén)派員監銷(xiāo)。集體所有制單位的必須有同級主管部門(mén)派員監銷(xiāo);各級主管部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應有同級財政部門(mén)，審計部門(mén)派員監銷(xiāo);各級財政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，由同級審計部門(mén)派員監銷(xiāo)。
第十八條 監銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案以前，應當認真清點(diǎn)核對。銷(xiāo)毀后，在銷(xiāo)毀清冊審批表(附件2-2)上簽名蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告本單位領(lǐng)導。
第五章 保管利用
第十九條 各單位對會(huì )計檔案必須做到科學(xué)管理，系統排列，存放有序，并要編制案卷目錄和必要的檢索工具，以便于查找、利用。
第二十條 檔案部門(mén)對接收的會(huì )計檔案與文書(shū)檔案必須分別保管。財務(wù)會(huì )計部門(mén)自行保管的會(huì )計檔案，必須設有專(zhuān)庫或專(zhuān)柜，不得隨意堆放。
第二十一條 檔案柜和檔案庫房要做到防光、防火、防盜、防蟲(chóng)蛀、防潮濕。要嚴格執行安全和保密制度，并定期檢查。嚴防會(huì )計檔案涂改、毀損、散失和泄密，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)報告領(lǐng)導。
第二十二條 各單位要充分發(fā)揮會(huì )計檔案的作用，積極提供會(huì )計檔案為經(jīng)濟管理服務(wù)。調閱會(huì )計檔案應履行登記手續(附件3)。外單位查閱檔案需持介紹信，經(jīng)借閱單位辦公室主任或會(huì )計部門(mén)負責人批準。檔案原件不能借出，如特殊需要，須報上級主管部門(mén)批準，并辦理借閱手續。查閱者不得私自對檔案勾、劃，不準拆散原卷冊，更不能抽換。
各單位應制定調閱會(huì )計檔案的制度，并嚴格執行。
第二十三條 撤銷(xiāo)、合并單位的會(huì )計檔案和建設項目的會(huì )計檔案，應同單位的全部檔案一并移交給上級指定的單位，并要按照規定編制移交清冊，嚴格辦理交接手續。
第二十四條 市級以上機關(guān)永久保存的會(huì )計檔案，縣直屬單位保管期限在25年以上的會(huì )計檔案，連同案卷目錄(一式二份)和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并按《機關(guān)檔案工作條例》規定的年限，向有關(guān)的檔案館移交。
第六章 附 則
第二十五條 本實(shí)施細則適用于我市各級財政機關(guān)的總預算會(huì )計;各級機關(guān)、團體和事業(yè)單位的預算會(huì )計;各級稅務(wù)機關(guān)的稅收會(huì )計;建設銀行會(huì )計;國營(yíng)、集體企事業(yè)單位會(huì )計和建設單位會(huì )計。
第二十六條 本實(shí)施細則從1987年1月起執行。以往有關(guān)文件和各單位制定的有關(guān)會(huì )計檔案辦法與本細則不符的，一律以本細則為準。在執行本細則過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，由市財政局和市檔案局負責解釋。
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