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充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)的作用
一、傳統檔案管理存在的主要問(wèn)題及產(chǎn)生的原因分析
1.管理理念落后影響檔案作用的發(fā)揮
檔案管理水平的高低決定了檔案作用的發(fā)揮程度。檔案管理水平越高，檔案對企業(yè)經(jīng)營(yíng)的支撐作用就越大，反之亦然。許多企業(yè)由于管理理念落后，管理制度不健全，在檔案管理上存在著(zhù)許多問(wèn)題。一是檔案管理分散，如對行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、產(chǎn)品檔案、設備檔案以及其他類(lèi)型的檔案實(shí)行分散管理，形成各個(gè)信息孤島，阻礙了企業(yè)內部檔案信息資源的交流和共享；二是存在檔案文件材料收集不完整、歸檔整理不規范、歸檔率低等問(wèn)題；三是存在檔案著(zhù)錄不標準、著(zhù)錄項目不全、檢索困難、查準率較低等問(wèn)題，降低了檔案的利用效率。
2.公司管理層對檔案的使用價(jià)值和潛在價(jià)值不夠重視
公司管理層對檔案工作的重視程度決定著(zhù)檔案管理水平的高低。管理層對檔案工作重視程度越高，檔案管理水平就越高。管理層對檔案工作重視程度不夠，主要表現在以下兩方面：一方面，在激烈的市場(chǎng)競爭環(huán)境下，公司管理層把工作著(zhù)眼點(diǎn)主要放在了公司的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上，忽視了檔案管理工作的重要性和檔案的潛在價(jià)值；另一方面，受傳統檔案管理模式的影響，檔案管理水平不高使檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用沒(méi)有得到很好的發(fā)揮，使管理層感受不到檔案作用的重要性。
3.高素質(zhì)檔案管理人才的缺乏影響了檔案利用效果
檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著(zhù)檔案管理水平的高低及檔案利用效果的好壞。一方面由于從事檔案工作的人員少，相對又缺乏檔案專(zhuān)業(yè)管理人員，相互學(xué)習、相互交流的機會(huì )較少，檔案工作人員缺乏計算機、圖像、情報、法律等復合型知識及運用能力，素質(zhì)水平良莠不齊；另一方面檔案工作崗位崗級低、收入少使部分檔案人員對本職工作缺乏熱忱，工作積極性較低。上述原因致使檔案管理人員素質(zhì)提升比較緩慢，影響了檔案的利用效果。
二、積極轉變觀(guān)念，正確認識檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的地位和作用
1.企業(yè)檔案是企業(yè)可以挖掘和利用的戰略資源
企業(yè)檔案是企業(yè)在過(guò)去的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的具有一定使用價(jià)值的文件材料，它積累了企業(yè)歷史經(jīng)驗，能夠為企業(yè)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)決策提供依據，為企業(yè)參與市場(chǎng)競爭提供有效支持，為維護企業(yè)自身的合法權益提供有力武器。企業(yè)在深化改革、轉換經(jīng)營(yíng)機制、提高經(jīng)濟效益的決策和實(shí)施中都離不開(kāi)對企業(yè)的歷史和現狀的分析，離不開(kāi)對決策可行性的研究和預測，而檔案是實(shí)現這種科學(xué)分析、研究、預測不可缺少的最真實(shí)、最重要的依據。因此，企業(yè)檔案管理工作服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展方向，服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)是市場(chǎng)經(jīng)濟條件下企業(yè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的。
2.企業(yè)檔案是企業(yè)獨有的無(wú)形資產(chǎn)
企業(yè)檔案本身具有潛在的價(jià)值，特別體現在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造、設備更新、產(chǎn)品銷(xiāo)售以及合同、法律糾紛等方面。這種潛在的價(jià)值需要借助于人們的利用才能表現出來(lái)。檔案對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的作用主要是通過(guò)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理人員使用檔案后，將檔案信息運用到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中產(chǎn)生間接的企業(yè)效益而體現出來(lái)。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)獨有的無(wú)形資產(chǎn)，具有一定的價(jià)值和使用價(jià)值，應當加以充分開(kāi)發(fā)和利用，提高其利用效果，以實(shí)現檔案的價(jià)值最大化。
三、開(kāi)展檔案管理創(chuàng )新，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的支撐作用
1.建立高效、集中、統一的檔案管理模式
實(shí)行企業(yè)檔案高效、集中、統一管理是檔案管理創(chuàng )新的第一步，其目的是在集中調度企業(yè)資源及對企業(yè)檔案實(shí)行統一管理的基礎上，提高檔案管理效率，提升檔案綜合管理能力，從而提高檔案管理水平。高效、集中、統一的檔案管理模式使企業(yè)檔案工作改變了過(guò)去那種各類(lèi)檔案由各個(gè)相關(guān)部門(mén)分散管理的方式。一方面節約了人力、物力和財力，提高了檔案的利用效率和效果；另一方面使企業(yè)在各項工作中形成的大量文件材料能夠實(shí)現統一歸檔，集中保管，使其相互之間保持原有的、必然的聯(lián)系，提高了企業(yè)檔案的系統性，便于全面、準確地了解本企業(yè)的發(fā)展歷程和全貌。因此，企業(yè)檔案管理工作體制必須進(jìn)行相應的改革，實(shí)行集中統一管理。實(shí)行檔案高效、集中、統一管理主要應采取以下步驟：首先應設置企業(yè)檔案綜合管理部門(mén)，統一管理企業(yè)檔案，企業(yè)檔案綜合管理部門(mén)要依據企業(yè)檔案實(shí)行的集中統一管理原則而設立，它的設立應與企業(yè)發(fā)展相適應，同時(shí)要考慮企業(yè)規模的大小、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所的集中程度和檔案使用頻率；其次應建立企業(yè)檔案信息收集渠道，在企業(yè)各個(gè)職能部門(mén)安排兼職檔案信息員，負責各個(gè)職能部門(mén)檔案歸檔信息的采集、歸檔材料概要說(shuō)明和各個(gè)部門(mén)的文件材料歸檔工作；最后建立和完善企業(yè)檔案管理制度，明確企業(yè)檔案綜合管理部門(mén)及各個(gè)職能部門(mén)在檔案管理工作中的職責和工作流程。
2.建立和完善企業(yè)檔案管理制度
建立和完善企業(yè)檔案管理制度、明確企業(yè)各個(gè)部門(mén)的職責和工作流程是檔案管理創(chuàng )新的第二步。其目的是通過(guò)建立和完善企業(yè)檔案各項管理制度，明確各部門(mén)職責和工作流程，對企業(yè)檔案工作實(shí)行規范化管理，從而提高檔案管理水平。企業(yè)檔案管理規章制度是企業(yè)規章制度的重要組成部分，是企業(yè)檔案管理行為的準則和企業(yè)檔案管理機構行使職能的依據和手段。建立健全和貫徹實(shí)施企業(yè)檔案管理規章制度，是企業(yè)加強基礎管理和檔案集中統一管理的重要內容，是企業(yè)開(kāi)展檔案規范化管理的關(guān)鍵，也是充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的作用的關(guān)鍵。建立和完善企業(yè)檔案管理制度應以《檔案法》為基本依據，以《檔案著(zhù)錄規則》為操作指導，結合企業(yè)的規模進(jìn)行策劃和制定，應努力做到符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際。建立企業(yè)檔案管理制度可以采取兩種方式，一是建立綜合性檔案管理制度，中小型企業(yè)可以采取這種方式。綜合性檔案管理制度中應包括文件歸檔范圍、文件歸檔要求、文件立卷要求、檔案著(zhù)錄要求、文件保管期限劃分原則、文件銷(xiāo)毀規定、檔案借閱制度、檔案保密制度以及檔案管理考核制度等內容。二是建立企業(yè)檔案管理制度體系，大中型企業(yè)可以采取這種方式。企業(yè)檔案管理制度體系中應主要包括企業(yè)檔案管理總則、文件歸檔管理制度、文件立卷及著(zhù)錄管理制度、檔案借閱管理制度、檔案鑒定及銷(xiāo)毀制度、檔案庫房管理制度、企業(yè)檔案統計管理制度和檔案保密管理制度等。
3.開(kāi)展檔案管理工作創(chuàng )新，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)管理
開(kāi)展檔案管理創(chuàng )新的第三步，是由被動(dòng)服務(wù)轉變?yōu)橹鲃?dòng)管理，主要應從三個(gè)方面入手：首先要明確企業(yè)文件材料的歸檔范圍和歸檔要求。要根據企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，在原有檔案歸檔范圍的基礎上，把檔案管理工作貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，把企業(yè)發(fā)展規劃、經(jīng)營(yíng)計劃、經(jīng)營(yíng)預算、投資預決算、各類(lèi)價(jià)格文件、各類(lèi)經(jīng)濟合同等其他重要文件材料納入檔案歸檔范圍。同時(shí)，對各個(gè)職能部門(mén)在文件歸檔方面提出具體要求，使檔案管理的系統性、全面性及檔案的使用價(jià)值有所提高。其次要建立企業(yè)文件材料歸檔點(diǎn)檢制度。要按照企業(yè)文件歸檔范圍和具體要求，按照部門(mén)職能分工，按部門(mén)制定的《文件歸檔點(diǎn)檢卡》，定期檢查各個(gè)部門(mén)文件材料的歸檔情況，督促各個(gè)部門(mén)及時(shí)辦理文件歸檔業(yè)務(wù)，從而提高文件歸檔的及時(shí)性和完整性。最后要建立檔案管理考核制度，落實(shí)檔案管理責任制。建立檔案管理考核制度是貫徹執行檔案管理制度的關(guān)鍵。對不能按照檔案管理相關(guān)制度要求及時(shí)辦理檔案管理業(yè)務(wù)的行為進(jìn)行審查和處罰，以保證檔案管理制度的有效執行，提高檔案管理流程的執行力。開(kāi)展檔案管理創(chuàng )新，只有由被動(dòng)服務(wù)轉變?yōu)橹鲃?dòng)管理，才能全面提升檔案管理水平，才能最大限度地發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的作用。
4.組織開(kāi)展崗位培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
企業(yè)檔案管理的新形勢對企業(yè)檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要求其具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識、企業(yè)管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(信息管理知識、外語(yǔ)知識等)，還要具備一定的管理能力、溝通能力和團體協(xié)作能力。企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是企業(yè)檔案利用工作質(zhì)量的根本保證。因此，一是要加強檔案管理人員的繼續教育，培養檔案管理人員的現代企業(yè)管理意識；二是有針對性地對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，使其了解和掌握本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的特點(diǎn)，及時(shí)準確地收集各類(lèi)檔案文件材料料，提高企業(yè)檔案管理人員隊伍的整體業(yè)務(wù)能力，建立一支高素質(zhì)、高效率、高技能的企業(yè)檔案管理人員隊伍，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作提供準確服務(wù)和有效支撐。企業(yè)檔案是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴財富，企業(yè)只有開(kāi)展檔案管理工作創(chuàng )新，遵循“高效、集中、統一的管理原則”，科學(xué)合理地設置檔案管理機構，建立和完善檔案管理各項制度，實(shí)施檔案管理考核制度，使檔案管理由被動(dòng)服務(wù)轉變?yōu)橹鲃?dòng)管理，才能不斷地提升檔案管理能力，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的支撐作用，從而有效地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。
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