檔案管理的作用和意義是什么？

　　社保檔案的高效管理不僅有益于促進(jìn)社會(huì )保障體系的建設，還有益于推動(dòng)社會(huì )保險事業(yè)的持續發(fā)展。以下是小編收集整理的檔案管理的作用和意義，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　1、準確反映企業(yè)的成長(cháng)歷程

　　檔案記錄著(zhù)企業(yè)成長(cháng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開(kāi)業(yè)，創(chuàng )業(yè)者是誰(shuí)，何時(shí)盈利，何時(shí)擴張，戰略目標調整過(guò)幾次、掌門(mén)人有無(wú)變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩、何時(shí)動(dòng)蕩，原因何在，也可以從中找到規律和解答。

　　2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　企業(yè)檔案無(wú)不涉及商業(yè)機密，如果沒(méi)有統一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統一管理，而且還有要保密意識。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，進(jìn)行同比分析或方案對比，沒(méi)有檔案就無(wú)法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過(guò)活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時(shí)候。做決策離不開(kāi)檔案資料。

　　4、企業(yè)文化的活標本

　　很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設總喜歡請專(zhuān)家幫忙，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規范、員工行為、廠(chǎng)容廠(chǎng)貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養創(chuàng )建起來(lái)的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時(shí)，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價(jià)值觀(guān)、制度規范、行為準則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內容就有了。再結合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結，企業(yè)文化就豐富起來(lái)了。

　　5、企業(yè)宣傳的資料庫

　　檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時(shí)，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無(wú)一害。檔案管理實(shí)在是一舉多得的事情。

　　6、員工成長(cháng)的斷代史

　　很多企業(yè)員工進(jìn)來(lái)時(shí)一張表，出去時(shí)還是一張表。更有甚者，這個(gè)員工一走，這一張表也不知什么時(shí)候就消失得無(wú)影無(wú)蹤了。這實(shí)在是大錯特錯的事。人事部門(mén)對于已經(jīng)離職的員工檔案應該定期移交檔案管理部門(mén)。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說(shuō)不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點(diǎn)夸張，但并非沒(méi)有可能。人事部門(mén)應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，準確及時(shí)記錄員工成長(cháng)的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長(cháng)歷程。企業(yè)人事檔案應該成為員工成長(cháng)的斷代史。

　　綜上所述，實(shí)現檔案管理規范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動(dòng)強度，降低管理成本。而實(shí)現檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò )就可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。也能為企業(yè)變革管理,配合組織、流程、信息一體化的整合,集團檔案知識管理將從傳統檔案管理模式轉化為以?xún)r(jià)值為導向的檔案知識管理模式,以實(shí)現企業(yè)戰略為目標的價(jià)值管理模式,達到集團檔案知識管理模式的進(jìn)一步創(chuàng )新。

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　　拓展：

　　社保檔案管理工作的作用及重要性

　　1.社保檔案管理是對參保人員及單位權益的重要保障

　　根據國家檔案局、人力資源及社會(huì )保障部依法頒布的《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）》及地方根據自身實(shí)際情況出臺的《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理工作方案》等法律法規的相關(guān)規定，社會(huì )保險機構要實(shí)現對參保人員及單位相關(guān)檔案的四項保障，即“記錄一生”、“管理一生”、“保障一生”及“服務(wù)一生”，社保檔案管理關(guān)系到參保人員及單位的切身利益。

　　2.社保檔案管理是推動(dòng)保險業(yè)務(wù)管理工作實(shí)現規范化、標準化的重要基礎

　　作為國家檔案系統資源的一部分，社保檔案管理有益于推動(dòng)保險業(yè)務(wù)實(shí)現規范化、標準化、程序化。不斷提高管理人員對社保檔案管理工作重要性的認識，促使管理人員認真、負責的完成相關(guān)管理工作，加快保險業(yè)務(wù)規范化、標準化，對于提高社會(huì )保險的業(yè)務(wù)水平及能力具有十分重要的作用。

　　3.社保檔案管理是促進(jìn)社會(huì )保險事業(yè)持續發(fā)展的重要力量

　　社保檔案是研究和分析社會(huì )保險事業(yè)發(fā)展狀況的重要資料及依據，檔案中記載的參保人員及單位的信息及相關(guān)資料是工作人員多年工作的成果，凝聚了工作人員的心血。除此之外，社保檔案管理還涉及到基金管理、勞動(dòng)保險等基礎業(yè)務(wù)，對于促進(jìn)社會(huì )保險事業(yè)的持續發(fā)展也具有重要的作用。

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