完善我縣行政事業(yè)單位資產(chǎn)信息系統思考調研報告
行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)是我國各級政權機構履行各項職能和事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎，其特點(diǎn)數量大、分布廣、單位多。雖然經(jīng)過(guò)多年的逐步規范管理，但部分行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理依然不同程度的存在各種問(wèn)題，如賬實(shí)不符、存量不清、資產(chǎn)配置和使用效率不科學(xué)等。為此，財政部門(mén)緊密?chē)@財政部《行政單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》和《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》兩個(gè)文件，結合行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理實(shí)際業(yè)務(wù)，研發(fā)了行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統。
我縣于2010年開(kāi)始使用行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統，通過(guò)幾年的實(shí)際運用，發(fā)現我縣在信息系統使用、功能發(fā)揮等方面存在著(zhù)一定程度的問(wèn)題。為進(jìn)一步加強我縣行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理，充分發(fā)揮計算機先進(jìn)管理手段的作用,行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統的完善使用亟待加強。
我縣行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統掛放于縣財政局內網(wǎng)。該系統運用現代化計算機管理手段,將財務(wù)管理、實(shí)物管理、價(jià)值管理、預算管理和集中支付、政府采購有機的結合到一體，并通過(guò)對資產(chǎn)配置、使用、處置、維護、申報、審批等多個(gè)環(huán)節的全程跟蹤，實(shí)現針對資產(chǎn)的全生命周期的管理,從而達到對行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)化的全過(guò)程管理和監控的目的。
系統設計嚴格按照行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理體制，并遵循橫向“財政部門(mén)-主管部門(mén)-行政事業(yè)單位”、縱向“中央-省-市-縣-鄉”的框架進(jìn)行。其功能包括資產(chǎn)卡片管理、資產(chǎn)配置管理、資產(chǎn)使用管理、資產(chǎn)處置管理、產(chǎn)權登記管理、資產(chǎn)評估管理、資產(chǎn)收益管理、資產(chǎn)報表管理和查詢(xún)分析等。功能的實(shí)現主要通過(guò)財政部門(mén)及行政事業(yè)單位分別進(jìn)行。
系統期初數據錄入于2010年12月底，現有416戶(hù)行政事業(yè)單位使用。據系統統計匯總，截至目前我縣行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)22.64億元，其中：土地1.02億元，房屋15.74億元，其他通用設備2.48億元，專(zhuān)用設備1.48億元，交通運輸設備0.76億元，文物和陳列品0.1億元，圖書(shū)和檔案0.28億元，家具用具裝具及動(dòng)植物0.87億元。
通過(guò)幾年的實(shí)際運用，在系統使用者和系統自身方面，分別存在不同的問(wèn)題。
1、使用效率低下。據資產(chǎn)信息管理系統匯總統計，至目前期初錄入單位為416戶(hù)，但正常使用該系統的.單位數不足10%，信息系統資源嚴重閑置，使用效率極其低下。而且，由于我縣資產(chǎn)信息系統掛放于縣財政局內網(wǎng)，許多未與財政部門(mén)聯(lián)網(wǎng)的行政事業(yè)單位更是無(wú)法使用該系統，這也在一定程度上制約了系統效率的發(fā)揮。
2、數據相對靜態(tài)。我縣資產(chǎn)信息系統的期初數錄入于2010年，至今尚不足10%單位對系統的期初數進(jìn)行更新，系統數據基本處于相對靜止狀態(tài)，數據的真實(shí)性難以保證，系統的功能與作用難以得到真正的體現。
3、聯(lián)動(dòng)使用缺乏。 雖然資產(chǎn)信息系統只是一款軟件，但其許多功能體現于系統之外，如資產(chǎn)配置、處置、申報、審批等，需要資產(chǎn)占有單位、主管部門(mén)、財政部門(mén)相互配合，聯(lián)動(dòng)使用。實(shí)際中，單位的正常使用尚且不夠，更無(wú)從談起聯(lián)動(dòng)使用，因此，資產(chǎn)信息系統有時(shí)成為高掛于天邊的美麗彩虹。
1、系統操作繁瑣。由于軟件研發(fā)的局限性，系統的部分操作系不夠簡(jiǎn)潔。如糾錯操作比較繁瑣，一旦發(fā)現系統中卡片基礎數據錯誤，不能直接進(jìn)行修改，必須刪除卡片后方可重新錄入，卡片的資產(chǎn)代碼也因此需重新錄入。
2、安裝環(huán)境苛刻。由于資產(chǎn)信息系統只限于xp操作系統中使用，對于新出現的操作系統，如win7等，則不能作為資產(chǎn)信息系統的運行環(huán)境，其安裝使用環(huán)境非�？量�。
3、軟件功能不足。通過(guò)實(shí)際運用，發(fā)現軟件還不夠齊全。主要有：（1）批量功能：即系統只有“批量錄入”功能沒(méi)有“批量刪除”功能。批量固定資產(chǎn)在“批量錄入”后發(fā)現錯誤，只能逐張刪除卡片。（2）選項固定。如應固定錄入人員權限，確定其無(wú)權審核；應設定系統自動(dòng)生成資產(chǎn)代碼，無(wú)需手工錄入，防止卡片重號。（3）查詢(xún)功能。由于錄入時(shí)固定資產(chǎn)的分類(lèi)名稱(chēng)與資產(chǎn)的實(shí)際名稱(chēng)有出入，實(shí)際中查找固定資產(chǎn)不便。（4）系統銜接。由于財務(wù)系統與資產(chǎn)信息系統的相對獨立，沒(méi)有做到兩個(gè)系統的有效銜接，因此，固定資產(chǎn)等通用數據不能做到兩者的直接接口，即在財務(wù)管理系統中錄入固定資產(chǎn)等數據，在資產(chǎn)信息系統中還需重新錄入，不僅增加工作量，而且可能導致因不同錄入人員錄入數據而產(chǎn)生的差誤。
根據存在的問(wèn)題，究其原因，主要有以下因素所導致：
很多行政事業(yè)單位對資產(chǎn)的管理缺乏系統、深刻的認識，存在著(zhù)重錢(qián)輕物的思想，尤其對固定資產(chǎn)的管理，仍停存在著(zhù)注重購買(mǎi)、輕視管理的現象，導致家底不清，處置不當，配置混亂，資產(chǎn)流失，使用效率低下。如有的單位辦公大樓已落成多年，但一直沒(méi)有辦理基建決算，賬面沒(méi)有該固定資產(chǎn)的體現。在此意識之下，根本無(wú)從談起利用信息系統達到有效管理資產(chǎn)的目的，信息系統甚至被束之高閣。
資產(chǎn)管理是一項面廣量大的系統工作，涉及到各行政行政事業(yè)單位和財政部門(mén)，信息系統只是資產(chǎn)管理的一個(gè)載體和紐帶。如何充分利用好這個(gè)載體和紐帶，在現有環(huán)境下，還缺乏一定的制約手段和措施，如資產(chǎn)違規處置、配置失衡、數據更新滯后等制約措施，使財政部門(mén)似有心有余而力不足之感。
資產(chǎn)管理信息系統應用工作是一項專(zhuān)業(yè)性很強的系統工程，內容繁雜、工作量大，技術(shù)性強，除了具備一定的財務(wù)和資產(chǎn)管理知識，還需要具備一定的計算機操作水平，因此，需強化操作人員的專(zhuān)業(yè)培訓。至目前，軟件
公司和主管及財政部門(mén)的專(zhuān)業(yè)培訓未能及時(shí)跟進(jìn)，以至于操作中的許多問(wèn)題難以發(fā)現，在一定程度上也影響了資產(chǎn)信息系統的應用。
根據資產(chǎn)信息系統使用中存在的問(wèn)題及產(chǎn)生的原因，為充分系統功能，真正做到財政部門(mén)、主管部門(mén)和行政事業(yè)單位之間的信息對稱(chēng)，實(shí)現信息數據共享，達到服務(wù)于財政管理的目的，提出如下完善措施。
資產(chǎn)信息系統是行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理的一個(gè)現代化手段，是一個(gè)新生事物，人們對其認知需要一個(gè)過(guò)程。為此，財政部門(mén)、主管部門(mén)首先要加大宣傳資產(chǎn)管理重要性的力度，把資產(chǎn)管理和資金管理放到同等重要的位置上；其次要充分宣傳資產(chǎn)信息系統在資產(chǎn)管理中的重要作用，使其成為資產(chǎn)管理不可或缺的重要手段。
在提高對信息系統認知的前提下，需強化軟件培訓。從行政事業(yè)單位人員配備情況來(lái)看，配備專(zhuān)職信息系統操作人員的不足10%，基本為兼職人員。要想資產(chǎn)信息系統得到廣泛的推廣應用，必須以操作人員熟練掌握操作技能為前提。為此，財政部門(mén)、主管部門(mén)要采取培訓、考核等多種形式，加強軟件培訓，逐步提高操作人員操作水平。
雖然資產(chǎn)信息系統只是一款操作軟件，但要真正達到通過(guò)軟件有效管理行政事業(yè)單位資產(chǎn)的目的，需要輔以相關(guān)的配套、制約措施。1、出臺資產(chǎn)配置標準。通過(guò)資產(chǎn)配置標準規定，合理調節各行政事業(yè)單位資產(chǎn)配備水平，并做到最大限度地發(fā)揮資產(chǎn)使用效益。2、編制資產(chǎn)購置預算。將各單位資產(chǎn)購置預算納入部門(mén)預算之中，通過(guò)部門(mén)預算合理控制單位無(wú)序購置資產(chǎn)行為。3、資金撥付控制。通過(guò)資金撥付環(huán)節，對未按規定進(jìn)行資產(chǎn)購置、處置等，并未通過(guò)資產(chǎn)信息系統進(jìn)行處理的，以緩撥、停撥等方式，對違規行為進(jìn)行制約。
為保證資產(chǎn)信息系統數據的真實(shí)性，需要對各行政事業(yè)單位資產(chǎn)進(jìn)行清查，在摸清家底的前提下，將真實(shí)的資產(chǎn)數據錄入資產(chǎn)信息系統，并及時(shí)更新系統數據，確保數據的真實(shí)有效。
為切實(shí)解決系統數據更新滯后問(wèn)題，需建立健全資產(chǎn)信息及時(shí)更新機制。如通過(guò)一些列規章制度，規定行政事業(yè)單位在資產(chǎn)變更后三天內必須進(jìn)行資產(chǎn)信息更新；財政專(zhuān)管員審批各單位資產(chǎn)采購事項時(shí)，必須登錄行政事業(yè)單位資產(chǎn)信息系統，對申報單位進(jìn)行資產(chǎn)使用情況進(jìn)行核查；通過(guò)定期登錄后臺，導出信息，統計財政專(zhuān)管員登錄情況和行政事業(yè)單位資產(chǎn)信息變更情況，從而實(shí)現資產(chǎn)管理系統的動(dòng)態(tài)管理。
為達到有效管理行政事業(yè)單位資產(chǎn)的目的，需規范系統操作流程。對資產(chǎn)配置、處置等資產(chǎn)管理行為實(shí)行網(wǎng)上申請、審核、審批，建立每一環(huán)節相互依托、相互鏈接機制，構建起行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)從購置、使用到處置全過(guò)程的有效監管體系，實(shí)現資產(chǎn)信息的共享和動(dòng)態(tài)監控，以技術(shù)手段規范資產(chǎn)管理行為，控制資產(chǎn)運營(yíng)風(fēng)險。
解決軟件運行過(guò)程中存在的問(wèn)題，需對軟件功能進(jìn)行完善。
1.升級端口。財務(wù)管理系統體現的是單位固定資產(chǎn)賬面情況，而“資產(chǎn)管理信息系統”則更偏向單位固定資產(chǎn)的實(shí)物情況，將兩個(gè)系統對接，在資產(chǎn)系統中錄入卡片后直接可在財務(wù)軟件中自動(dòng)生成固定資產(chǎn)的記賬憑證，有助于把好“賬卡相符”關(guān)，實(shí)現系統與系統之間數據有效銜接，也大大減輕了行政事業(yè)單位財務(wù)人員重復錄入固定資產(chǎn)信息及數據核對的工作量。
2.審批功能。把處置審批記錄以及自行處置記錄設置為可以在同一功能下查詢(xún)出來(lái)，方便用戶(hù)直觀(guān)地查看處置歷史記錄；增加處置審批流程的明細記錄信息和最終審批記錄信息查看功能，并可以打印記錄信息；系統支持按資產(chǎn)是否達到使用年限設置不同的審批流程。
3.提醒功能。一方面，增加重復數據提醒核對功能，即當單位有多個(gè)人錄入數據時(shí)，系統可對重復或類(lèi)似的數據進(jìn)行檢測，在入賬前給出提醒，避免重復錄入卡片；另一方面，在系統日志中設置“提醒”模塊，時(shí)時(shí)將用戶(hù)更新的每一個(gè)操作體現于此，并滾動(dòng)顯示。
4.查詢(xún)設定。用戶(hù)進(jìn)行卡片查詢(xún)或匯總查詢(xún)時(shí)，在查詢(xún)條件設置中選擇資產(chǎn)分類(lèi)名稱(chēng)時(shí)，設定系統只顯示在用的分類(lèi)名稱(chēng)，不顯示未使用到分類(lèi)名稱(chēng)，方便用戶(hù)選擇。
5.審核功能。即在系統中增加各單位上報、匯總數據，主管部門(mén)審核（能夠顯示審核部門(mén)、審核人，審核后不能修改）數據后，財政部門(mén)方可查閱的控制程序。
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