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企業(yè)采購風(fēng)險防范措施
風(fēng)險防范管理，是對潛在風(fēng)險的提早防范和預警，并通過(guò)風(fēng)險識別、評價(jià)和分析，及時(shí)、科學(xué)地處理各項風(fēng)險，降低或消滅風(fēng)險因素的影響，最終實(shí)現對采購過(guò)程的有效控制。通過(guò)對上述采購風(fēng)險的分析，應當從以下幾個(gè)方面對采購風(fēng)險進(jìn)行管理和防范。
(一)降低采購成本的措施
我們在這里探討的降低物資采購的成本，不僅指降低采購產(chǎn)品本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益。歸納起來(lái)主要有以下的措施：第一，采用靈活多樣的采購方式。企業(yè)物資采購方式有多種�？梢允峭ㄟ^(guò)公開(kāi)競爭性招標采購，可以是有限競爭性招標采購也也可以是詢(xún)價(jià)采購的方式。多種招標方式也可合理組合使用，這樣有助于提高采購效率和質(zhì)量，降低采購成本。第二，制定科學(xué)合理的采購計劃。采購計劃的內容包括采購品種、數量、預算價(jià)格、到貨時(shí)間等。采購計劃是對組織內部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置，它必須在科學(xué)分析市場(chǎng)需求、當前庫存等情況下，才能做出科學(xué)合理的采購計劃。第三，制定合理的采購預算。采購預算是對物資采購成本的一種估計和預測，是對整個(gè)采購資金的一種理性的規劃。合理的預算才能確保采購資金的使用在一定的合理范圍內浮動(dòng)，從而達到控制物資采購成本的目的。第四，建立一支有著(zhù)較高的道德素養和業(yè)務(wù)能力強且協(xié)作團結的采購團隊。這樣才能確保采購的物資質(zhì)量?jì)?yōu)異、價(jià)格合理、到貨及時(shí)，從而降低采購成本。第五，選擇講誠信守諾言的供應商。選擇符合采購條件的供應商，要考慮到采購價(jià)格、運輸成本等因素。既要避免單一渠道，同時(shí)又要保證供應及時(shí)和采購質(zhì)量。在選擇時(shí)，應本著(zhù)“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應商提供均等的機會(huì )。
(二)建立采購監督管理機制和采購合同的內部審查制度
1.建立和完善各項內部采購監督管理機制。
(1)建立采購管理計劃機制、采購風(fēng)險防范機制、采購風(fēng)險評價(jià)機制、采購風(fēng)險處理機制和采購風(fēng)險責任追究機制等，明確采購管理目標和職責。
(2)建立物資采購審計監督制度。一是建立和完善請購計劃制度。請購計劃制度要由生產(chǎn)部門(mén)根據生產(chǎn)計劃提出，采購部門(mén)在接到請購計劃后，應該嚴格按計劃的內容進(jìn)行采購。采購人員一般不得超過(guò)請購計劃，否則，須另外提出申請，在主管復核簽字后報采購部門(mén)審批。二是嚴格實(shí)行職權限制和職務(wù)分離制度。使采購權、價(jià)格控制權和質(zhì)量驗收權三權分離，各自負責，互不越位。三是嚴格訂貨控制制度。訂貨制度所要針對的問(wèn)題是：在采購中如何做到采購價(jià)格合理、數量合適、質(zhì)量?jì)?yōu)良等。四是建立嚴格的入貨質(zhì)檢驗收程序。對所采購的物資及時(shí)進(jìn)行質(zhì)量檢查和數量核實(shí)，是采購工作的重要一環(huán)。請購部門(mén)、采購部門(mén)以及財會(huì )的相關(guān)人員不得進(jìn)行驗收的工作。在驗收時(shí)，根據各類(lèi)物資的質(zhì)量標準進(jìn)行質(zhì)檢、填寫(xiě)質(zhì)檢單并由質(zhì)檢員簽字;質(zhì)檢后應由倉儲公司根據質(zhì)檢的結果和采購計劃來(lái)檢查,辦理入庫手續。入庫單要由經(jīng)辦人員和復核人員簽字。
(3)建立內部控制制度，預防采購人員的敗德行為和違法行為。1)采購公開(kāi)制度。只有實(shí)行公開(kāi)制度，才能做到公平、公正，才能防止暗箱操作，防止貪腐及各種違法違紀行為。企業(yè)應該公開(kāi)的內，比如：各類(lèi)材料的技術(shù)標準、價(jià)格和年度采購計劃;對供貨商的選擇標準、辦法和對其的評價(jià)監督程序等;對已經(jīng)選定的供貨商的主體資格狀況、業(yè)績(jì)情況、履約情況、服務(wù)或產(chǎn)品質(zhì)量情況等。另外，任何職工都可以隨時(shí)查閱應該公開(kāi)的項目和資料。2)集體定價(jià)制度。定價(jià)是采購的關(guān)鍵環(huán)節，也是最敏感的問(wèn)題。如果這環(huán)節的監督不力，就會(huì )出現吃回扣或導致所購產(chǎn)品價(jià)高質(zhì)次。實(shí)行集體定價(jià)，就是在對某一類(lèi)物資進(jìn)行采購時(shí)，首先由物價(jià)部門(mén)牽頭，財務(wù)、審計、監管和技術(shù)部門(mén)派員參加，共同比質(zhì)比價(jià)，共同與供貨商談價(jià)，最后共同商定采購該類(lèi)物資的合理價(jià)格，并報領(lǐng)導審核。避免由某一采購人員或某一個(gè)部門(mén)甚至某一個(gè)領(lǐng)導說(shuō)了算的現象發(fā)生。3)擇優(yōu)選用供應商制度。供應商實(shí)力的大小，信譽(yù)的好壞，所供產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣，關(guān)系到采購方的生存與發(fā)展的大問(wèn)題。所以，在供應商的選擇上，一方面，要本著(zhù)“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應商提供均等的機會(huì )。另一方面，要任人為賢，避免任人為親;要多人多部門(mén)民主協(xié)商選定，避免一人堂，一人說(shuō)了算!同時(shí)，在與供應商洽談業(yè)務(wù)時(shí)，要有兩個(gè)以上的人員參加，還要作好記錄。在訂貨會(huì )、交易會(huì )、質(zhì)量懇談會(huì )上，在招標、對供貨商的考察評定上，要有財務(wù)、審計、監督、技術(shù)部門(mén)的人員參加，共同研究決定。
2.建立采購合同的內部審查制度。采購合同的內部審查是指內部審計部門(mén)或審計人員對采購合同的簽訂、履行過(guò)程和結果進(jìn)行監督、檢查、評價(jià)和咨詢(xún)的活動(dòng)。其目的是加強對采購活動(dòng)的審查監督。把采購過(guò)程隱蔽的權力公開(kāi)化，集中的權力分散化，使企業(yè)各職能部門(mén)相互協(xié)調，相互監督，共同致力于成本費用的控制，最大限度地堵塞采購過(guò)程中的漏洞，實(shí)現企業(yè)效益最大化。采購合同的審查有三個(gè)部分：
(1)采購合同條款的審查。主要是審查合同條款的完整性、嚴密性和合法性。具體內容有：1)當事人的名稱(chēng)或者姓名和住所的審查。合同主體是合同權利義務(wù)的承擔者，必須真實(shí)可靠。其名稱(chēng)或者姓名和住所必須準確、清楚。2)標的及其數量、質(zhì)量的審查。標的是合同權利義務(wù)共同指向的對象。要注意審查標的的屬性、名稱(chēng)的規范性和準確性。在審查標的物數量時(shí)，要注意其長(cháng)度、體積或者重量的約定;對標的物質(zhì)量的審查，應向簽訂合同對方索要相關(guān)的國家認可的質(zhì)量標準。如果是當事人雙方約定的質(zhì)量標準或技術(shù)要求，要審查其性能、效用、工藝等。3)價(jià)款或者報酬的審查。對于有政府定價(jià)和政府指導價(jià)的，要看合同價(jià)款的約定是否按規定執行;如果是當事人雙方約定的，要看合同中是否清楚地規定計算價(jià)款或者報酬的方法。4)履行期限、地點(diǎn)和方式的審查。注意期限的約定是否明確，是即時(shí)履行、定時(shí)履行還是分期履行。合同中應明確具體地履行地點(diǎn)，明確運費由誰(shuí)負擔、風(fēng)險由誰(shuí)承擔以及所有權轉移的依據。合同應當約定采用何種方式履行，包括交貨方式、實(shí)施行為方式、驗收方式、付款方式、結算方式等。5)違約責任與爭議解決方式的審查。對違約責任，要明確約定定金、違約金、賠償金的計算方法等。對爭議解決方式，可以雙方逋過(guò)協(xié)商和解，可以通過(guò)訴訟解決，還可以達成仲裁協(xié)議，通過(guò)仲裁來(lái)解決。
(2)采購合同產(chǎn)生過(guò)程的審查。主要是審查合同產(chǎn)生的必要性和效益性。其內容有：1)對采購計劃、資金使用和采購價(jià)格的審查。如采購計劃是否經(jīng)過(guò)可行性論證，是否履行了相關(guān)審批手續;資金是否落實(shí)、有沒(méi)有對采購價(jià)格進(jìn)行過(guò)市場(chǎng)調研，企業(yè)現有資源是否可以滿(mǎn)足該需要等。2)對采購方式的審查，即審查采購方式的選擇是否得當。采購方式可以采取公開(kāi)招標、邀請招標、競爭性談判、單一來(lái)源采購、詢(xún)價(jià)等。3)對供應商和開(kāi)標過(guò)程的審查。對供應商的選擇，要制定一個(gè)統一客觀(guān)的標準，有嚴格的選擇程序。對于開(kāi)標過(guò)程，要禁止開(kāi)標過(guò)程中的“暗箱”操作，注意審查評標過(guò)程中有無(wú)不公平、不公正、不合理等違規行為。
(3)采購合同履行情況的審查。主要是對采購“驗收和結算”環(huán)節的審查，即檢查采購標的的數量、質(zhì)量是否符合采購合同的要求，與采購商的資金結算是否符合合同規定，是否按規定保留了質(zhì)量保證金等等。
(三)加強采購人員的管理,建立一支高質(zhì)高效的采購團隊
1.加強采購人員的素質(zhì)教育及績(jì)效考核。一方面，企業(yè)物資采購是一項技術(shù)性很強、責任重大的工作。要做好這項工作，必須要有一支精通采購技術(shù)、熟悉商品性能、道德水平高、責任感強的高素質(zhì)隊伍。我們應加強對采購業(yè)務(wù)人員的培訓和教育，不斷增強法律觀(guān)念，重視職業(yè)道德建設，培養企業(yè)團隊精神，增強風(fēng)險防范能力，從根本上杜絕采購回扣的產(chǎn)生。另一方面，要加強采購人員績(jì)效考核。從個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力兩個(gè)方面進(jìn)行考核�？己酥笜艘鞔_具體，并且要量化。個(gè)人素質(zhì)的評價(jià)內容包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng )新能力、決策能力等;業(yè)務(wù)能力可以從采購成本、采購質(zhì)量、供應商的服務(wù)等方面設置考核指標。通過(guò)績(jì)效考核，表現好的，給予晉升、獎勵;表現不好的，給予警告或辭退。
2.制定員工行為守則，規范采購行為。企業(yè)應制定員工行為守則,明確規定禁止員工接受各種形式的商業(yè)賄賂、禁止商業(yè)舞弊。通過(guò)采購人員的保證書(shū)和自律承諾這種自律措施，對業(yè)務(wù)人員的行為進(jìn)行特別規范，從而防止采購人員在經(jīng)濟活動(dòng)中的各種敗德行為。
3.定期崗位輪換。對采購員進(jìn)行定期采購崗位輪換，可以讓采購人員熟悉更多的工作崗位，掌握更多的業(yè)務(wù)知識，有益于長(cháng)效管理;可以避免采購人員與供應商建立長(cháng)期密切的關(guān)系，防止采購回扣等貪腐現象出現�？梢詫Σ少弳T進(jìn)行離崗審查，并進(jìn)行階段性的工作總結和考核，及時(shí)發(fā)現并糾正失誤或錯誤，避免損失。
4.加強信息的交流與溝通，有利于提高員工的道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。良好的信息管理可以使員工正確地履行職責，管理者及時(shí)掌握企業(yè)的營(yíng)運狀況，減少企業(yè)內外的信息不對稱(chēng)和流通不暢，有助于提高內部控制的效率和效果。企業(yè)應當準確、全面收集來(lái)自于企業(yè)內外的采購信息。為提高企業(yè)員工的素質(zhì)和企業(yè)控制風(fēng)險的能力提供信息支持。首先，企業(yè)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )、電子郵件、電話(huà)傳真、信息快報、例行會(huì )議、專(zhuān)題報告、調查研究、員工手冊、教育培訓、內部刊物等多種方式，實(shí)現信息地傳遞和共享，促進(jìn)董事會(huì )、管理層和企業(yè)員工之間的有效溝通。其次，企業(yè)需要建立良好的外部溝通渠道。對外部的建議、投訴和收到的其他信息進(jìn)行記錄，并及時(shí)予以處理、反饋。外部溝通應當重點(diǎn)關(guān)注與投資者和債權人的溝通、與客戶(hù)的溝通、與供應商的溝通、與監管機構的溝通等。
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