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采購部一年來(lái)主要工作內容
引導語(yǔ)：采購部一定要改變思維，主動(dòng)尋找并優(yōu)化商品結構，要把采購的力度進(jìn)一步推進(jìn)。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的采購部一年來(lái)主要工作內容與成績(jì)，希望對大家有所幫助。
采購，是指企業(yè)在一定的條件下從供應市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源， 以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開(kāi)展的一項企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。
采購的分工會(huì )因公司制度會(huì )有所不同.最普遍形式是按照采購業(yè)務(wù)分為:直接采購和間接采購:直接采購就是生產(chǎn)采購,主要負責生產(chǎn)需求物料或產(chǎn)品;間接采購包括行政采購和客戶(hù)配套部分.目前我從事的是生產(chǎn)采購的工作,我們公司將生產(chǎn)采購細分為:前期采購(IP)和后期采購(POC),即:Sourcing 和采購跟單.從分工的角度來(lái)看,兩個(gè)職位的工作形成承前啟后的關(guān)系.
采購前期的工作主要包括:供應商開(kāi)發(fā),供應商管理,成本分析:
供應商開(kāi)發(fā):首先在供應商的選擇上面,必須有針對性:產(chǎn)品種類(lèi),公司規模,制作能力,品質(zhì)管控體系.在初步對供應商進(jìn)行篩選后,我們將有專(zhuān)門(mén)的團隊對工廠(chǎng)進(jìn)行全面的審核,其中成員包括:采購,SQE,PE;如果有客人特別要求,我們也會(huì )陪同客人參與供應商審核。
在公司規模方面，并不是公司規模越大越好，一般而言，公司規模龐大，流程都比較復雜，靈活性不夠，將不利于后續工作上的配合;而且公司規模大，銷(xiāo)售額會(huì )比較高，對客人的定單需求大;而且公司會(huì )按照客戶(hù)的每年的定單額來(lái)進(jìn)行定位;定單量相對少的客人的重視程度就會(huì )較低，在服務(wù)方面將會(huì )大打折扣。品質(zhì)體系方面，供應商必須有獲得相關(guān)的質(zhì)量認證，譬如：ISO9001，ISO/TS16949等,還有供應商QA的作業(yè)指導書(shū)是否規范,執行到位.
供應商管理:針對以上各方面審核合格后,供應商必須簽訂我們公司的采購協(xié)議和環(huán)保協(xié)議才能算是我們的合格供應商.,此協(xié)議是作為買(mǎi)方從法律的角度來(lái)確保自身的合法權利不受到損害,所以每個(gè)公司都特別重視.協(xié)議內容包括:
1.交貨條款;2質(zhì)量條款;3.物流及出貨條款;4付款條款;5保密條款;6索賠條款等.
我們在與供應商簽定協(xié)議過(guò)程中,有些條件需要單獨提出來(lái)討論的:
譬如,付款條件;我們協(xié)議中要求所有供應商必須接受按照AMS 90day付款,但是我們都會(huì )要求供應商做AMS120Days;
結算方式：由于人民幣升值的關(guān)系,我們都要求供應商外幣結算(USD，HKD，EUR)。
外幣結算又涉及運輸方式，運輸方式基本有兩種：轉廠(chǎng)和香港交貨。轉廠(chǎng)全稱(chēng)為深加工結轉，國內直接交貨。有供應商不愿意承擔運輸費用和風(fēng)險,就要求按照EX-W,當然國內供應商一般很少見(jiàn),國外供應商居多.香港交貨一般是供應商不能做轉廠(chǎng)的，就必須將貨物出口到香港指定貨艙，我們再將貨物從香港進(jìn)口到工廠(chǎng)，即：香港一日游。另外，如果供應商對我們的協(xié)議有異議，可以在協(xié)議上附加條款。原則上這種做法是不接受的。除非一些是客人的指定供應商。
協(xié)議簽定后，供應商代碼會(huì )在系統中產(chǎn)生。此公司就暫時(shí)為我們的合格供應商。至于后續能否繼續維持合格地位，取決于后續供應商的在供貨，品質(zhì)等方面的配合;否則，我們將會(huì )取消此供應商的資格。
成本分析:
至于成本分析這一部分，是每個(gè)公司采購員工作的重中之重;也是做為采購員績(jì)效的考核關(guān)鍵;是公司的利潤源泉之一。每一個(gè)新產(chǎn)品在采購之前都必須經(jīng)過(guò)詢(xún)價(jià)，比價(jià)，議價(jià)的流程。
詢(xún)價(jià)：我們將新產(chǎn)品的齊全資料(圖紙，Gerber等)同時(shí)提供給幾家不同的供應商報價(jià)，也就是貨比三家，然后選定一個(gè)或者兩個(gè)價(jià)格合適的供應商進(jìn)一步溝通。在與供應商討價(jià)還價(jià)之前，負責相關(guān)產(chǎn)品的采購員必須對每個(gè)產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格行情都有大概的了解，這樣我們在與供應商的議價(jià)時(shí)心中就有了尺度，才不會(huì )被供應商忽悠。如何能從供應商那里拿到一個(gè)最優(yōu)惠的價(jià)格，這就取決與采購員的談判技巧和方法。譬如：可以告訴供應商后續的用量，用量越大，單價(jià)就會(huì )越優(yōu)惠,或者可以讓供應商提
供階梯報價(jià)：
1PCS $2.00/ea
100PCS $1.80/ea
1000PCS $1.5/ea
一般而言，采購單價(jià)并不可能是從一而終：
例如市場(chǎng)行情的變化，原材料價(jià)格的波動(dòng)，都是我們關(guān)注的重要信息，如果材料成本降低，我們必須要求供應商Cost down，單價(jià)要與市場(chǎng)接軌;
定單量變化：客人每個(gè)月/年的需求量翻倍，那么就有必要要求供應商降價(jià)了.
至于其他的途徑，那就是八仙過(guò)海，各顯神通!
明確了方向后，必須要制定計劃和樹(shù)立目標，不至于太過(guò)于盲目從事。譬如：Q1將計劃為公司節省多少成本;2011年可實(shí)現多少利潤等等。
以上介紹了采購前期的工作主要內容，只有這些前期工作做好了，后續工作才能順利展開(kāi)： 訂單管理
1.每周一將MC提供的物料需求計劃(PR)在ERP系統中轉化為合格供應商的PO,仔細將PO與PR核對后交IP審核供應商及單價(jià);經(jīng)IP審核后的PO再交經(jīng)采購部主管再次審核并簽批字 (下達給供應商的PO,必須由采購部主管簽批方可有效).POC將采購部主管簽批的PO下達給供應商后交財務(wù)總監簽批并存檔;客供物料,由POC在MRP系統中轉化為PO,由MC直接跟蹤到料.
2.POC將PO下達給供應商后,必須與供應商確認PO的交期并要求供應商48小時(shí)內書(shū)面回復交期,如果供應商的交期不能滿(mǎn)足PR的需求日期,POC應反饋給MC確認可否接受,如果MC不能接受供應商回復的交貨期,在L/T足夠的情況下,POC可以要求供應商必須按PO交期交貨;反之,POC也需結合公司的實(shí)際生產(chǎn)日期要求供應商給出最好的交期!如果經(jīng)過(guò)MC確認同意供應商回復的交貨期,則依照此交貨跟蹤到料;
3.供應商交貨為了確保準時(shí)到料,POC必須每周與供應商確認所有的OPEN PO之交期，也就是每周發(fā)出的PO Reschedule.其中包括：取消定單，推后定單交貨，提前定單交貨。
4.到料分按PO要求交期到料和 按“W+3提貨計劃”到料，對于按PO交貨部分,POC必須嚴格要求供應商按PO的最新交期準時(shí)到料; 按 “W+3 提貨計劃”到料的部分,POC須星期三與供應商確認“W+3 提貨計劃”交貨狀況，并回復給MC;如供應商不能滿(mǎn)足提貨需求，則要求其給出最快的交貨時(shí)間，并將物料的最新到料時(shí)間反饋給MC.如供應商回復能按 “W+3提貨計劃”交貨,則POC需通知供應商于下星期一將貨送到指定地點(diǎn).(貨交香港部分,詳見(jiàn)進(jìn)口業(yè)務(wù)作業(yè)指導書(shū))
5.每星期四按照“ Wishplan”需增加的數量、交期與供應商確認是否能滿(mǎn)足，并于上午10:30之前將《WISHPLAN CONFIRMATION》回復MC。
6.每星期五將FORECAST定期轉給各供應商,并與之確認其產(chǎn)能是否能滿(mǎn)足我公司FORECAST所需要的數量.部分采購周期長(cháng)的供應商需按FORECAST準備原材料/適當成品庫存,POC需要求備成品的供應商必須定期提供其成品庫存數,當客戶(hù)的訂單數量變化時(shí),POC要及時(shí)通知供應商減少或取消其庫存備貨.
7. 當MC對物料到料期作調整時(shí),POC需要求MC提供需變更交期物料的Reschedule
list,由POC與供應商確認后并反饋給MC.
8. POC按照MC定期(一次/周)提供的不良品報表,要求供應商退/換貨并跟蹤.來(lái)料不良品，POC根據由品質(zhì)部主導的每天的MRB會(huì )議結果，迅速處理;關(guān)于呆料的處理;MC會(huì )每月提供一次報表,POC需
與供應商協(xié)商處理.
付款
供應商的貨款支付條件有：預付(T/T In advance),月結(AMS)，貨到付款(C0D)以及貨到多少天付款(Net)。這些條件都是前期采購已經(jīng)與供應商協(xié)商好的。當然后續我們還是有機會(huì )獲得更好的付款條件，譬如：預付款變成月結;月結30天變?yōu)樵陆Y60Days等等。這些目標能否達到，就取決于我們的是否能夠按時(shí)間付款。所以對帳的及時(shí)準確很重要。
月結
供應商每個(gè)月交完貨后就要定時(shí)安排對帳請款，時(shí)間一般按照每個(gè)公司的月結日開(kāi)始計算。譬如：我們公司的月結日是每個(gè)月20日。那么我們與供應商的對帳就必須在21日至31日(28日/30日)期間完成，包括提供對帳單和正本發(fā)票，否則貨款就得順延一個(gè)月。
對帳的目的是確認供應商交貨記錄與我們公司的收貨記錄一致，避免多付款或者漏付款問(wèn)題。主要確認的內容：1.定單號; 2.料號;3.數量;4.單價(jià);5.金額。
以上問(wèn)題確認OK后，供應商就可以提供發(fā)票給到財務(wù)請款，到期后準時(shí)安排付款。
預付款
如果是預付款，采購員定單發(fā)出后，就需要著(zhù)手安排付款。正常來(lái)說(shuō)，交貨前一個(gè)星期申請即可。 供應商在接到我們的定單后，會(huì )提供一份形式發(fā)票給到我們請款。外幣交易都會(huì )涉及到兩種發(fā)票：形式發(fā)票和商業(yè)發(fā)票;形式發(fā)票是非正規發(fā)票，我們只是用于申請預付貨款。商業(yè)發(fā)票就是交易完成后提供的發(fā)票，月結付款一般就是使用這種發(fā)票。
形式發(fā)票，定單，預付款申請單，三樣齊全就可以申請付款。
供應商扣款：
供應商在與我們生意來(lái)往中，經(jīng)常會(huì )出現以下情況：
1. 不能按時(shí)交貨，影響生產(chǎn)計劃，造成生產(chǎn)線(xiàn)損失(L0SS Time);
2. 來(lái)料有品質(zhì)問(wèn)題，影響生產(chǎn)部門(mén)產(chǎn)能減少造成的損失;譬如：返工費用。
3. 生產(chǎn)線(xiàn)成品報廢，所導致造成的損失。譬如：PCBA報廢。
誰(shuí)去計算這些費用?
以上這些損失費用是經(jīng)過(guò)多方確認責任后做出的決定，如果是由供應商承擔的，我們就必須從供應商貨款中扣除。財務(wù)一般是根據我們提供的Debit Note 從應付貨款中扣除響應的金額。這個(gè)Debit Note是有采購部門(mén)發(fā)給供應商，由供應商確認簽字蓋章回傳。
所謂Debit Note就是借項通知單：買(mǎi)方開(kāi)給賣(mài)方的，由買(mǎi)方從賣(mài)方的貨款中扣款;
另外：Credit Note就是貸方通知單：是由賣(mài)方開(kāi)給買(mǎi)方的，買(mǎi)方收到賣(mài)放的CN后就可以直接扣款。
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