采購的具體流程

　　作為一個(gè)采購人員，采購的流程是必須要熟悉的，yjbys小編下面為你整理了采購的詳細流程，希望對你有所幫助。

　　1、尋找合格供應商

　　(1)索樣詢(xún)價(jià)

　　為使公司能采購到適價(jià)的零件，采購課采購員需隨時(shí)收集自行車(chē)零配件相關(guān)工廠(chǎng)的供應信息，當公司有需要時(shí)，應向相關(guān)廠(chǎng)商進(jìn)行索樣并詢(xún)價(jià)。此時(shí)需填寫(xiě)《樣品單》及《詢(xún)價(jià)單》。

　　(2)樣品確認

　　樣品索回后，需即時(shí)開(kāi)具《樣品零件確認單》交給產(chǎn)開(kāi)課進(jìn)行樣品確認，以判定該廠(chǎng)商的產(chǎn)品是否符合我司要求。

　　(3)廠(chǎng)商報價(jià)

　　判斷合格的供應商，需根據本公司的付款條件、品質(zhì)要求、交貨時(shí)間等，要求供應商報最優(yōu)惠價(jià)格。

　　(4)確認報價(jià)

　　采購經(jīng)理依據同種產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格，對廠(chǎng)商的報價(jià)進(jìn)行確認回簽，然后交采購課長(cháng)輸入公司ERP系統價(jià)格庫。供應商的報價(jià)原件由采購經(jīng)理保存，復印件發(fā)給財務(wù)作為對帳和結算的依據，并抄報總經(jīng)理備案。

　　(5)合格供應商確認

　　當上述步驟完成后，將該供應商的相關(guān)信息登記入《供應商審核表》交相關(guān)部門(mén)審核。若審核通過(guò)可將該廠(chǎng)商列為我司合格供應商，將其列入公司《合格供應商名錄》。以后每隔半年，對該供應商進(jìn)行考核，并將結果記錄于《供應商評核表》。

　　2、采購訂單管理

　　(1)下采購訂購單

　　接到《訂購書(shū)》后，采購課長(cháng)根據訂購書(shū)客號、車(chē)型找出相對應的《用料明細表》，確認資料無(wú)誤后，將訂購書(shū)及用料明細轉給采購員下單。各采購員在接到資料后，進(jìn)入公司ERP系統，查詢(xún)業(yè)務(wù)、生管是否已在ERP中過(guò)帳，待其過(guò)帳后，采購方能在ERP中下采購單。采購下單時(shí)，需在訂購單上詳細標明訂單號如NKXXXXXXXXXXX(其中，前四位為HK下發(fā)的訂單編號,第五位為年,6、7位為月份,后四位為流水號，流水號由各采購員掌控)。采購員在下單時(shí)，需查倉庫有無(wú)庫存料件和半成品(若有庫存，需扣庫存數，同時(shí)需填寫(xiě)《零件代用通知單》交于研發(fā)部檢驗是否可代用)，采購訂單應在2天內發(fā)出。

　　(2)審核規格、價(jià)格

　　采購課長(cháng)依據《訂購書(shū)》及《用料明細表》對各采購員所下的《訂購單》的內容(即：規格、數量、價(jià)格、交期)進(jìn)行核對，核對時(shí)需再次掌控是否已消化了庫存料件，核對完成后轉至采購經(jīng)理核準并在ERP中過(guò)帳。采購課長(cháng)需將各采購員所下的訂購單內容總結在公司服務(wù)器/到料情況查詢(xún)/《零件到料掌控表》中，供其他部門(mén)查詢(xún)。

　　(3)FAX訂購單

　　經(jīng)采購經(jīng)理核準完的《訂購單》，統一交由文印室FAX給供應商。

　　(4)跟催回傳訂購單

　　FAX完后的《訂購單》，交由各采購人員。各采購員將各自負責的零件資料進(jìn)行整理，在《訂購單》FAX后1小時(shí)內應打電話(huà)給廠(chǎng)商，確認訂單是否有收到，三日內需接到供應商的回傳訂單，若未接到，需主動(dòng)打電話(huà)詢(xún)問(wèn)訂單是否有變更等事宜。

　　(5)延遲交期通知業(yè)務(wù)

　　采購員在接到廠(chǎng)商的回傳單后，需確認廠(chǎng)商所回傳的內容有無(wú)更改。若廠(chǎng)商回傳的交期確認OK，采購員可記錄下來(lái)，資料即可歸擋;若廠(chǎng)商回傳的交期有延誤，這時(shí)需協(xié)調廠(chǎng)商以達到共識。在協(xié)調達不到共識時(shí)，應即時(shí)填制《品質(zhì)交期異常反饋表》，知會(huì )業(yè)務(wù)部經(jīng)理或相關(guān)跟單業(yè)務(wù)員，以便及時(shí)通知客戶(hù)。采購需在下單后一星期內回復業(yè)務(wù)訂單的交期是否有問(wèn)題(業(yè)務(wù)人員可在公司服務(wù)器/到料情況查詢(xún)文件夾中隨時(shí)能查到)。

　　(6)訂購單的整理、歸檔

　　采購員在接到文控中心FAX后的訂購單后，需將原始訂購單整理后歸檔在各廠(chǎng)商的資料夾中。

　　3、催貨

　　(1)到交期前聯(lián)絡(luò )廠(chǎng)商

　　采購員根據自己的資料，在零物料交貨期的前三日需主動(dòng)打電活給供應商，了解零物料的進(jìn)度，以便及時(shí)調整。

　　(2)跟進(jìn)料件

　　采購員在將零物料跟催進(jìn)倉庫后，需及時(shí)了解所到的零物料是否合格。料件合格入倉后，采購動(dòng)作方結束，料件不合格，需在第一時(shí)間給予處理。

　　(3)物料挪用

　　當訂單所需物料無(wú)法及時(shí)到貨，且倉庫有其他訂單的相同物料時(shí)，采購可填制《物料挪用單》，經(jīng)資材部經(jīng)理批準后，交倉庫進(jìn)行物料挪用。

　　4、五金件(零星物件)采購

　　(1)接采購申請單

　　采購員在接到各部門(mén)開(kāi)出的申購單后，應報請采購經(jīng)理批準，貴重物品應報請總經(jīng)理批準后，方可實(shí)施采購。

　　(2)實(shí)施采購

　　各部門(mén)的采購申請被批準后，采購員根據其內容，選擇供應商進(jìn)行采購。其中，設備維修所需的配件，應在1個(gè)工作日內完成，其他五金件應在3個(gè)工作日內完成。

　　(3)通知領(lǐng)用

　　采購物品到貨入五金倉后，應及時(shí)通知相關(guān)申請部門(mén)領(lǐng)用。

　　5、對帳、請款

　　(1)對帳

　　采購員每月根據各廠(chǎng)商的月結對帳明細單，進(jìn)行單價(jià)的核對，如有異議須與廠(chǎng)商溝通，核對無(wú)誤后交還財務(wù)部進(jìn)行帳務(wù)處理。

　　(2)請款

　　采購經(jīng)理每月月底接財務(wù)的應付帳款明細表，根據與各供應商達成的付款協(xié)議，進(jìn)行請款，此時(shí)需填寫(xiě)付款申請單。

　　6、不良品處理

　　(1)接檢驗異常報告單

　　采購員在接到進(jìn)料檢驗報告單或生產(chǎn)線(xiàn)品質(zhì)異常跟蹤改善確認單時(shí)，需仔細了解料件的問(wèn)題點(diǎn)，然后即時(shí)將報告單FAX廠(chǎng)商，請廠(chǎng)商給予處理方案。

　　(2)回饋處理結果

　　采購人員需及時(shí)跟催廠(chǎng)商的處理結果，若有技術(shù)上的協(xié)調問(wèn)題，需及時(shí)通知我司研發(fā)部或品管部與其協(xié)調;若是退貨，需及時(shí)跟進(jìn)將料件退回廠(chǎng)商。

　　(3)跟進(jìn)良品入倉

　　料件退貨后，需隨時(shí)跟進(jìn)供應商新補料件的供貨進(jìn)度，直至良品入倉。

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