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公關(guān)會(huì )展公司如何提升內部管理
近兩年公關(guān)會(huì )展企業(yè)越來(lái)越關(guān)注自身的信息化建設，不光是上了規模的大公司要上管理系統，很多中小型企業(yè)，甚至十幾個(gè)人的小微型企業(yè)也希望通過(guò)管理系統使內部管理提升，業(yè)務(wù)規范，分析原因如下：
(1)互聯(lián)網(wǎng)重度普及，會(huì )聯(lián)網(wǎng)+不斷深化，會(huì )展公司也紛紛意識到內部信息化的必要性。
(2)公司發(fā)展壯大，組織結構越來(lái)越復雜，業(yè)務(wù)不斷拓展，業(yè)務(wù)類(lèi)型不斷增多，傳統的郵件、表格、電話(huà)等溝通方式效率低下，企業(yè)運營(yíng)成本不斷增加，企業(yè)管理者希望能有一種新的管理方式來(lái)解決企業(yè)發(fā)展過(guò)程中遇到的管理難題。
(3)標桿企業(yè)上了管理系統，學(xué)習和借鑒標桿企業(yè)的管理模式，促使自己不斷發(fā)展。
但同時(shí)我們也觀(guān)察到很多企業(yè)并沒(méi)有很順利的完成自己的信息化建設，魚(yú)鷹軟件針對100多家樣本公司進(jìn)行調研，發(fā)現公關(guān)會(huì )展類(lèi)公司在IT建設中的痛點(diǎn)主要集中在以下幾個(gè)方面：
首先，選型困難，由于以前沒(méi)有信息化建設的經(jīng)驗，管理軟件很多，到底哪款才是真正適合自己的?
其次，擔心上了系統提高不了效率反而為員工增添工作量，員工不愿意用，系統被擱置;
再者，預算較少，公關(guān)會(huì )展業(yè)目前在國內還是一個(gè)很辛苦利潤率較低的產(chǎn)業(yè)，價(jià)格相對較低或者免費的OA產(chǎn)品(如釘釘、微信企業(yè)版等)僅僅是解決了流程審批等協(xié)同類(lèi)問(wèn)題，但是高層最為關(guān)心的對項目的管理、運營(yíng)報表、財務(wù)看板等OA卻無(wú)法解決，而且公關(guān)會(huì )展行業(yè)的產(chǎn)品及業(yè)務(wù)都很復雜，一旦涉及業(yè)務(wù)層面的管理，開(kāi)發(fā)量和工作量都很大，費用也相對較高;
最后，公關(guān)會(huì )展業(yè)有其行業(yè)特性，市面上專(zhuān)注于公關(guān)會(huì )展這個(gè)細分行業(yè)的軟件產(chǎn)品也確實(shí)很少，類(lèi)似魚(yú)鷹軟件這樣較早進(jìn)入公關(guān)會(huì )展行業(yè)關(guān)注做這個(gè)行業(yè)的管理軟件的企業(yè)并不多，魚(yú)鷹軟件目前也算是在公關(guān)會(huì )展行業(yè)管理軟件市場(chǎng)上一家獨大了。
魚(yú)鷹軟件認為：上管理系統困難雖有，但是并非不能逐一解決，核心難題還是選型到適用的能產(chǎn)生管理價(jià)值的軟件，管理軟件的價(jià)值其實(shí)很難被量化，很多都是隱性的，但是如果通過(guò)上軟件，你的企業(yè)內部管理流程更規范了，各種報表更準確更實(shí)時(shí)了，員工協(xié)作更順暢高效甚至可以省去一兩名員工的工作了，更重要的是通過(guò)專(zhuān)業(yè)軟件團隊你學(xué)習到了標桿企業(yè)是如何通過(guò)做內部管理發(fā)展壯大的路徑了，那目前的困難都是值得被克服并逾越的。使用管理軟件的好處在于規范管理，數據采集以及報表快捷輸出，方便管理層實(shí)時(shí)查看、發(fā)現問(wèn)題并快速做出決策。
接下來(lái)我們核心探討公關(guān)會(huì )展公司如何建設業(yè)務(wù)管理系統?建設過(guò)程用一句話(huà)概括就是“資源呈現、統一規范、機制支撐”，效果測評用一句話(huà)概括就是“能管好錢(qián)，能算清賬，能跑的順”展開(kāi)詳細介紹一下。
資源呈現：管理的前提是資源呈現。
管理者每天花費大量的時(shí)間基本都是在做一件事情，就是了解情況，做出決策。然而絕大多數管理者每天都是在在“不知道”或者不能快速知道中煩惱。單子來(lái)了批不批?不知道，項目變更了毛利率變沒(méi)變?不知道。這個(gè)月公司賺了多少錢(qián)?BU賺了多少錢(qián)?不知道。預算超沒(méi)超?不知道。該不該給供應商付款?不知道。不是不能知道，是不能即時(shí)的結構化的呈現，這些都會(huì )影響決策和決策者的效率。管理系統一個(gè)基礎的功能是要將企業(yè)資源通過(guò)合理的方式完整的呈現出來(lái)。
統一規范：高效的前提是統一。
1.統一工作語(yǔ)言。統一客戶(hù)名稱(chēng)，編號，叫法。統一合同編號，業(yè)務(wù)不同編號不同。統一動(dòng)作語(yǔ)言，減少“靠譜”“還行”“挺好”的詞匯溝通。
2.統一業(yè)務(wù)規范。安排一次各業(yè)務(wù)部門(mén)都參加的全天會(huì )議，找來(lái)一個(gè)大白板，從獲取商機開(kāi)始一直到收款結項績(jì)效發(fā)放，把業(yè)務(wù)流程完整的畫(huà)出來(lái)，好好梳理后再談如何優(yōu)化。
機制支撐：統一的前提是機制和架構。
公司要有支撐“統一”的架構和配套的機制支撐，項目型公司最多的管控方式都是大平臺小團隊。行政、人事、財務(wù)、采購作為平臺支撐部門(mén)，其他業(yè)務(wù)人員按項目在這個(gè)統一支撐平臺上自由組建為一個(gè)個(gè)獨立的小團隊，也就是項目團隊。管理上有個(gè)說(shuō)法叫管理半徑，每個(gè)人的管理半徑是7個(gè)人，也就是說(shuō)高效的團隊應該是在7個(gè)人這個(gè)規模左右。公司的業(yè)務(wù)管控模式也應是以項目管理為核心的，軟件系統應能支持這種打破部門(mén)壁壘的項目制管控方式。
實(shí)時(shí)的算清楚帳。
公關(guān)會(huì )展行業(yè)在財務(wù)上是大進(jìn)大出的行業(yè)，100萬(wàn)收款，需要花出去80萬(wàn)。毛利率的控制需要非常細，不然一方面保證不了毛利，另一方面現金流壓力會(huì )更大，更無(wú)從談起資金計劃。報價(jià)無(wú)基準，預算控不住，合同不變更，追加單滿(mǎn)天飛，每個(gè)項目結束都要采購人員，運營(yíng)人員，項目經(jīng)理和財務(wù)算幾天賬。所以，實(shí)時(shí)的清楚項目、部門(mén)、產(chǎn)品、供應商的各種收付款計劃及報表是所有管理的前提。
管好錢(qián)
頻繁變更預算是公關(guān)會(huì )展行業(yè)又一行業(yè)特性，舞臺搭建預算不夠需要增加預算;活動(dòng)增加新的環(huán)節，預算增加;活動(dòng)人數比預期增多，晚宴預算增加;臨時(shí)來(lái)了兩個(gè)重要嘉賓，多加兩個(gè)酒店房間……預算一增再增，利潤越壓越低，管不住預算管不好錢(qián)，項目就白干了。
系統跑的順
以前有句話(huà)是來(lái)描述ERP的“沒(méi)上ERP等死，上了ERP找死”上系統重不重要?當然重要，但是為什么上了還是一個(gè)死?很大部分的原因是管理軟件不能做到對企業(yè)業(yè)務(wù)的足夠了解，IT解決方案不能滿(mǎn)足企業(yè)運營(yíng)需求，使其真正成為管理者好用的管理工具，員工愛(ài)用的工作平臺。具體到公關(guān)會(huì )展公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，企業(yè)高層能通過(guò)管理軟件能實(shí)時(shí)的進(jìn)行項目監控、資金監控、銷(xiāo)售監控，能及時(shí)的通過(guò)多維度報表為管理決策提供依據實(shí)現企業(yè)良性運轉;對于普通員工通過(guò)管理系統能實(shí)現任務(wù)協(xié)同，高效溝通，提升辦公效率，節約成本。
綜上所述，魚(yú)鷹軟件認為公關(guān)會(huì )展企業(yè)IT信息化建設核心就是建立企業(yè)的決策指揮中心，及時(shí)掌握多項目進(jìn)度，對公司人、財、物等資源進(jìn)行集中整合和統籌調度，以數據報表為依據，快速做出管理決策，提高決策效力;通過(guò)管理系統有效控制成本實(shí)現企業(yè)利潤組大化，用信息化的手段助力企業(yè)管理提升，不斷發(fā)展壯大。
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