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秘書(shū)部門(mén)的基本功能
功能是某一事物(系統、機構)所能發(fā)揮的效能與作用。例如政府的基本功能是保衛國家與管理(建設)國家。那么秘書(shū)部門(mén)的基本功能又有哪些呢?一起來(lái)了解一下!
(一)秘書(shū)部門(mén)的基本功能是“服務(wù)”與“輔助”
1.秘書(shū)部門(mén)的基本功能是“服務(wù)”，這是1985年以來(lái)歷屆全國秘書(shū)長(cháng)座談會(huì )精神都指明了的。從歷史上也可以看出，自古領(lǐng)導人設置秘書(shū)部門(mén)，就是因為領(lǐng)導人的事務(wù)日繁、政務(wù)日重，必須要有一個(gè)或大或小的機構，—批或多或少的秘書(shū)為之服務(wù)，為之分擔一部分輔助性的、事務(wù)性的工作，才能進(jìn)行其領(lǐng)導任務(wù)。黨中央多次強調的秘書(shū)部門(mén)“三服務(wù)”——為領(lǐng)導服務(wù)，為各部門(mén)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)的根本指導思想，也是從秘書(shū)部門(mén)的功能出發(fā)，并反映了這一功能的。
人們通常說(shuō)秘書(shū)職業(yè)是服務(wù)性職業(yè)，秘書(shū)部門(mén)是服務(wù)性部門(mén)，秘書(shū)是服務(wù)人員，就是從其功能的角度講的。
2.秘書(shū)部門(mén)的職業(yè)性功能是“輔助領(lǐng)導”的“輔助功能”。也就是通常所說(shuō)的助手作用的意思。前面已講到的，秘書(shū)部門(mén)的基本功能是“服務(wù)”，這是不錯的。然而，服務(wù)—詞是一個(gè)廣泛社會(huì )化的詞語(yǔ)，使用范圍極其廣闊�？梢哉f(shuō)幾乎沒(méi)有什么行業(yè)與服務(wù)無(wú)關(guān)的。鄧小平同志說(shuō)“領(lǐng)導就是服務(wù)”。我們說(shuō)教師為學(xué)生服務(wù)，醫生為病人服務(wù)，炊事員為吃飯的人服務(wù)，社會(huì )上所有的職業(yè)部是直接間接為他人服務(wù)，為人民服務(wù)的。但各行各業(yè)又都有其不同的、獨有的服務(wù)特點(diǎn)，教師通過(guò)教書(shū)育人為人民服務(wù)，醫生通過(guò)治病救人為人民服務(wù)，炊事員通過(guò)做好飯菜為人民服務(wù)。秘書(shū)部門(mén)則是通過(guò)做好領(lǐng)導的助手，輔助領(lǐng)導來(lái)體現為人民服務(wù)的。因此，也可以直接說(shuō)，秘書(shū)部門(mén)的功能是輔助領(lǐng)導的“輔助”功能，秘書(shū)是對領(lǐng)導起一種助手作用的輔助性的服務(wù)人員，秘書(shū)部門(mén)應當發(fā)揮輔助領(lǐng)導進(jìn)行領(lǐng)導工作的功能。由于助手作用仍然含義較廣，許多其他部門(mén)也是領(lǐng)導人的助手部門(mén)，其他許多工作人員也是領(lǐng)導人的助手，在1990年全國秘書(shū)長(cháng)座談會(huì )上，稱(chēng)秘書(shū)部門(mén)為領(lǐng)導的“左右手”，這就較之籠統地談助手更明確了。領(lǐng)導的助手很多，而“左右手”部門(mén)則只此一家。
(二)秘書(shū)部門(mén)輔助功能的兩大方面
秘書(shū)部門(mén)輔助功能有兩大方面，其一是發(fā)揮事務(wù)助手作用;其二是發(fā)揮智力助手作用。
1.協(xié)助領(lǐng)導處理各種事務(wù)，具體說(shuō)就是做好辦事、辦文，辦會(huì )(還可以加上辦信訪(fǎng)……)等工作，以達到保證領(lǐng)導機關(guān)與領(lǐng)導工作正常運轉，把領(lǐng)導人從繁瑣的日常事務(wù)中解放出來(lái)，集中精力抓全局、抓大事的目的，這叫做事務(wù)助手作用。給領(lǐng)導當好事務(wù)助手，是領(lǐng)導設置秘書(shū)部門(mén)的本來(lái)用意，事務(wù)性工作也是秘書(shū)部門(mén)天天都有、工作量最大的基礎性工作，是秘書(shū)部門(mén)第—位的功能。我們設置秘書(shū)部門(mén)的分支機構，培訓提高秘書(shū)人員的工作素質(zhì)，都要首先考慮到這一基本功能的發(fā)揮。
2.輔助領(lǐng)導正確決策，起好智力助手的作用，是秘書(shū)部門(mén)輔助功能的另一方面，也是現階段各級領(lǐng)導所特別強調的。大家知道，決策是領(lǐng)導的領(lǐng)導功能的集中體現，也是領(lǐng)導的最主要的職能之一。在我國歷史上，曾經(jīng)出現過(guò)XXX等多次戰略性的重大決策錯誤，給國家和人民造成巨大損失，充分說(shuō)明了決策的失誤是最大的失誤這一真理。我們付出了許多學(xué)費，才懂得了必須實(shí)行科學(xué)決策民主決策的道理。而領(lǐng)導人的正確決策，離不開(kāi)正確的信息支持，也就離不開(kāi)秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮智力助手作用。所謂參謀作用，就其實(shí)質(zhì)來(lái)說(shuō)，也是建立在信息加工基礎上的智力助手作用。領(lǐng)導人要正確決策，必須依靠大量精確信息的支持，通俗地說(shuō)就是必須依靠參謀、外腦的智力支持，否則任何再高明的領(lǐng)導也必然有其所不知不懂的領(lǐng)域。但我們必須懂得，領(lǐng)導人的參謀外腦，主要地并不是靠的秘書(shū)部門(mén)這一家，更不是靠的某一個(gè)秘書(shū)個(gè)人。秘書(shū)并非各種專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的專(zhuān)家，例如外貿、司法、土壤、建筑等等許多專(zhuān)業(yè)，一般的黨政秘書(shū)大概是都不大精通的。秘書(shū)部門(mén)的人員結構，也大量配備的是辦事型的秘書(shū)或偏政偏文的秘書(shū)，所以秘書(shū)部門(mén)并不可能充當領(lǐng)導機關(guān)的參謀部，而只是一個(gè)信息加工廠(chǎng)。秘書(shū)部門(mén)并非領(lǐng)導的信息源，而是信息與領(lǐng)導的中介，能夠做好信息加工工作就算發(fā)揮了很大的參謀作用了。同理，秘書(shū)個(gè)人也要緊緊掌握智力輔助的界限，有的領(lǐng)導稱(chēng)秘書(shū)為他的“高參”，那或許是很特殊的情況，或者是個(gè)別領(lǐng)導人的信口開(kāi)河;還有的學(xué)者寫(xiě)文章要求秘書(shū)做領(lǐng)導人的“諫客”，像魏征諫唐太宗李世民那樣發(fā)揮參謀作用，其實(shí)魏征是專(zhuān)職的諫議大夫，后來(lái)是太師，是進(jìn)入了領(lǐng)導核心的幾個(gè)高級領(lǐng)導之一，而并非現今意義上的高級秘書(shū)或辦公廳主任。有的學(xué)者要求秘書(shū)當領(lǐng)導的諫客，顯然也是超越了秘書(shū)功能的信口開(kāi)河。正確的說(shuō)法只能是“參謀提醒”，這已經(jīng)是很高的要求了。
秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮智力助手作用，輔助領(lǐng)導正確決策的主要途徑，是發(fā)揮信息加工的作用，所以信息工作在秘書(shū)部門(mén)工作中越來(lái)趣為重要
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