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內審員應該掌握的審核工作方法和技巧
隨著(zhù)新技術(shù)、新的管理理論和新標準的涌現，內審員這個(gè)職業(yè)(崗位)需要進(jìn)行不斷的充電，需要學(xué)習很多新知識，在專(zhuān)業(yè)方面持續實(shí)踐和總結經(jīng)驗教訓，才能保持自己的能力水平，才能跟上內審員職業(yè)發(fā)展的需求。內審員應該掌握的審核工作方法和技巧有哪些呢?
優(yōu)秀內審員應掌握的審核工作方法
1. 面談
面談是現場(chǎng)審核中較為常用的方法。通過(guò)與最高管理者、管理者代表及各部門(mén)領(lǐng)導面談，可以確認其對各自職責的理解和職責的落實(shí)情況;與現場(chǎng)員工的交談可以判斷他們對程序文件和作業(yè)指導書(shū)中的要求的了解程度和執行情況，從而判斷體系的實(shí)施情況。
這里要注意：有時(shí)對于交談所得到的信息，特別是涉及到數據的一些信息，還應該通過(guò)其他渠道獲取支持信息予以核實(shí)，例如通過(guò)查閱記錄、現場(chǎng)觀(guān)察來(lái)核實(shí)面談所得到的信息，以保證審核的客觀(guān)性。
2. 查閱文件與記錄
質(zhì)量管理體系是一個(gè)文件化的體系，查閱文件和記錄是現場(chǎng)審核中必須采用的方法，通過(guò)文件和記錄可以了解體系的要求，可以追溯體系的發(fā)展及運行狀況，審核中需查閱的主要記錄包括：設計評審、驗證、確認記錄、供應商評價(jià)記錄、培訓記錄、協(xié)商與溝通記錄、文件控制記錄、監測與測量記錄、不符合、糾正措施記錄、內審記錄以及管理評審報告等。由于組織的同一類(lèi)記錄往往很多，不可能一一核查。審核員要善于從中選取代表性的樣本進(jìn)行審核。
3. 現場(chǎng)觀(guān)察
審核員通過(guò)自己的眼睛看到的應是最真實(shí)的，所以審核員應當具備敏銳的.觀(guān)察力，現場(chǎng)觀(guān)察的方法可用于判斷組織在實(shí)際工作中是否遵守了程序文件和作業(yè)指導書(shū)的要求，這也要求審核員事先熟悉文件對現場(chǎng)的各項主要要求。同時(shí)，也不應拘泥于文件的要求，應善于自己發(fā)現問(wèn)題。
現場(chǎng)觀(guān)察中一個(gè)重要的內容是判斷有無(wú)重要的生產(chǎn)過(guò)程被遺漏，要做好這一點(diǎn)，審核員就必須掌握有關(guān)的質(zhì)量知識和法律、法規知識。
優(yōu)秀內審員應掌握的審核技巧
1. 要善于提問(wèn)
如果審核員在現場(chǎng)審核時(shí)基本上是按檢查表組織提問(wèn)，則應做到自然、合理，切忌生搬硬套。審核員應保持耐心、禮貌和微笑的姿態(tài)，這將有助于克服受審核方人員的畏懼心理。審核員完全可以將同一問(wèn)題問(wèn)不同人員，然后探討答案不一致的原因。
對現場(chǎng)不同層次和崗位的被訪(fǎng)者所提的問(wèn)題應有所不同，如與管理者交談時(shí)應針對方針、承諾和相關(guān)責任，對操作崗位上的員工，則應談具體的工藝和操作中有關(guān)的質(zhì)量問(wèn)題。
提問(wèn)時(shí)應盡量提開(kāi)放式的問(wèn)題，即避免對方能用“是”、“不是”回答的封閉性問(wèn)題。提問(wèn)可以遵循“5W1H(Why，What，Who，Where，When，How)”的原則，也可以用“出示、解釋、記錄、多少、程度、達標率”等關(guān)鍵詞為引導，采用易于理解的語(yǔ)言，充分利用審核準備過(guò)程中制訂的各種檢查表，與對方進(jìn)行公開(kāi)式的討論，啟發(fā)對方的思考和興趣。
2. 要善于傾聽(tīng)
要記住，信息是通過(guò)看、問(wèn)、聽(tīng)獲得的，不能從講話(huà)中獲得。
審核員要注意認真聽(tīng)取被訪(fǎng)者的回答，并作出適當的反應。首先必須對回答表現出興趣，保持眼神接觸，用適當的口頭認可的話(huà)語(yǔ)，如“是的”、“我明白了”來(lái)表明自己的理解，談話(huà)時(shí)要注意觀(guān)察對方的表情，在受審核方對提問(wèn)產(chǎn)生誤解或答非所問(wèn)時(shí)，審核員應禮貌地加以引導。
3. 要善于觀(guān)察
審核員要仔細觀(guān)察現場(chǎng)環(huán)境、設備、產(chǎn)品和標記，查看有關(guān)記錄。對現場(chǎng)發(fā)現要進(jìn)行深入檢查以確定審核證據。審核證據是指通過(guò)觀(guān)察、測量、試驗或其他手段所獲得的符合實(shí)際情況的信息，在實(shí)際審核中可以用以下兩方面作為審核證據：
(1)現場(chǎng)觀(guān)察及文件審閱中存在的審核證據;
(2)訪(fǎng)問(wèn)時(shí)，與被審核的活動(dòng)負有責任的人的談話(huà)
可以成為審核證據，但還應注意面談取得的'信息應通過(guò)其他的渠道(包括觀(guān)察、查閱記錄以及現場(chǎng)測試)予以核實(shí)。對無(wú)法核實(shí)的信息應給以標識。傳聞以及陪同人員、與被審核的活動(dòng)無(wú)關(guān)人員的談話(huà)不能作為審核證據。
4. 要做好記錄
審核員應確保審核證據的可追溯性，為此必須詳細地進(jìn)行記錄，如采用筆錄、錄音、照像等方式，所做的記錄包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事實(shí)描述、憑證材料、涉及的文件、各種標識。這些信息均應字跡清楚、準確具體，易于再查。只有所獲取的記錄準確、完整，才能為審核結果作出合理的判斷。
5. 要善于追蹤驗證
審核員必須善于比較，追蹤從不同來(lái)源獲取的對同一問(wèn)題的信息，從差別中判斷體系運行狀況，必須善于追蹤記錄與文件，記錄與現狀的符合情況，并作出結論。審核員必須善于追蹤管理體系某一組成部分的來(lái)龍去脈，發(fā)現問(wèn)題，獲取審核證據。而不是輕信口頭答復。
6. 要善于創(chuàng )造一個(gè)良好的審核氣氛
審核員應平等、和氣待人;注意聽(tīng)人講話(huà)，認真作記錄;不時(shí)用點(diǎn)頭、注視、附和等方式表示對談話(huà)感興趣。索看文件、找人談話(huà)應征求對方領(lǐng)導同意，發(fā)現了不符合要對方領(lǐng)導簽字時(shí)，應耐心說(shuō)明理由，不要采用爭吵的方式等等。
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