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關(guān)于辦公軟件Excel數據錄入的小技巧
一、同組單元格、同組工作表數據錄入
1.同組單元格數據錄入
在一張工作表中，如果多個(gè)單元格數據內容相同，我們可以同時(shí)選中這些單元格，使其成為一組單元格，然后一次性輸入相同內容。
方法：按住CTRL鍵后，分別單擊需要輸入相同內容的單元格，選中它們，然后松開(kāi)CTRL鍵，開(kāi)始輸入數據，此時(shí)數據會(huì )顯示在最后選中的單元格中，輸入完后按下CTRL鍵，再敲回車(chē)鍵，即可看到所有選中的單元格都輸入了相同的內容。
2.同組工作表數據錄入
如果在一個(gè)工作簿中，有多張工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3），這些表的結構相同，部分內容也相同，需要輸入或修改，也可一次性，批量完成。
方法：按住CTRL鍵后，分別單擊需要輸入相同內容的工作表，選中它們，然后松開(kāi)CTRL鍵，開(kāi)始輸入數據，輸入完后即可看到，所有選中的工作表內相同的位置都輸入了相同的內容。
二、填充數據
說(shuō)到填充數據，大家可能最熟悉的就是數字序列的填充，即輸入前兩個(gè)數字，確定起點(diǎn)和等差數列步長(cháng)后，填充數據。今天我在這里要給大家講的是另外兩種填充。
1.日期填充
日期可以跟數字序列一樣，直接填充。
方法：數字序列一樣，在前兩個(gè)單元格確定起始值和步長(cháng)，選中這兩個(gè)單元格，按住填充柄拖動(dòng)即可。
2.姓名序列填充
如果經(jīng)常會(huì )用到一組序列，我們通常的做法是打開(kāi)原來(lái)的一張表，將其復制到新表，而實(shí)際上，我么你只需要將這一組姓名定義為一個(gè)序列，以后每次就可以像填充數字一樣，直接拖動(dòng)填充。
方法：第一次，完整得輸入整個(gè)姓名序列，選中這些姓名，單擊【工具】-【選項】-【自定義序列】-【導入】-【確定】，即可完成定義的過(guò)程。以后每次只需要輸入第一個(gè)人的姓名，然后按住填充柄往下拖動(dòng)即可象填充數字一樣將這組姓名輸入到表格中。
三、通過(guò)下拉列表規范錄入
有些時(shí)候，表格中的數據必須要限定一個(gè)輸入范圍，讓用戶(hù)只能填寫(xiě)范圍內的值，這時(shí)我們可以制作一個(gè)下拉列表，讓用戶(hù)選擇。
方法：選中需要限定范圍值的單元格，單擊【數據】-【有限性】-【設置】命令，在對話(huà)框中按下圖設置，不同值之間用英文的【，】隔開(kāi)，確定。設定下拉列表后的單元格區域就只能從列表中選取數值了。
四、通過(guò)公式錄入數據
在制作一張通訊錄時(shí)，我們發(fā)現很多單元格的值都跟其上面單元格相同，在錄入時(shí)我們只需要錄入最上面一個(gè)，下面的就先空著(zhù)，等整張表錄入完，集中一起處理。
方法：選中整張表格數據區域；
單擊【編輯】-【定位】-【條件定位】菜單命令，選擇“空值”，然后確定；
通過(guò)鍵盤(pán)輸入'等號'，然后按一下'向上'的箭頭；再按“Ctrl+回車(chē)”，即可看到所有選中的空單元格自動(dòng)輸入了與其上面單元格相同的內容。
以上這些招數，熟練運用，可以為我們節省錄入時(shí)間，辦公效率也必然后有效提升。
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