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企業(yè)信息化的三個(gè)階段
現在企業(yè)信息化的過(guò)程一般分成三個(gè)階段，或說(shuō)是三個(gè)等級，即單項業(yè)務(wù)級、部門(mén)級和企業(yè)級。這三個(gè)階段的特點(diǎn)和內容有哪些呢?我們一起來(lái)看看!
企業(yè)信息化的三個(gè)階段
1.單項業(yè)務(wù)級:分散信息化、信息孤島林立
(1)本階段特點(diǎn)。單項業(yè)務(wù)級適用于推廣企業(yè)信息化的早期。一般是孤立的單機系統，無(wú)需聯(lián)網(wǎng)或僅建一個(gè)只有幾臺終端的小網(wǎng)。僅對企業(yè)中定期重復、操作簡(jiǎn)單并且相對獨立的業(yè)務(wù)信息化。如獨立的工資核算、考勤管理、固定資產(chǎn)管理等。本階段一般進(jìn)行得比較順利，因為不涉及業(yè)務(wù)流程重組，不影響職工原來(lái)的崗位，人為阻力較小，選取的信息化點(diǎn)針對性較強，對人員要求較低，投資小、見(jiàn)效快。單項業(yè)務(wù)級信息化只是原來(lái)手工操作的簡(jiǎn)單模擬，對提高企業(yè)核心競爭力的作用有限。各信息化點(diǎn)獨立，一個(gè)信息點(diǎn)的輸出不能自動(dòng)傳到下一個(gè)信息點(diǎn)，增加了人工干預的工作量和差錯率，無(wú)法實(shí)現數據共享。每個(gè)信息化點(diǎn)都是一個(gè)信息孤島，數據重復錄入，信息大量冗余，信息化點(diǎn)不可能選擇很多。
(2)本階段的作用。該階段是整個(gè)信息化工程打基礎的階段，一般不能超越。其作用首先是鍛煉隊伍，培養人才;其次是對企業(yè)信息化意義的展示，激發(fā)起大家對信息化的興趣。近些年，隨著(zhù)信息技術(shù)的普及，人們對上網(wǎng)和辦公自動(dòng)化的內容已不陌生，而熟悉將計算機應用于生產(chǎn)、管理、營(yíng)銷(xiāo)等業(yè)務(wù)環(huán)節的人員并不多。通過(guò)本階段進(jìn)行人才準備、技術(shù)準備和管理規范化的準備。
(3)何時(shí)轉段。選擇極少數信息化點(diǎn)獲得成功后，各業(yè)務(wù)崗位很快有了信息化要求，信息化點(diǎn)迅速增加。如果集成方式不變，問(wèn)題會(huì )很快暴露出來(lái)，數據不能共享，數據大量冗余，信息孤島林立，再加上有些早期信息化業(yè)務(wù)的人機并行，加大了業(yè)務(wù)人員的工作量，如不及時(shí)轉段，挫傷大家信息化的積極性，會(huì )導致信息化失敗。相反，如果過(guò)早改變集成方式，信息化基礎不牢，因為下一階段牽涉到業(yè)務(wù)流程重組，影響職工原有工作崗位較多，阻力較大，單位的管理模式還沒(méi)有達到信息化要求的規范化程度，倉促轉段可能會(huì )使信息化進(jìn)程夭折，灘頭陣地丟失，同樣會(huì )導致信息化失敗。
2.部門(mén)級:初步集成、分部門(mén)數據共享
(1)本階段的特點(diǎn)。部門(mén)級信息化是在單項業(yè)務(wù)級信息化基礎上發(fā)展起來(lái)的。僅僅從部門(mén)的角度，將各單項核算軟件集成，形成一個(gè)系統整體運行。很多企業(yè)的信息化是從財務(wù)管理信息化開(kāi)始的，如將工資核算、固定資產(chǎn)核算、往來(lái)核算、總賬管理、進(jìn)銷(xiāo)存等業(yè)務(wù)集成管理，實(shí)現了整個(gè)財務(wù)部門(mén)內部的集成化管理。部門(mén)級應用極大地提高部門(mén)內部各業(yè)務(wù)間的協(xié)調能力，提高管理規范化水平、提高整個(gè)部門(mén)的工作效率，實(shí)現了部門(mén)內部數據的共享，但還無(wú)法實(shí)現跨部門(mén)的數據共享。部門(mén)級信息化一般考慮簡(jiǎn)單局域網(wǎng)C/S架構。部門(mén)級信息化相對于單項業(yè)務(wù)級信息化，集成化程度提高，人工干預減少，數據自動(dòng)從上一環(huán)節傳到下一環(huán)節，提高了信息的適時(shí)性和準確性。
(2)本階段必須面對的問(wèn)題。部門(mén)內部各業(yè)務(wù)環(huán)節的信息化集成使人們初步嘗到了集成的好處，但也必須面對集成帶來(lái)的問(wèn)題：首先是人員崗位變動(dòng)問(wèn)題。由于初步涉及小范圍的業(yè)務(wù)流程重組，部門(mén)內部工作崗位需進(jìn)行小范圍的調整，首次遇到信息化進(jìn)程中的人員思想問(wèn)題。一定要把這項工作做好，并積累相關(guān)經(jīng)驗，為更深入的信息化奠定重要的思想基礎和做好心理準備。其次是數據安全問(wèn)題。集成最大的好處是數據共享。然而，也正是數據共享使數據安全問(wèn)題凸現出來(lái)。必須有嚴格的安全機制，通過(guò)技術(shù)的、管理的和法律法規方面的措施，來(lái)保證信息化系統和數據的安全性。
(3)本階段的作用。本階段是整個(gè)企業(yè)信息化進(jìn)程中的過(guò)度階段，起著(zhù)承上啟下的作用。首要任務(wù)仍然是鍛煉隊伍，培養人才和信息化示范。不過(guò)這里的人才特指集成化人才，信息化示范也是指集成化示范。通過(guò)上一階段人們熟悉了企業(yè)信息化的基本內容，也體會(huì )到系統集成是解決信息孤島的惟一方法。如果直接進(jìn)行整個(gè)企業(yè)的集成，風(fēng)險較大。從小范圍內的集成中發(fā)現問(wèn)題和尋找解決問(wèn)題的辦法，為更大規模的集成奠定基礎。如果說(shuō)在上一階段，人們體會(huì )到技術(shù)問(wèn)題和資金設備問(wèn)題是信息化的重要問(wèn)題，在這里，人們開(kāi)始意識到企業(yè)管理的規范化程度、決策者們的重視程度乃至人們的思想觀(guān)念等企業(yè)的軟環(huán)境，同樣是信息化成功的重要因素。
3.企業(yè)級:全方位集成、跨部門(mén)數據共享
(1)本階段特點(diǎn)。企業(yè)級信息化是信息化的最高階段。整個(gè)企業(yè)系統集成管理，徹底消除信息孤島，所有信息實(shí)現跨部門(mén)共享，各信息化點(diǎn)間數據傳遞流暢，上一級數據自動(dòng)傳遞到下一級。如將財務(wù)、技術(shù)、生產(chǎn)、進(jìn)銷(xiāo)存以及人力資源管理等部門(mén)全部納入信息化軌道，實(shí)現財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理，具有方便的領(lǐng)導查詢(xún)功能和輔助決策功能，能實(shí)現網(wǎng)上申請、審核、結算、報賬等。大幅度地提升整個(gè)企業(yè)的核心競爭力和企業(yè)各部門(mén)間的協(xié)調能力。企業(yè)級信息化決不再是手工操作的簡(jiǎn)單模擬，必須考慮企業(yè)級的業(yè)務(wù)流程重組，一般采用C/S或B/S架構。
(2)必須解決的問(wèn)題。實(shí)施企業(yè)級的信息化，當然要求企業(yè)在資金、技術(shù)、人才等方面具備較好的條件。和部門(mén)級信息化相同，同樣要解決好人員崗位變動(dòng)問(wèn)題和數據安全問(wèn)題，要求企業(yè)的決策者一定是信息化的直接組織者。除工程規劃、設計和實(shí)施階段成立專(zhuān)門(mén)的組織，在系統的運行維護階段也應設置系統管理員專(zhuān)職崗位。
(3)必須具備的功能。能實(shí)現人力資源、財務(wù)資源、材料設備資源一體化管理。有效地控制各種成本、費用，有效地控制財務(wù)運營(yíng)風(fēng)險以及提供企業(yè)級的分析決策信息等。
中小企業(yè)信息化的策略
強化中小企業(yè)的信息化意識
目前中小企業(yè)信息化不溫不火的原因是多方面的，其中主要原因還是在于中小企業(yè)對信息化認識模糊。廣大中小企業(yè)一定要轉變觀(guān)念，認識到開(kāi)展信息化的重要性和迫切性。信息化強調的不僅是計算機軟硬件，更強調人、管理、技術(shù)之間的有機集成，其中“人”是第一位的因素，特別是企業(yè)的領(lǐng)導層，一定要讓企業(yè)領(lǐng)導層對信息化有正確理解和足夠重視。在實(shí)施過(guò)程中要對員工進(jìn)行信息化方面的培訓，培養企業(yè)自己的信息化人才。只有這樣，才能順利推進(jìn)中小企業(yè)信息化進(jìn)程。
中小企業(yè)要合理使用有限資金
作為中小企業(yè)，能夠投入信息化建設的資金肯定不會(huì )太多，應該考慮怎樣“少花錢(qián)、多辦事”。中小企業(yè)絕不能盲目追求最新技術(shù)和產(chǎn)品，而要根據企業(yè)自身的實(shí)際情況采用“滾動(dòng)式”的投資方法，認真分析自身最迫切需要解決的問(wèn)題，選擇適宜的實(shí)施路線(xiàn)，科學(xué)、合理地安排實(shí)施計劃。中小企業(yè)一定要擺脫以硬件設備為主的投資方式，要硬件、軟件同時(shí)并重。由于中小企業(yè)涉及行業(yè)廣泛、企業(yè)內部管理方式以及業(yè)務(wù)流程多變，在系統選型時(shí)要堅持“好用、夠用、實(shí)用”的原則。還要充分利用社會(huì )信息技術(shù)力量，例如第三方的信息平臺協(xié)助信息化建設中的IT采購，減少I(mǎi)T采購過(guò)程中的風(fēng)險系數。
要以外包方式進(jìn)行信息化建設
中小企業(yè)的現實(shí)條件決定了中小企業(yè)信息化必須依靠IT廠(chǎng)商所提供的社會(huì )化與專(zhuān)業(yè)化IT外包服務(wù)。由于外包企業(yè)有通暢的軟硬件渠道，中小企業(yè)可以得到更低價(jià)格的硬軟件，這比企業(yè)自己設立IT部門(mén)成本低，而且企業(yè)可以專(zhuān)注自身業(yè)務(wù);由于外包企業(yè)有專(zhuān)職的咨詢(xún)和方案論證，可以保證信息化投資能夠產(chǎn)生預期的經(jīng)濟效益;外包企業(yè)能夠提供具有針對性的信息化培訓，可以提高中小企業(yè)人員的信息技術(shù)應用技能。對于業(yè)務(wù)流程相對簡(jiǎn)單、應用需求相對單一、經(jīng)營(yíng)狀況經(jīng)常變化、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才缺乏的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，不可能選擇使用那些系統復雜度高、使用難度大而又非常昂貴的產(chǎn)品。因此，IT廠(chǎng)商要深入中小企業(yè)認真了解實(shí)際需求，提供針對性強、能夠快速實(shí)施的解決方案。
信息化要“大處著(zhù)眼，小處著(zhù)手”
我國中小企業(yè)具有數量大、規模小、行業(yè)和地域分布廣、經(jīng)營(yíng)狀況參差不齊等特點(diǎn)，中小企業(yè)信息化要根據實(shí)際情況采取“整體規劃，分步實(shí)施”的策略，尋找合適的突破口，從易到難，循序漸進(jìn)。目前財務(wù)軟件大多實(shí)現了從核算型向管理型發(fā)展，且財務(wù)體系比較固定。建立企業(yè)網(wǎng)站可以向社會(huì )展示企業(yè)形象，提高產(chǎn)品知名度，擴大產(chǎn)品銷(xiāo)路，而且有助于加強與客戶(hù)的相互溝通。此外，中小企業(yè)產(chǎn)品更新?lián)Q代非�？�，急需利用信息技術(shù)手段(如CAD)設計新產(chǎn)品。因此，選擇財務(wù)管理系統、企業(yè)上網(wǎng)、產(chǎn)品設計等作為中小企業(yè)信息化的突破口是可行的。
建立健全信息化社會(huì )服務(wù)體系
對于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于規模分散、技術(shù)薄弱、資金有限，要充分調動(dòng)、合理整合有關(guān)社會(huì )資源，發(fā)揮大專(zhuān)院校、科研院所的技術(shù)輸出作用，發(fā)揮軟件提供商、系統集成商、管理咨詢(xún)公司、工程監理機構等的作用，逐步建立由政府、中介服務(wù)體系和IT廠(chǎng)商共同構建中小企業(yè)信息化支持、服務(wù)與保障體系，形成一個(gè)完善、誠信、高效的中小企業(yè)信息化社會(huì )信息服務(wù)體系。
積極發(fā)揮政府有關(guān)部門(mén)的作用
中小企業(yè)信息化尚處在啟蒙狀態(tài)，需要政府全方位的引導。政府要籌集部分資金支持具有示范性、帶動(dòng)性的項目，例如哈爾濱市專(zhuān)門(mén)設立了中小企業(yè)信息化建設導向基金來(lái)扶持中小企業(yè)信息化工作。此外，加強對典型中小企業(yè)信息化經(jīng)驗的總結也是一個(gè)十分有效的引導方法，例如廣州市推出了一批典型的中小企業(yè)信息化示范工程，總結出一批不同類(lèi)型的中小企業(yè)信息化典型案例，在引導中小企業(yè)信息化建設中發(fā)揮了重要的作用。政府還要提供中小企業(yè)信息化建設方面的有關(guān)服務(wù)，例如向中小企業(yè)推薦優(yōu)秀軟件及其提供商，搭建中小企業(yè)信息化公共平臺供中小企業(yè)租賃使用并提供有關(guān)配套服務(wù)等。
企業(yè)信息化的意義
(一)促進(jìn)組織結構優(yōu)化，提高快速反應能力
大多數中小企業(yè)的組織結構是建立在專(zhuān)業(yè)化分工基礎上的“金字塔”型組織結構，但由于其存在多等級、多層次、機構臃腫，橫向溝通困難，對外界變化反應遲緩等弊端，已不能適應日益復雜、變化多端的市場(chǎng)環(huán)境。而在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)可以簡(jiǎn)化企業(yè)組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的方式，減少中間環(huán)節和中間管理人員，從而建立起精良、敏捷、具有創(chuàng )新精神的“扁平”型組織結構。這種組織形式信息溝通暢通、及時(shí)，使市場(chǎng)和周?chē)男畔⑼瑳Q策中心間的反饋更加迅速，提高了企業(yè)對市場(chǎng)的快速反應能力，從而更好地適應競爭日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境。
(二)有效地降低企業(yè)成本
信息技術(shù)應用范圍涉及整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟活動(dòng)，可以有效地、大幅度地降低企業(yè)的費用。主要表現在：企業(yè)利用信息技術(shù)獲取外部信息如市場(chǎng)信息、產(chǎn)品銷(xiāo)售渠道信息、相關(guān)競爭信息等方面的成本降低;計算機輔助設計和制造技術(shù)可以使企業(yè)降低新產(chǎn)品的設計、生產(chǎn)成本和對現有產(chǎn)品進(jìn)行修改或增加新性能的成本;庫存管理信息化使企業(yè)減少了庫存量，降低了管理成本;信息技術(shù)的應用尤其是迅速發(fā)展的電子商務(wù)大大降低了企業(yè)的交易成本。
(三)提高企業(yè)的市場(chǎng)把握能力
在把握市場(chǎng)和消費者方面，由于信息技術(shù)的應用，特別是電子商務(wù)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的廣泛應用，縮短了企業(yè)與消費者的距離，企業(yè)與供應商及客戶(hù)建立起高效、快速的聯(lián)系，從而提高了企業(yè)把握市場(chǎng)和消費者的能力，使企業(yè)能迅速根據消費者的需求變化有針對地進(jìn)行研究與開(kāi)發(fā)話(huà)動(dòng)，及時(shí)改變和調整經(jīng)營(yíng)戰略，不斷向市場(chǎng)提供質(zhì)量更好、品種更多、更適合消費者需求的產(chǎn)品和服務(wù)。
(四)加快產(chǎn)品和技術(shù)的創(chuàng )新
信息技術(shù)能極大提高企業(yè)獲取新技術(shù)、新工藝、新產(chǎn)品和新思想的能力。同時(shí)，現代信息技術(shù)與制造的結合所形成的各種企業(yè)信息技術(shù)，如計算機輔助設計、計算機輔助制造、計算機輔助工藝編制、柔性制造系統、敏捷制造、計算機集成制造系統等，實(shí)現了企業(yè)開(kāi)發(fā)、設計、制造、營(yíng)銷(xiāo)及管理的高度集成化，極大地增強了企業(yè)生產(chǎn)的柔性、敏捷性和適應性。此外，集成制造技術(shù)在產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)中的擴散和滲透，使企業(yè)具備大規模定制的制造能力，其結果可使企業(yè)“個(gè)性化、多品種、小批量”的生產(chǎn)和服務(wù)。
(五)促進(jìn)企業(yè)提高管理水平
推進(jìn)企業(yè)信息化是促進(jìn)企業(yè)管理創(chuàng )新和各項管理工作升級的重要突破口。企業(yè)信息化不只是計算機硬件本身，更為重要的是與管理的有機結合。即在信息化過(guò)程中引進(jìn)的不僅是信息技術(shù)，而更多的是通過(guò)轉變傳統的管理觀(guān)念，把先進(jìn)的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，進(jìn)行管理創(chuàng )新。以此建立良好的管理規范和管理流程，構建扎實(shí)的企業(yè)管理基礎，實(shí)行科學(xué)管理，從而提高了企業(yè)的整體管理水平。
(六)提高企業(yè)決策的科學(xué)性、正確性
完備的信息是經(jīng)營(yíng)決策的基礎。信息技術(shù)改變了企業(yè)獲取信息、收集信息和傳遞信息的方式，使管理者對企業(yè)內部和外部信息的掌握更加完備、及時(shí)和準確。另外，各種決策工具如專(zhuān)家系統、決策支持系統等的應用，極大地增強了決策者的信息處理能力和方案評價(jià)選擇能力，最大限度地減少了決策過(guò)程中的不確定性、隨意性和主觀(guān)性，增強了決策的理性、科學(xué)性及快速反應，提高了決策的效益和效率。
(七)提升企業(yè)人力資源素質(zhì)
企業(yè)的競爭是人才的競爭，是人員素質(zhì)的競爭，人員素質(zhì)在企業(yè)競爭優(yōu)勢中極為重要。企業(yè)信息化，可以加速知識在企業(yè)中的傳播，使企業(yè)領(lǐng)導至全體員工知識水平、信息意識與信息利用能力提高，提升了企業(yè)人力資源的素質(zhì)及企業(yè)文化的環(huán)境。不管是高層領(lǐng)導、技術(shù)人員還是業(yè)務(wù)人員都將在信息化過(guò)程中不斷學(xué)習，學(xué)習信息技術(shù)，學(xué)習新的管理理論，實(shí)現現有知識的及時(shí)更新和新知識的應用。
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